תיבת דואר נכנס שיטת אפס - הדרך הטובה ביותר להתמודד עם אלף מיילים שלא נקראו

ערימת מיילים שלא נקראו, להסתובב כל הזמן בתיקיית "דואר נכנס", יגרום לפאניקה מישהו. אם יש לך הרבה שותפים עסקיים והעמיתים שאיתו אתם מתקשרים על התכתובת, אתה רק צריך להשאיר את תיבת הדואר שלך נקי ומסודר.

מנכ"ל JotForm Aytekin טנק הצעות דרך מעניינת לארגן את הדואר האלקטרוני שכותרתו דואר נכנס אפס. כפי שהשם מרמז, השיטה היא פשוט לשמור בתיקיה שלך "דואר נכנס" הוא ריק.

באופן כללי, טנק לא המציא חדש כלום. דואר נכנס אפס הוקם סופר מזמן ובלוגר מרלין מאן, והיא שיטה מוכחת וידועה. כ הטכניקה של עבודה עם מסמכים המתארים יותר דוד אלן בספרו "איך העניינים כדי». טנק פשוט התאימו אותו לממשק האינטרנט של Gmail.

מכל מפרט את היתרונות של שיטת הדואר נכנס אפס:

• אתה לא מפספס הודעה חשובה, אם התיקייה שלך היא "דואר נכנס" הוא ריק.
• אתה לא תעשה מקבליה להמתין זמן רב, כי בקרוב יוכלו להשיב את מכתביהם.
• בתיבת הדואר שלך לא לצבור מאות או אלפי אימיילים שלא נקראו.
instagram viewer
• תוכל לחסוך יותר זמן על המשימות באמת חשובות ולא לבלות שעות להתעסק עם דואר אלקטרוני.

אני מכיר הרבה אנשים שיש להוקיר את כל האימיילים שלכם מבלי למחוק שום. כתוצאה תיבת הדואר שלהם מתחיל להיראות כמו להאכיל לצפצף. זה לא נוח. אתה תלך לאיבוד כל זמן במכתבים.

Aytekin טנק

נניח שאתה משתמש ב- Gmail - למרות שיטה זו ניתן להתאים לכל ספק (Hotmail, «Yandex», Yahoo) או לקוח דואר אלקטרוני (Outlook, Thunderbird או Sylpheed). קח פיקדונות במבט של הודעות שלא נקראו ולהמשיך.

1. נקה את תיבת הדואר הנכנס שלך

לפיכך, על ידי אימוץ השיטה של ​​דואר נכנס אפס, אתה צריך לפעול בהחלטיות. פתח את "תיבת הדואר הנכנס", לבחור את כל האימיילים יש שנצבר וארכיון את כולם בבת אחת. עד כמה שזה ייראה טירוף קיים, אבל הטנק ממליץ לעשות בדיוק את זה.

אתה צריך להתחיל עם תיבת דואר ריקה. מדריך זה לא עוזר לך, אם את "Inbox" שנצבר עשרות אלפי מכתבים. אז גובה הכל, ולהתחיל מאפס.

Aytekin טנק

2. פנקו את המכתבים שלך בסדר כרונולוגי

כדי לפתח את זה להרגל שימושי, תצטרך משמעת מסוימת. כאשר אתם מעבדים את האימיילים שלכם, להתחיל עם ההודעה הישנה ולעבור טריים. כך תוכלו לחסוך בסדר כרונולוגי ולא להתבלבל.

תהליך הכתיבה יעזור לך שתי פונקציות ב- Gmail:

אפשר את "ההתקדמות האוטומטית". כדי לעשות זאת, עבור אל "הגדרות» → «כללי", הגלילה 'התקדמות אוטומטית' ולהפעיל אותו. עכשיו, כאשר אתה משיב או הודעות Gmail גיבוי לא יחזיר לך את הרשימה של הודעות נכנסות, ומציג את ההודעה הבאה. כך תוכלו להיות מסוגלים להתמודד עם אחד מכתבי ידי אחד לפי הסדר שהם קיבלו, לא משנה מה הסחות דעת.

לאחר מכן להפעיל את הכפתור "שמור בארכיון" אם לא מופעל. פתח את "הגדרות» → «כללי» ולמצוא את האפשרות 'הצג את' שמור בארכיון 'בתשובה.' כך תוכלו לחסוך זמן. אחרי הכל, אם אתה כבר הגבת למכתב, אין שום סיבה להחזיק אותו "הדואר נכנס", לא? לחץ על לחצן שליחה, ודואר אלקטרוני מועבר באופן אוטומטי לארכיון.

ועוד דבר חשוב:

אין להשתמש בדוא"ל כמו צ'אט. אין דבר גרוע יותר מאשר לייצר תגובת שרשרת ארוכה מאוד מן המכתבים שצוטטו כל זמן. אם אתה צריך לדבר, Instant Messenger השימוש, סלאק בצ'אט או קשר טלפוני. דואר אלקטרוני אינו מתאים לכך.

Aytekin טנק

3. תשובה - ארכיון

הכלל העיקרי הוא השיטה של ​​דואר נכנס אפס: התיקייה שלך "דואר נכנס" - זה לא המקום שבו אתה רוצה לאחסן את הדואר. כל הודעות הדואר האלקטרוני בתיבת הדואר הן יתבצעו מייד. קרא אותם אחד אחד ולענות על כל וארכיון, אם ההודעה דורשת תגובה, או פשוט להעביר לארכיון, אם הודעת תגובה אינה נדרשת.

אם אתה לא יכול מיד לענות לכל מייל, קיימות שתי אפשרויות:

• שמור את זה מארגן את הבקשה שלך. זה יכול להיות Evernote, OneNote, או כל מנהל משימות. קבע את התאריך כי התכנית תזכיר לך לכתוב תשובה בזמן הנכון.
• אם אתה יכול פשוט לכתוב את התשובה, אבל המטרה היא לקבל את זה אחרי כמה זמן, להשתמש משלוח דחוי ב- Gmail. הדבר מסוגל Outlook, Thunderbird ולקוחות אחרים.

4. פשוט תעשו את זה

כל המצוות של אלן הדוד הגדול והעצום. אם הדוא"ל דורש פעולה, אשר יימשך מספר דקות, רק לעשות את זה עכשיו. אין להעתיק את המכתב אל רשימת מטלות. אל תשאיר אותו בתיקיה "דואר נכנס".

אם אתה צריך לבצע תשלום, פשוט לעשות את זה עכשיו. אם אתה צריך לשלוח משוב לעמית לשלוח מיד. אם במקרה לוקח כמה דקות, זה לא הגיוני לדחות.

Aytekin טנק

5. השתמש במקשי קיצור

קיצורי להפחית באופן משמעותי את זמן העיבוד דואר אלקטרוני. איתם, לא תצטרכו לנסוע סמן העכבר קדימה ואחורה. מכל ממליץ לזכור ולהשתמש מקש הקיצור של שלושה:

• מפתח E מאפשר לך את ההודעה לארכיון במהירות. קריאה, עיתונות E, לארכיון. זה פשוט.
• כפתור R משמש לכתוב תשובה במהירות. אם אתה רוצה להשיב על הודעה, לחץ עליו, הזן את התשובה, אנחנו הקש Enter.
• מקש F קדימה קיבלו מיילים לנמענים אחרים.

אני לא חושב שאתה צריך מקשי קיצור אחרים. ב- Gmail, אני משתמש רק שלושה קיצורים. עבור כל דברים אחרים, יש עכבר. אבל מקשי קיצור מפורטים מאפשרים לך לבצע את הפעולות הנפוצות ביותר שלוש במהירות עם דואר אלקטרוני, כך הם חוסכים זמן ניכר.

Aytekin טנק

6. גדר מסננת

מסנני דואר אלקטרוני - כלי שימושי מאוד שעושה הרבה עבודה בשבילך. זה מספיק כדי להגדיר אותם פעם, והם יחסכו לכם הרבה זמן.

אם הדואר שלך אתה מוצא מכתב חסר חשיבות בקביעות (הודעה על שירותי אינטרנט, אוטומטית תפוצה, וכן הלאה), אז גם לבטל את מנוי מהם, או לשנות את מסנני מכתבים כאלה שהיו שמורה בארכיון באופן אוטומטי.

7. תיבת הדואר הנכנס ריקה - קרוב אלקטרונית

כאשר אתה מנסה להתרכז בעבודה, לא יכול להיות מוסח כל זמן באמצעות דואר אלקטרוני. אז להיצמד לכללים, כאשר בתיקיית "דואר נכנס" הוא ריק, קרוב ללקוח Gmail לשונית או דוא"ל ולשכוח בדואר בשעות הקרובות. רק להיות עסוק בעבודה.

כבה את כל התראות להודעות דוא"ל נכנס. הם מאוד מסיחים את דעתו.

אתה יכול לפתוח מחדש את הדואר כמה שעות לעבד את המסרים שנצברו שם, ולאחר מכן לחזור לעבודה. מטרת השיטה של ​​הדואר נכנס אפס - להכריח את עצמך לא להיות מוסחת על ידי מיילים נכנסים. אתה צריך לנהל את תיבת הדואר שלך בלי זה אתה.

Aytekin טנק

אם ניסית את טכניקת הדואר נכנס אפס ומוכן לספר לך מה יש לך, או רוצה להציע שיטה טובה יותר - כתיבה על דבריו.

ראה גם

• 9 שירותי דואר אלקטרוני זמניים →
• כיצד לנקות את חשבון ה- Gmail שלכם מכל מיותרת →
• 7 רחבות ל- Gmail, דבר שיחסוך לכם זמן →