10 טיפים שיעזרו לך לעבוד ביעילות מהבית

1. צור סביבת עבודה אחת לכל העובדים

אל תעבירו זאת לכפופים, אחרת התהליכים המבוססים יהפכו לתוהו ובוהו כאשר העובדים אינם רואים את עבודתו של זה ואינם מבינים מי אחראי על מה. כתוצאה מכך משימות אלמנטריות מעוכבות, עובדים מאבדים מעורבות ויעילות העבודה נוטה לאפס.

להלן קבוצה מינימלית של כלים שעשויים להיות לך שימושיים:

• מנהל משימות. נוח לקבוע איתו משימות, לפקח על עומס העבודה במחלקות ובכל עובד.
• לוח שנה כללי. זה יעזור לכם לקיים לוח זמנים של חופשות וימי חופש, וגם לתכנן אירועים חשובים כמו שיחות טלפון עם לקוחות או עמיתים, כך שלא תצטרכו להזכיר באופן אישי למשתתפי הפגישה עליהם.
• שליח לפתרון בעיות דחופות. ניתן ליצור צ'ט כללי לכל החברה וחדרי צ'אט קטנים יותר עבור צוותים ופרויקטים בודדים.
• מחסני נתונים בענן ופתרונות מסמכים. הם יהיו שימושיים לשיתוף פעולה במהלך שיחות, ושיתוף קישור קל יותר משליחת מסמכים וקבצים כבדים בדואר או בשליח.

2. שמור על קשר עם אלה שעובדים מהבית

עבודה מרחוק אינה סיבה לשכוח ממשמעת ולעבור ללוח זמנים בחינם, כאשר מוקצה זמן לפעילות עבודה על פי העיקרון "אני אעשה את זה, אבל אז." באסיפה הכללית ספרו לעובדים על פורמט העבודה החדש וקבעו את גבולות יום העבודה: לדוגמא, בין 9 ל -18 שעות, כולם צריכים להיות בקשר, ואתה צריך להתריע על חופש לזוג לפחות ימים.

למרות שכולכם עובדים מרחוק, אתם עדיין צוות אחד. שתף חדשות חברות, באופן קבוע (לפחות פעם בשבוע) מספר על משימות שהושלמו ותוכניות חדשות, חוגג בפומבי את הצלחת המחלקות. לסיום, אל תשכח לאחל לעובדים שלך יום הולדת שמח. זה יעזור לשמור על רוח הצוות, והכפופים לא ירגישו נשכחים ונטושים לגורלם.

3. הזן את כללי הצ'אט

צ'אטים הם כלי נוח, אך יש להם חסרונות. זרם ההודעות המתמיד מפריע כמו פטפוט השכנים במשרד, ולכן זה הגיוני להבחין בין תקשורת ולהתחיל צ'אטים נפרדים לשאלות דחופות ולכל מיני שיחות, לא רלוונטי. ואפשר להסוות את הצ'ט הזה עם מצפון נקי ולקרוא אותו מחדש אחרי סוף יום העבודה.

אל תשתמש בצ'אטים כדי לפתור בעיות מורכבות כאשר אתה צריך לקבל חוות דעת של כל חברי הצוות. ביציאה תקבלו הרבה הודעות, אך לא תגיעו לפיתרון אחד שמתאים לכולם. עדיף להסכים לשיחה, ובצ'אט, הקליט את מה שסיימת.

ונסו לא ליצור רעש מיותר: אל תחלקו הודעה אחת לתריסר בנוסח "שלום. הנה זה. המשימה חדשה. " כבדו את זמנם של אחרים ואל תכריחו את שיחו להיות מוסח כל הזמן על ידי התראות.

4. בצע שיחות וידאו קבועות עם הצוות

ראשית, זה יעזור להחזיק את האצבע על הדופק ולהפיץ מחדש את עומס העבודה אם עובד אחד נחנק משימות, ואחר סובל מבטלה. שנית, זהו כלי טוב למעקב אחר מצב הרוח של הכפופים: הרי מסרים קצרים בצ'אטים אינם משדרים אינטונציה, ובמהלך שיחה אישית תוכלו לגלות מה מדאיג את מי.

לא מצלצלים להצגה. תכנן את תוכן כל שיחה, הודיע ​​מראש לכל המשתתפים על מה יידון, וכתוצאה מכך, צור פרוטוקול של הפגישה: מה הם החליטו, אילו משימות הם קובעים ומי אחראי ליישומם. אתה לא צריך להתקשר כל שבוע כדי לעקוב אחר מצב החברה. עובדים יכולים לתקשר באופן סדיר רק עם מנהליהם, והם כבר ידווחו לכם.

5. ערוך לוח זמנים ברור

על כל עובד לקבל גישה לכל המידע העשוי להיות נחוץ בזמן העבודה. זה חשוב במיוחד למצטרפים חדשים: צריך לעדכן אותם, וההסתגלות במיקום מרוחק עשויה להימשך זמן רב יותר מאשר בתקשורת חיה במשרד. כדי שהעובד החדש לא ילך לאיבוד בזרימת המידע, הקצו לו אוצר אשר יוכל לענות על כל שאלה כיצד חיי החברה ועבודתה פועלים.

באופן אידיאלי, בסיס הידע אודות עבודות החברה צריך להיות מסודר בצורה כזו, שגם אם עובדי המפתח חולים או יוצאים לחופשה, התהליכים אינם נעצרים. צור מסמכים המסבירים בפירוט רב מה לעשות במצבי עבודה טיפוסיים, והופכים אותם לזמינים לציבור.

6. רשום את כל המטלות במשימות

יש להחיל כלל זה לא רק במהלך הסרה בכפייה. אל תסמוך על הסכמים מילוליים: אם אין משימה מוגדרת, לא תהיה שום תוצאה.

להלן כללים פשוטים איתם המשימות ייפתרו ביעילות ובזמן:

• היה ברור לגבי המטלה שלך. אל תכריח את הכפופים לשחק מדיומים או לדוג מידע נוסף במילה. על העובד להבין מיד מה רוצים ממנו.
• למנות אחראים ומוציאים לפועל. אחרת, קיים סיכון שכפיפים יזרקו את המשימה בלי סוף זה על גבי זה, וכתוצאה מכך אף אחד לא יעשה זאת.
• קבעו מועדים. המשימה שצריכה להיעשות "מתישהו" ככל הנראה לעולם לא תושלם.
• לענות על שאלות ולתת משוב. פעולה זו תבנה אמון בצוות שלך ותגדיל את הסיכוי להשלמת המשימה בהצלחה.

7. אוטומט תהליכים שגרתיים

במשרד הכל פשוט: אם אתה צריך לכתוב בקשה לחופשה, העובד הולך ל- HR, לוקח טופס מוכן, ממלא אותו ונותן לחתימה. בבידוד עצמי, שאלות רגילות הופכות לבעיה: עובד אחד רוצה לקחת חופש, והשני אתה צריך בדחיפות לחתום על חשבונית לתשלום, אתה צריך חתימת מנהל, אבל אין לאן לקחת את זה - לא בביתו ללכת.

יש רק דרך אחת לצאת: לחפש דרכים לנטוש ניירת ולהעביר את כל העבודות עם ניירות חשובים לצורה אלקטרונית.

8. צור מערכת בקרה ברורה ושקופה

אתה עלול להיות המום מהחשדות שהעובדים עושים הכל בבית אבל לא עובדים. כמובן ששליטה היא הכרחית, אך חשוב לשמור על השכל הישר. אם אתה כל הזמן מושך את הכפופים ושואל איך הדברים עם הפרויקטים שלהם, הם לא יעבדו מהר יותר, אבל כל הזמן יצטבר מתח, מה שמביא במוקדם או במאוחר לסכסוך.

הסכימו עם ראשי המחלקות שבכל בוקר הם יאספו מידע על העומס הנוכחי מהעובדים, ובמידת הצורך יעבירו אותו אליכם. שלוט לא בתהליך, אלא בתוצאה. לכן, ניתן לחלק פרויקטים רחבי היקף למספר שלבים עם תוצאה ומגבלת זמן ברורים על מנת לפתור בעיות מתעוררות בהגיעם.

9. העבר את מחלקת המכירות שלך ל- CRM

CRM היא מערכת ניהול קשרי לקוחות אוטומטית. במילים פשוטות, מדובר בתוכנה מיוחדת המתעדת את כל אנשי הקשר עם הלקוח מהשיחה הראשונה ועד למכירה.

באתר מרוחק, CRM הופך להצלה אמיתית עבור מחלקת המכירות. זה מאפשר לך למזער את הגורם האנושי: מנהלים לא יתקעו בפעולות שגרתיות, לא ישכחו לקוחות בודדים ותמיד יהיו מודעים באיזה שלב נמצאת כל עסקה ומה צריכה להיות הבאה שלב. והמנהל יכול לעקוב אחר ביצועיו של כל מומחה, ובמידת הצורך לחלק מחדש את עומס העבודה.

10. תקשר עם לקוחות באמצעות CRM

המצב: הטלפון הקווי נשאר במשרד, אבל איכשהו יש צורך לדבר עם לקוחות. ושליטה גם בתקשורת - אחרת יהיה קשה להבין מדוע עסקה מבטיחה נפלה. CRM עם טלפוניה מובנית יעזור: הוא מאפשר לך לחבר לא רק ערוצי תקשורת קולית, אלא גם צ'אטים באתר ובמסרים מיידיים. נוח להשיב על מכתבים והודעות ישירות ב- CRM, וכל היסטוריית האינטראקציה עם הלקוח נופלת מייד בכרטיס שלו.