איך לארגן אירוע מגניב בכוחות עצמם

אני רוצה לארגן אירוע עצמך. איפה להתחיל?

תחשבו על הרעיון של האירוע. זה לא אמור להיות מושג מופשט, אלא מטרה מאוד ספציפית. ברור לענות על שלוש שאלות:

מה אני רוצה לארגן?

אז אתה מגדיר את הפורמט של האירוע. זה עלול להיות צד, פסטיבלהרצאה, או הקרנת סרט. תחשוב, מה הקהל עושה לך לעשות את זה וכמה אנשים שאתה רוצה למשוך.

איפה את האירוע?

בהתבסס על הגודל, להחליט מה אתם צריכים מקום. לדוגמה, בחדר סגור במשך 200 אנשים, אודיטוריום עבור 500 אנשים ואזור חיצוני עבור 70 אנשים.

כאשר האירוע יתקיים?

בחר תאריך מדויק מראש שיהיה לי זמן לעשות הכל בזמן. אירוע קטן עבור 100 אנשים יכול להיות מוכן החודש, ואנשי מוזיקת ​​פסטיבל 1000 - לא פחות משישה חודשים. ככל שתקדימו להחליט, כך קל יותר יהיה למצוא מקום.

הרעיון סיים יהיה: "אני רוצה לעשות מסיבת טכנו בחוף ב -31 באוגוסט לכבוד היום האחרון של הקיץ. למפלגה חייב להיות לפחות 200 אנשים ושני DJ אורח. "

אני יכול לעשות הכל לבד?

כמעט. במקרים רבים, ובסופו של היום רק 24 שעות. לכן, כדי לאסוף צוות בעלי דעות דומות יותר, בין אשר אתה מחלק את כל המשימות. ובכן, אם הפוסטרים ימשכו מעצב, על מנת לקדם את הפרויקט - SMM-מומחה ומנוסה, ולהקים ציוד - zvukach.

אל תפחדו להאציל חלק מהחובות לאחרים. העיקר שהם היו מעוניינים התוצאה והם יכולים לסמוך על. אתה ברצינות להפוך את החיים קלים יותר על ידי הקצאת המפיק של האירוע. המשימה שלו - כדי לפתור את כל בעיות ומחלוקות, לפקח צוות ולקחת אחריות על מה שקורה.

אם אתה לא יודע איפה לחפש את האנשים הנכונים שירותים מקוונים עזרה:

• EventCatalog.ru - מסד הנתונים הגדולים ביותר של אתרים וקבלנים.
• theGIFTED - חיפוש מיידי של עובדים ודמויות מעניינות.
• YouDo - מחפשים מתנדבים או עובדים תמורת תשלום קטן.

הצוות הוא, מה לעשות הלאה?

ערכו רשימה של כל המקרים. אתה בהחלט צריך לשקול את הרעיון של האירוע, להגדיר את התקציב, למצוא ולהכין את החדר, מזמינים מוסיקאים לשכור ציוד באנרים איפור, לארגן את הקייטרינג (אספקת מזון ואספקה ​​ו שותה). אל תפסיק עד שליד כל פריט לא ייבדק.

קבל יחד כצוות, לדון בתוכנית פעולה ואחריות להקצות. כל אחד צריך להבין מה הוא אומר. עבור כל סט המשימות המועד האחרון.

שימוש Trello או "ב- Google Spreadsheets"כדי לעבוד עם המשימות. נוח, כאשר אין גישה למסמך של הצוות כולו.

הקפד לרשום כל מספר החדש לאנשי הקשר שלך. עדיף לעשות את זה על "אירוע Imya_Dolzhnost_Data." לדוגמה, "ולאד צלם 15.07." אז אתה לא להתבלבל.

אני מפחד לשכוח משהו. האם אני יכול לקבל תוכנית גסה?

אפשרי. התכנית הסטנדרטית היא כדלקמן:

1. סדר הפגישות עם מתנדבים, צוותי ונותני החסות.
2. כן כרטיסים, מלון ולהעביר מוזמנים.
3. עלונים עיצוב והדפסה להזמין, פוסטרים, והכל חולצות ממותגות אחר שאתם צריכים מראש לצייר ולהדפיס.
4. חכירה ולהכין את האתר. תחשוב על מקומות למבקרים, כוח אדם, ציוד וחניה. הרמוניה בין הרשימות של אורחים ומארגנים מבעלי האתר.
5. לקבוע את העיתוי של האירוע - כי בזמן כלשהו יתרחש. אתה צריך לדעת ברגע המדויק שבו מוגש האוכל, וכאשר אמר הובלה.
6. השכרת ציוד. הסט המינימאלי של: מחשב נייד, רמקולים, מערבל, שני מיקרופונים, מסך ומקרן. באירועים גדולים שימושי לתקשורת עם צוות רדיו עם אוזניות.
7. כדי לנהל משא ומתן עם צלם צלם וידאו. לקבוע את תנאי התייחסות, כדי להסכים על התנאים ולחתום על חוזה.
8. צוות השכרה: אבטחה, מלתחה, מלצרים, שירות ניקוי. מספר האנשים התלוי באירוע. יתכן כי לא תצטרך צוות נוסף או שניתן למצוא מתנדבים.
9. מצא המנהיג. זה חשוב. מתוך זה יהיה תלוי במצב הרוח של האורחים והאווירה הכללית של האירוע.
10. תחשוב דרך הלוגיסטיקה של איך להעביר את האנשים, ציוד ומזון למקום האירוע ובחזרה.

נורמליות - הנורמה ולא החריג. ספק תוכנית B עבור כל נקודה: מה לעשות אם פתאום לוותר בבית המשפט? ואם יש בעיות עם הסאונד? ואם זה מתחיל לרדת גשם?

אני לא בטוח שאני יכול למצוא את הכסף עבור הפרויקט. מהן האפשרויות שלי?

ראשית לחשב את התקציב המשוער של האירוע ולעשות תקציב. לכל אזהרות הוצאות: חצרים, ציוד, מוזמנים, פרסום, הדפסה, לוגיסטיקה, הסעדה, צוות. לדוגמא, העלות של המוזמנים כוללות כרטוס, אירוח, ארוחות, הסעות ודמי. הוצאה על פקודה: תשלום חשבונות טלפון, אוכל, אבזרי קנייה.

כאשר אתה מבין בדיוק כמה שאתה צריך, להתחיל כסף גוביינא. היכן ניתן למצוא אותם - זה תלוי בפורמט של האירוע.

אם אתה לארגן משהו חברתי משמעותי (פסטיבל של גרפיטי, הרצאות מדע פופולריות לתלמידי בתי ספר), אתה יכול להגיש בקשה למענק להתחיל התרמה עבור Planeta.ru או למשוך מתנדבים.

אם אתה עושה אירוע מסחרי - לחפש חסות מעוניינות יחסי ציבור. הפוך מצגת יפה ולתאר בצורה ברורה מה תועלת החסות תקבל להשתתף בפרויקט שלך ומה נדרש ממנו. רק להיות כנה לא מבטיח מה לא יכול לעשות. יהיה לך סיכוי של הצלחה טוב יותר אם קהל היעד של האירוע שלכם יעלה בקנה אחד עם קהל היעד של החברה המממנת.

אם תארגן החבר הכי טוב בחתונה - חברים ומכרים Connect. הם יכולים לספק לך אתר, טכנולוגית נהיגה מתאימה.

דרך טובה להפחית את התקציב של פעילות מסחרית - להתמקח עם קבלנים ועבודות על בסיס סחר חליפין. רוב קבלנים יקרים - קייטרינג ובר אלכוהולי. שם התנאים שלך, קובעים תנאים ברורים של התייחסות אל תהססו לבקש הנחה.

מה לחפש, כדי שהכל היה בשיא?

פרט כל חשוב, אפילו מספר אסלות ונוכחות veloparkovki. אבל ישנם חמישה גורמים עיקריים שקובעים את ההצלחה של כל אירוע:

• אור. אור טוב - זה כאשר הסצנה נראית בבירור, את האור הזרקורים הוא לא עיוור, ואורחים לא ייפלו צללים מכוערים.
• סאונד. בדוק את הטכניקה כמה פעמים, להתאים את המיקרופון מסכים עם הבעלים של תקנות הרעש בחדר באתר.
• טוהר. אין אשפה, רצפות מלוכלכות ושירותים מסולקים.
• אבטחה. למד את תוכנית הפינוי והכשרה התנהגות עבור צוותים ומתנדבים. כל אחד צריך לדעת איפה יציאות החירום, מטפים וערכת עזרה ראשונה.
• טמפרטורה. אף אחד לא צריך להיות חם מדי או קר מדי - יש צורך לבדוק את זרימת האוויר ושמיש מזגנים. טמפרטורה נוחה בתוך הבית בעונה החמה - 23-25 ​​מעלות צלזיוס, בקור - 22-24 מעלות צלסיוס אם אתה מבלה פסטיבל מוזיקה, הטמפרטורה צריכה להיות נמוכה יותר (20-22 מעלות צלזיוס), כי לאחר סצנת המחול בכלל בהחלט תהיה חמה.

מי צריך להיות בפעולה מתואמת כדי למנוע בעט החוצה למשטרה?

אתה צריך להכין שתי הודעות: הממשל של העיר לתחנת המשטרה (אם האירוע הוא פחות מ 2 000 אנשים). הם יכולים להישלח בדואר או באמצעות שליח, שני עותקים של כל איבר. אם אתם מתכננים אירוע, אשר יהיו יותר מ 2 000 אנשים, אתה צריך גם לשלוח הודעה לממשלה של האזור ואת המשטרה האזורית.

בהודעה כתובה בצורה חופשית: יש צורך לציין כי ברצונך להחיל, מה שם ומטרה של האירוע, היכן ומתי זה יתקיים, כמה צפוי של משתתפים, מי המארגן. עדכוני דוגמאות לחפש באינטרנט.

להתקשר בחוזים עם כל הקבלנים אשר מספקים לך את הטכניקה, או לספק קייטרינג שטח השכירות. משא ומתן בבירור את כל הפרטים ולוודא כי הם בהסכמה. לדוגמא, אם הסכים כי הניקוי הסופי של הנחות על ידי הבעלים, הפריט צריך להיות בחוזה.

איך לבשר את האירוע על זה אנשים רבים ככל האפשר?

תן לו שם ולוגו. תנו מעצב ימשוך פוסטרים ולפתח זהות תאגידית. בנה אתר פשוט עם מידע על האירוע - למשל, טילדה.

שלח לי הודעה לעיתונות עם מידע על האירוע, מה, מתי ואיפה שאתה מוציא, אשר המארגנים, שותפים ובעלי עניין. נסה עיתונאי עניין. אל תכתבו יבש מדי לשלוח הודעות לעיתונות לתקשורת מתמחה - אלה שיש להם את אותו קהל יעד כמו האירוע שלכם. צור המערכת ברוב האתרים ניתן למצוא במרחב הציבורי.

אל תשכחו קידום ברשתות חברתיות. צור פגישת פייסבוק, «VKontakte" ודף אירועי Instagram. הפעלת פרסום ממוקדת ומציג להגדיר בצורה נכונה: הוא צריך רק להראות לקהל היעד שלך לתקציב הפרסום לא להתבזבז. שאל ביישובים העירוניים הגדולים ובלוגרים לדבר על האירוע שלך בדפים שלהם. אם אתה לא טוב SMM, לקרוא בלוג "Netologii" - ישנם חומרים שימושיים רבים על קידום ברשתות חברתיות.

הכל מוכן. עוד משהו שאתה צריך לספק?

להיות מוכן ומזומן. בשעה המארגן תמיד צריך להיות עמוסה טלפון וחיבור לאינטרנט, מטען לסוללות, החלפת מחשב נייד, כבל מאריך, מתאמי HDMI עבור כל מחברים אפשריים, מדבקות, קלטת, כמה מציתים, סכין מכתבים, דבק משככי כאבים ב כאב מקרה ראש.