כיצד סגנון ההתכתבות העסקית עוזר ליצור את הרושם הנכון על המוען

תארו לעצמכם: אתם מעלים רעיון מצוין, מחליטים לשתף אותו עם הבוסים או הלקוחות שלכם, שולחים מכתב או הודעה לשליח. ומצד שני הם קוראים וחושבים: "ובכן, איזה טמטום כתב את זה!" או: "איזה משעמם!" והם מחליטים לא לשקול את ההצעה שלך.

ואתה לא משעמם. והרעיון היה טוב. פשוט פספסת את הסגנון ויצרת רושם מוטעה לגבי עצמך.

מהם סגנונות הכתיבה

ניתן למדוד את סגנון ההתכתבות בסולם משיח לפורמלי.

נעים לאורך זה, אנו מדגישים תכונות מסוימות, מנסים על תמונות שונות. ככל שמאלה יותר, כך מושם יותר דגש על פתיחות, כנות, דינמיות. ככל שיותר ימינה, כך ניכרות יותר התכונות הקשורות לעמדתנו, לעמדה, למעמד שלנו: שמרנות, מוצקות, רציונליות.

מצבים שונים דורשים סגנונות שונים. להלן האפשרויות.

אם אתה מתגעגע לסגנון, קל להרוס הכל. לדוגמה, אם נכתוב לעמיתים באותו אופן שבו אנו פונים לפקידים ("אני שולח הצעה לצמצם את הזמן המושקע כדי להגשים את יעדי ההפקה שלנו"), סביר להניח שהם יחליטו שאנחנו רוצים להראות את העליונות שלנו, להעלות לשידור. והבעיה לא תיפתר.

ואם נפנה לבוס בסגנון "חבר" ("יש נושא איך לעשות את העבודה שלנו מהר יותר"), אז הוא יכול בהחלט לחשוב שאדם קל דעת כותב לו, שבקושי מסוגל להציע משהו טוֹב.

איך סגנון ההתכתבות תלוי בערוץ התקשורת

אנו יכולים לשלוח את ההצעה שלנו הן בדואר אלקטרוני והן בהודעה אל שָׁלִיחַ. עם זאת, חשוב לזכור שהערוץ האחרון הוא יותר "אנושי", לא פורמלי. והסגנון שגורם לך להיראות כמו איש עסקים במייל יכול להיראות פומפוזי, לא טבעי במסנג'ר. לכן, במעבר לערוץ תקשורת זה מהדואר כדאי לבצע התאמה על הסקאלה בחצי צעד.

כיצד שפה משפיעה על סגנון התקשורת

איך לשמור על הסגנון הרצוי במכתב או בהודעה? קודם כל, כדאי לשים לב באילו מילים וביטויים אנו בוחרים.

בוא נכתוב "החבר'ה שלנו אחלה חברים" - נהיה "חבר". אנו מציינים כי "יש לנו מומחים מצוינים שעובדים עבורנו" - נהפוך ל"קולגה". אם אתה כותב "מומחים מקצועיים עובדים בחברה", אתה מקבל "עובד". ובכן, אם "חברי הצוות נבדלים בנוכחות המקצועיות" - נפעל כ"פקיד".

מתי סגנון התקשורת מאפשר שימוש באימוג'י, ומתי לא

בהתכתבות מודרנית אנו מנסחים מחשבות לא רק בעזרת מילים. במהלך של פרצופים מצחיקים או עצובים, לבבות ואפילו קקי - אימוג'י. והם גם משפיעים על סגנונו של המחבר ועל ההתרשמות ממנו.

באמצעות רגשות, אנחנו סוג של אומרים לנמען: "אנחנו פתוחים, מודרניים!" לכן, אימוג'י מתאימים ל"חבר" ול"קולגה" התוססים והדינמיים. כשמשתמשים בסגנון השני, עדיף להשתמש באפשרויות ה"קלאסיות": סמיילי, לב, יד עם אגודל מורם. "באדי" יכול להרשות לעצמו גם אימוג'י יצירתי כמו שדים וקקי.

ובכן, "עובד" ו"קולגה" רציניים יפריעו לאמוג'י: על איזו יציבות ואיזון נוכל לדבר אם המסר מלא בפרצופים.

ניקח שתי דוגמאות באמצעות אימוג'י.

1. אנחנו רוצים לרצות את הקולגות שלנו עם חדשות טובות:

"חדשות טובות! 🔥 המחלקה שלנו זכתה במקום הראשון בתחרות "בזמן לעבוד". 👍הפרס הוא שעון מעורר גדול משוקולד. בוא ל-HR. כל אחד מקבל חתיכה! 😊»

אנחנו צריכים להיראות פתוחים, מלאי חיים, דמוקרטיים, ולכן אנחנו משתמשים בסגנון "עמית». ואימוג'י מתאימים כאן בצורה מושלמת.

2. אנו פונים להנהלה עם הצעה רצינית:

"צהריים טובים, איבן יורייביץ'! 😊 אנו מציעים לדון באפשרות להשתמש בציוד שלנו כדי להגדיל את כושר הייצור של החברה שלך. 🔥»

וכאן התמונות לא במקום. חשוב לנו להיראות רציניים, מקצועיים, סגנון ה"עובד" נדרש - ואימוג'ים לא מתאימים אליו.

אתה צריך להיות זהיר במיוחד במצבים הקשורים לשלילה. לעתים קרובות אנו משתמשים באימוג'י כדי להראות שאנו מוטרדים. אבל האפקט יכול להיות הפוך.

נניח שכתבת את זה: "צהריים טובים, מרגריטה! זה עתה גילינו שהמפעל אינו יכול לשלוח את ההזמנה שלך בזמן. 🤷‍♀️ אנחנו מאוד מצטערים! 😢»

האם מרגריטה תאמין בצערנו? אינה עובדה. עבור רבים, אמוג'י הוא עדיין משהו קל דעת, "צעצוע". ומרגריטה עשויה לחשוב: "הנה הרמאים! הם כותבים שהם מצטערים, אבל הם מציירים פרצופים בעצמם. הם לא מתחרטים!"

כיצד מבנה המשפט משפיע על הסגנון

כדי "להתאים" לסגנון הנבחר, כדאי לשים לב גם לאופן שבו משפטים בנויים בטקסט שלנו.
תמיד יש "גיבור" בבנייה - זה שעליו או על מה אנחנו מדברים. בדרך כלל הוא עושה משהו: בונה, חושב, כותב, קורא... ואנחנו יכולים לספר על כך לקורא בדרכים שונות.

הבה נבחן כיצד זה עובד, באמצעות דוגמה של שורה משירה של אניה ברטו.

העיצוב המתאים ביותר להתכתבות עסקית: "השור הולך, מתנדנד". בו, ה"גיבור" נמצא בנושא (הדגשנו אותו), ומעשיו מצוינים פעלים (מסומן בהדגשה).

עיצוב זה מתאים ל"חבר", ול"קולגה", ול"עובד". לדוגמה: "מנהלים דנים בפרויקט בחדר ישיבות" או "לחשבונאות יש משכורות מחושבות."

אם אנחנו צריכים להדגיש את המשקל והמוצקות שלנו, אנחנו יכולים להוסיף 1-2 משפטים בעיצוב שונה: "ההגה מבצע הליכה ונדנוד".

כאן "גיבור" הוא עדיין הנושא, אך פעולתו מסומנת כעת בשם עצם. "הליכה" הפכה ל"הליכה", "מתנדנדת" הפכה ל"מתנדנדת". דוגמאות להצעות כאלה: "מנהלים דנים בפרויקט בחדר הישיבות", "חשבונאות חישבה משכורות».

שימו לב: במקרה זה, אנו משלמים עבור "משקל" נוסף ומוצקות בבהירות. עם משפטים כאלה, המכתב שלנו הופך קשה יותר לקריאה, ולכן עדיף לא להתעלל בהם.

עם זאת, זה לא הגבול. יש בנייה רשמית יותר: "הליכה ונדנוד מתבצעים על ידי שור". בו, הפעולה מסומנת לא על ידי פועל, אלא על ידי שם עצם, ו"גיבור" אינו נושא. דוגמאות למשפטים עם בנייה זו: "הפרויקט נדון על ידי מנהלים בחדר הישיבות" ו"השכר נעשה על ידי מחלקת הנהלת החשבונות".

משפטים כאלה קשים מאוד לקריאה. הם מזוהים עם הקורא עם שפת הביורוקרטים – הפקידה. לכן, יש להשתמש בהם רק אם עלינו להפוך את המכתב לרשמי ביותר. למשל, בתביעה אדירה, דרישה - כדי שהמוען ירגיש: זהו, נגמרו הבדיחות, ואז בית המשפט וכלא.

בבחירה בסגנון זה או אחר, אנו משדרים הודעה נוספת לנמען. לכן, עדיף להשתמש בכלי זה במודע, ואז הוא יהפוך לאמצעי השפעה יעיל.