כיצד לארגן סביבת העבודה והזמן שלך במשרד

הכל מתחיל מן העבודה.

ד קרנגי

העבודה מתחילה ממקום העבודה וארגונו. כמובן שיש יוצאים מן הכלל בצורת אישים יצירתי וייחודי, שגם הנושא הוא לא כל כך חשוב. אבל גם הם צריכים מערכת משלהם של הפרעת יצירתי, למרות שהם לא מכירים. רוב האנשים לעבוד עבור שולחנות קבועים המשרדים הקונבנציונליים, ואת הטיפים הבאים נועדו עבורם.

שולחן העבודה

סביבת עבודה נכונה קובעת את התודעה על הקצב הנכון. אתה לא לשמור על הבית שלך בלגן, ואתה יודע איפה היא נמצאת. בדומה לכך, במקום העבודה: הכל צריך להיות במקומות שלהםונוסף על כך גם כל דבר שעשוי להסיח את הדעת מן המשימה העיקרית.

איך הכל התחיל כאשר רק לבוא לעבודה? עם שולחן עבודה. ויש בדרך כלל ערימות של ניירות מפוזרים כתיבה, ספלים, כמה suvenirka תועלת ואבק במחשב. ומה המצב הפנימי של עבודות כאלה? מפורק. אתה כל כך, כמובן, לא תיחשב, אבל התת המודע כבר חליטת הכל. מה לגבי המציאות, כגון אותך. תודעה של הרעיון הזה יש הרים, ואת הרוח שלך היא כבר לא.

כל זמן לשמור על שולחן העבודה שלך כדי. התחילו את היום עם אבק לנגב, להתאים את התאורה, ורשום מידע שימושי על מדבקות, לשטוף כוס הקפה שלך, למלא שלך לוח שנה - להגדיר את עצמך במצב רוח עבודה. צעדים פשוטים אלה ייתנו אנרגיה עבור ופועלם.

מקום העבודה האידיאלית - כלי עבודה, תאורה נוחה, כתיבה הכרחית וריהוט פשוט עבור העובד.

איך העבודה: עמידה או ישיבה? אתם תחליטו. אני מאמין כי יושב טוב יותר, אך הקפדתי לקחת הפסקה: הליכה, לעשות אימון קטן, לנשום אוויר צח, כדי לעלות למעלה 2-3 קומות. אופן הפעולה שלי: 45 דקות - משימה ללא הפרעה, הפסקת 15 דקות, אז 1:00 של פעולה רציפה 15 דקות של מנוחה. אז נבנה יום עבודה.

אל תשכח ההלבשה משלך או הארכיון, כי כל עובד הוא תמיד מצטבר קובץ קובץ או נייר אישי משלו. כמו כן, ב מדף לאחסון דברים אישיים שאינם רוצים להתהדר. מדף בארון כל חייבים למלא את תפקידם ואת אינם חופף עם גורמים אחרים. אז זה יהיה קל יותר לעבוד עם מסמכים ואביזרים שונים.

ניהול מסמכים אלקטרוניים

איפור גיבויים מידע ההתפתחויות, המסמכים, פרויקטים, השירות שלהם מאוחסן במחשב שלך ולשלוח אותם לשרת של החברה, או בענן.

איך מאמץ ועצבים הרבה אנשים מבלים בגלל מידע אבוד! המחשב התרסק, תלה, שמישהו מחק בטעות נתונים חשובים. אל תחזרו על גיבויי טעות איפור שלהם. אל תתנו לנסיבות לשלוט לך ואת עבודתך.

אין להתקין יישומים מיותרים, רוב הפעולות הדרושות מתבצעים חבילות תוכנה סטנדרטיות. אם אתה דובר כלי מסוים לתפקיד, לבקש הדרכה או IT-מחלקה של ההתקנה שלו, נותן סיבה עבודתה יעיל זה.

עצה פשוטה נוספת: לנסות להיצמד החלל האלקטרוני שלה למשהו אחד. אם אתה נהנה משירותיו של "Yandex", לבחור אותם אם שירותי גוגל - עבודה איתם. אתה תדע כל נקודות חוזק וחולשה של הכלים, וגם תוכל להגדיר במהירות את המערכת שלך למיקום חדש. לא תמיד במירוץ עבור תוכניות טריות מוצדק.

בתחנת העבודה, ליצור היררכיה האלקטרונית הפשוטה האישית שלך. אתה צריך כמה שיותר מהר כדי למצוא את כל המסמכים הישנים שלך. זה חשוב במיוחד כאשר אתם נדרשים מייד מחליטים משהו ואתה שוכח איפה המידע הזה מאוחסן.

כל המסמכים החשובים ביותר נסרקים. קונפליקטים עובדים רבים בין חטיבות להתעורר בשל כמה מסמכים חשובים שאבדו.

תכנון

שמתם לב שהעבודה לפעמים הופכת לרכיכה: הרבה משימות, שיחות, פגישות, בדיקת מסמכים. ואתה תלול בלי סוף. נראה שזה עובד, אבל זה בקושי יכול להיקרא עבודה. מאחורי כל זה לא יכול לראות את התמונה הכוללת של מה שקורה, וזה אחת הבעיות של ביצועים מודרניים: הפעולות מביאות לתוצאות, גם, אבל הם אינם גלויים מאוד בשגרה.

כדי שזה לא היה, זה צריך להיות תכנית המשימה ופעילויות לכל יום, שבוע או אפילו חודש.

רוב השימושים מחברות או יומנים. כן, זה טוב, אבל את העיתון - "RAM", המחזור השלם מאוחסן זה, אבל המידע הבסיסי לאיבוד בשפע של דפים. מחברת או יומן - היא דרך ארכאית של תכנון. ביומן אתה לא יכול לראות את כל תמונה של האירועים, בלי להבין מתי עדיף לעשות דבר אחד, אבל כאשר אחרים, וגם תוכל לפספס אירוע חשוב. אין דרך למשוך את הנתונים הדרושים לביצוע ניתוח מקיף. תארו לעצמכם כמה לעלעל בדפים כדי להתאים את המידע הדרוש לך.

עכשיו יש הרבה יישומים ושירותים מקוונים עבור הארגון של זמן העבודה שלהם. תאמין לי, הצרכים זו כדי להתייחס אם אתה רוצה להיות פרודוקטיבי ללא קשר למצב הרוח. מטלות-רשימה היום - זה כל עבור המשימות היעילות וניהול זמן.

אני משתמש במערכת בהקשר של סביבת תכנון Outlook גלב מלאך. מה שאני אוהב בה: את הפשטות ויעילות של הכלי, יישום מוכר, לוח שנה משלב, משימות ודואר אלקטרוני במרחב מידע יחיד, אינטגרציה עם יישומים משרדיים. מערכת תכנון זה יכול לאמן כל עובד למשך זמן קצר.

הנה כמה טיפים לארגון זמן עבודה:

• תכנית גמישה בהקשר ולא בכריכה קשה בזמנו.
• למד להבין כי החשוב ביותר ומה לא.
• אקל חלק במטלות קטין.
• אני מעריך את האיכות שנערכה זמן, במקום לקחת את הזמן עצמו.
• תגיד לעצמך ולאחרים "לא" כאשר אתה צריך את זה.
• התחילו את היום עם משימות קשות ולא נעימות.
• כאשר אתם מתכננים משימות עבודה ופרויקטים, לשים אותם מועדים.

טכניקה פסיכולוגית חזקה - נמחקת, או משימה מוגמרת לשים מול לו תקתוק. זה ייתן לך אנרגיה פנימית נוספת כדי להשיג תוצאות מצוינות. אתה תראה שהכל לא היה לשווא.

עבודה עם דואר אלקטרוני

כיצד לארגן את העבודה עם דואר אלקטרוני?

ראשית, יש צורך להגדיר את הזמן כדי לעבוד עם זה כדי להפחית את מספר הפסיקות. זה נעשה הכי טוב בשעות הבוקר, כאשר המשימות מתחילות טופס, ואחר הצהריים, כאשר יש צורך לבדוק איך דברים הולכים.

שנית, את העמימות של המכתב אין צורך להגיב באופן מיידי. אתה צריך לחשוב על דברים לעומק: טיפול, בניית תגובה, לקבלת מידע נוסף. נסה לעשות זאת כי הסובייקטיביות הוא קטן ככל האפשר. תשכחו מענה מהיר, כל מורגלים עושים רשתות חברתיות.

שלישית, אין להעמיס על נוסח מכתב של מידע כי הוא מובן רק לשולח. נסו לענות בקצרה ובתמציתיות, שוקל כל מלה. בעידן דיגיטלי, זה מאוד חשוב: אף אחד לא רוצה לנבור מסקנות ייחודיות.

ולבסוף, לא לשכוח כללי התנהגות: כתובת הנמען, סגנון כתיבה, מידע על המקרה, נתוני מגע. למד קומפילצית מכתבים, ניתוח של מה שכתוב, ואת הכללים של טיפול.

מכשיר נוסף

מה עוד עוזר לעשות את העבודה ליעילה יותר, אז זה לוח. כלי חיוני, במיוחד כאשר המחלקה מגיעה רַעְיוֹן מַבְרִיק או פתרונות לבעיות רציניות עם שלבי ביניים.

בשנת הפעילות המקצועית שלי של הלוח היה דמות קבועה של סביבת העבודה. זה שימושי מנקודת מבט של חיסכון בנייר. לא תאמינו כמה כסף מושקע על גיליונות הסבר רעיונות ופתרונות שלהם.

דרך חשיבה ויזואלית (זה בכלל) אנשים יכולים לצייר ביחד על הלוח, והסבירו את מחשבותיהם להציע את הפתרון הטוב ביותר לבעיה. כולם יכולים לראות הכל ולהבין.

הייתי מוסיף כי העבודה שלי מוסיקה מסייעת. יש לו השפעה חיובית על הביצועים שלי, במיוחד כאשר אתה צריך לעבוד עם משימות מונוטוני במחשב או לרשום קבוצה גדולה של מסמכים. ובאופן כללי הוא טוב להתחיל את הבוקר עם מוזיקה חיובית. אך אינם כוללים את כל זה, לזכור: אתם לא לבד, מישהו יפריע רק עם המוזיקה.

ומה כלים נוספים אתה משתמש בעבודה שלך?