7 טיפים שיעזרו ליזמים לשרוד

1. חלק את העבודה לשלבים נפרדים

תהליכים עסקיים הם רציפים, קבועים וחד פעמיים, בקנה מידה גדול וקצרים למדי. אך כל אחד מהם יכול להתפרק לשלבים או איטרציות.

איזה מהם תלוי בדיוק בפרטי העסק שלך. הגישה האוניברסלית ביותר עשויה להיראות כך: "הכנה" - "ביצוע" - "מעקב אחר תוצאות" - "משוב". אתה יכול לכלול צעד "לדחות" בשרשרת זו, וזה בסדר גמור. העיקר להציג את התמונה השלמה ולא לשכוח מהסכמים והבטחות.

טכניקות ניהול פרויקטים עוזרות בתכנון יעיל. עבור צוותים קטנים ועסקים קטנים, מתודולוגיות גמישות נוחות (אותה Agile). חלק מאלה עשויים לעבוד בשבילך:

• סקרום הוא אחד התגלמויות הפופולריות ביותר של עקרונות Agile. כל המשימות נאספות בצבר, העבודה על הפרויקט מחולקת לספרינטים, שלכל אחד מהם נבחרה כמות משימות אפשרית תוך התחשבות במורכבות. התוצאה של כל ספרינט היא מוצר מעשי שמשתפר שוב ושוב.
• קנבן היא מפת תעסוקה אינטראקטיבית. אפשר להלחין אותו בשבילי או לצוות קטן. צריך לוח ומדבקות. הלוח מחולק לשלוש עמודות המציינות את השלבים העיקריים: "לעשות", "לעשות" (לעשות), "בוצע" (בוצע). ניתן גם להוסיף עמודות למשימות לא דחופות או לא דחופות. כל חלק בלוח צריך להיות מלא במדבקות שעוברות מעמודה לעמוד תוך כדי העבודה.
instagram viewer
• Six sigma (6 sigma) היא טכניקה שבה הפרויקט מתפרק לשלבים. כל שלב מחולק בתורו לחמישה שלבים: הגדרה, מדידה, מחקר, פיתוח ובקרה. הגישה עובדת היטב בפיתוח תוכנה וייצור בכל הגדלים, החל מהתפירה ועד תפירת תכשיטים.

2. קבעו סדרי עדיפויות ומועדים ברורים

לא תמיד יעיל ורווחי לפתור משימות כפי שהן באות. יתר על כן, משימות חדשות מופיעות ללא הרף - ולעתים די פתאומי.

אי אפשר לתפוס את העוצמה, גם אם אתה עובד מסביב לשעון ומתמסר באופן מלא לעבודה המועדפת עליך. מצד שני, תמיד יש את הפיתוי לעשות מה שאתה אוהב ולדחוף את השאר לפינה רחוקה.

המשאב העיקרי של העסק שלך הוא אתה עצמך. והמשאב הזה אינו אינסופי. ידיעה זו תעזור לך לתעדף ולהגדיר בכנות מועדים קשים. קחו בחשבון שעשיית עסקים "למען הנשמה" היא מותרות. ואם המטרה שלך היא תוצאה ותועלת, אז צריך לשים אותם מלכתחילה ולא להנאה.

נוח לארגן ולבצע שיטות משימות אצל מנהלי המשימות: כשהכל לנגד עיניך, בהחלט לא תשכח או תחמיץ שום דבר. למשל, בשירות חדש Workzen זה עובד ככה: אתה מוסיף משימה בקטע "תכנון" (כפתור "+" בפינה השמאלית העליונה של המסך), מציין תיאור ותאריך יעד.

משימות שנוספו ממוינות אוטומטית. כתוצאה מכך, תוכל לראות מה צריך לעשות היום, מחר ומאוחר יותר, כמו גם אילו משימות כבר איחרו. מיון מקרים לפי תאריך או לפי סדר הוספתם, וחפש את אלה שאתה צריך לפי מילים מהתיאור.

ואם תקשר משימות ללקוחות וכרטיסי מוצר, תקבל לא רק סט מדבקות אלקטרוניות, אלא מערכת אינטראקטיבית נוחה ומובנת.

נסה את Workzen

3. הכינו רשימת מטלות

פעולות רבות חוזרות על עצמן באופן קבוע. זה, למשל, הזמנת וקבלת סחורה, הכנת חנות לפתיחה, מלאי, חישוב משכורות, קורא ללקוח לספר כיצד מתקדמת העבודה. יום אחד הכל מתחיל לקחת יותר מדי זמן.

לעיתים קרובות פשוט אין זמן למשימות מסוימות שנראות בעדיפות עליונה. אין זמן לפרק מסמכים או לעדכן תוכנות, לספור יתרות מלאי או למצוא ספקים חדשים. דברים כאלה נערמים וגוזלים את הזמן, הכסף והעצבים שלך.

יש מוצא: פשוט תעשה סדר בכל. זה נשמע פשוט יותר ממה שהוא באמת, אבל אפשר לעשות את זה בערב אחד. הכינו רשימת מטלות במתכנן או בלוח השנה, וכתבו לפני כל משימה באיזו תדירות היא צריכה להיעשות וכמה זמן זה לוקח.

וניתן למטב את תהליך התכנון על ידי דיגיטציה. זה המקום שבו לוח kanban יהיה שימושי שוב, ואתה יכול אפילו לעשות את זה ב- Google Sheets. הפץ משימות בסדר חשיבות יורד עם תאריכים בעמודה "לעשות", או הכין רשימה לכל יום בגיליונות נפרדים. זה עוזר להפיץ באופן שווה את עומס העבודה או לתזמן משימות לימים שבהם יש פחות עבודה אחרת.

עם טבלה כזו, תמיד תהיה מודע לכמה משימות שגרתיות כבר הושלמו ומה ההורדה שלך כרגע. גם אם אתה לא בעבודה, אתה תמיד יכול לפתוח את לוח המשימות מהטלפון שלך.

IN Workzen ניתן גם ליצור לוח kanban ולהמחיש בדיוק מה ומתי לעשות זאת. אתה יכול גם להציג משימות שהושלמו (זה מניע אותך להתקדם).

4. נָצִיג

אתה המוביל העסקי היחיד, מה שאומר שהזמן שלך לא יסולא בפז. יש משימות שרק אתה יכול להשלים. אבל אין כל כך הרבה כאלה, את השאר אפשר וצריך להאציל. גם אם תוכלו לתקן את המחשב טכנית בעצמכם, לשטוף את הרצפות או לקבל הזמנות, זה יעלה לעסק שלכם יותר מדי.

זה יהיה קל יותר אם אתה יודע בדיוק כמה אתה עולה לשעה. לדוגמה, הרווח הנקי החודשי שלך הוא 100,000 רובל. מטעמי נוחות, בואו נדמיין שיש 20 ימי עבודה למשך 8 שעות בחודש. משמעות הדבר היא שאתה מרוויח 625 רובל לשעה. עכשיו השווה סכום זה עם עלות העבודה של המנקה, השליח ומומחים אחרים שאפשר להפקיד ביניהם כמה שאלות.

משימות שבהחלט כדאי להאציל:

• עתירת עבודה ולא מביאה שמחה;
• דורש כוח אכזרי;
• מונוטוני ושגרתי.

מה בדיוק ניתן להאציל:

• תחזוקת ציוד;
• משלוח, משלוח, אריזה;
• הַנהָלַת חֶשְׁבּוֹנוֹת;
• תמיכה חוקית;
• משימות חד פעמיות שספק אם יחזרו עליהן.

שעדיף לא להאציל:

• קבלת החלטות עסקיות חשובות;
• תכנון אסטרטגי;
• שליטה ביישום שלבים חשובים;
• שְׂכִירָה.

ההחלטה הסופית היא כמובן תמיד שלך. הרבה תלוי בפרטי העסק.

5. לפשט את תקשורת הלקוחות

הלקוחות שלך הם המעסיקים שלך. אבל לעתים קרובות אתה צריך להשקיע יותר מדי זמן עליהם.

זה קורה משתי סיבות:

1. בתחילה אתה מספק מעט מדי מידע או לא יכול לענות באופן מיידי על כל שאלות הלקוח.
2. יש לך מידע על לקוחות בשלושה שליחים שונים, הערות בסמארטפון, מחברת וערימת כרטיסי ביקור.

כדי לקבל פחות מאותן שאלות, עדכן את האתר שלך ואת הרשתות החברתיות, ספר לנו עוד על המוצרים והשירותים שלך, הוסף תמונות וסרטונים. כמו כן, צור טופס משוב בכדי להתכונן לשיחה עם הלקוח.

רמה מתקדמת: הזמנת בוט צ'אט. הוא יוכל להשיב באופן אוטומטי להודעות בשליחויות מיידיות.

וכדי לתקשר בצורה יעילה יותר עם הלקוחות, לשמור את אנשי הקשר שלהם ביישום או שירות אחד. לדוגמה, Workzen מאפשר להביא את כל התקשורת לנקודה אחת, והוספת כרטיס לקוח חדש אורכת מינימום זמן.

ניתן לקשר את פרטי הלקוחות למשימות והזמנות. לפיכך, אתה תמיד תהיה חמוש במלואו: ב- Workzen קל למצוא נתונים של אנשים, מחירים ומחירי מועדים וסחורות ומסמכים.

6. לנתח את עבודתך

היעילות של כל עסק אינה קבועה. לפעמים אנחנו חורגים מהציפיות שלנו, לפעמים אנחנו טועים. לעשות צעד קדימה, כדאי לחזור ולנתח מה נעשה ומה לא.

גם אם אתה עובד למען עצמך ואף אחד לא דורש ממך KPI, עליך להגדיר יעדים ברורים ולהשיג תוצאות מסוימות. אם המציאות לא חפפה את הציפיות, אתה צריך לעצור ולהבין מה השתבש.

לעתים קרובות, הביצועים העסקיים אינם נופלים באשמתך. לדוגמא, הסחורה לא נמסרה בזמן, בן הזוג שלך חלה והיו פחות לקוחות בחופשות. אלה לא הטעויות שלך, אבל בפעם הבאה תוכל למזער את הסיכון לחזרה. למשל, מצא מספר ספקים, חבר חברת מיקור חוץ, הזמין פרסום ברשתות חברתיות מראש.

הדבר החשוב ביותר הוא לא לשרוף ולא להתאכזב מעסק שהחל לרדת. הכל בידיים שלך. הסיקו מסקנות, רשמו אלף נקודות חוויה והמשיכו הלאה.

7. תכנן את החופשה שלך

מנוחה חשובה ביותר, במיוחד כאשר אתה עובד למען עצמך. אם אתה מתמסר למה שאתה אוהב 24/7, המשאבים שלך לא יימשכו זמן רב.

טוב יותר לא להסתכן. תכננו את החופשה מראש, עשו את סוף השבוע, הרשו לעצמכם להיות מוסחים מהעבודה בחופשה רק אם יש כוח עליון רציני.

מה אם אתה צריך לעבוד בזמן שאחרים נחים? טוב לך יותר. הפכו ימי רביעי וחמישי לימי חופש אישיים וחסכו נסיעות בעונה נמוכה. אל תנסה לעבוד כאשר סביר להניח שההכנסות יכסו את העלות. עדיף לנוח ולבנות את הכוח שלך להכות בקופה בשיא העונה.

אחרי הכל, המטרה שלך היא עסק למטרות רווח, לא למען העסק עצמו. וכדי להשיג זאת עליכם לתכנן נכון תהליכי עבודה, לייעל ולשפר בהדרגה את העסק שלכם כך שבסופו של דבר תהיה לכם טוב והרבה מנוחה.