כיצד להדק מסמכים בצורה נכונה
Miscellanea / / April 03, 2023
מדריך זה יעזור לך לעשות סדר במסמכים במהירות ובקלות.
למה אתה צריך להדליק מסמכים
זה עוזר לשמור על הניירות שלמים, לארגן אותם לאחסון במשרד, העברה לארכיון או שליחה לגורמים ממשלתיים שונים (למשל לאימות או כדיווח). ככלל, הליך זה נדרש לתיעוד חשבונאי, כוח אדם, נוטריון, סטטוטורי ואחרים.
לפני שאתה לוקח חוט עם מחט, כדאי להבהיר את הכללים והדרישות להיווצרות תיק למצב מסוים. אם המסמכים תפורים בצורה שגויה, ייתכן שהארכיון, הסוכנות הממשלתית או ארגון אחר פשוט לא יקבלו אותם.
מה לעשות לפני הצמדת מסמכים
יש לבצע שלבים אלה ללא קשר לסוג הקושחה שנבחר.
הכן מסמכים
קודם כל, בדוק בכל הניירות את החתימות והחותמות הנדרשות. ודא שלא נשארו מהדקים, מהדקים או מהדקי נייר עליהם. שים את כל הגיליונות בסדר הנכון וספור אותם. במקרים מסוימים, יהיה עליך למספר אותם בנוסף, להכין כיסוי ולבצע מלאי. אז בדקו מראש עם הארגון שבו תגישו את המסמכים, את רשימת הדרישות לרישום.
נסו לקפל בזהירות את כל הסדינים, אחרת החבילה תיראה מכוערת, והדפים השבורים יתקמטו.
הצטייד בכלים
אתה יכול לתפור מסמכים באמצעות סט מינימלי של כלים. אגב, קבלו עבורו קופסה נפרדת, כדי שאם צריך, כל מה שצריך נמצא בהישג יד. אתה תצטרך:
- מחט ארוכה עבה. רגילים לתפירה יהיו חסרי תועלת בעניין זה: הם דקים, שבירים ונשברים בקלות רבה יותר.
- מרצע משרדי. זה יעזור לעשות פנצ'רים אפילו בערימה עבה של ניירות.
- מחורר.
- חוטים. כותנה עמידה או סינטטית מתאימה - מלבסן או ניילון.
- דֶבֶק.
- חתיכת קרטון עבה או גב עץ, כדי לא לפגוע בשולחן במהלך הידוק הניירות.
- מהדקים הם מהדקים מיוחדים המועילים לקיבוע חבילות נייר עבות.
כיצד להדק מסמכים בשני פנצ'רים
זו הדרך הקלה והמהירה ביותר.
השאר 10 ס"מ מהחלק העליון ו-1-2 ס"מ מהקצה השמאלי של המסמך. צור חור דרך כל ערימת הניירות עם מחט או מרצע עבה, ולאחר מכן עוד אחד 6-10 ס"מ נמוך יותר. זה אפילו יותר נוח להשתמש באגרוף חור.
חותכים את החוט באורך 20-30 ס"מ, משחילים אותו דרך החורים בצד הקדמי וקושרים אותו עם קשר חזק בצד הלא נכון. גזרו מלבן נייר בגודל 2x8, 3x5 או 5x6 ס"מ בקירוב (בהתאם לסוג התיעוד ולדרישות הארגון המארח). הדביקו אותו על הקשר וקצוות החוטים.
על המלבן המודבק, כתוב "סה"כ תפור וממוספר", ציין את המספר הכולל של גיליונות במספרים ובמילים בסוגריים. שים את החתימה עם התמליל כך שהיא משתרעת מעט מעבר לקצוות המלבן. ואם צריך, גם לשים חותם.
כיצד להדק מסמכים בשלושה פנצ'רים
יוצרים 3 חורים בערימת הניירות, 1-2 ס"מ משמאל ו-12 ס"מ מלמעלה. המרחק בין הדקירות צריך להיות כ-3 ס"מ. אפשר להכין אותם עם מחט או מרצע, ואם יש הרבה ניירות, אגרוף חור יבוא לעזרה.
השחילו את המחט והתחילו לתפור את המסמכים מאחור. נקודת ההתחלה תהיה החור המרכזי, ולאחר מכן הובילו את המחט לפי התבנית המצוינת.
הדקו את החוטים כך שימשכו בחוזקה את הסדינים יחד, וקשרו אותם לקשר. לאחר מכן הדביקו מלבן נייר על גבי 2x8, 3x5 או 5x6 ס"מ (בהתאם לסוג התיעוד ולדרישות הארגון המארח). עליו צור כיתוב הסמכה וציין את מספר הגיליונות התפורים, החלף חתימה בתמליל ובמידת הצורך בחותמת הארגון.
כיצד להדק מסמכים בארבעה חורים
שיטה זו תהיה שימושית במיוחד אם אתה צריך להדק ערימה עבה של מסמכים. החוטים יחזיקו היטב את הסדינים לכל הגובה כמו ספר.
צעד אחורה מהחלק העליון של המסמך 2 ס"מ ו-1-2 ס"מ משמאל. בצע דקירה אחת עם מחט או מרצע, ולאחר מכן שלושה נוספים, זזו מטה במרווחים של 8 ס"מ, או השתמשו במחורר.
חותכים את החוט באורך של לפחות 50 ס"מ ומשחילים אותו דרך מחט ארוכה עבה. התחל לתפור את הערימה מאחור ופעל לפי הדוגמה המוצגת בתמונה.
קושרים את קצוות החוטים עם קשר הדוק מאחור. הדביקו מלבן נייר בגודל של כ-2x8, 3x5 או 5x6 ס"מ למעלה. ציינו עליו כמה גיליונות תפורים, שימו חתימה עם תמלול וחותם, במידת הצורך.
קרא גם🧐👨⚖️👩💼
- מהי פקסימיליה וכיצד להשתמש בו נכון במסמכים
- כיצד לנקות את Google Docs ולא לטבוע במספר קבצים
- 6 תוכנת סריקת מסמכים בחינם
- 6 מסמכים שיצילו או יפשטו את העסק שלך
- Whimsical הוא שירות לעריכה משותפת של מסמכי טקסט, דיאגרמות ומפות ידע