כיצד "לאפס" את הפרודוקטיביות באמצעות גיליון אלקטרוני אחד בלבד

תאר לעצמך שיש לך "מכונת זמן" ויזואלית שלוקחת אותך לכל אחד מהרגעים בעבר. ואתה יכול לראות על מה השקעת את זמנך - באילו משימות השלמת ואילו לא, ומדוע. "מכשיר" כזה יכול לעמוד לרשותכם בכל עת. כל מה שאתה צריך לעשות הוא ליצור גיליון אלקטרוני של פרודוקטיביות. זהו מסמך בו תתעדו את הביצועים האישיים שלכם בכל יום.

כיצד ליצור גיליון אלקטרוני של פרודוקטיביות

ההימור הטוב ביותר שלך הוא להשתמש ב-Google Sheets, ב-Excel או ב-Numbers. אבל אם זה יותר נוח לך, גם כתיבה במחברת או הערות בטלפון שלך תעבוד.

בכל מקרה, הטבלה צריכה לכלול 4 עמודות:

• תַאֲרִיך. ניתן להדגיש אותו בצבע בהיר, כגון צהוב.
• מְשִׁימָה. זוהי עמודה לרשימת הדברים שאתה עושה במהלך היום.
• קטגוריה. בעמודה זו, עליך לציין את סוג המשימות שבוצעו, נניח "עבודה" או "אישית". ניתן להדגיש כל קטגוריה גם בצבע. זה יעזור לך לנווט במהירות בנתונים ולראות לאן הפוקוס מופנה לרוב.
• דקות. כאן נותר לרשום כמה זמן לקח לבצע משימה מסוימת.

הימנע מהוספת פעילויות לתרשים שלך שעוזרות לך להיטען מחדש, כגון מדיטציה או פעילות גופנית. הם מאפשרים לך לשמור על איזון בין עבודה לחיים ולשמור

בריאות נפשית, אבל לא קשור ישירות לפרודוקטיביות. לכן, במקרה זה, עדיף לדלג עליהם.

נסה להשלים את הגיליון האלקטרוני תוך כדי ביצוע משימות במהלך היום. זה גם עוזר להפיץ טוב יותר את העבודה ולעבור באופן מודע בין משימות במקום מיד לתפוס את הדבר הבא או לעשות כמה בבת אחת, וזה רק כואב פִּריוֹן.

איך עובדת טבלת הפרודוקטיביות

לעתים רחוקות אנחנו לוקחים זמן להתבוננות פנימית ולא חושבים למה הפעולות שלנו לא מביאות את התוצאות הרצויות. וזו טעות גדולה. כשיש לנו מידע ברור לנגד עינינו, הרבה יותר קל לנו להבין איפה אנחנו מבזבזים את הזמן ומה מונע מאיתנו להתקדם. טבלת הפרודוקטיביות מציגה בבירור את הטעויות שלנו ומאפשרת לנתח כיצד להימנע מהן בעתיד, באיזה כיוון לנקוט בצעדים נוספים והיכן לחלק מחדש את תשומת הלב.

נניח שאתה מחליט לחשב כמה שעות ביום אתה מקדיש למשימות עבודה. אם המספר הכולל לא מתאים לך, על סמך הטבלה, אתה יכול לחשוב איך להגדיל או להקטין אותו - למשל, להפחית את הזמן לארוחת צהריים או להאציל משימות לאחרים.

הגיליון האלקטרוני גם מקל על ניתוח האופן שבו המשימות שאתה מקדיש בהן הכי הרבה זמן תואמות את היעדים ארוכי הטווח שלך. אם אתה רוצה לכתוב ספר, אבל משקיע רק שעה ביום בעבודה עליו, אז זה הזמן לשנות את לוח הזמנים שלך.

חשוב ללמוד את טבלת הפרודוקטיביות באופן קבוע. לדוגמה, הקדישו חצי שעה או שעה כל 2-3 ימים כדי לסקור את כל המשימות ולנתח מידע. חפשו דפוסים חוזרים והיו כנים עם עצמכם. האם אתה באמת מבלה מספיק דקות על המטרות שלך, או שאתה מבלה הרבה יותר זמן במדיה החברתית? ניתוח יעזור לך למצוא משאבים נוספים ולהגדיל את הפרודוקטיביות בתחומים חשובים בחייך.