כיצד לתכנן את הזמן שלך את הרעיון, באמצעות GTD
הפרודוקטיביות / / December 23, 2019
מהו GTD
Layfhaker פרסם מאמרים שוב ושוב על GTD המתודולוגיה - Getting Things Done. היא ניגשה ותיאר בפירוט שלה ספר מאמן עסקי דוד אלן. בקצרה, את הכללים הבסיסיים של מערכת זו יכולה להיות מתוארת כדלקמן:
- צלמו את כל המידע. רשום את כל רעיונות, מטרות ופעולות. אם יש לך משהו שאתה לא יכול לעשות עכשיו, להשאיר חותם, במקום להסתמך על הזיכרון. כל מה שאתה כותב, שהצטבר "תיקיית דואר נכנס" מה שנקרא.
- לשמור על הסדר. כפי שאתם ממלאים את התיקייה עם "משימות נכנסות" תכולתו צריכה לארגן, דברים מסוג לקטגוריות וליצור הסברים והערות כי פשוט לא לשכוח כלום.
- זיהוי סדרי עדיפויות. כל משימה חייבת להיות תקופה של יישום ומידת החשיבות לך לדעת מה לעשות קודם ומה יכול לחכות.
- שמרו את הכל בהישג יד. GTD הוא לא מקום העיקרון של "תכתוב את זה אחר כך." שלך רשימות של משימות והערות תמיד צריכות להיות על דעתך: המחשב, הסמארטפון, הטאבלט, ומכשירים אחרים. לפיכך, אם הראש מגיע רעיון מעניין או שאתה חושב על כמה באמת נעול, אתה יכול פשוט לכתוב את זה. כאשר תקופה מתאימה של ביצוע משימות מסוימות יש לך תזכורת, מודה הודעה בכל מקום.
עוד לקרוא על GDT אתה יכול שהמדריך שלנו.
למידע נוסף📝
- מהו GTD ואיך זה עובד
הטכניקה היא טוב הצדדי שלה. היוצר שלה, דיוויד אלן, כמה מיושן: תחת "דואר נכנס, משימות" הוא אומר תיקיית נייר אמיתית. הוא אפילו הדפיס את המיילים מסודרים על סט הגיליון.
אבל עם אותו GTD יכול לשמש בהצלחה עבור קבצי מחשב ותיקיות באמצעות מערכת זו יחד עם כל שירות. לדוגמה, באמצעות טכניקה זו, אתה יכול למיין את הודעות דוא"ל ב- Gmail, כדי לכתוב את המטלה "ב- Google Spreadsheets"או לשלוט בחייהם באופן מלא באמצעות Evernote. לבסוף, תחת הפילוסופיה GTD קסום מנהלים רבים משימה כמו באותו Wunderlist.
וכמובן, אתה יכול להשתמש בטכניקה ב תכנית כזו נפלאה תכליתית, כמו הרעיון.
זהו היברידי של «Google Docs», Evernote, Trello ואפילו תריסר יישומים שונים. Notion יכול כמעט כל מה שאתה צריך בשביל העבודה. הערות, טבלאות, בסיס הידע, לעשות רשימות, לוחות קנבן, מסמכים - התוכנית יש הכל. חטא לא להשתמש בו כדי לארגן את ענייניכם בסגנון GTD.
חקור🧐
- Notion סקירה - כלי הפרודוקטיביות תכליתי לעבודה ולחיים
וזה מרי אולדריץ, יועץ עסקי, עוזרים למנהלי העסק כדי לארגן את העבודה שלהם, להקים מערכת משלה לרעיון, המבוסס על GTD. זמן הפעלה אלה הן משותפות שלו בלוג.
מרי אולדריץ
שיווק יועץ עסקי דיגיטליים מומחים.
כיצד להשתמש GTD שברעיון
אני לא ממש מסודר. לכן, כאשר למדתי על GTD דוד אלן, החיים שלי ממש השתנו. עכשיו זה בשבילי מעין דת. ואני בהדרגה בניתי את השיטה שלה, אשר מאפשרת לי עדיין יש זמן, עבודה בקצב הרגיל אותי.
אני מודרך על ידי תרגול, אשר נקרא "תכנון שבועי." כל יום ראשון (או שני) להקצות שעה כדי לתכנן את השבוע הקרוב. הרגל זה עוזר לי לפתור בעיות מורכבות על ידי הפרדתן קטן יותר לניהול. לכן, אני כבר לא היה לי זמן, פחות מעייף וקל יותר להתרכז בעבודה.
Notion בשבילי - משהו כמו משחק. למעשה, להקים המערכת לוקחת זמן. אבל כאשר הוא מוכן, המשימות נהיה מעניין, פשוטה ומהירה.
בכל שבוע, אני לוחץ על הכפתור על הרעיון, וגם מולי מופיע מוכן לנקות את השולחן. ישן ריק תבניתשבו אתה יכול להרים את עצמך למעלה ולהשתמש.
הנה צעד צעד בתהליך כי אני משתמש עבור תזמון המשימות שלך בעזרת רעיון.
1. אסוף את הרעיונות שלך
קח 10 דקות למנות ולהקליט בעמודה זו את כל הרעיונות שלך. הם יפנו את המשימות שאתה חייב לבצע במהלך השבוע הקרוב.
- רשימת כל הפרויקטים שלך שטרם הושלמו.
- עזיבת המשימות שלך בשלושת החודשים הקודמים, כדי למצוא ביניהם מצטיינים.
- תסתכל בלוח השנה שלכם: אולי יש גם משהו מתוכנן.
- בדוק מחברת הנייר שלך, אם יש כזה. אולי יש גם יש כמה רעיונות שאתה רוצה להעביר את הרעיון.
- זכור, אם יש עדיין כמה משימות שאתה צריך לעשות, או אנשים שאיתם אתה צריך לעבוד.
אסוף את כל הרעיונות הללו יחד ולפרט אותם בעמודה הראשונה. זוהי תוכנית שקיבלת בשבעת הימים הבאים.
2. הקצה את הפעולות המתאימות
הרעיון - זה לא רע, אבל אין פעילות אקטיבית והיא תישאר רעיון. שאלו את עצמכם, "מה אני צריך לעשות כדי לקדם משימה זו לסיומו?"
לדוגמה:
- המשך למלא את תוכן האתר → כתוב בסעיף טיוטה "מי אני".
- צור תוכן פרסום היומן → צייר את כרטיס הזיכרון עבור הודעות ולהקצות מועד.
- כדי להפוך בלוג וידאו → כתוב גליל סקריפט.
- פגוש כריס ← שולח לו מייל עם התאריך ומקום המפגש.
זכרו, אם אתה צריך לבצע משימה לבצע יותר מפעולה אחת, אתה צריך להחליט מה תעשה מלכתחילה.
3. התקן דחיפות
הבא, אתה חייב לקבוע את הדחיפות של כל משימה. יש צורך להתמקד בדברים החשובים באמת, ולא רק עושה הרבה עבודה.
כדי להבין מה שחשוב לעסוק בעיקר, אני סוג של רעיונות בארבע קטגוריות:
- חשובמשימות - דברים המביאים אותנו קרוב יותר להשגת המטרות.
- משימות דחופות - פעולות הדורשות טיפול מיידי.
- זה לא ימנע - בקטגוריה נשלחת מקרה, כי לא יכול להיות דחוף ולא חשוב, אך יישומם יהיה להקל על חייך בשבעה הימים הקרובים.
- יכול לחכות - אלה הם המשימות שאתה יכול לעבור עוד שבוע.
4. קבע את רמת הריכוז
כל אחד מאיתנו, כפי שהוא עצוב להודות למספר מוגבל של תשומת לב, זמן ואנרגיה. כל משימה לוקחת אחוז מסוים של משאבים חשובים אלה. לכן, המשימה אמורה להצביע ולהקצות את המספר המתאים בטור הרביעי.
לדוגמה, לכתוב טיוטה לפוסט בלוג לקחתי משם על 20% של תשומת לב. מכתב אל כריס בשלושה קווים באורך - רק 2%.
5. הקצאת עדיפות
קרציה זה משימות מסומנות שיש תג "חשוב" או "דחוף". כלומר, הם צריכים לעשות, לא משנה מה. זהו סדר העדיפויות שלך.
בסיום בחירת משימות אלה, מסתכמים האחוזים מהעמודה הקודמת כדי לראות כמה משאבים אתה תשקיע עליהם. אם התברר יותר מ -90%, אז יש לך בהערכת כוחם נגס יותר ממה שאתה יכול ללעוס. העברה של השבוע הבא, או עובד יותר מדי אין לי זמן.
אגב, טיפ שימושי: Notion מאפשר לך לסנן את תוכן השורות של הטבלה - כך שתוכל לבחור את סדר העדיפויות.
6. משימת תכנית
קרצית בטור הבא מציינת אם המשימה מתוזמנת בלוח השנה שלך. להחליט מתי אתה הולך בו, ועל מנת ליצור אירוע.
אגב, אם אתם לא משתמשים לוח שנת גוגל «," או משהו כזה, לקחת את עצמך תבנית זו רעיון. שם תוכל לעשות משימות שנועדו לשבוע.
7. להאציל את המשימה
כן, יש לך את אותו מספר שעות ביום, כמה וביונסה, אך יש לה צוות ענק של עוזרים שעושים את העבודה השחורה בשבילה, אז היא מתפנה יותר. עם זאת, אם גם יש לך מישהו שעל כתפיו אתה יכול לעבור כמה משימות, לעשות את זה ולבדוק את הקרצייה משימה האצילה בטור המתאים.
8. משימה שלמה
ובכן, הכל פשוט. בסיום הפרויקט שלך או לבצע משימה, תסמן קרציה בטור האחרון שלה.
בונוס
כמה צעדים שיעזרו לכם להיות אפילו יותר מאורגן:
- הצג את ההוצאות שלך במהלך השבוע האחרון ולתכנן תקציב למלחמה הבאה.
- תחשוב על התפריט שלך בשבוע, להוסיף מוצרים לרשימת הקניות שלכם.
- בעתה עיבוד של התיקייה "הדואר נכנס" ולמיין את כל מה שהצטבר שם במשך השבעה הימים האחרונים.
- תוכנית לפחות יום אחד בשבוע במשך התרגיל.
זכור GTD כי - די גמיש וניתן להתאים אותם לצרכים שלך. אל תהסס לשנות את תבניות הרעיון. לדוגמא, הטור שלי "קשב" מריה נראית כמו overkill. מספיק בשבילי תיוג, משימה דחופה או לא. אתה יכול בקלות להסיר אותו ולהוסיף עמודות משלהם. אז, אני יצרתי עמודה המסומנת "עבודה", "בית", "יצירתיות" והשני למיין משימות לפי קטגוריות. אתה יכול לעשות בכוחות עצמו.
נסה Notion →
מחיר: חינם
מחיר: חינם
ראה גם🧐
- חיים 7 פריצה עבור אלה שרוצים לבצע 100 משימות ליום
- מערכת תכנון פשוט למי שנמאס ניהול זמן, מטרות רשימות מטלות
- 14 דברים שעבורם אתה מבזבז את הזמן שלך