Kanban אישי: איך לפשט את החיים המקצועיים שלך עם לוח משימות
Miscellanea / / April 03, 2023
שיטה פשוטה תעזור לייעל את המשימות שנצברו.
סופר ופרופסור ידוע למדעי המחשב באוניברסיטת ג'ורג'טאון, קאל ניופורט, כתב את הספר New Principles of Business Communication. בו הוא מדבר על איך הגענו לתרבות של תקשורת מתמדת וכיצד היא משפיעה על התפוקה והבריאות הנפשית שלנו. באישור הוצאת MIF אנו מפרסמים קטע מהפרק החמישי. זה עוסק כיצד לפתור ביעילות משימות עבודה באמצעות לוח Kanban.
ג'ים בנסון חשב הרבה על איך לייעל את העבודה בתחום האינטלקטואלי. חברת הייעוץ שלו, Modus Cooperandi, מתמחה בפיתוח נהלים ייחודיים שיעזרו לעובדי צווארון לבן לעבוד יחד בצורה יעילה יותר. בנסון עבד בעבר בפיתוח תוכנה והוא בקיא בטכניקות ניהול זריזות. זו כנראה הסיבה שהוא מרבה להשתמש בלוחות משימות בעבודתו. […]
אבל בכל הנוגע לפרודוקטיביות אישית, ג'ים בנסון התפרסם בזכות ספר דק שהוציא בעצמו ב-2011. זה נקרא Personal Kanban, והוא מציע פרספקטיבה מפתה: אתה יכול להשתמש בטכניקות ניהול זריזות לעזור לצוותים של עובדים ליישם פרויקטים מורכבים כדי להתמודד עם סבך האחריות הסבוך של איש המקצוע האישי שלהם חַיִים.
הרעיונות מאחורי הספר די פשוטים. ובנסון תיאר אותם בקצרה בסרטון בן חמש דקות שפרסם באתר הספר. המחבר עומד ליד מחברת גדולה המונחת על כן ציור. הוא ממלא את מרכז הגיליון בפיסות נייר דביקות צבעוניות. הם מייצגים את הציפיות שלנו, כמו גם את הציפיות של קרובי משפחה, חברים, עמיתים ובוסים. "כל המשימות האלה נדבקות יחד בגוש אחד במוחנו, ובכל פעם שאנחנו חושבים על מה לקחת על עצמנו, אנחנו קורעים חתיכה מהגוש הזה", מסביר ג'ים. לשם כך, עלינו לדפדף בערימת המשימות הזו ולנתח אותן בקפידה כדי להחליט מה לעשות הלאה. "המשימה לא נעימה", מסכם בנסון.
קנבן אישי מציע פתרון: מבנה סט מידע זה עם לוח משימות אישי. בנסון חושב שצריך להיות שלוש עמודות. הראשון נקרא הזדמנויות. בו, באמצעות גיליונות דביקים, אתה מזין מידע על תחומי האחריות שלך. כל עלון מכיל מידע על משימה אחת בלבד. "ועכשיו מערך העבודה המסויט הופך למבנה מסודר יפה למראה." העמודה השנייה נקראת "בביצוע". לשם אתה מעביר את הגיליונות המשקפים את המשימות עליהן התחלת לעבוד. נקודת המפתח הקשורה לעמודה זו (וזה המרכיב הסודי של מערכת Kanban כולה) היא שניתן לעבוד על מספר מוגדר של משימות בו-זמנית. בשפת מערכת זו מדובר ב"הגבלת מספר העבודות המתנהלות". בסרטון שלו, בנסון אומר לעבוד על לא יותר משלוש משימות בו-זמנית. כפי שהוא מסביר, אם במקום זאת תחליט לקחת על עצמך תריסר שליחויות שונות בבת אחת, אז הכל ייגמר ב"בלגן מוחלט". הוא טוען בצורה משכנעת שאסור לתפוס הכל בבת אחת: הקדישו את מלוא תשומת הלב לשניים או שלושה דברים וקחו על עצמכם משימה חדשה רק לאחר השלמת הקודמת.
וכך ניגשנו באופן הגיוני לעמודה "בוצע". בסיום העבודה העלון עובר לשם. תיאורטית, טור זה אינו נחוץ כלל, אך בנסון מציע שההתרוממות הפסיכולוגית שחווה אדם, המעביר פיסת נייר מהעמודה "בביצוע" לעמודה "בוצע", הופך לממריץ רב עוצמה גורם. בשנים שחלפו מאז פרסום ספרו של בנסון, המערכת צברה המוני מעריצים. […]
לוח המשימות הוא כלי יעיל להפליא לא רק לתיאום העבודה של צוותים שונים, אלא גם למבנה העבודה של עובדים בודדים […].
כבר אמרתי שאני עצמי השתמשתי ברעיון הזה כפרופסור. כסטודנט לתואר שני במחלקה למדעי המחשב בג'ורג'טאון, ארגנתי את עבודתי באמצעות לוחות טרלו. הגיליון האלקטרוני שלי נראה כמו התבנית הסטנדרטית של בנסון, עם העמודות "בביצוע" ו"בוצע". כמו מעריצים רבים של מערכות קנבן אישיות, יצרתי עמודות משלי עבור המשימות הללו שאני רוצה להגשים, אבל כרגע אני לא עוסק בהם באופן פעיל (אחר כך אדבר על זה יותר). בכל יום שני למדתי את המידע על הלוח, העברתי את הקלפים והחלטתי על מה אעבוד באותו שבוע. בימים שלאחר מכן, בדקתי לעתים קרובות את הלוח כדי לראות מה אני יכול לעשות בזמן שהקציתי לתפקידי בית ספר לתארים מתקדמים. ברגע שהגיעו בקשות חדשות - בצורת מיילים, שיחות טלפון או, כפי שקורה לעתים קרובות, שאלות עברו מעבר למשרד הסטודנטים שלי - רשמתי מיד את המידע בכרטיסים ופרסמתי אותו על הלוח כדי לעבוד על הרגעים האלה יותר מאוחר.
ללא לוח משימות בעבודה שלי באוניברסיטה, הייתי תלוי בתקשורת בסגנון. מוח כוורת היפראקטיביזרימת עבודה המתמקדת בתקשורת שוטפת ומתודלקת על ידי זרימה אקראית הודעות המועברות באמצעי תקשורת דיגיטליים כגון דואר אלקטרוני ו שליחים.. כתוצאה מכך, הייתי שקוע בהתכתבות עצלנית עם אנשים רבים - יום אחר יום. הייתי הופך לקורבן טיפוסי של מוח כוורת היפראקטיבי: מישהו שלא נפרד ממחשב נייד אפילו פגישה אחת ולעולם לא הרפה מהטלפון שלו כשחצה את הקמפוס בניסיון לבצע אלף דברים בו זמנית. במילים אחרות, ללא המערכת הזו, העבודה שלי תהיה גיהנום. בעזרת לוח המשימות הצלחתי לצמצם משמעותית את צריכת המשאבים. מידע על העבודה הקרובה מונח על הלוח, מובנה, ואני מסיים באופן שיטתי את המשימות בזמן המוקצב לכך. זו הסיבה, כפי שאולי ניחשתם, הפכתי לתומך נלהב של שימוש בלוחות משימות לא רק עבור ארגון עבודת הצוות, אך גם לייעל את החיים המקצועיים של עובדים בודדים, להתמודד עם עבודת נפש.
כדי לעזור לך במשימה זו, הנה כמה דוגמאות לשיטות עבודה מומלצות שיעזרו לך להפיק את המרב מלוחות המשימות.
1. השתמש במספר לוחות
תומכים רבים של קנבן אישי משתמשים רק בלוח אחד כדי לארגן את המשימות המקצועיות שלהם. אני ממליץ לנקוט בגישה קצת אחרת. יש לוח נפרד לכל תפקיד שתבצעו בתחום המקצועי. כיום אני פרופסור באוניברסיטה בשלושה תפקידים שונים מאוד: חוקר, מורה וסטודנט לתואר שני. עבור כל אחד מהתפקידים הללו, הקמתי לוח נפרד. אז כשאני מנתח את פעילות ההוראה שלי, אני לא מוטרד ממשימות לא קשורות בתחום המחקר או עבודה עם סטודנטים לתארים מתקדמים. כתוצאה מכך, אני לא צריך לעבור בין פעילויות שונות ואני פותר בעיות עבודה מהר יותר.
אני גם מוצא את זה שימושי לפעמים להחזיק לוח נפרד עבור פרויקטים גדולים (נניח, אלה שלוקח יותר משבועיים להשלים). למשל, לפני זמן לא רב עמדתי בראש כנס מדעי גדול. תפקיד זה כלל פתרון של משימות רבות. לכן החלטתי שיהיה קל יותר ליצור לוח נפרד, שהמידע עליו לא יחפוף לתחומים אחרים בחיי המקצועיים. לאחר שהפרויקט הזה הושלם, כבר לא הייתי צריך את הלוח.
כמובן שניתן לפעול רק עם מספר מצומצם של לוחות כדי שהמשימה לא תהפוך למכריעה. מסיבה זו, אני חושב שזה רעיון נכון להחזיק לוח נפרד לכל תפקיד מקצועי ולכל פרויקט גדול. במקרה זה, לרוב האנשים יהיו שניים עד ארבעה לוחות שניתן לעבוד איתם בקלות. להיפך, אם יש לך עשרה לוחות, המשאבים הנדרשים למעבר ביניהם יעלו על כל היתרונות ממבנה משימות.
2. ערכו מפגשים קבועים אחד על אחד לניתוח מידע
כשדיברנו על לוחות משימות לצוותי ידע, טענתי שהדרך הטובה ביותר לנתח את המידע שהם מכילים היא לקיים פגישות קבועות. אותו דבר לגבי הלוח האישי שלך. אם ברצונכם להפיק את המרב מכלי זה, הקדישו זמן מדי שבוע לניתוח ולעדכון המידע על הלוח. במהלך הפגישות האישיות הללו, עיין בפרטים והזז את הקלפים, עדכן את סטטוס העבודה לפי הצורך. התהליך לא ייקח הרבה זמן. אם תעשה זאת באופן קבוע, 5-10 דקות יספיקו.
אל תארגן מפגשים כאלה לעתים קרובות מדי: הגעתי למסקנה שפעם בשבוע זה מספיק. אבל אל תתעלם מסוג זה של פעילות. אם תחליט על זה לוח משימות אינה שיטה מספיק טובה לאחסון מידע על אחריותך בעבודה, אז תחזור להתכתבות קדחתנית ברוח מוח קולקטיבי היפראקטיבי. שים את המידע על הפגישה האישית בלוח השנה שלך ותייחס אליו ברצינות כמו כל שאר הפגישות והפגישות. לוחות משימות מותאמים אישית יכולים להקל בהרבה על חייך המקצועיים, אבל רק אם אתה מוכן להשקיע את זמנך בעבודה איתם.
3. הוסף עמודה "ניתנת למשא ומתן".
כראש בית הספר לתארים מתקדמים, אני נאלץ לעתים קרובות לדון בנושאי עבודה עם כמה מעמיתיי: עם הדיקן, עם ראש התכנית לתארים מתקדמים ועם שני פרופסורים נוספים שהם חלק מהוועדה, שאני כּוֹתֶרֶת. בלוח המשימות שלי הוספתי טור עבור כל אחד מהעובדים האלה וקראתי לו "לדיון בפגישה הבאה". ברגע שמתעוררת שאלה, מתי אני צריך לקבל את דעתו של מישהו מ עמיתים, אני מדחיק את הדחף לשלוח לו מייל מהיר. במקום זאת, אני מזין מידע על המשימה בעמודה "דיון בפגישה הבאה".
אני נפגש עם ראש תכנית הדוקטורט על בסיס שבועי בשעה קבועה. במהלך פגישתנו דנים בכל הנושאים שהופיעו בטור זה במהלך השבוע האחרון. לגבי הדיקן וחברי הוועדה, אני מחכה עד שיהיו מספיק שאלות בעמודת דיון ואז קובע פגישה כדי לדון בהכל בבת אחת. גישה זו אולי נראית לך פשוטה מדי, אבל הייתה לה השפעה חיובית מאוד על העבודה שלי.
תארו לעצמכם, למשל, שבתוך שבוע היו חמישה כרטיסי מידע בעמודה דיון עם דיקן. במהלך הפגישה, שתימשך 20-30 דקות, נפתח איתו אסטרטגיה בכל אחד מהנושאים הללו. אם אכתוב לו מכתב בכל פעם, אצטרך לנהל חמישה דיאלוגים בו-זמנית במהלך השבוע. כתוצאה מכך הייתי בודק את המייל שלי עשר פעמים ומתעצבן שדעתי מוסחת מהעבודה.
אם אתה רוצה למזער הודעות אינסופיות ולהפיק את המרב מלוחות משימות בודדים, זו כנראה העצה הכי חשובה שאני יכול לתת לך. פגישות קבועות יכולות להחליף 90% מהתכתבויות קדחתניות. אתה רק צריך לעקוב בדיוק באילו נושאים צריך לדון. בעזרת לוח המשימות, זה קל לעשות.
4. הוסף עמודה "מחכה לתגובה".
אם אתה משתף פעולה בעבודה אינטלקטואלית, לפעמים אתה צריך להשהות את העבודה על משימה בזמן שאתה מחכה שאדם אחר יענה על שאלה או מידע חסר. אם יצרת לוח משימות אישי, ניתן לעקוב בקלות אחר השאלות הדביקות הללו באמצעות העמודה מחכה לתשובה. כאשר תעבירו לשם משימה, סמנו בכרטיס בדיוק ממי אתם מחכים לתשובה ומה תעשו כשתקבלו את המידע הדרוש. זה יאפשר לך להישאר במסלול עד שיהיה לך הכוח להשפיע על המצב, ולהמשיך לעבוד ביעילות כאשר יגיע המידע הדרוש. חשוב מכך, אתה שם בעיות לא פתורות במקום בטוח ונפטר מהבסיס חֲרָדָהשמשהו לא נעשה.
הספר "עקרונות חדשים של תקשורת עסקית" מבוסס על מקרים עסקיים והמחקרים העדכניים ביותר בתחום הפסיכולוגיה ומדעי המוח. ממנו תלמדו איך לחשוב בצורה שיטתית, מה צריך לעשות כדי לבנות מחדש את זרימת העבודה בארגון, בצוות ועבור עובדים בודדים ועוד דברים מעניינים.
קנה ספרקרא גם📌
- 5 גישות שמבדילות בין עובדים בעלי ערך אמיתי לבין עובדים רגילים
- 8 האפליקציות הטובות ביותר לחיפוש עבודה
- מיהו סקרום מאסטר ואיך להפוך לכזה
מבצעי השבוע הטובים ביותר: הנחות מחנויות עליאקספרס, זרינה, כפתור כחול ועוד