איך להיות עובד פרודוקטיבי ביותר במשרד ובאותו הזמן ללכת הביתה בשעה 17:30
הפרודוקטיביות / / December 23, 2019
קאל ניופורט
פרופסור עמית באוניברסיטת ג'ורג'טאון. הוא קיבל תואר ראשון ממכללת דארטמות, דוקטורט במדעי המחשב - במכון הטכנולוגי של מסצ'וסטס. המחבר של שלוש קולקציות של טיפים מקוריים עבור תלמידים וסטודנטים.
זה קאל ניופורט. וזה יכול להיקרא באמת פורה, שכן:
- פרופסור באוניברסיטה שמבלה יום שלם, ובנוסף קיטור, מגוון של פעילויות עבור התלמידים;
- הוא כתב שישה (או יותר) כניסות בשנה עבור כתבי עת מדעיים;
- מחבר של ארבעה ספרים שונים, וכיום הוא עובד על החמישי;
- בעל ואב אכפתיות;
- מוביל בלוג על פרודוקטיביות ויעילות שלו, אשר מתעדכן באופן קבוע עם שיאים חדשים.
למרות כל האמור לעיל, הוא מסיים את העבודה בשעה 17:30 ולעתים נדירות עוסקת בעניינים של עובדים בסופי שבוע.
לא, הוא לא גיבור, והוא לא היה צוות עוזרים של 15 אנשים. התחנה באים לרגע מקנא הארגון הזה והיעילות ומשקפת, כך קאל מצליח עדיין לשמור על קשר.
להלן אתם מחכים ייעוץ, שבעקבותיו תלמד איך לנהל את הזמן שלך ביעילות, להפסיק להיות עצלן, פשוט להתחיל לעשות יותר ובכך יעזוב את המשרד הביתי בשעה 17:30. בואו נתחיל.
1. רשימות - היא רעה. כתוב את לוח הזמנים שלך
רשימות בכוחות עצמם הם חסרי תועלת. הם רק הצעד הראשון שלך. אתה חייב ליצור לוח זמנים ברורים. למה? זה יעזור לך לתכנן את מה שאתה יכול לעשות באמת. זה יאפשר לך לבצע משימה מסוימת בזמן שאתה תהיה מסוגל לבצע את זה בצורה היעילה ביותר, ולא רק משום שהוא עובר מספר ארבע ברשימה.
עוד ברשימה שלך אין תאריך ושעה ספציפיים עבור כל משימה, אתה פשוט נותן משאלת לב.
תכנון מעודד אותך להתעמת עם המציאות. יש לך כמות מוגבלת של זמן מספר מסוים של משימות. אבל אתה לא יכול לקבוע בדיוק כמה זמן אתה לוקח כל משימה. כשאתה תסתכל לך היקף עבודה מלא, תוכל לבלות כל שעת עבודה פרודוקטיבית, לסחוט יותר לעבודה מתי והיכן ומתי אתם מעדיפים.
קאל ניופורט
מומחים מסכימים כי אם לא סופרים את הזמן המדויק שנדרש כדי לבצע משימות, אתה לקדם את עצמך לכישלון.
אני בטוח שרבים מכם נמצאים כעת לחשוב כי רוב הבעיות מופיעות לפתע ולא יכול לחזות ולתכנן. כן, כמובן, את הבעיות הפתאומיות מאוד קשות לשלב בלוח הזמנים שלה. אבל אתה לא צריך להיות מדען טילים. הכל יכול להשתנות בכל רגע. אבל אתה אף חייב את זה תכנית, אחרת אתה תהיה מבזבז הזמן המבוזבז שלהם.
האם אתה רוצה להפסיק להיות דַחיָן? לוח זמנים יעזרו לך.
ההבנה כי תכננת את היקף העבודה ברור, כבר מפחיתה את הרצון לעכב את ביצוע עניינים. אתה לא חושב על מה צריך או לא צריך אותך בעבודה עכשיו - ההחלטה כבר נעשתה.
קאל ניופורט
האם אתה חושב כי הצלילים הזה מובנה מדי ולא כיף יותר מדי? חשיבה לא נכונה.
מחקרים מראים כי התכנית אינה פועלת רק, אלא גם זמן פנוי - זה רעיון טוב. אז תוכל לשפר את איכות החיים שלך: רמת חיים של אנשים בבירור מתכננים אפילו בזמנו הפנוי, הוא הרבה יותר גבוה מאשר אלו שלא.
אוקיי, זרקנו רשימה לתוך הפח ותנסח לוח זמנים ספציפיים. עכשיו, אנו למדים לתעדף, כי אתה לא יכול לעבוד 24 שעות שבעה ימים בשבוע, נכון?
2. תארו לעצמכם שאתם הולכים ללכת הביתה בשעה 17:30, ולאחר מכן לתכנן את העסק שלך, אשר יהיה לך זמן לעשות עד לאותו זמן
עבודה ייקח על עצמו כל הזמן אתה שהוקצב לה. תן 24 השעות לה שבעה ימים בשבוע, ולהיות בטוח העבודה תספוג את כל 168 שעות אלה.
אתה חייב להגדיר גבולות, אם אתה רוצה למצוא את איזון בין עבודה לחיים אישיים. אילוצי זמן יתרמו ליעילות שלך.
הגדר לעצמך תאריך יעד: אתה הולך הביתה מהעבודה בשעה 17:30. ואז לתכנן את היקף המשימות שאתה תהיה מסוגל לשלוט הפעם.
קאל ממכן ביצועים זה בשל לוח זמנים קשים.
אתה יכול ללכת לכיוון השני: ליצור בטלן סידור עבודה מושלם, ואז לעשות הכל בדיוק ההפך. תעבוד קשה ובהתמדה, בלי לחוס על עצמו. תאמין לי, כאשר אתה עובד עבור ללבוש, חכם ופתרונות שימושיים עצמם ימצאו אותך.
אבל אל תשכח כי אתה צריך להגן על עצמם מפני שעות נוספות. אתה צריך להרגיש שאתה שולט בלוח הזמנים שלך. ככל שאתה מרגיש בשליטה על המצב, הלחץ פחות אתה חווה.
אוקיי, דימית בטלן היום המושלם ולעשות את ההפך. אז אתה ביעילות להתמודד עם האתגרים הנוכחיים. מה פרויקטים ארוכי טווח על?
3. תרגיש תוכנית עבור השבוע הנוכחי
אני חושב שתסכים כי תוכניות לטווח קצר - זה לא מגניב. אם אתה חושב רק על היום, אתה אף פעם לא מוצא את עצמך מול.
אתה רוצה לכתוב ספר, כדי להיות מעורב בפעילויות שונות, העוסקים בעבודה מחקר להיות הורה טוב בעת ובעונה אחת? אתה צריך תוכנית ספציפית עבור השבוע.
אנשים לא אוהבים להסתכל על תוכניות לטווח ארוך, אבל שוכחים מה היתרונות הם יכולים להביא איתם. אני יודע מה אני עושה שעה בכל שלו, יום, שבוע, חודש של חייו. האם אתה חושב שזה קשה? קל יותר ממה שאתה חושב. לשם צורך זה שעה אחת בבוקר בימים שני. רק.
בבוקר יום שני אני מכין תוכנית לשבוע. תוכלו לבדוק את האימיילים שלי, ואני להרהר על המשימות שאני צריך לעשות זה להסתכל בלוח השנה ולחשוב על איך לתכנן את זמנם היטב. להכין תכנית, אני שולח את זה לעצמך באמצעות דואר אלקטרוני, ועכשיו אני תמיד אראה אותו בתיקיית "הדואר נכנס". כאן אני יכול לצפות בו כל יום, ואני תמיד יכול לחזור אליו פעמים רבות ביום, אם אתה פתאום לשכוח את סדר העדיפויות שלהם.
קאל ניופורט
וזה זכויות קאל. אתה רציונלית מבלים את זמנם בצע את התוכנית.
אולי אתה חושב שזה מספיק רק לחשוב שכל הדברים באים במשך שבוע בראשו, ולשרוף אותם אין צורך. לא, זה לא.
אם אתה כותב תכנית של מקרים, שתישאר עם זה יותר סביר: יהיה לך משהו מוחשי, לא מושלם, זה יזכיר לך את סדר העדיפויות שלך.
אז, עכשיו יש לכם לוח זמנים ברורים ותכנית שבועית. אבל אתה מרגיש שמשהו אחר חסר. ואתה חושב בצורה נכונה.
4. בצעו פחות בעיות, אבל לעשות את זה בהתלהבות
הרי לך משהו לחשוב כאילו, "אני רק צריך יותר מדי כדי לעשות. אני אף פעם לא היה לי זמן להתעסק איתם בסך המוקצב של זמן. "
וקאל מכירה בכך יכול להיות שאתה צודק. אבל אתה לא צריך לְהִתְיָאֵשׁ או פאניקה לפחד 22:00.
אתה צריך להיות במקרים פחות ממה שאנחנו צריכים עכשיו. זכור כי לא כל העסקים שלך חשובים, מה רוצה להופיע. אתם אומרים "כן" לעתים קרובות יותר ממה שהם צריכים. שאלו את עצמכם: "מה הוא באמת בעל ערך לי בחיים?". ואז לכבות כמה שיותר מיותר.
אנחנו תמיד מוערכים על מה שאנחנו עושים הכי טובים. אז, אם אתה רוצה להצליח, לא מרוסס, שתוכל לבצע משימות קטנות, אבל אתה תהיה מסוגל לבצע אותם בצורה יעילה יותר. אנשים אומרים "כן" לעתים קרובות מדי. יש לי המון המון להגיד "לא." ואני באכזריות להימנע משימות, שמרגיע אותי, אם אני מרגיש שהם לא חשוב לי.
קאל ניופורט
האם אתה מרגיש שאין לך זמן, אבל ג'ון רובינסון, מומחה לניהול זמן, לא אני מסכים איתך, ומאמין כי היום יש לנו הרבה יותר זמן פנוי מאשר אי.
הוא מתעקש על העובדה שאנשים מודרניים אינם עובדים יותר מקודמיהם (למרות שרובנו מאמינים אחר). מחקרים מראים כי ב -40 השנים האחרונות, אנשים מבלים הרבה פחות זמן לביצוע משימות עבודה, ועוד הרבה יותר סיכוי להיות מעורב סח דעת יצרניות. כל, על פי ג'ון, זה הזמן לנוח.
מה המסקנה מכל זה? האם אתה מרגיש שאין לך זמן, כי זה נקרע לגזרים לתוך משימות קצת מעצבן המנקזים את החיים שלך ואתה.
אז, לעשות פחות. אבל לעשות את זה "פחות" עם תשוקה והתלהבות.
התוכניות שלך בנויות, והם מצוינים להשתלב בלוח הזמנים שלך. אבל שאלה אחת עדיין נותרה פתוחה: מה המשימות שעליך לבצע?
5. שים לב פחות משימות קטנות יותר - דגש על העובדה עדיפה גבוהה יותר
בעבודה שאנחנו עושים דברים שונים. דברים כמו בניתוח כתובת דואר אלקטרוני, הנוכחי, אם אתה חושב על, הוא לא תמיד הכרחי פגישות והקשבה הרכילות במשרד רגיל אינו מחייב אותנו כל מאמץ מנטלי מסוים. כאן אתה לא משתמש הכישרון שלך. אם אתה עושה קצת עבודה חשובה, שהיא דורשת הפעלה של כל שלך יכולות וכישורים. מוביל זה לתוצאות טובות.
מה הבעיה עם משימות קטנות? אנחנו טובעים "מים רדודים".
אנשים לעיתים קרובות עבודה בסופי שבוע ובלילה, מרגישים כי הם עושים הרבה פחות מאלה להיפרד העבודה בשעה חמש בערב. הסיבה לכך היא שהם עובדים הרבה, אבל את החשיבות של משימות שבוצעו על ידם הוא קטן.
אין זה סביר כי מישהו לתפקיד המנכ"ל רק משום שהיא הגיבה לכל אימיילים או ביקר באחת פגישה נוספת קטנה. כן, היישום הדקדקני של משימות קטנות אפילו יחסוך ממך הפיטורים, אך תוכל לפתח רק כאשר בראש סדר העדיפויות שלך תהיינה המשימות בקנה המידה הגדולה.
נניח שיש לך זמן כי אתה להקדיש עדיפויות בלבד. תחילת עבודה הוא לא דבר קל?
העיקר - לעצור בבוקר הדבר הראשון שיש לבדוק דואר אלקטרוני.
נסה לא לבדוק דואר אלקטרוני בשעות הראשונות אחרי שהתעורר. יש אנשים שהם אפילו קשים לדמיין את זה, יש להם בהכרח שאלות כמו: "איך אני יכול לעשות את זה? אני בהחלט צריך לבדוק את הדואר האלקטרוני, אחרת אני לא יכול להגיע לעבודה. " אתם תהיו מופתעים לדעת כי ברוב המקרים זה לא נכון.
כן, אולי אתה באמת צריך להיכנס הדואר האלקטרוני שלך ולאסוף מידע שיאפשר לך להשלים את המשימה בבית 100%. אבל אתה יכול להתחיל להריץ אותו עבור 80 או 90%, ואז לטפס לתוך האימיילים שלכם כדי לקבל מידע נוסף. אז אתה תחסוך לעצמך בבוקר פרטים מיותרים זרים כי הם הקפידו לכבות את תשומת לבכם, ויוכל להקדיש את עצמו לחלוטין לעבודה.
טים פריס
אז איך אנחנו לקשור את כל האמור לעיל? למרבה הפלא, רק כדי לסכם.
קאל נתן לנו חמש עצות טובות:
- רשימות - היא רעה. כתוב את לוח הזמנים שלך.
- תארו לעצמכם שאתם הולכים ללכת הביתה בשעה 17:30, ולאחר מכן לתכנן את העסק שלך, אשר יהיה לך זמן לעשות עד הפעם.
- תרגיש תכנית עבור השבוע הנוכחי.
- בצעו פחות בעיות, אבל לעשות את זה בהתלהבות.
- שים לב פחות משימות קטנות יותר - דגש על העובדה עדיפה גבוהה יותר.
עכשיו את המילה "לוח זמנים" ואת "תוכניות" קול מגניב לך, ואתה לא מבין את היתרונות הספציפיים שהם יביאו. אבל ברגע שאתה עושה אותם חלק מהחיים שלך, תבינו כי יש לך זמן פנוי עבור בני משפחה וחברים. בנוסף, תוכל לעשות מה יכול להיות גאה.
עבודה רוחנית - זה באמת בעבודת המאסטר. אבל זה לא מסובך כמו שזה נשמע: אתה לא עושה גילופי עץ, ולעבוד עם מידע. אתה לפתח רעיונות. אתה צריך להפריד את המוץ מן התבן, ולפעמים כדי ליצור את הרעיון של החומר "גלם". אם אתה מתחיל להסתכל על התהליך הזה מנקודת המבט של האדון, תוכל להיות מאושר יותר, אתה תהיה מרוצה מהעבודה שלהם, כמובן, הם יותר מוצלחים בפעילות המקצועית שלהם.
קאל ניופורט
בחר את מי שאתה רוצה להיות: משרד או יוצר מתבודד מוצלח?