איך לשמור על רשימת מטלות ארוכה בסדר מושלם
Miscellanea / / September 09, 2022
התחל בבדיקת הרלוונטיות של המשימות ועבודה עם מקורות.
1. בדוק באופן קבוע את הרלוונטיות של המשימות
כאשר רשימת המטלות מתארכת ומבלבלת מדי, הגיע הזמן לעבור שוב על כל הפריטים ולהסיר את אלו שכבר לא רלוונטיים. סביר להניח שתמצאו משימות שניתן לדחות למועד מאוחר יותר, להאציל אותן למישהו אחר או לא לבצע אותן כלל.
2. נתח את מעורבותך בפרויקטים
שאל את עצמך שאלה אחת פשוטה: "אם לא אסיים את המשימה הזו עד סוף השבוע (חודש, שנה), האם יהיה לי נוח"? אם התשובה חיובית, ניתן להעביר את הפרויקט בבטחה לרשימת "לעשות מתישהו" או למחוק אותו לנצח.
שיטה זו מתאימה לא רק לעניינים אישיים, אלא גם לענייני עבודה. אם אתה רוצה להקדיש פחות תשומת לב לפרויקט כלשהו או לנטוש אותו, שוחח עליו עם הבוס שלך וקבע סדרי עדיפויות ביחד.
גורם נוסף שכדאי לזכור הוא הציפיות. הם פנימיים (באים מעצמנו) וחיצוניים (באים מאחרים), וגם עליהם יש לשלוט ולדון. עדיף להעריך בכנות מה אתה יכול ומה אתה לא יכול לעשות, מה אתה רוצה לעשות ובמה אתה בהחלט לא מעוניין. כך תוכלו לוודא שאתם עומדים בציפיות שלכם.
3. עבודה עם מקורות
בדרך כלל, ניתן לקבץ את כל המשימות בהתאם למקור ממנו הן מגיעות: מייל, מחשב עבודה, שיחות, חיי היומיום וכדומה. כאשר רשימת מטלות ממקור אחד מתארכת במיוחד, הגיע הזמן להתמודד איתה.
לדוגמה, במחשב עבודה אתה מבצע מספר משימות מקצועיות. נסה להפריד ביניהם לפי תוכנית, למשל "פרויקטים מִלָה", "פרוייקטים של Adobe Premiere Pro", "פרויקטים של אקסל". כן, יהיו עוד רשימות, אבל הן יהיו הרבה יותר קצרות, ויהיה לך קל יותר לנווט.
4. רשימות מפוצלות
אפשר לפצל רשימות מטלות ארוכות לאלו קצרות ונוחות יותר לא רק לפי מקורות. כל קריטריון יתאים - הזמן שאתה מקדיש למשימות, כמות האנרגיה שהם לוקחים ממך, הדחיפות או סוג הפעולה. העיקר שקל לך לבחור את הדבר הבא לעשות.
5. הצטרפו לרשימות
מקרים קטנים מדי, להיפך, ניתן לשלב כדי להגביר את היעילות. שמור רשימה נפרדת של "דברים מהירים" שלוקחים לא יותר מ-5 דקות, כגון כתיבת מייל ללקוח או העתקת טקסט למסמך לצורך עריכה. ניתן להשלים את המשימות הללו בסוף היום או בכל רגע אחר שבו אין מספיק אנרגיה למשהו גדול וחשוב.
קרא גם🧐
- כיצד לתכנן שבוע במהירות ובנוחות באמצעות רשימת ריצה
- 8 טעויות שגורמות לכך שרשימות מטלות לא עובדות
- כיצד להשתמש ברשימת מטלות כדי ליצור מחדש את האישיות שלך
12 בגדי נשים וגברים לקנות באליאקספרס בסתיו הקרוב