6 טיפים שיעזרו לצמצם את עלויות הנסיעה
Miscellanea / / June 30, 2023
1. בניית מדיניות נסיעות
לוח הנסיעה שלך צריך לכלול:
- רשימת הוצאות שהחברה מוכנה לקחת על עצמה. כך למשל, אוכל ומתנות לשותפים משלמים על ידי העסק, אך העובד משלם עבור תקשורת סלולרית ומוניות.
- מגבלות נסיעות ולינה לעובדים בתפקידים שונים. נניח שמלונות ארבעה כוכבים מיועדים למנהלי מחלקות, מלונות שלושה כוכבים מיועדים לעובדים רגילים.
- כללי ניהול מסמכים. אלו הם המועדים להוצאת נסיעת עסקים, הכנת משימות, נוהל הגשת בקשות ודוחות. כמו כן, חשוב למנות עובד או מחלקה אשר יהיו אחראים לעמידה במדיניות הנסיעות.
ניתן להוסיף תבניות למסמכי נסיעה - לעובדים יהיה קל יותר למלא אותם, ומספר הניירות שנכתבו בצורה שגויה יקטן באופן ניכר.
כדי להפוך את מדיניות הנסיעות שלכם לרווחית עוד יותר, חלקו אותה למספר חלקים לפי חשיבותן של נסיעות עסקים. חשבו על כללים ומגבלות שונים עבורם. טיולים אלה יכולים להיות:
- כדי לשמור על התדמית. מצגות בכנסים, השתתפות בפורומים או הדרכות. אירועים כאלה לא יניבו הטבות מיידיות, ולכן ניתן להוזיל את עלות הכרטיסים והאירוח.
- לפיתוח החברה. עבודת בדיקות, פגישות ומשא ומתן. טיולים כאלה מכוונים להגדלת הרווחים, כך שתוכל להוציא עליהם קצת יותר. העדיפות כאן היא נוחות העובדים ומהירות התנועה.
מערכת הקוד תעזור לך למיין נסיעות לפי משימות מהר יותר. הקצה מספרים לפורמטים שונים של נסיעות, אסוף אותם ברשימה אחת וצרף אותה למדיניות הנסיעות שלך.
נהל את ההוצאות שלך בקלות שירות ארגון נסיעות OneTwoTrip לעסקים. בעזרתו ניתן להגדיר מדיניות נסיעות של ארגון, להגדיר גבולות לכל עובד ולתכנן נסיעות עסקים בלוח השנה. הפלטפורמה עובדת עם 800 חברות תעופה ומציעה בין היתר, טיסות קבוצתיות. העברה, כרטיסים לרכבות, רכבות, אוטובוסים ואירואקספרס - הכל במקום אחד. מלונות ברחבי העולם זמינים ללקוחות עסקיים בהנחות של עד 35%, ובמסגרת תוכנית הנאמנות לרכישות דרך השירות, ניתן לקבל עד 5% החזר כספי.
החיבור לשירות הוא בחינם. כמו כן, אין דמי מנוי חודשיים, כך שנסיעות עסקים לא סדירות לא יבזבזו את כספי החברה.
ללמוד 'יותר2. שקול תחבורה ומגורים שונים
המטוס הוא לא תמיד הדרך הנוחה והמשתלמת ביותר לנסוע. אם אין טיסות ישירות לעיר הרצויה, החיבורים עשויים להימשך זמן רב יותר מהנסיעה ברכבת. בנוסף, באמת אפשר לעבוד במכונית: לרכבות רבות יש Wi-Fi, תאים כפולים ואפילו תאים לאינטרקום. אפשרות נוספת היא אוטובוסים. נסיעה קצרה בהם לא תפגע בנוחות, תוך חיסכון מספיק זמן וכסף בשל היעדר העברות.
דיור זה אותו סיפור. בית מלון יקר יותר, אבל במרכז לפעמים משתלם יותר מאופציה תקציבית בפאתי העיר: עלות מונית או תחבורה ציבורית תכסה את ההפרש. קורה שהשכרה יומית של דירה זולה יותר ממלון. ו-Wi-Fi יציב ומכונת כביסה בהישג יד יהפכו את הנסיעה הארוכה לנוחה יותר.
3. אל תאריך את הטיול
ככל שהנסיעה קצרה יותר, כך היא זולה יותר עבור העסק. כל יום עבודה נחוץ לפצות בדמי יום, ואם הטיול נופל בסופי שבוע או בחגים - גם בתעריף כפול.
לכן, תמיד חשב בקפידה את הזמן הדרוש להשלמת משימות. לדוגמה, אם עובד צריך לדבר בכנס ביום חמישי אחר הצהריים, אין צורך לקחת את רביעי ושישי לדרך. אפשר לטוס בבוקר ולטוס בערב - במקום שלושה ימים, נסיעת עסקים תימשך רק יום אחד.
תכנית זו פועלת ברוב המקרים, אך ישנם יוצאי דופן. נניח שכל הכרטיסים הרווחיים ליום הרצוי הסתיימו ונותרה רק מחלקת עסקים. זה יכול לעלות יותר מדי יום ולילה במלון. כאן כדאי לחשב עלויות של מספר אפשרויות, להשוות בין הסכומים ולבחור את הטובה ביותר.
4. קבל כרטיס תאגידי
בעזרתו, נסיעות עסקים יהפכו לנוחות יותר עבורך ועבור העובדים שלך. תוכל להגדיר מגבלות כדי שהעובדים לא יחרגו מהתקציב בעת נסיעה. לא עוד הוצאות לא מתובנות - אתה תראה את כל העסקאות בחשבון האישי שלך. בנוסף, לכרטיסים ארגוניים יש בדרך כלל בונוסים מיוחדים, כגון החזר כספי מוגדל או הנחות שירות.
העיקר שיהיה ניתן להחזיר מע"מ על קניות ללא עצבים מיותרים. להחזר מס נדרש חשבונית בלבד, ובמידה והעובד משלם עבור אירוח והובלה במלון במזומן או בכרטיס השכר הרגיל שלו, אין להנפיק את הנייר.
5. תן לעובדים בחירה
נראה שארגון טיסות ומלונות לבד זו ההחלטה הנכונה כדי לחסוך כסף. אבל קיים סיכון שהבחירה שלכם תיראה לעובד לא נוחה: הנוחות תסבול מכך, והרצון לעבוד בזמן הנסיעה צפוי לרדת. בנוסף, האחראי על התכנון יאבד זמן שעשוי להיות מושקע בפתרון משימות אחרות היעילות יותר עבור העסק.
אם תנאי המגורים והתנועה ייבחרו על ידי הנוסע העסקי, לא תצטרכו לדאוג לבעיות אלו. העיקר לציין בפניו את גבולות ותנאי פוליסת הנסיעות. ניתן גם להפקיד את הרכישות בידי אדם אחראי, כמו רואה חשבון: הנוסע ייתן קישורים לאפשרויות נוחות, המארגן ישלם עבורן, ולאחר מכן ישתף כרטיסים ופרטי הזמנה.
6. ניתוח דיווחים מנסיעות קודמות
בדקו את המסמכים של עובדים שונים, בדקו אם העלויות שונות וחפשו סיבות להגדלת ההוצאה. למשל, מישהו בחר בטיסה שלא הייתה נוחה לחברה או סעד אך ורק במסעדות יקרות. נתונים כאלה יעזרו להתאים את מדיניות הנסיעות ולהביא אותה לאופציה הטובה ביותר לעסקים.
כדי להקל על הניתוח, כדאי שתהיה טבלת ציר. חלקו את המסמך לטורים לפי קטגוריות: כרטיסים, לינה, ארוחות, תקשורת סלולרית, תחבורה בזמן נסיעה וכדומה. נא לציין גם את תאריך הנסיעה ואת שם העובד המופנה. ניתן לטעון לטבלה רק את סכומי ההוצאות, ולתת לפרטים להישמר בדוחות. אם אתה מבחין באנומליה, משוך את הניירת כדי לראות מדוע ההוצאות עלו.
אין צורך לתחזק טבלה בעצמך - אתה יכול להשתמש בשירותים מקוונים שכבר מספקים כלים כאלה. דוחות ומסמכי סגירה ב"OneTwoTrip לעסקים» נוצרים באופן אוטומטי, ואתה יכול לקבל אותם באמצעות EDI. האנליטיקה תציג חיובים בכרטיס ארגוני, הוצאות על הפקדות ותשלום מאוחר על חשבונות המלון והנסיעות, כולל כרטיסים לקבוצה. השירות משתלב עם 1C: Accounting. זה מאפשר לעובדים לבחור את האפשרויות המתאימות בעצמם, ולרואה החשבון לשלם עבורן בצורה נוחה לחברה.
לנוחות ובטיחות בנסיעות עסקים, "OneTwoTrip לעסקים» יש שירות תמיכה שעובד 24/7. תוכל ליצור איתה קשר בטלפון, במסנג'רס או בצ'אט בחשבון האישי שלך. מומחים יעזרו לכם לטפל במהירות בבעיה ולמצוא אפשרויות לינה חלופיות או כרטיסים.
קבע נסיעת עסקים