סודות של תכתובת הדוא"ל עסק
לעבוד וללמוד / / December 25, 2019
מהו דואר אלקטרוני? בעולם העסקים של היום, הוא:
- הפנים שלך. זוהי דרך הדוא"ל, אתה יכול ליצור תדמית חיובית בעיני הצד שכנגד או לקלקל את הרושם הראשוני.
- כלי העבודה שלך. הרבה תקשורת עם העולם החיצון מתקיים באמצעות דואר אלקטרוני. אז טוב ברשותו של המכשיר, אתה יכול לפשט גדול בחיים שלך.
- הסחת דעת עצמה. העולם החיצון מנסה להגיע אליך, כדי שולל להסיח ולהטעות באמצעות דואר אלקטרוני.
מעמדות אלה מבט לעבודה עם דואר אלקטרוני. בואו נתחיל עם הפשוט.
קישוט אותיות
אני משתמש לקוח הדואר האלקטרוני Thunderbird Mozilla, אז אני אדבר מהדוגמה שלו. צור מכתב חדש וללכת מלמעלה למטה של רשימת השדות.
תרדמת. העתק. עותק מוסתר
אולי מישהו לא יודע, אבל "כדי" ב- Mozilla ניתן לשנות "Cc" או "עותק מוסתר".
- מי: כתוב את היעד העיקרי או יעדים מופרדים באמצעות נקודה-פסיק.
- עותק: כיתבו מי צריך לקרוא את המכתב, אך מהם אינם מצפים לתגובה.
- עותק מוסתר: כיתבו מי צריך לקרוא את המכתב, אבל חייבים להישאר בעילום שם לשארית נמענים. מתאים במיוחד לשימוש עבור דיוור המוני מכתבים עסקיים, כגון הודעות.
לא נכון בהפצה המונית לציין נמענים לפי שדה "העתק" או "כדי". מספר פעמים בשנה אני מקבל מכתבים בהם מקבלי המפורטים 50-90 ב "העתק". ישנה פגיעה בפרטיות. לא כל הנמענים צריכים לדעת מי עוד אתה עובד על נושא דומה. ובכן, אם הוא מכיר כל אנשים אחרים. ואם ברשימת חברות מתחרות, אשר לא יודע על זה? לפחות אחד חייב להיות מוכן הסבר נוסף, ככל היותר - קץ לשיתוף פעולה עם אחד מהם. אל תהיה כל כך.
נכון דיוור המוני שנשלח שמך, וכל מקבלים לשים בשדה "להסתיר את העותק."
נושא
חשיבותה של שורת הנושא כתובה לעתים קרובות (לפעמים בצדק) בתשדורת שירותים מקצועית הארגוניים הבלוגים שלהם. אבל יש לעתים קרובות הוא נאום על מכירת האותיות, שם בשורת הנושא פותרת את הבעיה של «הדוא"ל צריך לפתוח."
אנחנו גם לדון ההתכתבות העסקית היומית. הנה הנושא פותר את הבעיה של "מכתב ומחברו צריך להיות קל לזהות, ואחר כך למצוא." החריצות שלך לחזור אליך בצורה של קארמה מכתבי תגובה רבים, רק עם קידומות Re: או Fwdבין אשר יצטרך למצוא במכתב התקין בנושא.
עשרים מכתבים - הוא הסכום של ההתכתבות של יום אחד של ניהול ביניים. על יזמים ובעלי עסקים לא מדברים, יש להם מספר מכתבים לפעמים עולה 200 ויותר ליום. לכן, פעם נוספת: לא לשלוח אימיילים עם נושא ריק.
אז, איך לנסח את שורת הנושא כראוי?
אנחנו נמצאים "עדן" שלו מומלץ לכתוב מכתבים חיצוניים בשורת הנושא: "שמים .". בחלק הפנימי - רק את התוכן של שורת הנושא של שלושת אלפים וחמש מאות מילים ללא קידומות.
שגיאה מספר 1: רק את שם החברה בשורת הנושא. למשל, "סקיי" וכל. ראשית, אין ספק שאתה אחד החברה מתקשר עם הצד הנגדי. שנית, אין תחושת נושא שאינו תורם, משום שם החברה שלך, וכך ניתן לראות את הכתובת. שלישית, לנחש איך זה ייראה תיבה משלך עם גישה זו תקשורת? כמו זה.
זה נוח להסתכל על נושאים כאלה?
שגיאה מספר 2: כותרת שיווק ראוותנית. זה נהדר אם אתה יודע איך לכתוב כותרות כאלה. זה רק אם השימוש הוא מתאים לכישורים האלה התכתבות עסקית? זכור את המטרה של שורת הנושא העסק: לא למכור ולספק זיהוי ולחפש.
לא נכון | נכון |
דברים לקנות צירים במחיר סביר! | הצעה מסחרית לאספקת צירים |
אנחנו חייבים למהר להתייעץ עניין! רודיון הוא בדרך! | כדי לאזן את מעשה עניין לבדוק עם אלנה איונובנה |
אזהרה! פורפירי פטרוביץ לפתור את התעלומה של רסקולניקוב, לפתור את הבעיות שלנו | ההצעה של היועץ: הניכוי הפסיכולוגי |
»
נוסח המכתב
ישנם מדריכים רבים על כתיבת טקסטים לאירועים שונים. לדוגמא, הרבה מידע שימושי על מקסים Ilyahova, אלכסנדר Amzin אדונים אחרים של המילה. אני מציע לך לקרוא מאמרים שלהם לפחות להגביר את המודעות הכללית ולשפר את הסגנון הכללי של כתיבה.
בתהליך של כתיבת מכתבים, אנחנו חייבים לעשות בעקביות כמה החלטות.
שאלה באדיבות. בתחילת המכתב אפשר לטשטש באדיבות או חיבה ברוח "Rodia שלי היקר, עבור שני קצת יותר מחודש, משום שעוד לא דיברתי אליך בכתב, שממנו היא סבל, ואפילו בלילה השני לא שינה, אני חושב. " מאוד מנומס מאוד יקר, הוא בזמן על ידי כתיבת הפוסט הזה, ובזמן שאדם בקריאה שלו. התכתבות לאחר העסק, זוכר? לא כתיבת מכתבי תחרות ולא התכתבות האמא ועסקית של רסקולניקוב.
אנו מכבדים את הזמן ואת הנמען שלך!
מצהיר להידמות נסיבות אהבה הגיוניות רק ההודעה הראשונה שנשלחה לאחר הפגישה חולף בתערוכה. אם זה הוא המשכו של שיתוף פעולה או התכתבות הנוכחי, במכתב הראשון ביום הכתיבה: "הלו, ג'ון," בשנייה ובהמשך: "ג'ון ...".
ערעור. תמיד הייתי עסוק בשאלה, למי לפנות במכתב, אם מספר הנמענים. לאחרונה, כתבתי מכתב, הממוען שלוש בנות בשם אנה. לא מפקפק, כתבתי, "Dear אנה" מעולם הרקיעה שחקים. אבל כל כך בר מזל לא תמיד.
מה אם מקבלים שלוש, או אפילו שבע, והם אינם נושאים את אותו שם? אתה יכול לפרט את שמותיהם: "צהריים טובים, רודיון, פולחוץה, לאבדוטיה ופטר פטרוביץ." אבל זה ארוך ולוקח זמן. אפשר לכתוב: "עמיתים יקרים".
ואני בעצמי להשתמש בכלל ליישם את השם מי עומד בשדה "כדי". ולמי הם בעותק אינו חל כלל. זוהי בדרך כלל בעת ובעונה אחת מאפשרת להגדיר בצורה מדויקת יותר אחד (!) מכתב לנמען ואת מטרת מכתב זה.
ציטוט. לעתים קרובות ההתכתבות היא שיחה עם השאלות והתשובות - או במילים אחרות, דיאלוג. תרגול טוב לא למחוק את ההיסטוריה של התכתבות ולכתוב את התשובה שלך על גבי טקסט מצוטט כי, חוזר התכתבות זו בתוך שבוע, זה היה קל לקרוא את הדיאלוג מלמעלה למטה יורד תאריך.
מסיבה כלשהי, הגדרת ברירת המחדל ב- Mozilla צריכה "מקם את הסמן אחרי הטקסט המצוטט." אני ממליץ עליו לשנות את התפריט «כלים» → «חשבון הגדרות» → «הכנה וטיפול." זה צריך להיות כך.
מטרת המכתב. מכתבים עסקיים הם משני סוגים:
- כשאנחנו רק ליידע את בן שיחו (למשל, דו"ח על העבודה שנעשתה במהלך החודש האחרון);
- וכאשר אנחנו רוצים משהו אצל בן-שיח. לדוגמה, הוא הסכים החשבונית המצורפת לתשלום.
ככלל, לעודד אותיות פעמים רבות יותר מאשר בני הדיווח. אם אנחנו רוצים להשיג משהו מהמקור, חשוב מאוד לומר על כך במכתב בטקסט רגיל. הקריאה לפעולה צריכה להיות מלווה הודעה מטעם וללכת במשפט האחרון במכתב.
לא נכון"פורפירי פטרוביץ, אני יודע מי לכרות זקנה."
נכון"פורפירי פטרוביץ, גדעתי זקנה, בבקשה לקבל שתעצור אותי על אמצעים עייפים לסבול!".
למה חובה כתב בשבילך לחשוב, מה לעשות עם המכתב הזה? אחרי הכל, זה יכול לקחת ההחלטה השגויה.
טקסט חתימה. זה חייב להיות. במיוחד כל לקוחות הדואר האלקטרוני מאפשרים לך להתאים אישית את החתימה autosubstitution למשל השיר הקלאסי "בכבוד רב ...". בשנת מוזילה זה נעשה «כלי» תפריט → «הגדרות חשבון."
כדי לכתוב או לא לכתוב את אנשי קשר החתימה - עניין פרטי. אבל אם אתה איכשהו מחובר עם המכירות - יש חובה לכתוב. גם אם העסקה לא תצא אל הפועל על בסיס התקשורת בעתיד, אתה יכול למצוא בקלות על הקשר של החתימה.
לבסוף, מאפיין אחר של גוף המסר מרואיין אלה שלא אוהבים (הוא לא יכול, לא רוצה, לא צריך את הזמן) להגיב האימיילים שלכם. ציין את ברירת המחדל בגוף ההודעה. לדוגמא, "פורפירי פטרוביץ, אם לא בא לעצור אותי לפני 00:00 יום שישי, אני מחשיב את עצמי כדי להיות חנינה." כמובן, הנקודה חייבת להיות אמיתית (אין צורך לשלוח את הטקסט של הדוגמה ביום שישי בשעה 11:50). לנמען צריך להיות מסוגל לקרוא פיזית ולהחליט על מכתבך. זה "ברירת המחדל" פוטרת אותך באחריותך עבור אי-השבה של בן שיחו. כמו תמיד, על השימוש בשבב הזה שצריך להתייחס בצורה חכמה. אם אדם הוא בזמן ומגיב באופן קבוע כדי האימיילים שלכם, אולטימטום זהו זה אם אתה לא לפגוע בהם, מתיחה או עופרת מעט החלטה שלא להגיב למכתב עכשיו, ולעשות לך לחכות יום שישי.
קבצים מצורפים
מכתבים לעתים קרובות עם קבצים מצורפים: קורות חיים, הצעות עסקיות, הערכות עלות, סרטוטים, מסמכים סרוקים - כלי שימושי מאוד ובאותו הזמן מקור לטעויות פופולריות.
שגיאה: כמות של השקעה עצומה. מכתבים מגיעים לעיתים קרובות עם קבצים מצורפים עד 20 MB. ככלל, הוא סורק מה כמה מסמכים בפורמט TIFF, עם רזולוציה של 600dpi. כתב מיילר כמעט בוודאות לתלות במשך כמה דקות בניסיון כושל להוריד תצוגה מקדימה של קבצים מצורפים. וחס וחלילה בניסיון הנמען לקרוא את המכתב הזה בטלפון ...
באופן אישי, אני מיד מוחק הודעות כאלה. לא רוצה מכתבך הופיע בסל לפני הקריאה? בדוק את גודל הקובץ המצורף. מומלץ כי זה יהיה לא יותר מ 3 מגה.
מה אם יש יותר?
- נסה להגדיר הסורק שלך לפורמט ופתרון שונה. לדוגמה, בסריקות PDF או 300dpi השיג די קריא.
- תחשוב על תוכנית כמו WinRar Archiver או 7zip. קבצים מסוימים לדחוס היטב.
- מה אם מצורף ענק לדחוס זה לא עובד? לדוגמה, בסיס חשבונאי ריק כמעט שוקל 900 מגה. לבוא לעזרה של אחסון ענן מידע: Dropbox, Google Drive, וכדומה. חלק מהשירותים, כגון Mail.ru, להמיר אוטומטית השקעה ענקית הפניה אחסון ענן. אבל אני מעדיף לנהל את המידע שלהם מאוחסן בענן, כך האוטומציה של Mail.ru לא מברכת.
והמלצה נוספת היא לא לגמרי ברורה על ההשקעות - שלהם שם. זה צריך להיות מובן ומקובל לנמען. ברגע שאנו נמצאים בחברה הכין הצעה למנות... תן לזה להיות פיודור דוסטויבסקי. קיבלתי מכתב ממנהל הפרויקט לאישור CP, ואת הקובץ המצורף היה קובץ בשם "DlyaFedi.docx". עם המנהל, שלח לי זה, דיאלוג דומה הבא:
- מנהל יקר, אתה באופן אישי מוכן להתקרב איש מכובד זה ולקרוא אותו בפניו פדור?
- ברגע שיש, כבד כאדם, הכל לפי קרא בשמי.
- למה אתה מצורף שנקרא "DlyaFedi"? אם אני עכשיו אשלח לו, אתה חושב שהוא יקנה הצירים שלנו במדריך זה?
- אני הולך לשנות אז ...
למה לבשל פצצת זמן - כישלון הלקוח הפוטנציאלי - או ליצור לעצמך עבודה נוספת על ידי שינוי שם הקובץ? למה לא מייד שם את הקובץ המצורף הוא נכון: "DlyaFodoraMihaylovicha.docx" או אפילו טוב יותר - "KP_Nebo_Topory.docx".
אז, עם הדוא"ל בתור "הפנים" הוא פחות או יותר מיינו. המהלך באים על מנת לסקור את הדואר אלקטרוני ככלי עבודה ולדבר יעילים על זה להסיח רכיב.
עבודה עם אותיות
E-mail - היא הסחת דעת עצמה. כמו עם כל הסחת דעת, שהדואר יהיה נלחם על ידי הקשחת הכללים הזמנים ליישום.
לכל הפחות, אתה צריך להשבית את כל ההתראות של הגעתו של הדואר. אם לקוח הדואר שלך מוגדר כברירת מחדל, תקבל התראה ו אות קולי, ומצמץ הסמל שליד השעון, ואת תציג תצוגה מקדימה של המכתב. בקיצור, לעשות הכל כדי מדמיע הראשון שאתה הרחק עבודה קשה, ולאחר מכן לצלול לתהום של מיילים שלא נקראו, ודברי דואר unvisited - מינוס שעה או שעתיים של החיים.
כוח רב עוצמה מישהו רצון מאפשר לך לא להיות מוסחת על ידי הודעה, ואנשים רגילים עדיף לא להתגרות בגורל והשבת אותן. בשנת Mozillla Thunderbird נעשית דרך תפריט «כלים» → «הגדרות» → «בסיסי» → «כאשר הודעות חדשות."
אם אין התראות, איך להבין שזה מכתב?
פשוט מאוד. אתה עצמך, במודע להפריש זמן לדוא"ל לנתח, לפתוח את לקוח הדוא"ל ויראה את כל הודעות שלא נקראו. ניתן לעשות זאת פעמיים ביום, למשל בארוחת הצהריים ובערב או במהלך ההשבתה, אומרים, בפקקים.
לעתים קרובות אנשים שואלים איך את זמן התגובה, ומכתבים דחופים? התשובה היא: אתה לא צריך מכתבים דחופים בדואר. אלא אם כן אתה עובד במחלקת תמיכת לקוחות (בסעיף זה לוח הזמנים העבודה שלך באמצעות דואר אלקטרוני).
אם יש מכתבים דחופים, השולח יודיע לך באמצעות ערוצים אחרים - טלפון, SMS, סקייפ. ואז אתה במודע לרדת בלקוח הדוא"ל ולטפל הדוא"ל דחוף. כל הגורואים של ניהול זמן (למשל, גלב מלאך עם "הדברים שיעזרו לך להספיק" שלו) להכריז לתגובה הרגילה בדוא"ל תוך 24 שעות. זהו הכלל הרגיל של כללי התנהגות - לא לחכות ידי תשובה מיידית שיח בדוא"ל. אם יש מכתב דחוף להודיע בכל ערוצי תקשורת מהירים.
אז, השבתנו את ההודעה לכלול לקוח דואר אלקטרוני על לוח הזמנים שלך.
מה לעשות כאשר הלכנו לסניף הדואר ופעילויות לעשות עם התואר "להתמזמז" הדוא"ל? איפה ההתחלה ואת הסוף של העבודה הזאת?
שמעתי הרבה על מערכת הדואר הנכנסת אפס, אך למרבה הצער, לא פגשתי אדם אחד וליישם אותו. היה צורך להמציא אופניים. מאמרים בנושא זה צריכים Layfhakere. לדוגמה, "נכנס אפס». להלן אני אדבר על מערכת של אפס הדואר הנכנס ב- הפרשנות שלי. אודה לך אם גורה GTD הצביעו על דבריו, להשלים או לשפר את המערכת המתוארת.
חשוב להבין ולקבל דואר אלקטרוני - זה לא משימה מתזמנת וארכיון עבור העסק שלך. לכן, את התיקייה "הדואר נכנס" תמיד צריכה להיות ריקה. אם אתם באים בשביל הבדיקה כללו, לא עוצר ולא להיות מוסח לא משנה מה, עד זה לרוקן את התיקייה.
מה לעשות עם דואר זבל בתיבת הדואר הנכנס שלך? אנחנו צריכים ללכת רצוף במשך כל אות, ולהסיר אותו. כן, פשוט בחר אותו ולחץ על המקלדת מחקה. אם אתה לא יכול להביא את עצמי למחוק מכתב, תצטרך להחליט מה לעשות עם זה.
- אתה יכול לענות עליה בשלוש דקות? האם אני צריך לענות על זה? כן, יש לנו, ואת התשובה תיקח לא יותר משלוש דקות, ואז להגיב מייד.
- פגוש את הצורך, אבל הכנת התשובה לוקחת יותר משלוש דקות. אם אתה משתמש מתזמן המשימות, המאפשר להמיר דוא"ל למשימות, בתורו הדוא"ל לתוך משימה ולשכוח לזמן מה על זה. לדוגמה, אני משתמש בשירות נפלא בהחלט Doit.im. היא מאפשרת לך ליצור הדוא"ל-כתובת אישית: העבירו אליו מכתב, וזה הופך לבעיה. אבל אם אין לך את מתזמן המשימות, העברת מכתב אל תיקיית משנה "0_Vypolnit".
- אחרי תשובה מהירה מכתב, והפיכתה משימה או בדיקה פשוטה הכרחית להחליט מה לעשות עם ההודעה הזו: מחק או לשלוח לתיקייה ספציפית ארוך אחסון.
הנה כמה תיקיות עבור אחסון לטווח ארוך יש לי.
- 0_Vypolnit. יש לי תיקייה לא קיימת, אבל אם אין לך מתזמן, שוב, כאן אתה יכול להוסיף אותיות, בצריך עיון מפורט. תיקייה זו גם צריכה לנקות באופן קבוע, אבל עם גישה מתחשבת בזמן מוקצב במיוחד על זה.
- 1_Sprav. כאן הכנסתי את המכתב עם חומר רקע: מיילים בברכה עם כניסות משירותי אינטרנט שונים, כרטיסים לטיסה הבאה, וכן הלאה.
- 2_Proekty. הוא מכיל ארכיון של התכתבות של שותפי פרויקטים, אשר יש מערכת יחסים נוכחיים. מטבע הדברים, לכל פרויקט או שותף בסופו של דבר בתיקיה נפרדת. השותף התיקייה קיפלתי את המכתב לא רק על ידי עובדיו, אך גם מכתבים עובדי "גן עדן", משויכת לשותף הזה. זה מאוד נוח: אם נדרש, כל התכתובת על הפרויקט בהישג יד בתוך כמה קליקים.
- 3_Muzey. אני כאן כדי להתקלח מכתבים אלה ולהסיר חבל, ואת היתרונות שלהם ברורים. גם כאן להעביר תיקיות עם פרויקט סגור של "2_Proekty". בקיצור, "מוזיאון" מאוחסן המועמדים הראשונים למחיקה.
- 4_Dokumenty. ישנן אותיות עם דגימות אלקטרוניים של מסמכים שעשויים להועיל בעתיד עבור מחלקת הנהלת חשבונות, למשל, פועלת התאמות מכרטיסי לקוחות לנסיעה. Folder חופפת במידה רבה עם תיקיות "2_Proekty" ו "1_Sprav", אבל היא מחזיקה את המידע החשבונאי, כמו "2_Proekty" התיקייה - ניהול. ב "4_Dokumenty" - מידע מת, ו "2_Proekty" - בשידור חי.
- 5_Znaniya. הנה שמתי לרשימת תפוצה באמת שימושית רק שאליו אני רוצה לחזור בזמן כדי לקבל השראה או לחפש פתרונות.
ישנן הגדרות אחרות בלקוח הדואר שלך, חשוב במערכת זו. ראשית, ב- Thunderbird המחדל נבדק "מארק הודעה לקרוא." אני מעדיף לעשות את זה במודע, ולכן מחוץ לקופסא! כדי לעשות זאת, עבור אל תפריט «כלים» → «הגדרות» → «מתקדם» → «קריאה התצוגה."
השימוש שנית, מסנן. נהגתי להחיל מסננים פעילים על כתובת שולח אוטומטית מיילים קדימה לתיקיות מתאימות. לדוגמא, אותיות של עורך הדין הועברו לתיקייה "עו"ד". נטשתי את הגישה הזו מכמה סיבות. הראשון הוא מכתב מעורך דין 99% מהמקרים קשורים כל פרויקט או שותף, ולכן כפוף לתנועה שותף התיקייה או את הפרויקט הזה. שנית, החלטתי להוסיף את המודעות. אתה חייב להחליט היכן לאחסן מכתב בפרט, ולחפש את ההודעות מטופל קל רק למקום אחד - בתיבת הדואר הנכנס שלך. עכשיו המסנן משמש רק עבור הודעות אוטומטיות קבועות תיקיות מרוחקות ממערכות שונות, כלומר, האותיות שאינם דורשות ממני לקבל החלטות. מסנן ב Mozilla Thunderbird מוגדרים בתפריט «כלי» → «המסנן מסר".
אז, עם הגישה הנכונה דואל צריך לעבור 10 עד 60 דקות ביום, בהתאם לכמות של התכתבות.
אה, ועוד אחד. אתה כבר מושבת הגעת הגעת דואר חדש? ;)