למה אתה צריך לבדוק את שיטותיהם של הכנת רשימות מטלות
לעבוד וללמוד הפרודוקטיביות / / December 23, 2019
איך אפשר לבחור את סדר העדיפויות שלהם כדי לעשות רשימות? ברור, רוב השיטות הקיימות של מרכיבי רשימות של משימות המבוססות על עדיפות. עם זאת, עבור אנשים רבים אשר בונים רשימה על קריטריון יחיד של עדיפות, מתברר כי המערכת מעת לעת, אם לא לצמיתות, נותנת לכישלון. בואו ננסה להסתכל על דרך של עריכת רשימות של משימות בצורה שונה.
מקור הבעיה
העובדה כי סדרי העדיפויות משתנים ללא הרף, כולל בתוספת משימות חדשות. בנוסף, בשינה שהינה מערכת כזו אינה נחשב לגורם אנושי פשוט. עם זאת, ברשימת המשימות מרמזת סדירה. בראיון, דיוויד אלן, האלפא והאומגה של פרודוקטיביות, משאב הנתון GTD טיימס, מסביר את הצורך לנטוש את הסוג של משימות יחידות העדיף הפרמטר. זה לא אומר שאתה צריך לבטל את האפשרות הזו, אך הרשימות נבנו על פי קריטריון זה, לעתים קרובות מדי "מיזוג" מכמה סיבות:
- ארגון סדר העדיפויות של «A, B, C» או «גבוה, בינוני, נמוך" פלט מאפשר מערכת נוקשה שאינה מסוגל להסתגל כמובן האמיתי של אירועים.
- המשימה של העדיפות הגבוהה ביותר בתחילת היום, לקראת הצהריים יכולים להיות בעדיפות נמוכה במשך מספר סיבות. לכן העדיפות של מינוי מייד עם הופעתו של משימה חדשה מתעלמת מהעובדה הפשוטה כי לעתים קרובות המשימות בעדיפות משתנות בעוד כמה דקות.
- בעת הגדרת הבעיה המועד האחרון הוא לעתים קרובות לא נלקח בחשבון את פרק הזמן שבו אתה פרודוקטיבי ביותר.
- על בסיס התקנת משימות בעדיפות המועד האחרון אינו כולל את הזמן הדרוש כדי להשלים את המשימה.
התזות הללו צריכים להיות אמת מובנת מאליה: עדיפויות רלוונטיים המשימות בתחילת יום העבודה, כמעט איבדה את הרלוונטיות שלה במלואו עד סוף היום. האם יש טעם פילדינג עדיפויות מוקדם יותר באותו היום? דמיינו את סוף היום, כאשר אתה מותש ורוצה לחזור הביתה. אין עדיפות לא תגרום לך בשלב זה לקחת על עוד פרויקט גדול. לכן, רשימת המשימות צריכה לקחת בחשבון את השעות כשאתה הכי פרודוקטיבי ומסוגל לבצע משימות מסוימות. כמובן, אתה יכול לשמור על שינוי סדר העדיפויות למשימות במהלך היום, אבל זה סותר את עצמו את היסודות של פרודוקטיביות: בזבוז זמן לארגון העבודה, במקום לבצע את העבודה מקובל.
גישה חלופית
במקום זאת, בחיים אמיתיים, ואתם תחליטו מה לעשות על בסיס ארבעה קריטריונים (לפי סדר החשיבות של כל פרמטר):
- בהקשר. מה אפשר לעשות במצב הזה?
- זמן.
- סיבולת.
- עדיף. ביצוע משימה תניב את התוצאות הגדולות?
כדוגמה, לשקול מצב אופייני. בשעה 10 בבוקר, אתה מקבל הודעה מהכיוון שבו תישאל להתמודד עם בעיות בשרת. הדו"ח אומר כי יש חשיבות לסדר למדי, אבל האם אתה יודע כי עבודה על השרת עשוי לגרום לו אי-פונקציונלי, וכעת מספר גדול של אנשים נמשכים אליו. כמו כן, אתה יודע כי לקראת סוף הטיפול לשרת כמעט להפסיק לעבוד יום. ובכל זאת אתה יודע שזה טוב ביותר לעשות לך לעבוד בלילה, אז למה לא להעביר משימה זו כדי הערב, כאשר אתה פרודוקטיבי ביותר ואינו מפריע לפעילות של אנשים אחרים? כפי שאתה יכול לראות, אתה מוסיף פרמטרים נוספים בתהליך של השתקפות. גישה כזו לרשימת המשימות בהחלט צריכה יותר מחשבה, אבל נותנת את תפוקת תוצאה הרבה יותר טובה.
ועל סמך מה ההגדרות שתבצע כדי לעשות רשימות?