כיצד לקבוע פגישות כדי להפוך אותן ליעילות
Miscellanea / / September 07, 2021
אל תבזבז את הזמן שלך.
אולי אתה לא אוהב פגישות, אבל אתה עדיין צריך לקיים אותן. זהו חלק מהותי מזרימת העבודה בכל חברה. אחת הדרכים להפוך את הפגישות לשימושיות ומהירות יותר היא לתזמן אותן בקפידה. ספרה של אולגה דמיאנובה, דוקטור לכלכלה, "פגישות מהירות ויעילות. מהכנה ועד להשגת התוצאה הרצויה ".
באישור הוצאה לאור "Alpina Pro" Lifehacker מפרסם קטע מהפרק השני.
פגישות עצמן אינן מהוות בעיה. הם אפילו הכרחיים והם תכונה ניהולית של כוח. עליך להיפטר מפגישות ממושכות וחסרות תועלת.
סוגי הפגישות הנפוצות ביותר:
- שְׁבוּעִי;
- אסטרטגי;
- עובדים;
- דיווח;
- תכנון פגישות;
- סיעור מוחות;
- שיחות ופגישות עסקיות;
- תדרוכים.
את כל הסוגים הללו ניתן לקבץ לארבע קבוצות עיקריות:
- לפי משך הזמן: מהיר (עד 30 דקות) וממושך (יותר משעה);
- לפי מספר המשתתפים: עד 10 אנשים או יותר;
- לפי מטרה: עובד, פוליטי ומידע;
- לפי הזמן: מתוכנן ולא מתוכנן.
תכונות לזימון פגישות נדרשות
מה צריך לתכנן:
- מטרות;
- סֵדֶר הַיוֹם;
- רשימת המוזמנים;
- לוח זמנים;
- חומרי מידע;
- אחראי על שמירת הפרוטוקול;
- תַקָנוֹן הופעות.
בראש ובראשונה על המנהיג לשקול את מטרות הפגישה. זוהי נקודת המוצא לסדר היום ולרשימת המשתתפים, הזמן והתקנות.
המטרות העיקריות של הפגישות:
1. מידע חדש - למפגש המידע:
- חדשות חשובות ושינויי מדיניות;
- דיון בתכניות ואסטרטגיות;
- חיזוי לטווח קצר;
- הצגת מוצרים וגישות חדשות;
- דיון בתקציב;
- בעיות כוח אדם.
2. מעקב אחר אירועים וקבלת החלטות מבצעיות - לפגישות קבועות:
- הסיכונים והקשיים העיקריים;
- פרמטרים להערכת ההתקדמות;
- הערכת תהליכים מרכזיים ושינויים נחוצים;
- דיון במה שקורה: מה הולך טוב, מה צריך שיפור;
- לקחים מרכזיים ותוצאות הפעולות;
- תיאום מאמצים;
- תקשורת.
3. מוטיבציה - מפגשים יצירתיים, פיתוח גישות חדשות ו גיבוש:
- מוטיבציה לפעולה;
- קבלת החלטות קולקטיביות;
- כיבוד ההצלחה האינדיבידואלית והקולקטיבית.
לפיכך, המטרה משפיעה על סוג המפגש ועל המודל לארגוןו. לדוגמה, מפגשי תדריך שונים במספר המשתתפים ובמשך הזמן. רגילים הם בעלי אופי מתוכנן, הם מהירים יותר בזמן ועם מספר משתתפים מצומצם. מפגשים יצירתיים דורשים הכנה מיוחדת: ארגון רהיטים (בדרך כלל שולחנות נפרדים), תה, קפה ואווירה לא פורמלית; אינם דורשים הקפדה על קוד הלבוש.
מטריקס Eisenhower לדירוג שאלות פגישות
יש לזכור כי פגישה היא פלטפורמה שבה מתקבלות החלטות חשובות ומתגברים על בעיות. מטריצת אייזנהאואר היא התחום שבו נאספות כל הבעיות והשאלות. הם מדורגים מבחינת חשיבות ודחיפות.
בֵּדְחִיפוּת | אל תמהר | |
חָשׁוּב | א | ב |
לא משנה | ג | ד |
ריבוע א ': עניינים חשובים ודחופים
ריבוע העניינים החשובים והדחופים צריך להיות ריק או קטן. זה יצביע על כך שאתה עומד בתאריך היעד. אם יש הרבה מקרים כאלה, זה סימן לחוסר ארגון. דוגמאות למקרים שניתן לריבוע:
- מקרים הקשורים ישירות לתפקידיך התפקודיים ומשפיעים עליך יְעִילוּת;
- מקרים שכשלולם עלול ליצור בעיות;
- נושאים הקשורים לבריאות ולאקלים פסיכולוגי בצוות;
- עניינים המשפיעים על בטיחות הצוות;
- מקרים שאת תוצאותיהם יש לתאם או להציג בפני ההנהלה שלך.
ריבוע B: עניינים חשובים אך לא דחופים
כאשר אין דחיפות למטלות או לעניינים ואין פירוט כאשר יש לבצע אותן, המוציא לפועל עצמו ממנה תִזמוּן. ריבוע זה כולל את כל הדברים הקשורים לפונקציונליות שלך בארגון, הדברים שאתה עושה בהם על בסיס קבוע, וככלל, יישומם קשור ללוח הזמנים הכללי בארגון (למשל, הכנת הגמר הסופי דיווח). למקרים כאלה ניתן לייחס משימות מחקר הדורשות פרק זמן מסוים, אך סכום עלויות העבודה אינו ברור עד לרגע ההשלמה. יש לעקוב כל הזמן אחר משימות הכיכר הראשונה והשנייה, ולכן רצוי לכלול אותן בסדר היום של הפגישות.
ריבוע C: עסק דחוף אך חסר חשיבות
אלה הסחות דעת. לעתים קרובות הם פשוט מפריעים להתמקדות במשימות חשובות ומפחיתים את היעילות. זכור תמיד את מטרותיך ולמד להבחין בין החשוב למשני.
כדאי להיכנס לריבוע הזה:
- מוטל על ידי מישהו מצד הפגישה או מַשָׂא וּמַתָן;
- דיון בנושאים הניתנים לפתרון על ידי כפופים;
- דיון בנושאים לא עסקיים;
- דיון בנושאים מופשטים.
ריבוע D: עניינים לא דחופים וחסרי חשיבות
מקרים בקטגוריה זו אינם מקדמים אותך בפרויקטים, אך הם מסיחים את דעתך מהעבודה עליהם.
- אין להביא תועלת כלל;
- מועיל לא להתמודד איתם כלל;
- אוכלי זמן.
לכל מטרה, המנהיג שמה השאלות הבאות:
- למי יש את המידע והידע בנוגע לנושא הנדון?
- על מי האינטרסים של הנושא הזה?
- במי ההחלטה תלויה?
- מי צריך לדעת את המידע לדיון?
- מי יממש את ההחלטות שהתקבלו?
אתה יכול להשתמש בשיטת 99/50/1 בעת קביעת פגישות פרויקט.
המנהיג מארגן פגישות בשלוש נקודות חשובות בפרויקט:
- בהתחלה - לטבול את כל המשתתפים בקצב הפרויקט ולבניית צוות של הקבוצה;
- בשלב ביניים - לדון בתוצאות העבודה שבוצעה ובהתאמות נוספות, אם כן נחוץ;
- בקו הסיום, כאשר 1% מהנפח הכולל נותר לממש - לסיכום מקדים.
תזמון זה יעזור לך לנצל את הזמן שלך בישיבות בצורה טובה יותר.
סֵדֶר הַיוֹם
סדר יום הוא תוכנית משימות שיש לפתור בישיבה. יש להגדיר בבירור את הזמן לכל נאום, להקצות זמן נפרד לדיון ומשוב מכל המשתתפים.
בעת תכנון מועד הפגישה, חשוב לקחת בחשבון את הדברים הבאים:
- חשיבות הסעיף שעל סדר היום;
- מגבלת הזמן לכל הופעה;
- הפסקות במידת הצורך;
- 20% מהזמן למידע חשוב נוסף.
סדר היום נשלח לכל משתתפי הפגישה.
סדר יום עם קיבוע זמן ופרטי נאומים
סֵדֶר הַיוֹם:
- תוצאות העבודה על כריתת חוזים. איבנוב הראשון. (15 דקות).
- בעיות בהובלת אספקה. פטרוב הראשון. (15 דקות).
- תוצאות ותכניות של עבודת הפרויקט. סידורוב ט. (20 דקות).
החל מהשעה 11:00.
סיום בשעה 12:15.
אתה צריך לאמן את עצמך לקיים פגישות מהירות ויעילות!
הנחיות הזמן שלך:
חשוב ודחוף | 12 דקות |
חשוב ולא דחוף |
24-36 דקות דחוף וחשוב: 12 דקות - עקרון פארטו עובד כאן: 20% מהזמן יוצר 80% מהתוצאה, עם מפגש ממוצע של שעה (60 דקות), הזמן היצרני ביותר הוא 12 דקות (20% מתוך 60 דקות). חשוב ולא דחוף: מתוכנן בדרך כלל. הזמן האפקטיבי למפגשים כאלה הוא 24–36 דקות. שיטת 60/40 עובדת כאן, לפיה, בעת עריכת תכנית ליום יש להשאיר 40% מהזמן פנוי, 60% להקצות לעבודה מתוכננת, כולל 20% - ל"בלתי צפויות "ו- 20% - לאלה שמתעוררים באופן ספונטני או הופכים מתלווה. עם זמן מפגש ממוצע של שעה (60 דקות), הזמן לעניינים חשובים אך לא דחופים מתוכנן הוא 24–36 דקות (40–60% מתוך 60 דקות). |
לא חשוב ודחוף | מִשׁלַחַת ושליטה בטלפון ואמצעי תקשורת אחרים, לא יותר משלוש דקות לשליטה. |
לא חשוב ולא דחוף | משלחת ושליטה על ידי ההנהלה, לא יותר מדקה אחת לכל משלחת. |
רשימת המוזמנים
מספר המשתתפים האופטימלי במפגשים מהירים הוא 5-7 אנשים. 8 עד 12 אנשים מקובלים אם מנהיג הפגישות הוא בעל כישורי מנחה.
להפקת רעיונות, הצבת יעדים והטפות, ההרכב האידיאלי הוא לא יותר מ -15 אנשים.
יש כלל שלא נאמר בגוגל - מספר המשתתפים המרבי הוא לא יותר מ -10.
לאמזון יש חוק של שתי פיצות: צריך שיהיו כמה שיותר אנשים בפגישה שתוכלו להאכיל שתי פיצות.
יש חוק 8-18-1800:
- לא יותר משמונה אנשים - פתרון בעיות עבודה;
- לא יותר מ -18 - סיעור מוחות, פתרון בעיות קולקטיביות;
- עד 1800 איש - מידע והזדמנות לתקשר.
מחקר של ביין וחברה אומר שבקבוצות קבלת החלטות, הוספת יותר משבעה מכל משתתף מביאה ליעילות של כ -10%.
האחראים הישירים מחויבים להשתתף בפגישות.
אפל מפרטת את שם האחראי ליד כל פריט פגישה. לפיכך, לכל עובד יש תחום אחריות ברור במסגרת המשימה שהוקצתה.
אם אתה מארגן פגישות לעתים קרובות, הספר הזה בהחלט יועיל: אולגה דמיאנובה מציעה ללמוד 16 טכניקות וארבעה כלים שיעזרו לשפר את האפקטיביות של כל המעורבים במפגשים אלה.
כדי לקנות ספר
קרא גם🧐
- כיצד להפוך את הפגישות ליעילות יותר
- 3 טיפים לסיים תמיד פגישות בזמן
- פריצת חיים: כיצד להימנע מפגישות חסרות תועלת עם זום
מכירת האייפון החלה באליאקספרס: 11 דגמים עם הנחות של עד 22 אלף רובל