ליאו Babauta: 10 ההרגלים שלי לעבודה עם דואר אלקטרוני
לעבוד וללמוד הפרודוקטיביות / / December 23, 2019
© תמונה
דוא"ל יכול להיות כלי עבודה מעולים, והוא יכול להפוך למקור מעצבן של סחבת, וזה בדיוק איך אתה משתמש בו. היה זמן שבו הכרזתי על פשיטת הרגל המוחלטת של הדוא"ל, ועכשיו אני בודק אותו כל יום 2-3 פעמים ביום, אבל זה עובר מהר וביעילות.
פתחתי כמה הרגלים שעוזרים לי לעבוד עם דואר אלקטרוני הוא מאוד יעיל דגש יותר על עבודה חשובה אחרת. ואני אגיד לך בכנות, ולבסוף, תיבת הדואר הנכנס שלי היא ריקה, וזה הרגשה נפלאה. אעשה זאת במאמר זה 10 של הרגלי שלה. זה לא אומר שאתה צריך לעקוב אחריהם באופן עיוור, אני רק רוצה להראות את דרכי, ועל סמך זה, ייתכן להניח שלך. אז, הנה ההרגלים שעובדים בשבילי:
לעתים רחוקות יותר להסתכל בדואר
אני לא להשאיר את החלון פתוח כל דואר היום. והמבט שלה רחוק. הגעתי למסקנה שאם הדואר הנכנס שלי לצבור 20-30 מכתבים, אז העולם לא יתמוטט, בעת ובעונה אחת, זהו המספר שאני יהיה קל התהליך במהירות. אזהרה! אני אומר "תהליך" ולא "לקרוא". אני פותח את התיקייה "דואר נכנס" כדי פיזור על שאר ההודעות בתיקיות, לא לקרוא אותם לעזוב מיד.
תיקיות פיזור
אני פותח את הדואר ולהתחיל לקבל החלטות במהירות: להסיר או ארכיון, לקרוא ולהגיב באופן מיידי (אם זה לוקח פחות מ 2 דקות) או ארכיון, לשלוח תשובה מהירה, ולאחר מכן לגבות, להוסיף לרשימת המטלות שלי, כדי לעשות זאת מאוחר יותר (סימן בכוכבית, ולאחר מכן ארכיון). בכל מקרה, את דבר הדואר הנכנס צריך להישאר.
מיד הוסף הכל ליומן
אם המכתב מגיע לי קצת נתונים על אשר אני צריך לזכור, אני פעם הייתי מביא אותם ללוח השנה. מפגש אישי או מדברים על סקייפ, הכשרה או משהו, למה אני צריך רק לזכור שבוע - הכל נשלח מייד ללוח השנה. עכשיו זה הרגל הכי טוב שלי הוא הביא אוטומטיזם, והודות לה, אני כמעט ולא על משהו לזכור.
שימוש "קיצורי דרך"
אני משתמש ב- Gmail, אשר מספקת את היכולת להשתמש בקיצורי מקשים מרובים עבור דואר. למעשה, לקחתי רק כמה דקות כדי ללמוד אותם, ולאחר מכן את הזיכרון השריר זוכר את המפתחות.
אלה הם "קיצורי הדרך" כי אני משתמש:
«Gi» - לחזור אל תיבת הדואר הנכנס;
«E» - הארכיון;
"#" - מחק;
"C" - ליצור הודעה חדשה;
«R» - התשובה;
«F» - קדימה;
«A» - תשובה לכל;
«Gs» - ללכת מסומנים;
«Tab + Return» - כאשר אני יוצר הודעה, אז אתה פשוט לשלוח לו לגבות.
אני גם להשתמש בהגדרה כאשר, לאחר מחיקה או העברה לארכיון של מיילים, אעבור אוטומטית לשלב הבא מבלי לחזור אל תיבת הדואר הנכנס, זה מאפשר לך להעביר את הדוחות במהירות.
כתוב באותיות קצרות
התגובה שלי למכתב היא בדרך כלל 1-3 משפטים. אני כמעט ולא לכתוב מכתבים ארוכים יותר 5 משפטים. וכדי להיות סיבה טובה. אם אני באמת צריך לכתוב הרבה, אני מעדיף לעשות את זה ב- Google Docs, ולשתף את האדם הנכון. מכתב קצר משמעותה תגובה מהירה מן הנמען, כאדם לא צריך לפלס דרכם בג'ונגל של הרהיטות שלך, לתפוס ולהבין את המידע העיקרי.
להוסיף במהירות משימות לשורת המשימות לביצוע
חלקם משתמשים בתיבת הדואר הנכנס כמו רשימת מטלות, אבל הוא מותאם היטב לכך, והנה הסיבה:
1. העבודות שתבוצענה, מעורבב עם אותיות אחרות, ולאחר מכן הם קשים לתפוס מהקהל.
2. הנרטיב במכתב לא תמיד מכילים כמדריך ספציפי לפעולה, אלא על בסיס של האותיות אתה יכול לשים את המשימה עצמה. כאשר אתה מוכן לבצע את זה, תצטרך לחזור ולקרוא שוב את המכתב, כדי לזכור מה המשימה הספציפית שהצבת לעצמך אחרי שקראת את זה.
3. בכל פעם אתה מסתכל בפוסט לתפוס במקרה אחר, אתה נתקל הודעה חדשה, אשר מושכים את תשומת להסיח שלך מן המקרים העיקריים, לדפוק את קצב העבודה.
TODO-list פשוט וקל - הוא מסמך טקסט רגיל, שבו אתה יכול להוסיף משימות מהדוא"לים רק כמה לחיצות עכבר. ובמהלך רשימה כזו יהיה כלי יעיל יותר, כי אתה לא צריך כל הזמן לבדוק את תיבת הדואר הנכנס.
יש להרחיק מהישג הדואר הנכנס רק הודעות שלא נקראו
תכונה זו מיועדת למשתמשים מתקדמים. הייתי מכסח Gmail תיבת הדואר שלי, כך שהוא כבר לא יכול להיות מאוחסן הודעות שלא נקראו. אמצעי זה שאם פתחתי את המכתב וזרקתי אותו בתיקייה אחרת, זה יהיה פשוט נעלם. זה מניע אותי לקבל החלטה לגבי איך להמשיך עם המכתב הזה מיד, או שאני פשוט מאבד את זה. בזכות תצורה מסוימת זו, תיבת הדואר הנכנס שלי היא לא לפתוח הודעות נערמות, אשר בהדרגה להפוך זבל.
עיכוב לקרוא
לעתים קרובות לשלוח לי קישורים למאמרים. להם שאני מיד נשלח Instapaper, לקרוא מאוחר יותר. לכן אני מנסה להשקיע פחות זמן על הדוא"ל, כי יש לי כל כך הרבה דברים מעניינים לקרוא, אבל אותה.
מסנן רחם
כאשר מופיע תיבת הדואר שלי, שבו אני לא רוצה לראות, אני מיד מיישר אותו. אני לא עצלן לבטל אותו או להתקין מסנן על השולח. וזה מפחית באופן משמעותי את זרימת הדואר הנכנס. אני קשוח נגד מיילים הסותמים את תיבת הדואר הנכנס שלי, ואת הכלל מוחל גם היחס של אנשים מדי מפריע לי.
הודעות דואר אלקטרוני לסגור עד סוף הטיפול
הודעה מפורקת - קרוב בדואר ואל תפתח במשך כמה שעות עד למועד שבו יש נצברים שוב מספר מספיקים של אותיות.
התחל לגלות כמה הרגלים לעבודה יעילה עם דואר אלקטרוני - זה מאוד נכון. תוכלו מיד להבחין עד כמה רגוע אתה הופך מקרה חשוב יותר, להיפטר בדיקות פולשניות בדואר מדי 10 דקות. הראש שלך זמין עבור רעיונות טריים, בהקדם בחינם הדואר הנכנס שלך אימיילים מיותרים. מזל טוב!