איך לכתוב מכתבים: 6 מרכיבי מכתב משכנע
לעבוד וללמוד יחסים / / December 19, 2019
התכתבות אלקטרונית תמיד הייתה ונשארה במצב העיקרי של תקשורת בעולם העסקים. מכתב מעוצב היטב, הוא כבר חצי מהקרב. אבל מכתבים כאלה אינם מסוגלים לעשות את זה. לפעמים לקרוא את המכתב עם הצעה עסקית, לא ברור מה בדיוק אתה רוצה להציע, איזה סוג של תועלת אתה מקבל ממנו, ולמה בזבזת את זמנך על קריאה וההבנה של זה מכתבים.
היכולת לכתוב נכון, מכתבים משכנעים מגיעה עם תרגול. וזה טוב, כאשר החוויות מחולקות, המאפשר, ובכך, אנשים אחרים לא לדרוך על אותה המגרפה. ג'פרי ג'יימס, מחבר ספר «עסקי מכירת עסק: מילות כוח ואסטרטגיות מתוך העולם של למעלה מומחי מכירות », מציע מערכת פשוטה של עריכת מכתבים משכנעים, אשר מורכבת של 6 צעדים.
זכויות יוצרים Shutterstock
1. תמיד בבירור לדמיין מה הולך לכתוב
המטרה העיקרית של המכתב - לוודא שהנמען קיבל החלטה ברורה. אז, לפני תחילת כתיבת המכתב, לשאול את עצמך עוד פעם אחת על מה זה אתה רוצה מן המקבל? מה ההחלטה שהוא צריך לקחת אחרי קריאת המכתבים שלך?
במקרה זה, אי הוודאות - היא האויב המושבע שלך. המטרה שלך ברורה, יותר מאמצים כדי לשכנע את מכתבך.
2. בגין מכתבך עם המסקנה
המסקנה שלך היא הצהרה כי החלטה להילקח על ידי הנמען מבוסס על תוכן מכתבך.
בשנת הלימודים לימדו אותנו תמיד להתחיל עם הקדמה. במקרה של עריכת הודעות משכנעות, אמירה זו אינה נכונה. בעולם העסקים, כולם עסוקים מדי כדי להעריך את כישורי הכתיבה שלך. לכן, אתה צריך ללכת ישר ולעניין.
לדוגמא, אתה רוצה לקבל מן הממונים עליו לאשר את התקנת כושר באחד הנחות של החברה שלך.
לא נכון:
"ג'ים,
כפי שאתם יודעים, להיעדרות עובדים כרגע היא בעיה רצינית, שיש לו די השפעה כלכלית חזקה משתי החברה שלנו ואת חברות אחרות בלה בלה בלה... התעשייה שלנו... אז אנחנו צריכים לשקול את הקצאת הכסף ליישוב מחדש של הכושר במשרד הראשי של שלנו חברה. "
נכון:
"ג'ים,
אני רוצה אשרת את ההתקנה של כושר במשרדנו. "
3. שתף הטיעונים שלך כמה פסקאות בקלות לעיכול
נטען תמיכה ברעיונות שלך לקרוא בקלות להבין, מחלקים אותם כמה פסקאות.
לא נכון
"על פי דיווח אחרון של הפעילות הגופנית קבוצת הממשלה היא אפילו חשובים מאוד למרות העובדה כי רק מעט חברות להפגין את מחויבותם קידום כזה עובדים. חברות רבות להגדיר קבוצות כאלה כמו הנכסים המוערכים, אך אין בכוונתם להציג קבוצות דומות בענף, אפילו למרות עובדת הכושר קשור קשר הדוק ארגוני ואישי הצלחות. אני מאמין שאם אנחנו לא מציגים צוות פיזי דומה בחברה שלנו, אנחנו נשארים הרחק מאחור בתחרות. "
נכון
"כושר במשרד יהיה:
- כדי להגביר את נוכחות העובדים
- כדי להגדיל את התפוקה הכוללת "
4. מחזקים אחד את ראיות טיעון
אם אתה כותב מכתב, מורכב טיעונים מוצקים, זה עלול להיתפס דעה אישית רציפה ותו לא. במשך כל הוכחה הצרכים טיעון. אחרת איך אפשר להבין מה זה באמת עובד?
לא נכון
"כושר במשרד יהיה הפתרון הטוב ביותר, כי אנשים מעדיפים ללכת לעבודה מאשר להישאר בבית. זה גם יעזור להפחית את ההיארעות הכוללת במשרד. "
נכון
"הפחתת כמות ההיעדרות. על פי סקר שנערך על ידי המכון הלאומי לבריאות בקרב 1000 חברות שיש להן כושר בבתים משרדים, היעדרות עובדים על ידי 20% נמוכים יותר בחברות אלה מאשר בחברות שאין להם כזה ציוד. "
5. חזור על המסקנה שלך כקריאה לפעולה
בסוף המכתב שוב לחזור המסקנה שלה, שהוצהר מראש. רק עכשיו כקריאה לפעולה. אז אתה נכשל הנמען למסקנה מסוימת, כי הוא צריך לעשות לאחר קריאת המכתב שלך. קריאה זו צריכה להיות פשוטה וספציפית.
לא נכון
"אנחנו נהיה מאוד אסירי תודה לך אם לתמוך בפרויקט הזה."
נכון
"אם אתה עונה בחיוב על המכתב הזה, ואני מיד להתחיל בתהליך."
6. הזן את היתרון בשורת הנושא
שורת הנושא של המכתב היא כמעט החלק החשוב ביותר. כי זה חייב להקדים את שורת הנושא הבסיסית, ולהגדיר נמען למצב הרוח הרצויה. ובגלל זה אתה צריך למלא אותו שעברת לאחר שכתבת את כל טענות וראיות תומכות המסקנה הבסיסית שלך.
באופן אידיאלי, שורת הנושא צריכה לפתור שתי בעיות חשובות: כך זה צריך להיות מעוניין הנמען שהוא פתח וקרא את המכתב; וזה אמור להקיף למסקנה שאתה רוצה להעביר לנמען.
ברוב המקרים, הדרך הטובה ביותר לבצע שתי משימות בו-זמנית - היא לכתוב על היתרונות שניתן להשיג כתוצאה הפתרונות הרצוי בשבילך.
לא נכון
"ההשפעה על הבריאות של עובדים על מכוני כושר תכנית הציוד במשרדים"
נכון
"איך אנחנו יכולים להפחית את כמות ההיעדרויות של עובדים"
אני מעוניין דעתך. איך היית מגיב שתי האפשרויות ומה פוסק אתה מודרך במהלך תקופת ההכנה של מכתבים כאלה?