שליטה "ברז", או איך שלא לטבוע במבול של מידע ומשימות
הפרודוקטיביות / / December 23, 2019
עם הרשימה "ברז" המשימה שלכם היא לא ריקה. בגלל "ברז" - זה לא רק מידע, הוא מפעל של מקומות עבודה חדשים. חלק מהפריטים ברשימת המשימות ברורים, כגון מיילים מהבוס או לקוחות מחייבי תשומת לב. אבל רבים אינם באים לידי ביטוי באופן מפורש.
מאמר זה, המהווה שווה קריאה ומהרהר על זה. ההודעה שאתה רוצה להגיב לו. שתף אהבתי עם חברים ועמיתים לעבודה.
זה לא משנה כמה שעות ביום אתה מעורב בעסק קטן. העיקר הוא שהם רואים את הסוף. זהו "ברז".
תפישה זו היא הרבה יותר רחבה מאשר רק רשימה של משימות. ובסופו של היום, לצערי, עדיין 24 שעות.
עֶפרוֹנִי
אם אתם כמוני, כל הבאר עבודה יצירתית ומורכבת הוא נע בבוקר מוקדם. ישנן סיבות רבות - פסיכולוגיות ופיזיולוגיות, - מדוע זה כך. אבל המקצבים "ברז" הפנימיים שלך הם מאוד אדישים. מכיוון, תוך כדי שינה, כמות המידע ממשיכה לגדול.
ארוחת בוקר, לפתוח את תיבת הדואר הנכנס שלך, ואת הזרימה של "ברז" מנפץ את המסך כי לילה שלם היה תחת הלחץ של האותיות חשבונות הדואר "את Bitrix», טוויטר, לינקדאין, פייסבוק, Basecamp, JIRA, Trello ואת כמו. היומן שלך - עמידה בקשות והוראות מהבוס, שותפים, לקוחות, קבלני משנה, ועמיתיו. והעובדה אתמול לא הייתה ברשימת המשימות היום מוארת ודורשת ביצוע מיידי.
"ברז" לא אחכה לך. הוא בקול דורש זמן ותשומת לב שלך.
פתאום השעון 11 בבוקר - ואתה כבר איבדתי את החלק הטוב של היום.
איך להגיב למצב הזה? באופן כללי מציע שתי אופציות: או לשנות את התנהגותו או את השימוש בטכנולוגיה. אבל למה לא להשתמש בטכנולוגיה כדי ליצור בסיס לשינוי התנהגות?
כיצד לנהל את המידע, משימות ורעיונות בצורה יעילה? זה צריך להיות מובן כי זרימה רציפה של מידע, ובאופן כללי, זה זרמים יותר: מידע המסופק מאת דואר אלקטרוני, רשתות חברתיות ומדיה, אתרי אינטרנט, עיתונים, במהלך הפגישות, חברים ואפילו שלך ראש. הכל יכול להיות לא מכוסה.
אתה צריך לעבד את המסרים, להחליט מה לעשות איתם: להגיב, שימוש, נתח, שמרו למועד מאוחר יותר או למחוק? מתי עושים את זה? ואיך למצוא את הזמן כדי להתמודד עם כל זה?
למרבה הצער, multitasking מצב, כאשר אתה מנסה לקבל את הכל בבת אחת זה לא עובד. אתה לא שולט בלוח הזמנים שלך, אתה קשה למצוא זמן פנוי, מלבד הדואר להתמקד במשהו יותר מ 5 דקות. אם כן, לבדוק את השיטה שלי של ניהול זמן כדי לקבל יעילות מקסימלית לאורך כל היום - אולי זה מה שאתה צריך.
שלושה כלים נוספים וטכניקות
טקס יומי. בשלב זה אנו עוסקים בארגון ותכנון, תוך התמקדות בבעיות ראשיות ומשניות.
המחקר - קביעת תור - מידע מניות - ההפצה. העברות מן "ברז" בחומר שבה לעבוד. טופס רשימת משימות, ספרייה אישית של משאבים שימושיים, מידע קלטת יציבה מהרשתות החברתיות והתקשורת.
הבאת מקרים עד הסוף. אנו לנהל רשימה של משימות וזמן משלהם.
עבודה בהתאם המקצבים הפנימיים
רק אתה תוכל לחשב משלה דרכים להגדיל את התפוקה - כל מה שאני יכול רק לשתף שלי.
אני עומד בחוץ הזמן הטוב ביותר כדי לענות על האתגרים הכי חשובים
בבוקר, כאשר המוח שלי עובד הכי טוב, אני להקצות 2-3 שעות כדי להבטיח כי העבודה על עצמו את המשימה החשובה ביותר, ולא להיות מוסחת כל עוד על כך. מחקרים מראים כי עובדים אשר מוסחים - או שהם מוסחים עצמם - לפחות אחת 3 דקות, דורשים מינימום של 20 דקות כדי לצלול לתוך המשימה שוב.
התחילו את היום שווה את זה עם משימה קשה, גם אם אותו אדם יכול להתחיל עם משהו קל. ליום נדרש נסיבות בלתי צפויות פגישות נוספות - וקדימות גדולות לא יבוצע.
הפסקה
מה שזה לא יהיה, בדרך כלל לאחר 60-90 דקות הריכוז יורד, כך אני חולק הבוקר תקופת העבודה לשני חלקים, מה שהופך אותו הפסקה קצרה, שבמהלכה בהכרח לעזוב את מקום העבודה מקום.
מדענים טוענים כי מוביל אורח חיים בלתי פעיל לבעיות לב, יציבה לקויה, סוגים מסוימים של סרטן.
גם אם אתם יושבים במקום אחד בלבד 30 דקות, חילוף החומרים יואט ל 90%.
בערב
רמת האנרגיה יורדת בחדות אחרי הצהריים, וזו הסיבה שרבים מעדיפים בשלב זה לישון קצת. אחרי ארוחת ערב אני מנסה:
- כדי לפגוש אנשים, אני בטוח, שזה בקושי מסוגל לעשות עבודה טובה בכל פעם, ותקשורת נותנת דחיפה נוספת של אנרגיה;
- תופס מטרות קטנות, פשוט, וארגוניות.
טקס הבוקר והערב
אתה צריך להחליט בדיוק מה לעשות בשעות האלה. אמצעי זה אתה צריך לפתוח את הדואר, לתרגם חלק מההודעות ברשימת המשימות ולמצוא זמן בשבילם, בין השאר.
הבעיה היא כי הודעות מתמלאות הדואר שלך - ערפדים אמיתיים אשר ניזונים הזמן שלך. ניתוח אותם, לבלות יותר זמן ומאמץ ממה שנדמה. והדבר הכי גרוע, לא משנה כמה זה מתוחים, חלק מכם תמיד רוצה לבדוק את תיבת הדואר הנכנס שלך.
הפתרון הוא כי נכנסים צריכים להיחשב בעלי חיים מסוכנים, אשר רוב הזמן אתה צריך לשמור בכלוב, אבל עדיין מפעם לפעם כדי לייצר, ולכן הם לא פרצו את עצמם.
אני עובד עם חברי פעמיים ביום - ב טקסים בבוקר ובערב. ואני כל כך מורגל בהליך זה כי עבודה עם נכנסות הפכה מטורפת לאותה משימה אוטומטית, היא את הצורך לאכול את הגוף ואת המשקה.
בין שתי תקופות אלה, אני לא לדאוג אם משהו בדואר וזה לא נשכח אם יש לי משהו חשוב - אני סומך על המערכת שלי. לכן, סגירת תיבת הדואר, אני הולך לעבוד עם ראש צלול.
וכמו המשגרת הבוקר היא בדרך כלל קצרה (רוב הבעיות ארגוניות יצאו טקס הערב), אני משלם יותר תשומת לב למשימה החשובה ביותר.
רשימת משימות
כדי לארגן את היום שלך ולהפסיק את זרימת נכנסות, מוצץ את כל העסיס של החיים שלך, אתה צריך טכניקות שימוש וכלים.
אחת טכניקות יעילות כזה היא "Study - הקביעה התור - מידע מניות - הפצה", המתרגם לתוך זרם מקרי:
- נוח עבור רשימת משימות,
- ספרייה אישית של חומרים שימושיים, אשר מאוחסנים על הפעולה הבאה איתם,
- קבוצה של חומרים לחלוק עם עמיתים.
באופן אידיאלי, הצורך אלה שיפנו במהלך הטקס בבוקר ובערב. הבה נבחן את התהליך הזה בצורה מפורטת יותר.
המחקר כלל
תיבת דואר נכנס - היא כל דבר, החל הודעות דואר אלקטרוני והודעות בטוויטר וגימור ההקלטות שלך.
ראשית, חשוב לזכור, אין נכנסות אינן מחייבות תגובה מיידית. כולנו למדנו לשלוח ולקבל תשובות מהירות מיילים, אבל זה לא נכון: כל מי שמצפה שהוא מטיל חובות נוספים על לך.
שנית, לפתוח כל דוא"ל ולהגיב אליו - בהחלט לא יעיל. אתה תהיה פרודוקטיבית יותר אם אתה עושה דבר אחד. לדוגמה, רק לגלוש הדואר הנכנס שלך. המוח שלנו הוא לא קישורים טובים מאוד משימות מרובות יחד. כשאנשים חושבים שהם יכולים להתמודד בקלות עם ריבוי משימות, למעשה, הם פשוט לעבור במהירות ממשימה אחת לאחרת. אבל זה יש השפעה שלילית על התפיסה וריכוז.
לכן, כאשר אתה פותח את תיבת הדואר הנכנס, פשוט לבדוק אותם. זהו מודל יחיד תהליך קלאסי "כדי להביא את המקרה עד הסוף":
- אם אתה יכול לראות את נכנס בתוך פחות משתי דקות, ולעשות;
- אם אתה לא יכול, להוסיף אותו לרשימה של משימות שצריכות לחזור מאוחר יותר;
- אתה יכול פשוט להתעלם מהקובץ.
גם אם אתה פותח את הרשימה של שבתור נכנס באופן מיידי לאחר הצגת הודעה, עדיין יש לך זמן להסתגל.
הצג הבוקר נכנסות רק כשלא היתה ברירה.
כאשר בבוקר לצפות בהודעות, לשאול את עצמך שאלה: האם הם דחופים? הודעות דחופות אלה - האויב מספר אחד שלך, כפי שהם לוקחים זמן יקר משם כי היו רוצים להשקיע כדי לבצע את המשימה החשובה ביותר.
אחרת, אתה רק צריך להוסיף לרשימה בחר "הודעות בדוקות בערב" המשימות.
קביעת תור
שאינם דחופים משימות שלוקחות יותר מ 2 דקות, לשים אחד משני הסעיפים קו:
- מה אתה צריך לקרוא את זה: משאבים מקוונים שאתה צריך לקרוא ולהרהר בו תוספת בלחיצה אחת אל Pocket. חומרים אלו יכולים לחזור מאוחר יותר מכל מכשיר.
- מה שצריך לעשות: ההודעות הנכנסות באמצעות DoIt.im ומועבר ישירות לרשימת המשימות.
כמובן, ברשימת המשימות יכולה להיות ידנית, אבל אני מאמין שזה יישום נוח יותר.
קריאה והפצה של חומרים בספרייה אישית
במהלך הערב טקס אני חוזר לרשימת המשימות ולבדוק את החומרים ממתינים בתור קורא. מאז אני משתמש הכיס, אני יכול לצפות בם בעת שנסעה ברכבת התחתית בזמן ההמתנה לפגישה או בכל רגע פנוי אחר. לכן, אני בדרך כלל במהירות הסדוקה למטה ברשימה.
אם החומר הוא באמת שווה, אני מוסיף אותו Diigo - הספרייה המקוונת שלי של חומרים שימושיים. אפשר לארגן את התגיות, כך קל למצוא פתק למחרת, חודש או אפילו שנה. וזה תודה מיוחדת על ההזדמנות Diiogo חיפוש צדדי.
תג L8R (כלומר מאוחר - מן האנגלית. "מאוחר יותר") מעמיד את המשאבים במקום אחר, שאליו אני פונה במהלך מחאות ליליות לרשימת המשימות.
בנוסף, Diigo אוטומטי שומר עותק של כל טקסט שהוספתי בשדה ההערה. אני יכול לערוך את המכתב הזה, להדביק הערות, רעיונות אשר מופיעות בשעת כושר, כשאני רוצה שמישהו חומר חלק.
שתף
מישהו מתייג ב Diigo מאפשר לך לפרסם בכל מקום משאב. תודה לך על זה קסום IFTTT:
- עם תג כמו החומר נשלח פוסט ציטט Tumblrkak שלי
- אם תבחר בכותרת ציוץ תג וקישור בהודעה שנשלחה טוויטר,
- אתה יכול להגדיר את התגיות לחשבונות אחרים: לינקדאין, פייסבוק ...
בזכות שיטה זו, זרימת כולו של "ברז" נשלחת לרשימת המשימות וספריה אישי, ואת המשאבים שנבחרו, בתורו, יכול להיות משותף. וכל זה מבלי לאבד פוקוס.
טקס הערב
מאז הבוקר אני רוצה להתמקד בעבודה יצירתית, ערב הטקס - הוא אבן הפינה לתכנון למשך כל היום.
איך אני מתחיל בטקס הערב
עד אחרי ארוחת הצהריים:
- אני כבר סיימתי בבוקר לעבודה על עצם את המשימה החשובה ביותר;
- נכנסים שנצבר הודעות שלא נקראו שקיבלתי כשהייתי עסוקה בעבודה על עצמו את המשימה החשובה ביותר;
- בתור ברשימת המשימות כלולות טאקסקו, אשר שמתי שם בבוקר, ואת משימות נפוצות שאני לבצע במהלך ערב טקס יום יום.
מטלות יומיומיות נוכחיות
כפי שהוזכר קודם לכן, בערב טקס כולל משימות כגון:
- צפה. זוהי בדיקה מלאה של כל: אני מתעסק עם זה בכלל אפשרי, אפילו עם חומרים אלה, העבודה כי תיקח יותר מ 2 דקות.
- לקרוא, להפיץ, לשתף. אני עובד עם כל הדברים המעניינים שהוספתי ב 24 השעות האחרונות.
- רשימת משימות שליטה. Open בתורו, יעדים המבוססים על התקדמות העבודה על עצמו את המשימה הכי חשובה, אני:
- אני מחליט שאני אעשה הערב, וכי חוב יועבר למחרת,
- אשר המשימה להחליט הוא מחר בבוקר ביותר משימה חשובה, ולקבוע כמה זמן זה יהיה צריך להיות משולם,
- זמן הזמנים לנוח (או לסבול את זה על כך או אי פעם).
ישנם מספר מקרים מתמשכים, למשל להגיב על הודעות דוא"ל קבלו אתמול, או בהמתנת חשבונאות מימון ועוד. חלקם מופיעים רק היום המיוחד. לדוגמה, אני בודק לעיל Diigo בכל יום רביעי ושבת.
מבחן שבועי
כל יום שני ברשימת המשימות שאתה צריך לכלול את הפריט "ערך רשימה של יעדים לשבוע." אז כל לילה במשך שבוע, ואני לזכור את המטרה: להיות שימושי כאשר אתה צריך להחליט מה לעשות היום, ומה לצאת מאוחר יותר.
כל יום שישי בלילה, אני נפשי לסקור את המטרות הללו ולהעריך באופן ביקורתי אותם.
רק אז מגיע הזמן לנוח
בהמשך הערב קל יותר לנהל לו"ז ועוד קשה לעבוד על בעיות קשות, אז במשך היום אני עלול להיות מעורב לאור ולהוסיף משימות וחומרים במקום. אבל גם במקרה הזה, ולפחות מחצית היום הדואר הנכנס ייסגר.
היום שלי מסתיים אובייקטיבי "Study - קביעת תור - מידע מניות - הפצה", כך מסתובב יום חדש להתחיל בלי עומס של עסק גמור.
אנו מקווים כי טכניקה זו היא להגדיל את הפרודוקטיביות יהיה שימושי עבורך.