כיצד משימות קבוצתיות כי עדיין יש זמן
הפרודוקטיביות / / December 23, 2019
כולם כבר יודעים מזה זמן רב כי ריבוי משימות הוא לא דבר כזה טוב: הוא אינו מאפשר לנו להתמקד ביעילות על משהו אחד.
הדבר הוא כי מעבר ממשימה אחת לאחרת לוקח זמן רב - הוא נתמך על ידי מחקרריבוי משימות: עלויות החלפה. אנשים לעבוד בצורה היעילה ביותר, כניסה למדינה לזרום: Fully התמקדות בטיפול אחד מבלי להיות מוסח על כל דבר אחר.
למרבה הצער, כדי לתפוס את הזרימה מתברר שלא תמיד, כי אנחנו מוצפים כל הזמן עם חבורה של דברים שונים הדורשים את תשומת ליבנו. עם זאת, יש טכניקה אחת המאפשרת לצמצם את בזבוז הזמן והאנרגיה כדי לעבור בין הפעילויות השונות. זה נקרא "קבוצה", או "מאגד" משימות (ומינון משימה).
המהות של שיטה זו היא כדלקמן: אתם משלבים אותו הסוג של בעית המנות שנקראו, ולאחר מכן לבצע אותם בתוך קהל. זה פשוט.
למה כדאי משימות קבוצתיות
לעשות דברים בדרך הקלה אקראי: אין לרחוץ עם התכנון, קביעת סדר עדיפויות ומשעמם עבור. אתה נזכר במשהו - והם עשו את זה. ואז עבר את המשימה הבאה.
זה רק גישה כזו לא טוב עבור היכולת שלך פוקוס. על פי מחקרהעלות האמיתית של Multi-Taskingפורסם היום בכתב העת לפסיכולוגיה, אדם מאבד עד 40% מהקיבולת שלה בעת מעבר בין משימות שאינן קשורות.
במילים אחרות, אם אתה הראשון לכתוב דו"ח, ואז אתה מתחיל להגיב על הודעות דוא"ל, ולאחר מכן לנתח את מסמכי נייר, כפי לאחר שחזר בחזרה הדו"ח, בכל פעם לאבד זמן מנסה להתרכז בתפקידו החדש, לא נראית קודם. טום דה מרקו, מחבר הספר "הגורם האנושי: פרויקטים מוצלחים וצוותי"טוען כי כזה" הילוך שינוי "לוקח עד 15 דקות, או אפילו יותר.
תצווה קיבוץ משימות מקל לעבור מפעילות אחת לאחרת. דומות יותר המטרות שלך, כן ייטב, מסיימת אחד, לקחת את הבא.
למד⏰
- למה להיות מוסח מהעבודה עבור 2 דקות, אנחנו מבלים 25
כיצד להשתמש משימות עיבוד אצווה
1. צור רשימת מטלות
קודם כל, לרשום מה אתם מתכוונים לעשות רשימה פשוטה, שורה אחר שורה. אתה יכול לעשות את זה על נייר או להשתמש ביישומים מרובים לנהל משימות. העיקר - כדי לתקן את הכל. אידיאלי להקדיש כל יום (או לפחות פעם בשבוע) זמן תכנון מעט.
2. מחלקים את המשימות לקטגוריות
עכשיו שהרשימה מוכנה, לשבור את כל אלמנטים לקטגוריות. הם עשויים להיות שונים - לבחור את מה שאתה רוצה. העיקר הוא להיות נוח ואינטואיטיבי.
לדוגמה, אתה מקליד "להגיב על הודעות דוא"ל" בעיות או "עמיתים שיחות" "המו"מ" סעיף ו "כתוב בכתבה" ו "בצע שינויים" בסעיף "טקסט". צור קטגוריה נפרדת עבור מטלות משק בית, משימות עבודה, קניות וכו '. מודרך ברשימה כזו הורה יהיה קל יותר.
אפשרות נוספת - למשימות לאסוף חבילות למקום שבו הם צריכים להיות מיושמים. לדוגמא, לקשר את כל הרכישות למיקום של "הסופרמרקט" ועבודת המקרה "משרד" וכן הלאה. לפיכך, אם מוצא את עצמך ליד החנות, תוכל להסתכל על הרשימה שלך ולראות במבט כל הרכישות שאתה צריך.
3. זמן בלוק
עיבוד של משימות תצוו עובד היטב בשילוב עם השיטה שנקראה חסימת זמן. לאחר שבור לרסיסים ברשימת הקטגוריות, בחר כל אחד מהם תחת פרק זמן מסוים של היום. ולהוסיף את הבלוק המתאים ללוח השנה שלו. באופן חד פעמי בלבד יחידה העוסקת בעניינים באותה הקטגוריה, ולהתעלם מאחרים.
אפשרות נוספת - להיקשר השיטה הפופולרית משימות האריזה פומודורו. 25 דקות, אתה עושה, מבלי להיות מוסח מן המשימות של החבילה. ואז לנוח 5 דקות. ואז לחזור על המחזור עם קבוצה נוספת של מקרים.
4. קחו למשל את התפוקה לשיא שלך
הגדר את השעה ביום שבה אתה הכי פרודוקטיבי. עבור רוב האנשים הבוקר, אבל יש ינשופים בלילה, שהוא קל יותר להתמקד בחושך. מצא את התפוקה לשיא שלך ולנסות לבצע משימות של הקטגוריות העדיפות היוו עבורו.
נסה🤔
- איך למצוא את הזמן לעשות את התפוקה הגבוהה ביותר ואת לוח הזמנים המתאימים
5. לחסל סח דעת
כאשר התמורה לקבוצה הבאה של משימות, לוודא שאתה לא בטעות הודעה להפריע או שיחת טלפון. אתה יכול לבחור זמן מסוים כדי לבדוק את הטלפון החכם. כל עוד אתה עושה משימות מקטגוריה אחת, אל תדאג לשאר.
מה המשימות ניתן להרכיב לקבוצות
למעשה, בכלל, שום. סקוט יאנג, סופר, מתכנת, יזם מעריץ גדול של משימות עיבוד אצווה, וכתוצאה מכך20 טיפים מינון כדי לחסוך זמן מתח Cut להלן כמה דוגמאות:
- E-mail. טים פריס, מחבר הספר "איך לעבוד 4 שעות בשבוע"לפעמים מקבל 300 מיילים לשעה. ולמרות בכרך זה, הוא עונה להם רק פעם ביום במיוחד להקדיש זמן רק בשביל זה.
- קריאה. קראנו משהו בין הזמנים הוא כמעט חסר תועלת, כי אתה עדיין זוכר מעט. עדיף לקבוע עבור עצמך כאשר אתה מעדיף לקבל את המידע בזהירות, ולהפוך את הזמן לקרוא.
- שיחות טלפון. רשמו את שמות האנשים שאתה צריך להתקשר ומספרי הטלפון שלהם ברשימה אחת. ואז לקרוא את כל המועמדים מהרשימה בבת אחת. ראשית, אתה לא יהיה מוסח על ידי שיחות טלפון שוב. שנית, תוכל לבחור את השעה ביום כשאנשים עסוקים לפחות ויכולים לדבר איתך.
- פנאי ובידור. העבר את כל הבידור - סרטים, משחקי מחשב, הליכה - בסוף היום. זה smotiviruet לך במהירות כדי לסיים את העבודה, וזה יהיה קל יותר להירגע, בידיעה כי כל הדברים היום כבר המרה.
- קניות טיול. לפני שאתם יוצאים מהבית, לאסוף לערימה של כל הדברים, קניות וסידורים ולבצע אותם בבת אחת. לדוגמה, אתה יכול לבקר בסופר, סניף דואר ובניקוי כימי בו זמנית. זה חוסך לא רק זמן, אבל גם בנזין.
- התכתבות ברשתות חברתיות. קחו שעה בערב לשוחח באינטרנט. ובכל שאר הזמן לשמור הודעות ללקוחות של רשתות חברתיות מושבתות.
- בישול. סביר להניח, אתה כל הזמן אין לי מספיק זמן לבשל משהו כל יום. למרבה המזל, תרבות נתנה לנו יחידה כגון במיקרוגל. גולת הכותרת של היום 1-2 כדי ארוחות מוכנות בשבוע הבא, ואז פשוט לחמם אותו.
- תיקון. קבל יחד ולבסוף לעשות את כל המטלות הקטנות שהיו מחכות בפתח. החלף שרוף נורה, לתקן את ידית דלת ברז מטפטף.
- הרהורים. אתה תמיד חושב שאתה מנסה משהו תכנית, כדי לפתור כמה בעיות, אבל זה לא עובד בשבילך? סקוט יאנג מייעץ אפילו דבר כזה כמו חשיבה, עוסק זמן מוגדר בקפדנות. רוכש את ההרגל כל שבוע תכנית 2-3 שעות, ממה שאתה לקחת על עצמו ועל מה מטרות שאתה רוצה להשיג.
אה, ואם כבר מדברים על זה, הכנת חבילות של משימות - גם אתגר. לכן מקצה זמן מיוחד, רצוי בשעות הערב, כדי להפיץ את הפריטים ברשימה שלך מחר.
ראה גם🧐
- כיצד לארגן את היום: שיטות של גאונים הפרודוקטיביות
- כיצד לבצע פרויקט גדול בעזרת רשימות מטלות
- מה ההבדל בין פרודוקטיביות ויעילות, וחשוב יותר