7 טעויות בהכנת הרשימה של מקרים להפחית את התפוקה שלך

1. ערכו רשימה של הבוקר

נראה די טבעי הדבר הראשון בבוקר כדי לכתוב תוכניות ליום. עם זאת, הפעם זה כבר מאוחר מדי. אז אומר איילין רוט (איילין רוט), מחבר הספר "ארגון for Dummies". "אם אתה להכין רשימה של משימות בבוקר, ובבית 08:00 יש לך פגישה בעיר, אתם בקושי יהיה לי זמן לזה," - אמרה.

ערכו רשימה של צורך בסוף של יום. זה יאפשר לך לעזוב את העבודה מאחורי המקרה ובבטחה לנוח. "אתה הולך הביתה מעבודה ולא לחשוב על הרשימה של משימות קרובות, כי אתה כבר עשית את זה ויודע כי תצטרך לבצע מחר. המוח שלך יכול סוף סוף להירגע, "- אומר איילין.

2. כלול ברשימת משימות רבות מדי

אם עושים את הדברים ברשימה שלך יכול לקחת שבועות או חודשים, אז אתה תמיד מתכון לכישלון. אז אתה תרגיש מאוים.

לדברי קירה Bobinet (קירה Bobinet), מחבר הספר "חי A-מאורגנים היטב: 10 שיעורים של פסיכולוגיה קוגניטיבית לעצב חשיבה לחיים מודעים, בריאים ובעלי המשמעות", המספר האידיאלי עבור הרשימה שלושה משימה. "מידע מפרש המוח שלנו מקובץ בשלושה מרכיבים, - היא אומרת. - אז להתחיל מוזן ברשימת שלושת הדברים החשובים ביותר ".

רוב האנשים לא מבינים כמה מעט הוא באמת שעות פרודוקטיבי ביום אחד.

"החוסן הנפשי שלנו - הרבה יותר משאבים מוגבלים יותר זמן. ליום מהווה רק 3-6 שעות כאשר אנו עובדים קשה, "- אומר כריסטינה וילנר (כריסטינה וילנר), היוצר של רשימת משימות מדהים מרווין - כדי להגדיל את היישום הפרודוקטיביות.

בנוסף, רבים לא מבינים כמה זמן זה יכול לקחת לבצע בחלק מהמקרים. לכן יותר מדי זמן כדי לעשות רשימות אינן יעילות. וילנר מייעץ להקליט ליד כל משימה זמן המשוער לביצועו. עקוב אחר הזמן לבצע חישובים מדויקים יותר בעתיד.

3. כלול ברשימה או לחלום מטרות מאוד גדולות

יעדים שאפתניים, כגון כתיבת ספר או כיבוש האוורסט, לא צריך להיכלל ברשימת המשימות. במקום, להביא אותו נפרד רשימת משאלות.

רשימת ענייני היומיום תכיל תכנית ברורה.

אם אתה צריך לסיים פרויקט גדול, יש צורך לחלק אותו למספר משימות קטנות השגה ולאחר מכן לצרוב אותם לרשימה. מאז המועצה פעלה פאולה ריזו (פאולה ריזו), מחבר הספר "חשיבה הרשימה:. איך להשתמש ברשימות כדי להיות פרודוקטיביים יותר, מוצלחים יותר ופחות דאגה"

כאשר מסתכל על הרשימה הארוכה של כל המטרות שלך, אתה תרגיש מאוים. בנוסף, אתה תהיה מרוצה עם העובדה שאתה לא יכול לבצע את כל התוכניות המוקלטות. אחרי הכל, כמה מהם דורשים הרבה זמן ומאמץ.

4. באותה מידה להעריך כל משימה

מאמן הפרודוקטיביות על ידי ננסי גיינס (ננסי גיינס) טוען כי הרשימה צריכה להיות רשימה של סדרי עדיפויות. "הבאה בחזרה רק את הדברים האלה כי יקדמו את הקריירה או העסק שלך קדימה, - אומר גיינס. - אם זה לא בראש סדר עדיפויות, אז זה לא צריך להיות ברשימה. זה יהיה רק ​​להסיח את דעתך. "

בהרכבת הרשימה, היא מומלצת לבצע את המערכת של "3-3-3": מחק מהרשימה החשובה שלושה לפחות משימות, להאציל שלוש משימות שהן לא שווים את הזמן שלך, ולעשות את העדיפות הגבוהה ביותר שלוש משימה.

5. הצבת מטרות מטושטשות

אם המשימה ברשימה מעורפלת, אך בעתיד תצטרך לחשוב איך למלא אותם, ואפילו לזכור למה הם מתכוונים. אז להרכיב רשימה יש לתת תשומת לב בשל.

"קח התכנון שלך קצת יותר זמן ולעשות את הרשימה ספציפית ככל האפשר" - מייעץ המחבר של "סודות של פרודוקטיביות אישית," תומס מור (מאורת תומאס). לדוגמה, במקום לכתוב "הצהרת ההוצאה", לכתוב את הפריט "להזין את הנתונים לגיליון אלקטרוני."

הימנע מילות מוגדרות כגון "תכנית", "לסחוב" או "עיצוב". "אם אתה קצר נמצא זמן, אז הביט ברשימת המילה" לפתח", תרצה לדלג על שלב זה - אמר Mora. - הזמנת מילים דומות לרשימת הפרויקטים הגדולים ".

6. להשתמש באותה הרשימה, עד שתשלים את כל המשימות

"הבעיה היא שכל יום מביא עמו משהו חדש. לכן, מה עשית היום, אתה לא בהכרח צריך לבצע מחר. ובכל התוכניות שלך למחר עשויות להשתנות לפני שתסיים את זה, "- אומרת איילין רוט. אז כל יום אתה צריך לעשות רשימה חדשה.

7. אין לחייב את הרשימה ללוח השנה שלך

אם הרשימה לוח שנה הם לא קשורים אחד לשני והם מקבלים משימות שונות, אתה בקושי תוכל למלא את כולם. "במקרה כזה לא יהיה לך זמן כדי להשלים את המקרים ברשימה. האם אתה צריך להקריב שינה, סופי שבוע, חגים או זמן שבו היית רוצה לבלות עם המשפחה שלי, "- מזהיר קייטי Matstsokko (קייטי Mazzocco), מחבר הספר "פרודוקטיביות המהפכה: כיצד למקסם את הזמן, ההשפעה והכנסות בניהול קטן עסק. "

נסו תמיד להקצות זמן בלוח השנה שלך לביצוע משימות מהרשימה.