איך לעשות יותר, להגדיר נכון משימות ולנהל את זמן העובדים
עבודתו / / January 07, 2021
אנדריי צ'ומצ'נקו
מייסד שותף וניהול של סוכנות השיווק באינטרנט Netpeak. מחבר ערוץ הטלגרם עצוב אבל נכון.
ככל הנראה, רק איש ציבור עצלן לא דיבר על כמה חשוב לתכנן שעות עבודה כדי לעשות יותר, להרוויח הרבה ובדרך כלל להיות "הגרסה הטובה ביותר של עצמך". אך משום מה אנו עדיין עומדים בפני מועדי יעד באיחור, משימות שגויות או שלא הושלמו. אשתף את השיטות שלי, כיצד מנהל יכול לארגן ביעילות את זמן העבודה של העובדים, כיצד לבנות תקשורת ולקבוע משימות כך שהן יושלמו כהלכה.
הסר את כל המיותר
ניהול זמן. אני אוהב את המילה הזו. זה מאוד נוח: אני בכלל לא איטי ורע בעבודה, יש לי בעיות בניהול זמן.
המתכון שלי הוא להסיר את כל המיותר, או, כפי שאני קורא לזה, לחתוך את הזבל. מחק והשבית את כל מה שאתה לא צריך.
כדי לעשות יותר, אתה לא צריך 25 שעות ביום, אתה רק צריך לבזבז פחות זמן על דברים חסרי תועלת.
יש צורך לתקשר לעיתים קרובות בעבודה - לשלב את כל ההתכתבויות בשליח אחד ולעולם לא ללכת לאחרים.
האם אתה מפתח? לא? אז למה אתה צריך יותר מדפדפן אחד? האם אתה בטוח שאתה זקוק לשלוש מאותן אפליקציות לעריכת טקסט? וכן הלאה.
בעבודתי מ זְרִימָה יכול לדפוק כמה דברים שקורים באופן קבוע: הודעות בשליח, מכתבים נכנסים בדואר, האדם שנכנס למשרד, הטלפון מצלצל.
אז ריכזתי את כל התקשורת בטלגרם, כיביתי את ההודעות מכל הצ'אטים, ארכבתי את כל הערוצים - כדי שאני בעצמי אוכל להחליט מתי יהיה לי זמן להגיב.
בדואר, ביטלתי את הרישום לכל הדיוור, למעט 5-6 הדרושים ביותר. אני משתמש בשירות Unroll.me כדי לאסוף אותם בעיכול, שמגיע פעם בשבוע בשעה נוחה עבורי. אני גם בודק את הדואר שלי כמה פעמים ביום, ולא מיד לאחר קבלת המכתב.
בטלפון אני פשוט מבקש ממני לא להתקשר - כמעט תמיד אפשר לכתוב או להכתיב מסר. ופגישות אישיות מתקיימות רק על פי התוכנית - אני מכניס אותן ללוח השנה (זה מאוד נוח לעשות זאת באמצעות Calendly.com), בדרך כלל אחר הצהריים של יום חול.
המתכון פשוט וברור, אך, כפי שמראים בפועל, הוא לא מיושם תמיד ולא על ידי כל מי שיש לו "בעיות בניהול זמן".
החל מעקבים
לעתים קרובות אני מקיים פגישות כל כך יקרות לכולם. למרות שהם מסיחים אנשים מהעבודה, הם עדיין הדרך הנוחה ביותר להעביר מידע חדש. מיד למספר גדול של אנשים, עבד התנגדויות ותן תשובות לשאלות שיישמעו מיד את כל.
אבל איך לעשות פגישה יעילה? במיוחד כאשר הם נערכים עבור 20-50 אנשים ואין שום דרך לוודא שכולם מאזינים היטב.
הדרך הקלה והיעילה ביותר היא לבקש מכולם לבצע מעקב כבר בהתחלה. כלומר זו תזה לרשום את כל מה שנראה חשוב. ומיד לאחר הפגישה, שלח לך את הטקסט באופן אישי בדואר או במסנג'ר.
עבור המגיש שיטה זו מאפשרת, ראשית, לראות מיד מי ואיך תופס את המידע. ושנית, לקבל משוב מיידי: בין אם עדיין יש לשפר את המסרים העיקריים של הקהל או את כישורי הדיבור שלך.
וכמובן, מעקבים מסייעים בהגשמת המטרה העיקרית של הפגישה - לוודא שכולם באמת שומעים ו נזכר מידע חשוב.
העריך נכון את הזמן שלוקח למשימה לבצע
בהתחלה נראה כי אי אפשר לאמוד נכון את הזמן הנדרש לביצוע משימה כלשהי. מעט מאוחר יותר, ניתן לראות בפועל שזה אכן המקרה.
מסיבה זו, הערכת כל משימה היא סוג של הגנת תעודה. העובד אומר כמה שעות הוא מתכנן להשקיע ביישום, והמנהל מסכים או מבקש להצדיק מדוע לוקח כל כך הרבה זמן.
זה עם ה"הגנה "הזו (אם היא לא מתבצעת להצגה והמנהיג מבין מה הוא עושה עוֹבֵד) הערכת הבעיה באמת הגיונית.
אנשים שונים מעריכים את עבודתם באופן שונה. מישהו מעריך יתר על המידה את הגישה ומגייס חבורה של משימות, ומקצה לכל אחד זמן פחות ממה שהוא צריך להשקיע. חלקם, נהפוך הוא, מבטחים את עצמם מחדש ומכניסים לכל משימה זמן לכוח עליון ו"חשיבה ".
מנהיג טוב צריך לשאול את השאלות הנכונות:
- מדוע אתה צריך X שעות כדי להשלים את המשימה הזו?
- בואו ונקרא שוב את תנאי הבעיה ואת הגדרת יישומה. האם אתה בטוח שהבנת הכל נכון ולקחת בחשבון?
- אם זו הפעם הראשונה שאתה מבצע משימה כזו, הקצבת זמן להכרות?
וכמובן, זה תמיד טוב כאשר לחברה מספר עובדים שמבצעים את אותו סוג משימות. לראש אתה יכול להתמקד במחוון הממוצע המחושב על סמך דירוג העובדים.
השתמש ברשימות
דמיין שיש לך משימה לעובד. וזה נשמע בערך כך: "השקת שירות חדש כזה ואחר בכוחות עצמך". לעובד יש שלוש אפשרויות לביצוע משימה כזו:
- מִינִימוּם. כלומר, להכין הכל אות אחר אות, להשלים את המשימה באופן רשמי. השירות מושק, אך אין מחקר, אין מודלים של תמחור, אין הבנה של מי ומה בדיוק יעשה. למחלקת המכירות והשיווק אין מידע כיצד ולמי למכור אותו.
- מַקסִימוּם. כלומר, לגשת למשימה במרץ ובהתלהבות רבה. ערכו כמות עצומה של מחקר, תקשרו עם חברות אחרות בשוק, צרו תריסר מודלים תמחור, ערכו מספר פגישות בתוך החברה (עם ההנהלה, ראשי הצוות ובנפרד עם כל צוות), ערכו מספר מצגות לכל קהל יעד פוטנציאלי.
- ימין. גישה זו נמצאת אי שם באמצע בין האפשרות הראשונה לשנייה: מתבצע מחקר של 5-7 חברות במגזר, מכינים מושג מובן, נערכים מצגת אחת או דף נחיתה. מתקיימת אסיפה כללית בה מועבר מידע מרכזי על מכירת השירות.
כדי למנוע מעובד לעשות מעט מדי או יותר מדי בעת לקיחת משימה, השתמש ברשימה - רשימה ממוספרת של צעדים שיש לנקוט כדי להשיג תוצאה. שימושי במיוחד להשתמש ברשימות אם אינך בטוח שהעובד מבין 100% כיצד לבצע כאלה מְשִׁימָה, - למשל, הוא פשוט לא עשה דבר כזה קודם. אם אתה עצלן מכדי לצייר, התכונן לאופציות מספר 1 ומספר 2. תסיים את זה אחר כך, או שהעובד יבזבז את זמנו ואת זמן הצוות בפעולות מיותרות.
קרא גם🧐
- מדוע חסרים לנו מועדים ואיך לעצור את זה
- כמה מנהיגים מצליחים מבלים את יומם
- 8 דברים ללמוד להיות פרודוקטיביים יותר