5 דרכים לפנות זמן למשימות חשובות למי שקוע בדברים קטנים

בעבודה אנחנו עסוקים יום אחר יום בפגישות, דוחות, ניתוח דואר ודברים אחרים. אין זמן פשוט לחשוב, שלא לדבר על לתכנן או להחליט מה באמת חשוב. וזה אפילו לא שיש כמה שעות ביום, רק שאנחנו מחלקים את הזמן בצורה לא נכונה. מאמני הקריירה ראווי רמן ומלודי ווילדינג שיתפו כיצד לתקן זאת.

1. להבין מה גורם לך למלא את זמנך במטלות

כשאתה עסוק כל היום במשהו, אתה מרגיש צורך ושימושי. זה נכון במיוחד עבור מנהלים ואלה שרגילים להיות סטודנטים מעולים. "ההערכה העצמית שלהם קשורה מאוד להישגים ולכמות", אומר וילדינג.

בנוסף, לעתים קרובות אנו מבלבלים בין פרודוקטיביות (בודקים את כל הדברים מחוץ לרשימה) לבין יעילות (מסיימים משימה חשובה אסטרטגית).

ועם מועדים בוערים ללא הרף, בדרך כלל נראה שחשיבה היא מותרות אסורה. לכן, הצעד הראשון הוא להבין מה עומד מאחורי ההרגל להיות עסוקים.

לנתח את האמונות שלך לגבי עצמך. חשבו כיצד אתם מגדירים הצלחה, מה גורם לכם להרגיש ראויים. ואל תשפטו את עצמכם בתהליך: כעת חשוב להבין מה מניע אתכם.

2. חשוב מחדש על תפקידך וסדרי העדיפויות שלך

העולם כיום מתפתח בקצב חסר תקדים. זה משפיע גם על ארגון החברות: עובדים עולים מהר יותר בסולם הקריירה, לעתים קרובות יותר הם מקבלים אחריות חדשה. אך לאחר הקידום, לעתים קרובות אנו ממשיכים לעבוד כמו בתפקיד הישן. אנו מסתמכים על אותם חשיבה והרגלים, אם כי האחריות שלנו השתנתה לחלוטין.

אם אתה מרגיש שאתה תקוע גם במקום, הגיע הזמן לחשוב מחדש על התפקיד שלך. לדוגמה, השתמשו במטריקס אייזנהאואר. לפיו, ניתן לחלק מקרים לדחיפות חשובה, לא דחופה חשובה, לא חשובה ולא דחופה חשובה.

לא פעם אנו מתעלמים מעניינים חשובים, אך לא דחופים, אם כי הם אלה שעוזרים להתקדם.

ואנחנו מוצאים את עצמנו בשבי של משימות דחופות, אך לא כל כך חשובות: ניתוח דואר, שיחות, תיקון שגיאות. אז בדקו את עצמכם מדי פעם. ראה כמה אתה מוציא על עניינים חשובים ולא דחופים ואם אתה לא שקוע מדי בדברים הקטנים.

3. שרטטו גבולות

כדי למצוא זמן לאותם הדברים החשובים ביותר, בנה את היום שלך בדרך חדשה. ודא שאתה שולט בלוח הזמנים שלך ולא אנשים אחרים. אנשים רבים מתחילים את השבוע בלוח שנה ריק ואז מוסיפים פגישות ופגישות לבקשת אחרים. כתוצאה מכך, סדרי העדיפויות שלהם מועברים לרקע.

מחק גישה זו. סמן מראש את משבצות הזמן שאתה מקדיש למטרות החשובות שלך, ורק אז תכנן את השאר. אל תחשוב על מה שחשוב להתפתחותך בשעה החופשית שבין אחריות אחרת. הקדישו זמן לכך כשאתם עושים כמיטב יכולתכם או כשאתם בטוחים חופשיים מהסחות דעת.

4. למדו לסרב

תסתכל טוב על שלך רשימת מטלות. סביר להניח כי ניתן לנטוש חלק מהמשימות, חלקן נדחות וחלקן מופחתות. זה יפנה זמן נוסף.

נסו גם להיפטר מישיבות מיותרות. אל תסתפק בהם אלא אם כן נוכחותך היא ממש חובה.

לרוב, ניתן להחליף פגישה בהודעה כתובה, ולדון ברעיונות במסמך משותף.

לפני שתתחיל, שאל את עצמך מה יעשה היום ממש מגניב. לא סביר שמדובר בבדיקה של חמישים הודעות שנצברו.

5. שאלו שאלות נועזות

לאחר שהצלחתם לפנות זמן מה בלוח השנה, הגיע הזמן להשתמש בו. תשכחו ממה שמתוכנן לשבוע הנוכחי או מה תגידו בפגישה עם הבוס שלכם. חשוב על השאלות הגדולות שאתה בדרך כלל נמנע מהן.

• למי נוכל להיות כחברה?
• למה אנו שואפים כצוות?
• מה יעזור לנו להתפתח?
• מה התפקיד שלי?

שאלות כמו אלה עוזרות לנו להגיע לפתרונות יצירתיים שאיננו רואים בלוח הזמנים הרגיל שלנו. לאחר שקיבלתם את התשובות, הקלטו אותן ושמרו אותן לעין. בצע תרגיל זה באופן קבוע כדי שלא תשכח ממטרות גדולות.