20 טכניקות יעילות לניהול זמן

1. כלל 1-3-5

שעות העבודה שלך במהלך היום מוגבלות, וכלל 1-3-5 מאפשר לך להשתמש בו בצורה החכמה ביותר. המהות שלה היא כדלקמן: ביום אתה יכול לעשות רק משימה גדולה אחת, שלוש בינוניות וחמישה קטנות. ישנם תשעה מקרים בסך הכל, לא יותר ולא פחות. הכלל יעזור לפנות בהדרגה את ההריסות, להיות בזמן ולא לעבוד יתר על המידה.

2. הכלל של שלוש

לאלה שלא מסתדרים עם מספרים או לא יכולים לעשות תשעה דברים ביום, כריס ביילי, מחבר הספרהשנה הפורה שלי", בדוי כלל של שלוש. זה אומר שאתה צריך לעשות את שלושת הדברים החשובים ביותר כל יום כדי להיות פרודוקטיבי.

במקום לפזר את האנרגיה והתשומת לב שלכם על כמה עשרות פריטים ברשימת הבדיקה, פשוט בחרו בשלוש המשימות החשובות ביותר להיום והתמקדו בהן. בחר שלוש נוספות ביום שלמחרת, וכן הלאה. זה ישמור אותך מרוכז. ניתן להחיל את אותו הכלל גם לקביעת יעדים לשבוע, לחודש או לשנה.

3. שיטה 10 דקות

האם יש לך משימה כלשהי אליה אתה לא רוצה להתחיל? אמור לעצמך, "אני אעשה את זה רק 10 דקות ואז אלך לנוח קצת." סביר להניח שבזמן הזה תימשך לעבודה ולא תוכל עוד להפסיק.

4. פומודורו

זֶה מערכת הומצא על ידי פרנצ'סקו סירילו בכדי להקל על ההכנה לבחינות. זה עוזר למקד אנשים שמסיחים את עצמם בקלות. זו גם דרך טובה לשלוט כמה זמן אתה מבלה בעבודה מסוימת.

כך עובד פומודורו: אתה לוקח טיימר ומגדיר אותו ל 25 דקות. לאחר מכן, התמקדו בעבודה. כשעוברות 25 הדקות, אתם נחים למשך 5 דקות ואז חוזרים על הכל שוב. לאחר ארבעה מחזורים תהיה לכם הפסקה גדולה של חצי שעה.

5. שיטה 90/30

שיטה 90/30 בשימוש הסופר והבלוגר טוני שוורץ, מייסד Buffer, מייסד ליאו וידריך, מבקר הספרות בנימין צ'ה קאי וואי והיזם תומס אופונג.

המהות שלה היא כדלקמן: אתה עובד קשה במשך 90 דקות, ואז נח במשך חצי שעה ואז חוזר על המחזור. במקרה זה, את 90 הדקות הראשונות שאתה מקדיש למשימה החשובה ביותר שעליך לעשות ביום, ואת החלקים הבאים אתה מקדיש לעניינים פחות חשובים.

על פי מחקריםעולם השינה המכושף מומחה ייל פרצה לאפי, 90 דקות הוא הזמן האופטימלי עבור אדם להתמקד ביעילות במשימה אחת. וחצי שעה מספיקה למנוחה מוחלטת, דבר שאושר על ידי מחקרשינה וערות הנוירופיזיולוג נתן קלייטמן.

6. שיטה 52/17

זו גרסה פרטית של השיטה הקודמת. זה לא שונה מלבד מספרים: אתה עובד 52 דקות ואז נח במשך 17 דקות. על פי הניסויהכלל 52 ו- 17: זה אקראי, אבל זה מעלה את הפריון שלךשנערך על ידי שירות הגיוס של Muse באמצעות אפליקציית DeskTime, משכי הזמן הללו עוזרים לך להישאר פרודוקטיבי ולהימנע מעומס יתר. לכן, השתמש בשיטת 52/17 אם אתה מרגיש שאתה לא חזק מספיק לעבוד 90 דקות ברציפות.

7. אוכלים צפרדעים

השיטה הגיעהתאכל את אותה צפרדע: בריאן טרייסי מסביר את האמת על צפרדעים דובר המוטיבציה וסופר העזרה העצמית בריאן טרייסי. הוא מכנה "צפרדעים" משימות לא נעימות וקשות שעליך לבצע למרות חוסר הרצון שלך. עשו דבר כזה מתחילת היום - "אכלו את הצפרדע". ואז יהיה לך קל יותר: תזרוק את האבן הזאת מהנשמה שלך ותבטיח לעצמך מצב רוח טוב לכל היום.

8. חסימות זמן

לרשימות מטלות יש אחת תכונה לא נעימה: הם בהחלט לא נותנים מושג כמה זמן עסק זה או אחר לוקח. "קנה לחם" ו"דוח גמר "תופסים שורה אחת ברשימה, אך אין דומה למשימות אלה במורכבותן ובחשיבותן.

לוח שנה הוא הרבה יותר טוב מרשימת מטלות: הוא מאפשר לך לשלוט באופן חזותי בזמן. אתה רואה חסם גדול ומבין שהמשימה לא קלה. אז נסה את הטכניקה “חסימות זמן»: הצב אותם בלוח השנה והקצה זמן לכל אחד לפי מורכבות המשימה. ובעוד שאתה מבצע משימה זו או אחרת, אל תסיח את דעתך מאחרים.

9. GTD

GTD (איך לעשות דברים) האם מערכת פריון הומצאה על ידי המאמן העסקי דייוויד אלן. עקרונותיה העיקריים הם כדלקמן:

1. כתוב את כל הפעילויות והרעיונות שלך במקום אחד, מה שנקרא תיבת דואר נכנס ("תיבת דואר נכנס").
2. ממיין את תוכן תיבת הדואר הנכנס שלך מעת לעת על ידי עדיפות ומשימות תזמון. הצב הערות בתיקיות על פי תוכנם - "עבודה", "בית", "קניות" וכן הלאה.
3. ערכו תיקונים - זרקו הערות מיותרות, חצו תיקים שהושלמו, העבירו חומרים שאיבדו את הרלוונטיות שלהם לארכיון.
4. כאשר הכל מתוכנן לצאת לדרך, המשך לביצוע. משימות שניתן לבצע תוך כמה דקות, נפתרות מיד. אחרים ניתן להאציל או להציב אותם בלוח השנה.

אתה יכול לגלות את כל הדקויות של GTD אצלנו מַנהִיגוּת.

10. ZTD

ליאו באבוטה, מחבר בלוג הפרודוקטיביות Zenhabits, מאמין שמערכת ה- GTD של דייוויד אלן מורכבת מאוד ודורשת יותר מדי מאמץ. הוא מציע את מערכת ה- Zen to Done שלו. כדי לעקוב אחריו, עליך לפתח 10 הרגלים פשוטים.

1. אסוף את כל המידע בתיבת הדואר הנכנס.
2. עבד את כל הרשומות מבלי להשאיר אותן על המבער האחורי.
3. תכנן את המטרות העיקריות שלך לכל יום ואת המטרות הגדולות שלך לשבוע.
4. התמקדו רק בדבר אחד בכל פעם, מבלי לפזר את תשומת ליבכם.
5. צור רשימות פשוטות וקצרות.
6. ארגן את ההערות שלך בקטגוריות על סמך התוכן שלהן, בדיוק כמו ב- GTD המקורי.
7. עיין בהערות שלך באופן קבוע ונפטר מדברים מיותרים.
8. לפשט. צמצם את רשימת המשימות והיעדים שלך, כתוב קצר וברור.
9. כדי להתכוונן לעבודה, שמור על שגרה יומיומית מסוימת.
10. עשו את מה שאתם באמת מעוניינים בו.

11. קנבן

יַפָּנִית שיטת פרודוקטיביות, שעוזר לך לעקוב אחר הדברים שאתה עושה, מה כבר עשית ומה צריך לעשות בעתיד. Kanban מדמיין חזותית את זרימת העבודה.

אתה לוקח לוח מדבקות (או נרשם עם מנהל מטלות כמו Trello) ומצייר עליו שלוש עמודות: לעשות, לעשות, לעשות. ואז כתוב את העניינים שלך על פתקים דביקים והניח אותם בעמודה המתאימה, תלוי מה אתה עושה ומה כבר עשית.

12. כלל שתי הדקות

זה החוק הוא חלק בלתי נפרד מ- GTD, אך ניתן להשתמש בו גם אם אינכם חובבי הטכניקה של אלן. אם המשימה אורכת פחות משתי דקות, בצע אותה מיד. אז אתה מוריד את המוח שלך, כי אתה כבר לא צריך לזכור את המקרה הזה.

13. אפס דואר נכנס

Zero Inbox הומצא על ידי הסופר ומומחה הביצועים מרלין מאן, והוא עובד היטב עם GTD. מאן החיל אותו על מיילים, אך באותו אופן ניתן לעבד תיקים, מסמכים, הערות ומידע אחר. כפי שהשם מרמז, מטרת הטכניקה הזו היא להשאיר את תיבת הדואר הנכנס ריקה.

במערכת ה- GTD המקורית, תיבת הדואר הנכנס כל הזמן ערמה חבורה של ערכים. אתה צריך לקחת זמן לסדר אותם, וקל להתעלם ממשהו חשוב בתיבת הדואר הנכנס העמוסה. מאן ממליץ על פירוק תכנים מיד עם הגעתם. אתה פותח תיבת דואר נכנס ומחליט מה לעשות עם כל פריט: למחוק, להאציל, להשיב, לדחות או להשלים. אל תסגור אותו עד שתבצע אחת מהפעולות שצוינו עם כל האלמנטים.

בנוסף, מסננים אוטומטיים בדואר יעזרו לך לחסוך זמן, תיקיות חכמות ותוכניות עבור מִיוּן מסמכים.

14. טרי או מטוגן

טרי או מטוגן מתורגם ל"טרי או מטוגן ". הפילוסופיה הזו נוצרהשלוט ביום שלך באמצעות מערכת העדיפות "טרי או מטוגן" הבלוגרית סטפני לי. לפיו, כשאתה מתעורר בבוקר, המוח שלך "טרי", אך ככל שמתקדם היום הוא "מטוגן". פירוש הדבר שעליך לקבוע את מועד שלך פריון שיא ולהצליח לעשות את כל הדברים החשובים ביותר ביום בתקופה זו. ככה זה עובד.

1. בסופו של יום, כשאתה עייף, הקדש 15 דקות ליצור רשימת מטלות למחר.
2. העבר את המשימות החשובות ביותר לתחילת היום בקטע טרי. דברים שאתה לא אוהב נשלחים לשם - "הצפרדעים" מאוד. הם צריכים להיעשות בזמן שעדיין יש לך כוח.
3. דברים פחות דחופים, פחות קשים ונעימים יותר עוברים לקטע פריד - כלומר אחר הצהריים, תלוי בלוח הזמנים שלך. הם יעמיסו לך פחות את המוח.
4. עקוב אחר הרשימה שלך למחרת בבוקר. ואז להמציא אחד חדש בערב.

סטפני ממליצה על FoF לאנשים שמגלים כל לילה שהם מותשים לחלוטין, אך לא היה להם זמן, למרות שעבדו כל היום.

15. שיטת קרח

רמיטה סתי, מחברת הספר "אלמד אותך להיות עשיר", משתמשת בשיטה זו כדי לשמור מידע להמשך. זה עובד כך: אתה שומר את כל המיילים, ההערות, המאמרים, הרשימות במקום אחד - למשל, בשירות רישום הערות כמו Evernote או Notion, או כמסמכים. ואז הפץ חומרים אלה באמצעות תגים, תיקיות וקטגוריות - כרצונך.

עיין במידע זה כל 4-6 שבועות ושקל אם ניתן ליישמו בפועל. אם משהו חסר תועלת, זרק אותו או ארכיב אותו. זה מאפשר לך ליצור בסיס ידע משלך.

16. פוקוס אוטומטי

"מיקוד אוטומטי" המציאמערכת ניהול זמן המיקוד האוטומטי מומחה הביצועים מארק פורסטר. מערכת תכנון זו מתאימה אנשים יצירתייםקשה לעקוב אחרי GTD.

רשמו את כל הפעילויות שלכם במחברת ללא כל הזמנה. לאחר מכן עברו על הרשימה, בחרו את אלה שיסיימו בהקדם האפשרי, וסדרו אותם. כאשר המשימות הדחופות נפתרות, המשך למשימות שאתה מעדיף כעת. אם לא סיימתם משהו - העבירו אותו לסוף הרשימה, תחזור לזה בהמשך. וחזור על צעדים אלה יום אחר יום.

17. מטריקס אייזנהאואר

תוכנית זו מְבוּסָס מאת הנשיא האמריקני דווייט אייזנהאואר. המטריצה ​​כוללת ארבעה חלקים למשימות: לא דחוף ולא חשוב, דחוף אבל לא חשוב, חשוב ולא דחוף, ודחוף וחשוב. חלק את המשימות שלך לחלקים ותוכל לגלות על מה אתה מבלה הכי הרבה זמן ועל אילו משימות צריך לתת יותר תשומת לב.

18. שיטת 4D

4D הומצא על ידי אדוארד ריי, סופר ויועץ מוטיבציה. השיטה נועדה לעזור לאנשים שנחרדים למראה רשימת המטלות שלהם ואינם יודעים כיצד לגשת לכל הפריטים שנצברו.

ריי טוען שאתה צריך לשנן רק ארבע מילים עבור האות D, ואז לא תאבד את הלב מול הררי העבודה. הנה הם:

• בצע - אם הוקצתה לך משימה, עדיף לעשות זאת כעת ולחצות אותה מיד מהרשימה.
• נציג - כאשר אינך יכול או אין לך זמן לבצע משהו, אך יש לך עוזר יחסית פנוי, העבר את המשימה אליו.
• מחק - יש דברים שלא כל כך חשובים. מחק אותם על ידי הסרתם לצמיתות מרשימת המשימות. אם הם מנסים להטיל עליכם אחריות מיותרת, למדו תגיד בנימוס לא.
• עיכוב - כאשר משימה גדולה מדי או שאינה דורשת ביצוע מיידי, ניתן לדחות אותה. אבל אתה חייב בהחלט לקבוע לה מועדים ברורים, אחרת היא תישאר במשקל מת.

בחר משימה, בצע איתה פעולה 4D אחת ואז המשך למשימה הבאה.

19. תִזמוּן

בדרך כלל, אנשים שמנסים להיות פרודוקטיביים עוקבים אחר הזמן שהם משקיעים בדברים חשובים, ושוכחים לחלוטין לקחת בחשבון את התקופות בהן הם עושים שטויות. בעיה זו נפתרת על ידי טכניקת "Timekeeping", שהומצאה על ידי מומחה בתחום ניהול זמן גלב ארכנגלסקי. זה מאפשר לך להבין היכן מבלה את זמנך, מלמד אותך להיות קשוב יותר למה שאתה עושה, ופחות הסחת דעת.

קח מחברת ורשום את כל הפעולות שלך וכמה עשית אותן, בדיוק של 5-10 דקות. תעד רגעי עבודה, משא ומתן, פגישות ואפילו זמן בילוי ב- YouTube ובמשחקים. קח לזה כמה שבועות. ואז אתה מדפדף במחברת, מזהה את ה"כרונופאגים "שלך בראייה ומסיק מסקנות. אולי אתה צריך לצפות בסרטונים פחות מצחיקים, או לשתות פחות קפה, או שהאויב שלך הוא שיחות טלפון.

20. שיטת טים ​​פריס

טימותי פריס הוא גורו הפרודוקטיביות שהעלה את שלו שיטה ארגון העבודה, על בסיס שני כללים. הראשון הוא כלל 80/20, או עקרון פארטו, לפיה 80% מהעבודה שלנו יכולה להיעשות ב -20% מהמקרים. 20% הנותרים ייקחו 80% מהזמן. השני הוא חוק פרקינסון: העבודה ממלאת את כל הזמן המוקצב לה.

המשמעות של זה, אומר פריס, היא שאתה לא צריך לעבוד קשה יותר כדי לעשות הכל - אתה צריך להתמקד טוב יותר. תן לך לעבוד במסירות מלאה רק 20% מזמן העבודה שלך, אבל אתה יכול לעשות מחדש את כל הדברים החשובים באמת. ואת 80% הנותרים ניתן להקדיש לשגרה פשוטה, כך שתוכלו להתמקד במשימות עדיפות ולהימנע מעומס יתר.