מפגשים אסטרטגיים: מהו הכלי הזה ומי יכול להפיק ממנו תועלת

מה זה מפגשים אסטרטגיים

מפגשי אסטרטגיה הם מתכונת מפגש של מנהלים, במהלכה דנים בתוכניות לפיתוח החברה. כלי זה עוזר:

• להעריך את מעמדה הנוכחי של החברה, לזהות את החוזקות והחולשות שלה;
• למצוא דרכים להימנע מבעיות או לפתור בעיות קיימות;
• להגדיר תוכנית פעולה - צעדים ספציפיים להשגת היעדים;
• להגדיר אמות מידה למדידת הצלחה.

מפגש אסטרטגי הוא סוג של רַעְיוֹן מַבְרִיק. לכן, בפגישה אנו דנים בבעיות ובהצלחות של מחלקות, מציבים יעדים לכל אחת מהן, מציירים דיאגרמות וגרפים על לוח אינטראקטיבי מקוון.

למטרות אלו, בחרנו מירו. כלי זה מאפשר לך ללכוד מחשבות ורעיונות בפורמט ויזואלי. יחד עם זאת, לכל משתתפי הפגישה יש גישה אליו מכל מקום בעולם ומכל מכשיר.

לאחר מכן, אנו עורכים תכנון טקטי: ראש כל מחלקה מפרק את המשימות שלו לשלבים קטנים יותר.

כיצד לנהל מפגש אסטרטגיה

הנה כמה שלבים שיעזרו לך להתארגן.

קבע את תדירות הפגישות

אין מסגרות זמן קבועות לקיום מפגשים אסטרטגיים. חברות מסוימות מעדיפות לקיים פגישות רבעוניות, בעוד שאחרות עשויות לקיים אותן כל חצי שנה או שנה.

כך שתוכל להגדיר כל תדירות פגישות שנוחה לך.

בחברתנו מתקיימים מפגשים אסטרטגיים אחת לרבעון. ואז נשבור את המיועד מטרות לאיזשהו ספרינט. לשם כך צריך להחליט אילו צעדים לנקוט כדי לפתור בעיות גדולות, כמה זמן זה ייקח באופן כללי, אילו מחלקות יהיו מעורבות וכמה משאבים יש להן.

לאחר מכן מנהלים מפרקים משימות ברמת המחלקה, במידת הצורך. ואחרי 3 חודשים, אנחנו בודקים את לוח הזמנים.

הזמן את האנשים הנכונים

מי תזמין למפגש האסטרטגיה יהיה תלוי ברשימת הנושאים שצריך לסדר. לדוגמה, אם אתה מקיים פגישה כדי לדון באסטרטגיה העסקית הכוללת, עליך להתקשר לראשי המחלקות. אתה יכול גם להזמין מנהלי פרויקטים שאחראים על מדדי מפתח.

אם מפגש האסטרטגיה שלך מוקדש לסקירה ולדיון של נתונים מסוימים, כדאי למשוך פקודהמי שאסף מידע זה ומבין את חשיבותו.

בחרו תאריך ושעה שנוחים לכולם

בעת קביעת תאריך ושעה, קחו בחשבון את הדעה של כולם. הימנעו מתזמון פגישות עם עובדים יום לפני מועדם. אולי יש להם פגישה חשובה. פְּגִישָׁה או שיש משימות בוערות שהם לא יכולים לדחות. כתוצאה מכך, אתה יכול לשים אותם במצב לא נוח.

בעת מתן תאריך, ציינו כמה זמן תארך הפגישה. למשל, בחברה שלנו מוקצה כל יום העבודה לאירוע זה. ובמקרה זה, חשוב לקחת הפסקות בזמן, לתת לעצמך ולעמיתים את ההזדמנות להירגע.

קבע סדר יום

סדר היום עשוי לכלול נושאים חשובים, השלבים המרכזיים של המושב, נושאים שיש לדון בהם. אל תוסיף לו מספר רב של נקודות - עדיף לציין את הנושא המרכזי. לדוגמה, זה יכול להיות כניסה לשוק חדש.

על ידי הדחת שאלות מיותרות, תוכל להישאר ממוקד במשימה העיקרית.

בתום המושב האסטרטגי, הקפידו לעבור שוב על כל סדר היום ולגבש את ההסכמות שהושגו.

בקשו מהמשתתפים להתכונן מראש

מנהלים צריכים להיות מודעים לאינדיקטורים הנוכחיים של המחלקה: רמת עומס העבודה של הכפופים, היקף המשימות הכולל וכו'.

הם צריכים גם לקבל מידע עדכני על איך ומתי אינדיקטורים מרכזיים - הן בטווח הקצר והן בטווח הארוך. אם מנהלים צריכים לדון בכמה נושאים ובעיות של המחלקה, עליהם להכין מראש גם רשימה שלהם.

לפני כמה פגישות אסטרטגיות, זה עשוי להיות שימושי לא רק להפיץ את סדר היום של הפגישה, אלא גם להכין דוח מפורט על ההתקדמות במשימות חשובות. אתה יכול לסכם את היעדים ואת מדדי ה-KPI המשויכים אליהם בגיליונות אלקטרוניים.

ארגן פגישה

במהלך הפגישה, כדאי לא רק לעבור על כל הנושאים, אלא גם לתת לאנשים את האפשרות לדבר בכנות ולהביע את דעתם. עודדו את המשתתפים לעשות זאת, אך השתדלו לא להפריע לאחרים ולחזור לאלו שנקטעו.

לעתים קרובות יותר יעיל להעביר את ההתנהלות והשליטה על הפגישה למארח (מנחה). זה מאפשר למנהל לעבור לאותו תחום עם העובדים ולעבור ממעקב אחר האירוע לאינטראקציה אקטיבית עם מנהלים ופתרון בעיות.

רשום הערות במהלך הפגישה

עליך לרשום את הנקודות העיקריות, הרעיונות, הנתונים, לוחות הזמנים וכל שאר המידע החשוב שאתה דנה בו בפגישה, מכיוון שהוא יהיה שימושי בתכנון טקטי נוסף.

לכל מחלקה יש תמיד הבנה כמה זמן נדרש להשלמת משימה מסוימת. זה מאפשר כבר במהלך הפגישה לשרטט אינדיקטיבי תנאים.

מנהיגים בדרך כלל קולטים מידע תוך כדי, אך יש להכין דוח כללי לאחר הפגישה.

בחברה שלנו אחראי על כך המנחה. כלומר, הוא לא רק מארגן ומפקח על הפגישה, אלא גם מפיק דיווח על ההחלטות שהתקבלו.

בקשו משוב

הודות לו, אתה יכול לראות נקודות מבט שונות ולגלות מה עמיתים שים לב במיוחד. וגם - לעורר את האינטראקציה שלהם זה עם זה.

בקשו מהמשתתפים לכתוב על כל בעיה. יתר על כן, השתמש באפליקציית הסקר כדי לראות את התגובות שלהם בזמן אמת. כך למשל, אלו עשויות להיות שאלות הנוגעות לתחושת האפקטיביות הכוללת של המפגש ולסוגיות ארגוניות שונות, וכן משאלות לאירועים עתידיים.

למי מיועד הכלי הזה?

אני מאמין שעסק לא יכול להתקיים בלעדיו תִכנוּן. תמיד צריך לטפל בהם - ללא קשר לנישה ולפורמט של העבודה שלך.

ללא אסטרטגיה משלך, אתה מסתכן בתעדוף שגוי או התעלמות מהבעיות של מחלקה מסוימת, כל אלו ישפיעו על השורה התחתונה של החברה כולה. כתוצאה מכך, במוקדם או במאוחר, בעיות פנימיות יהפכו לגדולות והרסניות יותר עבור החברה.

מפגשים אסטרטגיים יעזרו להתמודד איתם ולבסס זרימת עבודה. לכן, לדעתי, הם יהיו שימושיים עבור כל צוות עם יותר מ-3-4 אנשים.

אחרי הכל, ככל שיש לך יותר מחלקות האחראיות לנושאים בודדים, כך יכולה להיות חוסר האחדות בין המנהיגים. ובעזרת מפגשים אסטרטגיים תוכלו לסנכרן את תוכניות החברה ולהבטיח את הטוב ביותר הֲבָנָה בתוכה.