מהי שגיאת תכנון כיצד להעריך את התזמון
הפרודוקטיביות / / December 23, 2019
ג'סיקה גרין
Marketer ומחבר מאמרים על עסקים ושיווק.
מהי שגיאת תכנון
במהלך שלוש השנים האחרונות, ציירתי חמישה חדרים בבית. אני מתחיל עם השינה וזה היה מתוכנן כי נהיגה איתה במשך שבוע. עם זאת, את המגע הסופי רק לאחר חודש.
תחשוב, המעבר לחדר השני, סיפקתי לה ציור של חודש? וגם פה ושם. הייתי בטוח שפעם כבר ממולא ידו, ואז, רק כדי לסיים את סוף השבוע, מקסימום - למשנהו. אבל יש לי חודש שוב שמאלה. כמו בכל מכל שאר החדרים. למעט המטבח - בה לקח אפילו יותר זמן.
בכל פעם, מוכן לצבוע בחדר אחר, חיכיתי שבוע או שבועיים הכל יהיה מוכן. הניסיון לימד אותי כי לא הייתי לנהל בתוך פחות מחודש. עם זאת, לוותר על ביטחון בכך הרבה זמן זה בהחלט יהיה מהיר יותר, זה היה קשה.
בשנת יומרני זה, כי אנחנו לזלזל בצורך לנו לפתור בעיות של זמן, יש שם: טעות בתכנון. מושג זה הוא בסוף שנות ה -70 נכנסחיזוי אינטואיטיבי: הטיות ונהלים מתקנים פסיכולוגים דניאל כהנמן ועמוס טברסקי.
מדענים הסבירו כי כאשר תכנון אנשים לעתים קרובות מתעלמים הניסיון הקודם שלהם. במקרה שלי זה היה העובדה כי חדר הצביעה בכל פעם שאני צריכה חודש שלם. בדרך כלל, אנו מתמקדים רק למשימה: זה הוא חדר קטן, ולכן, יצטרך לצבוע אותו לזמן רב.
דניאל כהנמן מספר בפרוטרוט על זה ספר "תחשוב איטי... תחליט מהר." הוא טוען כי הטעויות בתכנון קשורות בדרך כלל עם שני דברים:
- אנחנו לא רואים כמה זמן זה לקח כדי לבצע משימות דומות בעבר.
- אנו מניחים כי לא ניתן להתמודד עם קשיים, אשר יגרמו לעיכובים.
מה גורם אומדן שגוי של הזמן
פיהצלחה המשבשת טיימס ניהול פרויקטים במכון, רק מעט יותר ממחצית מכלל הפרויקטים יושלם בלוח זמנים.
אבל דבר אחד - אל תזלזל את כמות הזמן שאתה צריך כדי לצבוע את החדר (הוא מעביר אותך קצת אי נוחות). וזה דבר אחר לגמרי - כדי לעשות את אותה טעות בהערכת משימות עבודה ופרויקטים. הנה, התוצאות עלולות להיות חמורות הרבה יותר.
במקרה הטוב, זה יוביל את העובדה שאתה או הצוות שלך תצטרך לעבוד שעות נוספות. במקרה הגרוע - היעדר תקציב, רווחים קטנים, בוסים וחוסר שביעות רצון הלקוחות.
כיצד להעריך את הבעיה בצורה נכונה
אתה צריך להפסיק תכנון, לסמוך על האינטואיציה לבד. עדיף להשתמש בציוד מיוחד.
1. לבנות על ניסיון קודם
פסיכולוגים ממליצים כהנמן וטברסקיחיזוי אינטואיטיבי: הטיות ונהלים מתקנים: לפני העבודה לא צריך רק להעריך מה שצריך לעשות, ועוד, וכן להעריך כמה זמן בדרך כלל הוא בילה על משימות אלה.
לדוגמה, אתה צריך ליצור תכונה חדשה עבור יישומים ניידים - גלה כמה זמן לבזבז על הצוות שלך יש בעיה דומה. האם אתה רוצה לכתוב בהרחבה בבלוג 4000 מילים - נתונים הגט על כמה שעות או ימים שלקחת בפעם האחרונה.
אם אתה עובד לבד, הדרך הקלה ביותר לאסוף את המידע הזה - שימוש יישום כדי לעקוב אחר הזמן. השתמש בו עם סוגים שונים של משימות, ולאחר מכן להשתמש בדוחות המוכנים.
עבור פעילויות בתוכנה לניהול פרויקטים בצוות שימושית. רובם להשתמש בכמה שיטות של איסוף נתונים, כגון חשבונאות של זמן ההפעלה בפועל ובניית תרשים גנט.
2. שאל את השני כדי להעריך את הבעיה שלך
בשנת 1994, בכתב העת של האישיות" איגוד הפסיכולוגים האמריקאי ופסיכולוגיה חברתית, "מפרסם את התוצאותהיכרות עם «כשל תכנון»: למה אנשים לזלזל זמני ביצוע המשימות שלהם חמישה מחקרים שנערכו על ידי רוג'ר בולר, דייל גריפין ומייקל רוס.
הם אישרו אנשים כי לעתים קרובות עושים את הטעות של תכנון המתואר על ידי כהנמן וטברסקי. אבל מצאתי משהו אחר: לעתים קרובות אנו לטעות בהערכת העלויות של בעיות משלה, אבל זה יכול להיות נחמד לחזות כמה זמן זה לוקח מישהו אחר.
מדענים שאל משתתפים להציע כמה זמן לוקח לבצע משימה מסוימת לאדם אחר. כאשר אתה עונה אותן בתדירות גבוהה יותר הסתמכו על ניסיון העבר. וגם כשזה לא היה, ההערכות שלהם היו הרבה יותר רציונלי מאשר מסקנות אלה שנאלצו לבצע את המשימה.
הסיבה לכך היא שאנחנו בדרך כלל הם יחס מאוד אופטימי כדי היכולות שלהם. וזה הרבה יותר אובייקטיבי כשמדובר מישהו אחר. אז במקום לנסות להעריך את הבעיה בכוחות עצמם, לשאול חבר או קולגה לעשות את זה בשבילך.
3. הפוך טווח תאריכים, ולשקול אפשרות של עיכובים
דונלד רמספלד, פוליטיקאי בארה"בישנם ידועים ידועים - דברים שאנחנו יודעים שאנחנו יודעים עליהם. ישנם גם נעלם ידוע - דברים שאנחנו יודעים שהם לא יודעים. אבל יש עדיין לא ידועים, לא ידועים - אלה הם דברים שאנחנו לא יודעים שאנחנו לא יודעים עליהם.
על הציטוט הזה מצוטט לעתים קרובות בניהול פרויקטים. כדי לאפשר הנעלמים ידוע שהוזכר על ידי רמספלד, מנהלים להשתמש החרוט שנקרא של חוסר ודאות. היא נועדה תמונת טווח זמן, אשר עשוי לדרוש משימה.
כאשר אתה מתחיל לעבוד על הפרויקט, אתה קצת יותר על זה שאתה יודע. לכן, בפעם בפועל נדרש כדי להשלים אותו, יכול להשתנות במידה רבה עם התחזית. האם אתה חושב שהעבודה תיקח ימים, ואולי בעצם צריכה שמונה. או רק כמה שעות.
אבל במהלך טווח התהליך הזה מצטמצם. אבל להגיד בדיוק כמה זמן שאתה צריך, תוכל רק בסוף - מתי הפרויקט הושלם.
ובכל זאת, החרוט של חוסר ודאות מאפשר לנו לתת אומדן מדויק יותר. אם אתה יודע קצת על הפרויקט הקרוב, לחלק את העבודה בזמן המשוערת ארבעה כדי למצוא את הגבול התחתון של הטווח, להכפיל אותו הסכום על מנת לקבוע את הגבול העליון. זה יהיה, למשל, מ -1 עד 16 ימים.
אם מגוון כזה גדול לא מתאים לך, להשתמש בחשבון מהגבול העליון בלבד - ואז, ככל הנראה, את העבודה תיקח 16 ימים. זה לא המספר המדויק, אבל ככל הנראה, היא קרובה יותר למציאות מאשר האומדן הראשוני שלך.
4. משימת שערים לשלוש נקודות
שיטה זו תהיה אובייקטיבית יותר. עבור כל משימה, אתה צריך להעריך:
- התרחיש הטוב ביותר;
- התרחיש הגרוע ביותר;
- התרחיש הכי סביר.
המספר הראשון הוא סביר כדי לחפוף עם ההערכה הראשונית שלך. הערכת התרחיש הכי סביר עשויה להתבסס על נתונים אמפיריים שיש לך. אבל בהערכת הצורך הגרוע לשקול כמה זמן זה ייקח אם דברים משתבשים.
לאחר שלושה מספרים, לחשב ערך ממוצע. לדוגמה, אם התרחיש הטוב ביותר - במשך שלושה ימים, כך סביר - חמישה ימים, והכי גרוע - תשע, רק להוסיף 3 + 5 + 9 = 17. ואז לחלק את המספר שלוש. מתברר ממוצע של 5.67 ימים - זו התחזית שלך בפעם הנדרשת.
5. חשב את מקדם שגיאה
סטיב פבלינה המחבר ספרים "הקורס של התפתחות אישית עבור אנשים חכמים" ממליץ לספור שיעור כמה אתה טועה בתכנון. בעתיד, מספר זה ישמש את כל המשימות שלך.
להעריך את הזמן במקרים אחדיםזה מה שאתה צריך כדי לבצע בעתיד הקרוב. קלט ההנחות שלך. לאחר שסיים את העבודה, הפתק כמה אתה בילית בסך הכל.
להוסיף את כל ביחד בזמן המתוכנן. לעשות את אותו הדבר עם בפועל. עכשיו כל הזמן בפועל מחולק הערכה ראשונית - אתה מקבל את האיזון הנכון.
לדוגמא, אתה חשבת כי כדי לבצע משימות מרובות דורשות 12 שעות. אבל בסופו של דבר בילינו 15. יחס שגיאה: 15/12 = 1.25. אמצעי זה כי המשימה לקח לך 25% יותר זמן ממה שתכננת.
עכשיו תמיד להכפיל ההערכה הראשונית שלהם על שיעור שגיאה וכתוצאה מכך - והם יהיו מדויקים יותר.
6. להעריך את הזמן הכי היצרני של יום
אנליסט וסופר אמריקאי של הספרות העסקית דניאל פנק שלו ספר "Taymhaking. בעוד המדע עוזר לנו לעשות הכל על זמן, "הוא צלל לתוך מחקר על chronotype שלנו - שעון פנימי.
הוא למד איך הם משפיעים רווחתנו לאורך כל היום. ומצאתי כי chronotype לא רק לשלוט בפעילות הגופנית והנפשית שלנו, ועוד ולקבוע באיזו שעה של היום אנחנו הכי יצירתיים כאשר ונוטים אל מחשבות חיוביות ושליליות.
פינק מתייחס מחקריומי ועונתי רוח וארי עם עבודה, שינה Daylength פני תרבויות מגוונות סקוט גולדר ומייקל מייסי, אשר ניתח את מצב הרוח של אנשים על הודעות טוויטר. הם מצאו כי המשתמש בדרך כלל עמדות malopozitivny דווקא בתקופות של מיתון הפרודוקטיביות.
עבור רוב האנשים, ירידה זו באה באמצע היום, מיד אחרי ארוחת הצהריים. לדברי גולדר ומייסיז סביר כי בשלב זה יהיה לך מצב רוח טוב. כי זה יכול לעזור לך להימנע ביטחון מופרז ואופטימיות, ובסופו של דבר - כדי לתכנן בצורה יעילה יותר.
לפיכך, את המהות של השיטה השנייה - כדי להעריך את הבעיה, תוך כדי הירידה בפריון. זה כשש שעות לאחר היקיצה. אבל אתה פשוט יכול לחכות עד מספיק תחושת פיזור ועייפות.
התוצאה של המחאה שאתה קרוב יותר למציאות, מתכנן את זמנם בדרך זו.
מאוד הבנה של טעויות תכנון תעזור לך להעריך את הבעיה כמו שצריך. אולי אתה לא מבין לשלוט נטייתם להפריז ביכולות שלהם. אבל אם אתה מודע להשפעה של אופטימיות מופרזת, ולנסות להפחית את האפקט הזה, הוא יהפוך הרבה יותר טוב לנהל את הזמן שלך.
Layfhaker עשוי לקבל עמלה בגין רכישת סחורות המופיעות בפרסום.
ראה גם🧐
- כיצד לארגן את היום: שיטות של גאונים הפרודוקטיביות
- איך לא לשבש את התוכניות ואת המועדים נפגשים
- מערכת תכנון פשוט למי שנמאס ניהול זמן, מטרות רשימות מטלות
- למה זמן הבקרה לא עובדת