7 סודות שמומחי פרודוקטיביות משתמשים בהם כאשר הם לא מצליחים לעשות זאת

כשיש יותר ויותר עבודה, אנחנו מתחילים לטבוע בפרויקטים ושוברים מועדים. זרקו פנימה את הלחצים של החיים, ורשימת המטלות הופכת להיות כמו האוורסט, שאי אפשר לכבוש. תתפלאו, אבל מומחי פרודוקטיביות מתמודדים עם אותן בעיות. במיוחד למקרים אלה, יש להם כמה פתרונות פשוטים אך יעילים מאוד.

1. לבקש עזרה

ברגע שעורך מגזין Wired, אלן הנרי, מבין שהוא לקח על עצמו יותר מדי פרויקטים, הוא עוצר וממיין את המשימות לפי חשיבות.

"זה החלק הכי קשה. אבל לא בגלל שאתה צריך לארגן משימות - זה קל - אלא בגלל שאתה צריך לקחת הפסקה ולממש את כל היקף העבודה. לפעמים זה נראה טיפשי לקחת הפסקה רק כדי להתחיל לעבוד שוב מאוחר יותר, במיוחד כאשר אתה מוצף או לא מסוגל לעמוד בקצב. אבל יש צורך להחזיר את בהירות המחשבה. צא לטיול, שתה כוס מים, תדאג לאכול ארוחת צהריים", אומר הנרי.

לאחר הפסקה כזו הוא ממליץ לחלק את הדברים לפי עדיפות, חשיבות ויכולת האצלה. זה האחרון במקרה זה אינו אומר "לתת את זה למישהו". הנקודה היא להקצות יותר זמן למשימות מסוימות, ליצור קשר עם עמית עם חלק ולסרב לחלקן.

הנרי ממליץ לא להתבייש מלבקש עזרה. אתה לא צריך להיות אחראי על הכל בעצמך. אם יש לך הזדמנות להישען על עמיתים, השתמש בה.

2. רשום הכל על נייר

יועצת ניהול הזמן אנה דירמון קורניק אוהבת לרשום את מחשבותיה ושיקוליה על הנייר. היא מחלקת את הגיליון לארבעה חלקים שווים. הראשונה מיועדת למשימות שחייבות להיעשות, השנייה היא לעשייה, השלישית היא לעשייה, והרביעית היא לעשייה. לאחר מכן המומחה מחלק את התיקים לקטגוריות, ולאחר מכן, כבר בתוך כל אחד מהם, לפי עדיפות.

קורניק משווה את הטכניקה הזו למסננת, שעוזרת "לאמץ" משימות, להשאיר את החשובות ביותר, להבין מאיפה להתחיל ולצאת לעבודה ברוגע.

3. להיפטר מעודפים

מְחַבֵּר ספרים "השנה היצרנית שלי" כריס ביילי מפרט בקביעות את כל הפרויקטים הנוכחיים. ואז הוא עושה את אותו הדבר כמו אלן הנרי: הוא מחליט אילו מקרים ניתן לנטוש, ואילו ניתן להעביר לאחרים.

ביילי מחלק את יתר הפרויקטים לפי מועדים. אם אין לו זמן למשהו, הוא מנסה להזהיר שהמשימה תתעכב. ואם יבין שהוא יסיים, להיפך, לפני המועד, הוא מודיע שניתן יהיה לסגור אותו מראש.

4. תודו שאתה לא יכול לעשות את זה

יועצת ניהול זמן פמלה ל. ריד מנסה לעבוד באופן עקבי על משימות, אבל לפעמים הוא עדיין מוסח. ברגעים כאלה, מספר תרגולים עוזרים לה:

• גלה איפה היא. "הראש שלי מסתובב, אני צריך עזרה!"
• קבעו סדרי עדיפויות והבינו: העבודה חייבת להיעשות כעת או בעתיד הקרוב, או שניתן לדחות אותה למועד מאוחר יותר.
• הגבל הסחות דעת - בדוק פחות מדיה חברתית או הקצו פרק זמן מסוים למשימות קטנות שחוזרות על עצמן.
• סגרו את הדלת, הישארו לבד, תנו לעצמכם פרק זמן מסוים והשקעו במשימות.

5. אינטראקציה מהירה עם אחרים

יועצת הפרודוקטיביות רחל איזיפ מעדיפה לקחת הפסקה מכיוון שעבודה על מספר משימות בו זמנית מובילה לעומס מידע. בהפסקה היא לא בודקת אימייל או טלפון ולא מנסה לקחת על עצמה את הדבר הראשון שנתקל כדי לסיים לפחות משהו, אבל היא מנסה להירגע ולהחליט מה הלאה.

המומחה מסתכל בקפידה על הפרויקטים עצמם עם מועדים וקובע אם הם צריכים להיעשות באופן עצמאי או אם מדובר במאמץ צוות. אם אתה עובד במקביל, אז אתה צריך ליצור אינטראקציה עכשיו. לדוגמה, כתוב "זה המועד האחרון שלנו" או "אני אוכל להראות לך את החלק שלי בעבודה עד סוף היום". בכל מקרה, כדאי להתריע בהקדם האפשרי לקולגות על המתרחש.

6. שאל שאלה אחת הבהרה

המאמנת העסקית Kathy Wussow מאמינה שסדרי עדיפויות ברורים עוזרים להתמודד עם החסימה בעבודה. אם יש לך מנהל פרויקט או בוס, לפעמים זה רק עניין של לפנות אליהם: "הנה הפרויקטים שיש לי כרגע. איזה מהם בעדיפות?

אם אתה קובע את חשיבות המשימות בעצמך, השתמש בשאלה זו: "איזו מהמשימות צריך להיפתר או להסיר מהרשימה עכשיו כדי שגם אחרות יוכלו להיפתר או להיות קלות יותר"? התשובה תעזור לך להבין מאיפה להתחיל.

7. תרגע

מומחית הפריון, Samphie Wye, מציינת שאנשים בדרך כלל מחפשים פתרונות פשוטים לבעיות. עם זאת, כדי להיות פרודוקטיבי באמת, עליך לתרגל ניהול מתח באופן קבוע, להיות מתמיד, להיות מסוגל לתעדף ולנהל זמן ומשימות.

וויי עצמה קודם כל עובדת על רגשותיה - היא עושה מדיטציה או עוסקת בתרגולים אחרים. "אתה מבין שהשגת תוצאה כשהלב מתחיל לפעום בקצב רגיל, השרירים, הלסת התחתונה ואפילו הגבות נרגעים, והנשימה מתאזנת שוב", מסביר המומחה.

לאחר מכן היא כותבת את המשימות שיש לבצע. "הרבה יותר קל לפתור את הבעיה כשאתה רואה אותה מול העיניים שלך", אומר וויי. אחרי זה היא משתמשת מטריצת אייזנהאואר - עוסקת בדברים דחופים וחשובים, מקצה זמן בלוח הזמנים לחשובות אך לא דחופות, מאצילה לאחרות משימות דחופות שאינן חלק מתפקידיה ומחצה את השאר.

אם אתה לא יכול להתמקד, סמפי ווי מייעץ לנסות לדחוף את המועד האחרון. "לרוב אני מופתע עד כמה אנשים מגלים הבנה לבעיות שלי", מציין המומחה.