10 דרכים להפוך את יומן העבודה שלך ליעיל ככל האפשר

אילו דואטים מוצלחים אתם מכירים? באטמן ורובין, צ'יפס וכדורגל, אוליבייה ושנה חדשה. אתה יודע מה עוד הולך נהדר ביחד? לוח השנה והפרודוקטיביות שלך. ברצינות, נסה לשפר רק דבר אחד מבלי לשפר את השני - לא סביר שתצליח. הנה כמה דרכים להפוך את יומן העבודה שלך לכלי יעיל להשגת היעדים שלך.

1. קבע חופשה כדי לפתור בעיות

לכל אחד יש משימות ממתינות להשלים או פרויקטים להתחיל כדי לבנות, למשל, את עסק החלומות שלו. אבל לעתים רחוקות אנחנו מוצאים זמן לכל זה.

נוסחה פשוטה תעזור לפתור את הבעיה: זמן × ריכוז מקסימלי במשימה אחת. אם אין מספיק זמן, אז יש צורך להגביר את הריכוז אפילו יותר. ובשביל זה אתה צריך להסיר את כל הסחות הדעת.

התחל בכך שתשאל מה אתה צריך ללמוד כדי להתקדם בקריירה שלך. סביר להניח שתגיעו עם כמה משימות גדולות מאוד שקשה לקחת על עצמן בהיעדר זמן פנוי. וכאן הגענו לדבר הכי חשוב - חופשה כדי לפתור משימות ובעיות חשובות. הנה איך לארגן את זה:

• הקדישו 2-3 ימים או כל פרק זמן אחר בלוח השנה שלכם שיעזור לכם להתקדם משמעותית.
• הוסף עוד יום. בשביל מה? רוב הזמן, אנחנו מעריכים יתר על המידה את החוזקות שלנו.
• התמקדו במלואו במשימה בשלב זה.

התייחסו לתקופה זו כאל חופשה רגילה. סיים את כל פרויקטי העבודה הנוכחיים מראש. להזהיר לקוחות או עמיתיםשלא תהיה במשרד בימים אלה. הפעל מגיב אוטומטי בדואר שלך כדי ששום דבר לא יסיח את דעתך. גם ריבוי משימות ורשתות חברתיות אסורות בהחלט. המשימה שלך היא להתמקד בעבודה ובהתקדמות.

2. קבעו שנה קדימה

לתכנן שנה שלמה מראש נשמע כמו משימה מונומנטלית. בנוסף, אי אפשר לחזות במדויק מה יקרה בעתיד. כמובן, כל אלה טיעונים טובים מאוד. עם זאת, תוכנית ארוכת טווח יכולה להיות המפתח לניהול זמן טוב.

זה לא אומר שאתה נדרש לרשום כל דקה ב-365 הימים הבאים. הוסף רק את הדברים החיוניים ללוח השנה שלך: פגישות קבועות, פגישות, ימי הולדת, חוּפשָׁה, נסיעות, אירועים ומשימות חוזרות. גישה זו תסייע בהפחתת רמות הלחץ ותוודא שבכל יום אתה עובד על דברים חשובים באמת.

3. צור את השבוע המושלם שלך

כעת, לאחר שהתוכנית הכוללת שלך קיימת, הגיע הזמן לצמצם מעט את העניינים על ידי תכנון השבוע שלך. ניתן לעשות זאת בכל יום ראשון.

טיפול תִכנוּן איך להקצות את התקציב, רק במקרה זה אתה צריך להקצות את הזמן שלך. וכמו בכסף, תחילה "תוציא" אותו בתוכנית שלך, כתובה על נייר.

אתה יכול גם להמציא נושאים לכל שבוע - משימות גדולות שתעבוד עליהן ב-7 הימים הקרובים.

4. פשט את לוח הזמנים היומי שלך

אין טעם לעשות תוכנית מורכבת וארוכה, להיפך, כמה שיותר פשוט יותר טוב.

יש אנשים שמשתמשים בתוכנית לפיה אתה צריך להדגיש את שלוש המשימות העיקריות של היום. זה עשוי להיות יעיל, אבל לשיטה זו יש גם כמה פערים. לדוגמה, אתה יכול לבחור את המשימות הלא נכונות. או שזה לא נכון לקבוע את הזמן שייקח להשלמתם. בנוסף, תמיד יכולים להופיע מקרים אחרים פתאום, מה לעשות איתם?

קל להמציא תוכנית פשוטה אך יעילה. תסתכל על היומי הבהיר לוח זמניםתמונת היום: לוח הזמנים היומי של בנג'מין פרנקלין / האטלנטי אחד מהאבות המייסדים של ארצות הברית, בנג'מין פרנקלין. היה אפילו מקום להרגלים טובים.

• התכווננו ליום: מקלחת, ארוחת בוקר, משימות אישיות, התארגנות לעבודה (3 שעות).
• משימות בוקר (4 שעות).
• ניתוח פרויקטים שוטפים וארוחת צהריים (שעתיים).
• משימות יומיות (4 שעות).
• ארוחת ערב, מנוחה וסיום יום עבודה (4 שעות).
• חולם (שעה 7).

אתה יכול להשתמש בלוח הזמנים הזה כתבנית, ולאחר מכן להשלים אותו עם משימות משלך.

5. שימו לב למקצבים הצירקדיים

בתוך כל אחד מאיתנו יש "שעון" מיוחד המחלק אנרגיה לאורך היום. אלו הם מקצבים צירקדיים. הם תומכים בתפקודים בסיסיים בגופנו, כגון שינה ו עֵרוּת. אם אי פעם נסעתם לעיר או למדינה עם אזור זמן אחר, אז כנראה שאתם מבינים כמה קשה להסתגל לקצב אחר.

כך גם לגבי לוח השנה העובד. נסו לחלק בו משימות בהתאם למקצבים הצירקדיים: הכי חשוב לתכנן את הצהריים או 18:00, הכי קל - לשעות הבוקר המוקדמות, 15:00 או מאוחר בערב. והדבר הטוב ביותר הוא לעקוב אחר רמת הפעילות שלך לאורך היום. אתה עשוי להיות פרודוקטיבי יותר בחצות מאשר בצהריים.

6. קח הפסקות

רבים מאיתנו מאמינים בטעות שהפסקות הן בזבוז זמן. בסופו של דבר, עדיף להקדיש את 15-20 הדקות הללו למשימות חשובות.

למעשה, גישה זו לפרודוקטיביות כבר מזמן מיושנת. יתרה מכך, הפסקות קבועות יכולות לשפר מאוד את היעילות. אבל צריך גם לפנות אליהם באחריות.

קבעו הפסקות מראש, רצוי בהתאם למקצבים הצירקדיים, וקבעו כיצד תבלו את זמנכם הפנוי. לדוגמה, לצאת להליכה בחוץ או להתאמן בחדר הכושר.

העיקר למצוא את האמצעי הזהוב. אתה לא צריך לנצל את השאר, אבל עבודה ללא עצירה לא תביא לך סיפוק. הגדר טיימר להפסקה שלך והתייחס אליו כאל עוד פגישה או משימה חשובה.

7. תפסיק להשתמש בניהול זמן

זה אולי נשמע לא מועיל, אבל האמת היא שכמעט בלתי אפשרי לשלוט בזמן. אז, אתה צריך להתמקד במה שאתה יכול לשלוט. כדי לשפר את עצמך ואת לוח השנה שלך, שים לב למספר תחומים:

• אֵנֶרְגִיָה. במקום לעבור אתגרים חדשים בבולדו, קחו הפסקה כשאתם עייפים. אז אתה מחזיר את האנרגיה ומגדיל את היעילות.
• סדרי עדיפויות. שים אותם בלוח השנה שלך ועבוד קודם על משימות עדיפות. אל תבזבז אנרגיה על משימות שניתן להאציל, לתזמן מחדש או להתעלם.
• מוֹחַ. נוירופלסטיות היא היכולת של המוח ליצור קשרים עצביים שאבדו ולשחזר אותם. ככל שאתה מתאמן על משימות מסוימות לעתים קרובות יותר, כך קל לך יותר לעבוד עליהן.
• מַהוּת. הסר זבל מיותר מהיומן שלך, כמו משימות קטנות מדי, והתמקד בחיוני.
• מוֹקֵד. זה המקום שבו שונה טֶכנוֹלוֹגִיָה. למשל, פומודורו - 25 דקות עבודה ו-5 דקות מנוחה. או חוק 52/17 - 52 דקות עבודה ו-17 דקות הפסקה. זה ישמור את תשומת הלב שלך לאורך כל היום.
• רגשות. חוויות שליליות לא רק מסיחות את הדעת, אלא מתישות. הוסף פעילויות מהנות ללוח השנה שלך ופנה זמן לטיפול עצמי. כך תוכלו להימנע משחיקה.

8. דחוף את עצמך לשנות משימות

כדי להניע את עצמך, הפעל תזכורות יומן בטלפון החכם שלך או אפילו הגדר טיימר מטבח רגיל. העיקר שהסאונד לא יעצבן אותך, אלא ינחה בעדינות מתי הגיע הזמן לעבור לדבר הבא. זה יעזור לך לעמוד בלוח הזמנים שלך מבלי להתנתק ממשימות קודמות.

9. אל תפחד מרווחים

אם תתכנן את הדברים בקפידה, סביר להניח שתבחין בפערים בלוח השנה שלך. וזה נורמלי לחלוטין. בגדר ההגיון, כמובן. אם יש הפסקה של שעתיים בין משימות, כדאי לקחת בחשבון, אבל הפסקה של 30 דקות היא די טבעית. במהלך הזמן הזה, אתה יכול להתכונן לפגישה חדשה, לסדר עניינים דחופים, לבצע משימה קשה, לעשות מדיטציה, לעשות כמה תרגילי מתיחה או להעריך את ההתקדמות שלך ביום.

10. הימנע מתבניות

לוחות שנה אלקטרוניים כברירת מחדל מקצים שעה סטנדרטית לכל משימה, אבל זו לא ההמצאה הטובה ביותר. יש הרבה דברים שאפשר לעשות ב-30 דקות. והמידע החשוב ביותר מפגישת עבודה יכול להיכנס בקלות תוך 15 דקות.

אל תסתמכו על תקנים - הקצו כמה זמן לעבודה שאתם באמת צריכים.