איך להפוך «Google Spreadsheets" ב GTD מערכת מושלמת

בשנת 2001 הופיע ספר על המדפים "איך העניינים כדי: אמנות הפרודוקטיביות ללא מתח"שחובר על ידי דוד אלן (דיוויד אלן). בשנת המומחה שלה על ניהול הפרודוקטיביות ואת הזמן הוכיח עד כמה חשוב לקיים מערכת מוכחת עבור אישיים, עסקי ולמטרות אחרות.

אלן הציג מערכת הנקראת GTD, אשר סייע למספר רב של אנשים מביאים לשם את ענייניהם. כמו סוג של פגז זה יכול לשמש עבור שירותים שונים כמו Wunderlist, Todoist, Trello ו Evernote, אבל לעתים קרובות הם מסובכים מדי או לא מספיק פונקציונלי. יש שירותים אלה בהחלט לא מובן מאליו, אבל אלטרנטיבה ראויה - ב- Google Spreadsheets « ".

יתרונות על אפליקציות אחרות

1. ויזואליזציה טוב = הבנה טובה יותר

הפרעה, פיזי או דיגיטלית - היא הבעיה האמיתית עם ההשלכות הפיזיולוגיות. אחת הגדול - הפסד של יעילות. כשאתה מסתכל על הרשימה של פרויקטים, אשר תופסים הרבה מקום עבור טקסט וכל מיני השקעות, מתחיל המוח שלך להיכנס לפאניקה. בגלל זה, אתה הופך פחות פרודוקטיבי.

«Google Spreadsheets", בתורו, - סט של שורות ועמודות. גם כאשר מול העיניים שלך 35 פרויקטים, כולם אלמנטים פשוטים של הטבלה: במוכר, קומפקטי באותו זמן מלא של מידע.

2. קל להיכנס ולערוך

מערכת פרודוקטיביות טובה - הוא זה קל להיכנס מידע. שום דבר לא צריך להפריע תוספת של פרויקטים ומשימות, כמו גם השינוי שלהם.

כדי להוסיף משהו לשולחן, מספיק ללחוץ על התא להזין טקסט. אין קרציות, אופציות כפתורים - אתה פשוט להזין את הטקסט כל מה שצריך.

במידת הצורך, איפשהו כדי להוסיף עמודה, מיזוג תאים, וכן הלאה - מגוון רחב של אפשרויות.

3. גמישות

כל תפוקה של המערכת חייבת להיות מספיקה גמיש. אתה צריך להיות תוכן למיין ולסנן נוח מבוסס על סדרי עדיפויות משתנים. «Google Spreadsheets" מאפשר לך ליצור מסננים על פי קריטריונים שונים.

יש אנשים שיש לדבוק GTD ומערכות אחרות השתמשו בכל קשר משים. לכל אחד מהם מחובר תווית כגון "@ טלפון" או "@ מחשב", אתה יכול להציג רק באותם מקרים שבהם הם ריאלי איפה אתה נמצא, ועם הכלים שיש ממך תחת יד.

ב- «Google Spreadsheets" קל מאוד לשמור מסננים מותאמים אישית עם קריטריונים מרובים. הנכם רשאים לקרוא מסננים אלה כפי שאתה רוצה, אשר מאיץ את החיפוש אחר אותם.

4. הפשטות ולרוחבה של יכולת

אחד היתרונות העיקריים של השולחנות - הפשטות שלהם. ובגלל שהם קלים לשימוש, והם מספקים שפע של הזדמנויות. אלה מסודרים בקלות ולתקשר עם מידע אחר.

אתה יכול ליצור תא עם טקסט רגיל, ואתה יכול לכתוב נוסחה המשלבת מספר חתיכות של נתונים לפונקציה. אתה מחליט איך זה צריך להיות מקושר הנתונים שלך.

5. חוצה פלטפורמה

כל האמור לעיל חל על כל תוכנית ליצירת גיליונות אלקטרוניים: Microsoft Excel, LibreOffice, OpenOffice Calc, מספרים אפל, וכן הלאה. בכל - אותם עקרונות בסיסיים של שורות, עמודות ונוסחאות. אבל «Google Spreadsheets" לפעול לחלוטין בענן, עם מהיר ואמין.

הנכם רשאים לעבוד עם כל מערכת הפעלה, מכל מכשיר. זה מספיק להיות בעל חיבור לאינטרנט ודפדפן המותקן.

דוגמאות לשימוש

GTD-המסמך עשוי להכיל מספר כלשהו של גליונות. תארו לעצמכם שיש להם שבעה.

1. פרויקטים. אלן מגדיר פרויקט כמשימה, אשר מורכבת של יותר משני צעדים ליישום המחייב עד 12 חודשים. ברשימה, אתה יכול לעשות כל דבר - אפילו הפרויקט ניתן שמן מנוע מוחלף.
2. עסקים קרובים. רשימת הדברים שאתה יכול לעשות כרגע. ניתן לציין תאריכים המשוערים ויישום עדיף.
3. ציפייה. דברים אשר הביצועים שאתה מצפה מאנשים אחרים. להוסיף פרויקטים רשומים קשורים, אם ירצו בכך, על הפעם האחרונה דברת עם האנשים האלה.
4. סדר היום. העבודות שצריכות להידון בבית המפגשים הקבועים. לדוגמא, אם אתה מדבר על פן שבועיות עמית פן, אז למלא כאן כי רוצים לשאת ולתת עימו. אפשר גם להוסיף עמודה עם פרויקטים קשורים.
5. חממה. רשימת הדברים שאתה רוצה לעשות ביום מן הימים, אבל עדיין לא יודע בדיוק מתי.
6. סקירה שבועית. הכן רשימה של משימות שאתה מבצע כאשר בשבוע לסכם. זה עשוי להיות לבדוק את הפרויקטים הקיימים והוספת חדשים, סגירת "זנבות", וכן הלאה.
7. פרויקטים שהושלמו. חרט את הפרויקט הושלם ולהכניס אותו לרשימה ומארק כשזה סיים. במידה והפרויקט רק צריך להיפטר, זה גם שיירשמו.

פרויקטים

מספר העמודות בגיליון זה עשוי להיות שונה, אך ישנם השני עיקרי, שעליה נשען המערכת כולה: "פרויקט ID" ו "עניינים עתידיים."

פרויקט מזהה - הוא המספר הייחודי שלו. הקצאה מזהה חורגת «Google Sheets." הם יכולים לשמור את כל המערכת הארגונית שלך. לדוגמא, אם אתם מאחסנים קבצים והערות הקשורות לפרויקטים בתחומי השירותים האחרים, אתה יכול להשתמש באותו מספרים אותם. זה משמעותי מאיץ את החיפוש אחר קבצים ומידע, ומאפשר לך לא לשמור הרבה דברים בראש.

בעמודה "המקרים הקרובים" מעקב השלושה ההיבטים של כל פרויקט:

• כמה מקרים הוסיפו ללשונית "העניינים קרובים";
• כמה פריטים הקשורים בפרויקט זה הוא לחוצץ "מתנה";
• כאלמנטים הקשורים בפרויקט, הממוקם על הכרטיסייה "אג'נדה".

הנוסחה - פונקציה פשוטה של ​​ספירה, אשר מאמתת שלוש כרטיסיות אלה, ומספק מידע על כמה פעילויות קשורות מזהה את הפרויקט הזה. עמודה זו מאפשרת לך למצוא פרויקטים מהר בלי המשימות שבוצעו. הרצף של "0 | 0 | 0 "מציין כי יש צורך גם להוסיף פעולות לפרויקט או לדחות אותו.

"מתנה" ו "סדר יום"

בעמודים אלה מציינים את שמו של האדם שאתה צריך ממנו, וכאשר אתה ביקשת את זה, זה חל על כל פרויקט. אם אתה מנצל עם אותו האדם, אז זה נשלח "אג'נדה". כאשר אתה רואה אותו רק מדי פעם, אז להוסיף אותו "המתנה".

חממה

בראיון, אלן אמר שאם פרויקט כלשהו במשך שבוע לא זז כמלוא נימה, הוא שולח אותו "החממה". הרעיון הוא פשוט: אם אתה לא עושה פרויקט על בסיס קבוע, אז להסיר אותה מהרשימה, וזה כל זמן על המוח. בגלל הפרויקט הזה יש בלגן, וכתוצאה מכך, קיים מחסום פסיכולוגי ליישום במקרים חשובים.

בכל שבוע, מבט אל תוך "אינקובטור" ואו לשנות את המצב של הפרויקט על "פעיל" או לא לגעת בו, או להסיר לחלוטין.

סקירה שבועית

כרטיסייה זו מסייעת לוודא כי עזרה כדי לעשות רשימות שלך כדי לשפר את החיים האישיים והעסקיים שלך. אז אתה צריך לבדוק כל זמן רשימות אלה ולשמור אותם נוכחיים.

"סקירה שבועית" עשויה להיות מורכבת שאלות ורעיונות למחשבה. למעשה, רשימה זו של גורמים ייחודיים שמזכירה את הצורך של הפרויקט. כמו כן, זה עוזר לבדוק אם אתה עדיין לעמוד ביעדים שלך למטרות שלך.

פרויקטים שהושלמו

אם אתה צריך לזכור את התוצאה של פרויקט, כדי לעזור הגיליון. וגם אם אתה יודע מה הפרויקט הסתיימה - למשל, אתה זרקת אותו - כי לפעמים כדאי לברר מתי קיבלת את ההחלטה הזו.

«Google Spreadsheets" פעולות שימושיות

הערות

הם יכולים לשמש בכמה דרכים. אחד מהם - לרשום את כל מקרים קרובים האפשריים עבור פרויקט מסוים. ואז אתה יכול להעתיק אותם ישירות ברשימה "עניינים עתידיים", והוספת מועד ההשלמה הרצוי.

הערות שימושיות גם לצורך המיועד שלהם. הוסף הערות למעמד של הפרויקט, כדי לחגוג את ציוני הדרך החשובים ולהוסיף מידע שימושי.

כדי להוסיף פתק, לחץ לחיצה ימנית על התא ובחר "הכנס פתק".

תגובות

ההערות, בניגוד ההערות הן אוטומטית היפר-קישורים שיכולים לפעמים להיות שימושי. מספר ההערות יוצג בכרטיסיית הגיליון בתחתית. בנוסף להערות, אתה יכול לשתף פעולה עם משתמשים אחרים. הם מוסיפים הערות דומות.