12 עצות מומחים שיעזרו לך להישאר על המסלול
Miscellanea / / October 13, 2021
עבודת יתר היא סימפטום לתכנון לקוי.
סת 'גודין
יזם, כלכלן, מחבר הספר "הפרה הסגולה" ורבי מכר שיווק אחרים
המוניטין של מישהו שתמיד מבצע את העבודה בזמן שווה הרבה. אבל זה לא מתעורר מעצמו, רק בגלל שאתה משתדל מאוד, לא ישן מספיק ובדרך כלל עובד כמו סוס. כל האמור לעיל מהווים אמצעים קיצוניים למי שאינו יודע לתכנן.
להלן מספר עקרונות מרכזיים שיעזרו לך לנהל את עומס העבודה ולהשלים את הפרויקט בזמן.
1. הבינו כי אי עמידה בזמנים היא תמיד בחירה אישית.
ישנם תחומים בהם כמעט הדרך היחידה להשיג פרויקט טוב היא לשקר ללקוח שתתמודד עם המשימה מהר יותר מהמתחרים שלך. אך זכור כי עבודה בתעשייה כזו היא אך ורק הבחירה שלך. ואם זה נעשה, אז כדאי לקבל את זה שבהכרח יחמיצו את המועדים, ותצטרך להתמודד עם חרדה ורגשות לא נעימים אחרים.
2. שקול את האפשרות של שינוי
מכיוון שהכל תלוי בבחירה אישית, שקול ענף אחר - תחום בו צפויה ומוערכת עמידה בלוחות זמנים. בו תוכלו לקבל את הסיפוק שאתם מקיימים הבטחות ומביאים תועלת לאנשים.
3. אל תקבע מועדים שקריים
הפיתוי גדול, כי מועד אחרון מוקדם נראה כמו תמריץ טוב: כל חברי הצוות ישלימו במדויק את משימותיהם לפני שהמועד האחרון האמיתי יגיע. אבל אנשים שונים. אחד יקשיב למילים שלך ובאמת יעשה הכל בזמן. והשני יחשב בתאריך שציינת כהמלצה בלבד.
מהלך יעיל יותר הוא להסביר כבר מההתחלה צוותלמה בדיוק הכוונה במועד האחרון ומה יהיו ההשלכות אם תשבור את הכל ביחד. והדדליין השקרי הוא משהו כמו סיפור מפורסם על ילד שצועק בזוועה: "זאבים!" כשהוא באמת הותקף, איש לא בא לעזור.
4. תעזוב קצת זמן
אל תבטיח הבטחות לשותפים וללקוחות על סמך מועדים פנימיים. סביר שפרויקט שאין לו זמן פנוי יתעכב. לא אפשרי, אבל בטוח. ככל שהתקופה שבין השלמת הפרויקט למסירה ללקוח ארוכה יותר, כך הסיכוי שתתאים למועד האחרון יגדל.
5. מעריך את המאמץ שהשקעת
יותר יקר לעשות משהו בזמן מאשר לעשות את אותו הדבר בפורמט "כשזה מסתדר". ואם אתה לא נשבר מועדים, התייחס אליו כאל ערך שצריך לכלול בשכרך. לאחר מכן השתמש בכסף שהרווחת כדי לוודא שלא תחמיץ את המועד האחרון.
6. ספר לעצמך את הבעיה העיקרית
כדי לעמוד בזמנים, אתה צריך גישה שיטתית לתכנון ולהתקדם צעד אחר צעד. אם אתה כל הזמן חותך פינות או שורף עד לתאריך הפרויקט, סביר להניח שיש לך בעיית תכנון מערכתית. וצריך להתייחס לזה.
7. שנה את המשימה במידת הצורך
ביצוע העבודה המוסכמת רק באופן חלקי, רק כדי לעמוד במועד האחרון, הוא ללא ספק מהלך מפסיד. זה הרבה יותר מוכשר להיות כל הזמן בקשר עם הלקוח, ואם יש צורך, לשנות יחד את תנאי ההתייחסות על ידי מחיקה או הוספת בלוקים נפרדים. "עכשיו נעשה את זה, אבל זה יהיה בגרסה הבאה" הוא מסר מקובל לחלוטין. במיוחד כאשר אנשים מצפים לקבל את המוצר בזמן.
8. חלוק את המועד הגלובלי למספר מועדים מקומיים
אם יש לך פרויקט גדול ומסועף, קביעת תאריך יעד יחיד אינה מומלצת: בהחלט לא תגיע בזמן. עדיף לחלק את המועד הכולל ל-10-15 מועדים ביניים. זה יאפשר לכם להבין כיצד העסק מתקדם ולהגיב לעיכובים מקומיים לפני שיהיה מאוחר מדי.
9. אל תצפה לקחת כמות
המושג המיתולוגי של "חודש אדם" הוא מלכודת רצינית. תשעה אנשים, אפילו במאמץ גדול מאוד, לא יוכלו ללדת ילד תוך חודש אחד. לא תמיד יהיה אפשר להאיץ פרויקט על ידי שכירת עובדים נוספים.
אם אתה פותר את בעיית המועדים בדרך זו, סביר להניח, אתה לא תהיה בזמן. שקול אלטרנטיבה: יש מספר מספיק אנשים בכל שלב של הפרויקט, ושלבים אלה נעים במקביל, במידת האפשר.
10. אם אפשר להחליט משהו מראש, עשה זאת
כאשר אתה רק צריך אדם אחד שיאשר כל שלב בפרויקט, אין זה סביר כי תוכל להריץ מספר תהליכים במקביל. אך אם ייערך מפרט קפדני מראש, הרבה דברים יאושרו לפני תחילת הפרויקט.
11. הפרד בין העסק לרגש
כאשר אתה דן בהתקרבות למועד אחרון, הדיון מסתכם לעתים קרובות בנושאים של אמון, בושה והערכה למאמציו של כל אדם. כדי שדיונים כאלה יהיו יעילים, עדיף לפרק מורכבות מערכתית ולהסתמך על נתונים אמיתיים ולא על רגשות.
12. אל תשתוק לגבי בעיות
קשיים כאלה לא ייפתרו מעצמם. בעולם מודרני מלא שליחים והזדמנויות אחרות לתקשורת, אין סיבה טכנית לכך שהמנהל אינו יכול לדעת על התקדמות הפרויקט ועל הבעיות שעולות, כמו גם הצוות.
קרא גם🧐
- כיצד לקבוע פגישות כדי להפוך אותן ליעילות
- כיצד לתכנן במהירות ובנוחות שבוע באמצעות רשימת ריצה
- 5 סיבות לאהוב מועדים