7 פעולות אשר עזרו לעבודה עם הדואר שלך מהר

עומס בתיבת הדואר שלך הוא לא רק לקלקל את מצב הרוח, אלא גם על הגפן להרוג את התפוקה שלך. מה עליי לעשות אם ההר של מיילים נכנסים גדל, ואין לך זמן להתעסק עם כל זה?

1. היפטר עומס

אלה כוללים לא רק זבל פרנק. זה וניוזלטרים, וכן מבחר של הנחות ומבצעים קניות באינטרנט - כל מה שאתה פעם מנוי ובאיזו שעה של שימוש מעת לעת. הרעיון הוא כזה: בכל פעם שאתה פותח את הדואר, כמו מכתבים להסיח את דעתך ולהפריע להתמקד בעבודה.

לא להתפטר עצמנו הקרב הנצחי עם כאוס, אנו שולחים תכתובת זו באזורים המיועדים לכך.

Microsoft Outlook 2016 זה מאפשר לך להגדיר את הסינון של נכנסים, כך האותיות על-העדיפות הנמוכה מחדל התפתחו לתוך התיקייה "שאינו דחופה". הנה הם יהיו מחכים בפתח, לא יבלות עיניך.

2. גיבוי מיילים כי איבדו את הרלוונטיות

כמובן, אם משהו לא צריך עכשיו, זה לא אומר שזה לא שימושי בעתיד. עם זאת בהודעות נכנסות ויוצאות צריכים לשמור על הסדר.

הודעות המכילות מידע חשוב שעכשיו אתה שלא לצורך, צריך לשלוח את הארכיון. הדרך הנוחה ביותר לעשות זאת באופן אוטומטי, קביעת תצורת גיבויים עם מחזוריות מסוימת. הנה רצף של פעולות: "קובץ» → «הגדרות» → «מתקדם" ב 'ארכיון אוטומטי', העיתונות "קביעת תצורת ארכיון אוטומטי" ובחר "הפעלת ארכיון אוטומטי בכל יום N", מפרט רצוי זמן מרווח.

הרשימה (CTRL + E), תוכלו לנווט בקלות בארכיון והוא יכול לחדש את השיחה במידת הצורך. כתוצאה מכך, הדואר אינו מלא, ואתה לא צריך לבזבז זמן מנסה למצוא את הדוא"ל התקין בקרב לא מאוד רלוונטי.

3. מתחלקים לקבוצות של נמענים

כדי שוב ושוב לא כדי לייצר את אותו סוג של רשימות התפוצה, ליצור קבוצות נושאיות, שבו אתה יכול להפיץ את מקבלי האימיילים שלכם.

משפחה, חברים, עבודה על צוות הפרויקט - Outlook זה מאפשר לך להוסיף קבוצה של אנשים מפנקס הכתובות שלך או את אנשי הקשר שלך ב- Excel.

מה שנוח? אתה לא צריך כל זמן לגרוף את כל היעדים כדי למצוא את הזכות. בתוך הקבוצה, אתה יכול לשתף מסמכים במהירות, ואז לעבוד יחד איתם. הודעות ממוינות לתוך שיחות, כך שאתם יכולים למצוא מידע חשוב ולפתור בעיות דחופות. כדי ליצור קבוצת אנשי קשר, הקש CTRL + SHIFT + L.

4. השתמשו באפליקציה לנייד

במקרים בהם קיים צורך דחוף להתמודד עם כל בעיה, זה קריטי כדי לקבל גישה בכל עת הדואר האלקטרוני, בכל מקום - בבית, על הכביש.

Outlook באמצעות יישומים למכשירים ניידים, אתה יכול לראות את ההודעות, עבודה עם רשימה של אנשי קשר וקבצי מהסמארטפון או הטאבלט. כל הנתונים מסונכרנים באופן מיידי, כך הסיכון כי מידע חשוב יעבור על ידך, לא ייכלל.

5. מייל שליחת Configure מתוזמנות

זה לא היה הכרחי כדי לפתור כמה בעיות מבחינת צרות במשרה מלאה, לעשות את העבודה מראש. Microsoft Outlook מאפשר לך לשלוח הודעות באופן אוטומטי בכל פרק זמן מוגדר.

זכור את כל המידע על מי, מה ומתי שהבטחת לשלוח, קשה. יש סיכוי טוב כי אתה פשוט שוכח לעשות את זה. ציין את היום בכתב ושעת היציאה, כך שאתה לא יהיה מוסח על ידי המשלוח של הודעות על פגישות או תזכורות לגבי מועדים מתקרבים.

6. נהל אימייל באמצעות כללים

ב- Outlook 2016 כללים - הן פעולות שתחולנה באופן אוטומטי להודעות מבוססות על תנאים מפורטים. כללים נחלקים לשתי קטגוריות: ההודעה והארגון.

לדוגמה, אתה יכול להגדיר התראות קול על הודעות מכל אדם או פשוט לשלוח בקבוצה נפרדת של הודעות עם מילים מסוימות בשורת הנושא. השתמש בתבניות השירות המוצע או ליצור כללים משלהם. הם יכולים לשמש עבור הודעות נכנסות או יוצאות באחד או מספר חשבונות.

7. שמור את כל הדואר שלך במקום אחד

תיבת עבודה, דואר אלקטרוני אישי - לא ישויות להכפיל ללא הכרח. הרבה יותר קל כאשר באותו הזמן יש גישה לכל הדוא"ל.

עם Outlook 2016, אתה יכול לשים הודעות נכנסות יחד עבור חשבונות מרובים.

הוסף הגדרה לקבוצת אנשי קשר זה הודעות וסינון עם עדיפות נמוכה - חיסכון המראה זמן מאוד מרשים.

מיקרוסופט חבילת תוכנות Office 365, שכוללת Outlook 2016- שילוב של כלים מוכרים עם תכונות חדשות שהופכות את העבודה לקלה ומהירה. מסמכים סנכרנו, נתונים אלקטרוניים ולוח שנה, אינטראקציה עם כלי ענן ללא גישה לרשת, וגישת הטקסטים מצגות מדפדפן - זה רק חלק קטן של חידושים שיעזרו לכם להתמודד עם משימות יומיומיות במהירות וללא מיותר מאמצים.