שגרה - מבט רענן על משימות ניהול

מאת המחבר:

אחד הקוראים הקבועים שלנו, ג'יימס ז'וקובסקי, שפותח עדיפויות ומערכת ניהול משימות משלה הנקראת "לשגרה". לפני זמן מה, כאשר דיברתי על מערכת ניהול המשימות שלי, יעקב הציע לקרוא אותו ספר ולדון המתודולוגיה המוצעת. הבטחתי כי יעשה זאת, וכמובן, מבטיח. דברנו עם יעקב והחלטנו לחלוק עם קוראי Lifehacker למתודולוגיה שנקבעו. מיד הביעו את דעתם - טכניקה מעניינת, יש הרבה דגנים רציונלי, למרות הנושאים מספיק. אבל איפה הם לא קיימים? כל מי שמתעניין משימות וניהול - ממליץ מאוד להכיר. הספר של ג'יימס אני גם מאוד אהבתי. זה לא פרסום מקצועי. זה בדיוק הסיפור של יצירה ושימוש שפותחה על ידי יעקב המערכת. הספר אינו גדול ולכן אני ממליץ להקצות לה שעה לקרוא. אז - נקודת מבט רענן על משימות ניהול. מערכת "שיגרתי".

מי יכול ליהנות ממערכת זו?

• עבור כל מי שעושה רשימות.
• כל מי שחווה בעיה מועדפת.

איך המערכת הזאת?

הבנתי שאני צריכה מערכת שיכולה לעזור לייעל את זרם בלתי פוסק של מקרים ופרויקטים, וצריך להיות:

• מספיק פשוט
• מספיק גמיש
• היא אינה דורשת הרבה מאמץ
• עוזר לתעדף במהירות

לשם כך היה צורך לחזור ולקרוא הרבה ספרים על ניהול זמן. בשנת אותם מצאתי את התשובה מובנת, ברורה לשאלה "כיצד להגדיר את סדר העדיפויות שלנו?". אבל מבוסס על הרעיון, אשר בהדרגה התפתחה מתודולוגיה נולדתי על מידע שהתקבל. הקריאה שאני מתודולוגיה "שגרתית"

ברגע ששמתי לב פיסת נייר, עם תוכנית השבוע. ליף היה מצופה על ידי מספר עמודות. העמודה הראשונה ─ מצבי משברבמקרה השני ─ שגרתבשנות ה ─ השלישי שגר בעתיד ובסופו של ─ הרביעי רעיונות. בהמשך יתווסף לרשימת סעיף אחר ─ מטרות.

התחלתי לחשוב למה היה לי כיוון כזה? והבנתי - אז אני יכול לעשות סקירה מהירה של התוכניות. הצלחתי לראות בבירור מה יש צורך לעסוק וכי באמת הכרחי. ואז זה הכה בי. אחרי הכל, מדובר באותה עדיפויות!

מהי שגרה

מחשבה על השגרה, הבנתי כי, ככלל, יש משימות מסגרת הזמן שלהם, מה שאומר שהם יכולים להתפתח לבעיה. התברר כי חשוב לך רשימה של פרויקטים עתידייםכדי לשים את זמנם שגרתפרויקטים ובכך למנוע מהם להיכנס בעיות.

מעט שינוי שם, קיבלתי את הסעיפים הבאים:

1. בעיות.
2. שיגרתי. (רשימת פרויקטים ומשימות)
3. הפרויקטים הקרובים.
4. יעדים.
5. רעיונות.

התחלתי לחשוב על מסגרת הזמן של סעיפים אלה. לדוגמא, אם זה בעיה, כמה זמן יוקדש על זה, ברגע שאני צריך להשלים משימה או פרויקט? אז על מסגרת הזמן הבאה:

1. ─ הבעיה היא הצורך supersrochno לעשות היום, ממש עכשיו. במקרה קיצוני, מחר.
2. ─ שגרה שצריך להיעשות היום או מחר, בכלל, השבוע.
3. ─ מגוון הפרויקטים העתידיים יכול להיות מאוד רחב. אבל ככלל, משהו שיקרה זה או בחודש הבא.
4. מטרות עשויות להיות שנה או ב פחית בכלל לא.
5. רעיונות עשוי או עלול לא להיות בכלל.

לדוגמא, אתה מקבל הצעת חוק על עלויות חשמל. האם יש לך עוד חודש לפני שאתם באים "אדום" הצעת חוק. אז, בזמן שאתה יכול לשים אותו ברשימה המתקרב פרויקטים. אחרי כמה שבועות אתה תצטרך לעבור אותו לרשימה פרויקטים. אבל אם אתה לא עושה את זה בזמן, הציון שלך יקבל חשמל ברשימה בעיות.

מסגרת הזמן יכול תמיד לשנות בעצמך, כי הוא שמישהו לזהות את הבעיה יכול לנוע בין שעה בשבוע. הכל יהיה תלוי בקצב ועוצמת חיים, כמו גם על מצבים ספציפיים.

לפיכך, את האירועים ביומן שלך, פרויקטים עתידיים, רשימה של פרויקטים ורשימת כל הבעיות מדובר בשגרה!

כלומר כל הדורש פעולה עכשיו או בעתיד הקרוב, במקרה של אי מילוי כרוך השלכות שליליות. לדוגמא, אתה התעלמת החשבון שלך לחשמל, ואז אתה צריך לשלם + הקנס שלו, במקרה טוב. ואם אתה מכבה את החשמל?

מסקנות:

1. פרויקטים שיגרתי פרויקטים אלו יש השפעה שלילית אם הם לא מבצעים.
2. רעיונות ומטרות, ככלל, אינם מובילים לתוצאות שליליות ו, על זה, הם לא חלק מהשגרה.

לדוגמה - אתה בא עם הרעיון לשלם את החשבון עבור חשמל דרך האינטרנט. אבל אחרי שעות ארוכות מול המחשב, אתה מתחיל להבין שזה לא אפשרי לעשות. אז אתה לא משלם את חשבון הזמן האבוד.

זו הסיבה שזה כל כך חשוב ללמוד להפריד בין רעיונות ומטרות של משימות שגרתיות ופרויקטים.

משימות מיין ופרויקטים

האיור מציג איך שאני אתקן הנכנסות שלי. בדרך כלל, מיון לוקח לי 15 דקות. לפעמים, אני לא להשתלב במערכת במשך שבועות, ולפעמים אני עובד עם זה כל יום. בקי כלול כל יום, אך לא הכרחי - העיקר כי הפרויקטים שלך לא להפוך בעיה.

כל התיקיות המשותפות:

1. לוח שנה
2. ארכיון
3. רעיונות
4. מטרות
5. פרויקטים עתידיים
6. פרויקטים
7. בעיות

ישנם אזורים שבע שם יש משימות ופרויקטים שלנו. אני לא לשים "הרופא ביקור" בפרויקטים. אם יש לי תאריך ושעה, ואת אליי רק יבוא בזמן שהאירוע הזה אני פשוט zanoshu קלנדרית.

אז, אנחנו צריכים לעשות רשימות: בעיות, פרויקטים, מתקרבפרויקטים + לוח, זו השגרה שלך. התבלט רשימות רעיונות ו מטרותמבט בואו בבית למה?

לעבוד עם רעיונות רשימות ומטרות

כיצד ניתן לזהות כי לפניי רעיון או מטרה? אני רק שואל את עצמי, "מה אם אני לא, אף פעם?" ואם התשובה היא "שום דבר," אני בטוח לשלוח משימה זו לרשימה רעיונות.

זה עוזר:

• אל תוריד את רשימת מטלות
• אל תטען המוח שלך

עכשיו להסתכל על התמונה עם רעיונות ומטרות

הרעיון יכול לגדול לתוך מטרהו- AIM להיכנס רשימות של פרויקטים. איך זה עובד ומה שהוא צריך?

יעדי הרעיון

לרעיון פגע מטרות חשובות מאוד להבין הערכים והעקרונות שלהם.

אנחנו צריכים להבין למה אתה צריך את זה. אז אתה צריך לשאול את עצמך כמו שאלות רבות ככל האפשר. אלה עשויים להיות שאלות של תוכנית כגון:

1. זה יכל להשפיע באופן חיובי על שגרת היומיום שלי?
2. האם זה יכול לגרום לי בחינם יותר?
3. זה יכול לעשות אותי מאושר?
4. האם זה כמשהו להעשיר את חיי? (רוחני, פיזי, כלכלי)

אם אתה עונה לעצמך, למה אתה צריך את זה, וזה יהיה רעיון ממש שימושי, אז אתה יכול להעביר אותו לתיקיית היעד.

פרויקטי מטרות

Folder מטרות שאני מורכב תת-תיקיות מספר. תיקיית הראשונה היא המטרה החדשה, אז המטרה של החודש, אז באזור של חיים ואז מטרה להורג. זה נראה כך:

ראשית אני חייב לראות את המטרה החדשה שלי המתייחסת לאזור. לאחר המטרה החדשה שלי באה מתוך הרשימה, אומרים "עבודה", הוא יכול לשכב שם, לפחות עד תחילת החודש הבא. ברגע הירח החדש מגיע אחליט מה רשימות שלי ( "עבודה", "הביתה", "משפחה") אני רוצה לעבור לרשימת המטרה של החודש.

נניח שאתה יצרת רשימה חדשה המטרה של החודש. טוב מאוד, אבל יש צעד חשוב נוסף כדי לשים את המשימה ברשימה ברשימת פרויקטים. אתה צריך לנסות להבין איך אתה יכול לקבל מה שאתה רוצה. ככל שהדבר מעשי. נניח שהחלטת לקנות הליכון. לפני הצבת משימה זו בפרויקט, לוודא כי הם על מכירה, יש לך מקום לשים אותו הוא שאתה יודע איפה למכור אותו, כמה זה עולה ויש לך את הכסף. אם אתה לא עונה על השאלות האלה, אז המטרה שלך תהיה הרבה זמן השוכב ברשימת הפרויקט לא זזה. אם אתה עונה על השאלות האלה, אתה יכול לשים את המשימה הזו (פרויקט) רשימת הפרויקטים והוא קל לקבוע את השלב הראשון של הפרויקט.

עם הצעות עבודה שגרתית

כולם רק כאן. פעם בשבוע, אתה יכול לרוץ בקצרה דרך הפרויקטים העתידיים. אתה צריך להבין מתי הזמן של זה עבור משימות מסוימות כדי לעבור לרשימת פרויקטים.

רשימת הבעיות היא חשובה ביותר, אם יש שם משהו, אז אתה צריך להחליט עכשיו \ היום הוא למעשה העדיפות שלך №2 (עדיפות היא השנה שלך №1). אל תפחדו, ברשימת הבעיות הוא לא כל כך הרבה ולעתים קרובות יקבל בעיות. זה נשאר רשימה של פרויקטים. ואני מורכב משתי תיקיות. פרויקטים נכנסים ופרויקטים פעילים. בפרויקטים נכנסים אני מגדיר את הצעד הראשון של הפרויקט, למשל, קורא הגדה. ואז שמתי אותו לפרויקט הפעיל. זה הכל.

אני לא אפרט כאן כדי לצבוע, שעוזר לי לבצע את עצמם משימות ופרויקטים, אבל אתה יכול ללכת לאתר שלי בחינם ספר להורדה.

Soft

אני משתמש Evernote כדי לשמור על המערכת. למה הבחירה הזו? זאת, משתי סיבות.

ראשית. עברתי הרבה מנהלי משימות שונות. התברר כי המערכת צריכה להיות מספיק פשוט כדי שתוכל להשתמש ללא מחשב. Evernote - זה רק מחברת, שבה הייתי מרוצה לחלוטין.

שנית. הבנתי שכדי לבצע משימות ופרויקטים מסוימים, אני לא צריך כל כך הרבה ממשקי todo עם היכולת לסמן ריבוע, אבל את היכולת לכתוב ולהוסיף מידע לכל פרויקט. כלומר - כדי לחפש תשובות לשאלה "איך" ו "למה". ובדיוק חושב מה הצעד הראשון. בנוסף, ככלל, כמעט כל משימות ופרויקטים מלאים בחומרי פרויקט כי הם מתבוללים לחלוטין Evernote.

סיכום

אז, מה יש לנו? מערכת זו מאפשרת לך לנתח נכנסת במהירות. אין צורך להחליק ברשימת פרויקטים, שכן הוא ברור מאליו כי ישנם רעיונות ומטרות שאינם חלק משגרת היום שלך. אל תחשבו שאנחנו מתעלמים רעיונות ו מטרות. נהפוך הוא - המערכת עשויה להשיג יותר מטרות, כי קיים ריכוז על הבאת רעיונות ומטרות למדינת הביצועים בפועל שלהם.

מסקנה

אין מערכת, כולל שלי, זו אינה תרופת פלא לכל בעיות. אין מפתח סודי.

TM הוא רק ראי של הדמות שלך. לגדל אופי מעריך את הזמן שלך.