6 טיפים כיצד לנהל ביעילות צוות מרוחק

צוות הסטארט-אפים שלנו עובד מרחוק, והעובדים מפוזרים בכל רחבי העולם - מוייטנאם ועד טורקיה. נראה שאי אפשר לארגן את כולם: אתה לא יכול לראות מה כולם עושים ומה מצב הרוח שלהם. אבל עשינו את זה.

על סמך הניסיון שלי, כתבתי מדריך איך לסדר הכל, לארגן ולהניע עובדים מרחוק. אני חולק את זה איתך.

1. לנהל משא ומתן על הסכמים ולהבטיח אותם

"על החוף", שוחח על הכללים עם כל עובד:

• מאיזו שעה ועד איזה שעה אתה עובד?
• כשצריך להיות בקשר.
• האם ניתן לטפל בבעיות עבודה בשעות שאינן שעות עבודה?

במהלך התהליך, דנו בנושאים שנויים במחלוקת ורשמו הסכמים במאגר הידע. אחרת, אם תשתיק בעיות, העובד יתחיל להישרף.

מתוך תרגול: חשוב לנו שאנשים ילמדו ויתפתחו כל הזמן. והזכרנו לצוות את זה שוב ושוב, אבל נתקלנו בהתנגדות.

התברר שהחבר'ה לא ידעו שהם יכולים לעשות את זה בשעות העבודה ושאנחנו משלמים על ההכשרה. עכשיו כולם לומדים: הם לוקחים קורסים בעיצוב ואפילו כתיבה.

2. לְתַכְנֵן

קבעו יחד עם העובדים שלכם יעדים לעתיד הקרוב והנחיות לעתיד. כדי לעשות זאת, בצע סיעור מוחות ולבחור רעיונות עדיפות.

כך למשל, בתחילת כל חודש אנו מתקשרים לעורך ועורכים יחד תכנית תוכן לחודש הבא. העובד מציע רשימת נושאים לחומרים, ואני כמנהל מייעץ מה כדאי לקחת בחשבון ומה עדיף להרחיב.

לתכנון איכותי, חשוב שאדם יבין את היקף המשימות והמשאבים שלו. אם אין הבנה כזו, עליו לעקוב אחר התפוקה שלו. סימן יעזור: המשימה כתובה בעמודה אחת, והזמן המשוער שלקח לפתור אותה בעמודה השנייה. כך העובד יוכל להתייחס לניסיונו ולהציב ציפיות ריאליות בעת התכנון. מועדים.

חשוב שלמשימות יהיו משמעויות ומטרות – מה אתה עושה ולמה. רק במקרה זה לעובדים תהיה הבנה ברורה של עבודתם, ולפרויקט יהיה וקטור של התפתחות.

3. ארגן את המשימות שלך

לעתים קרובות סטארט-אפים עובדים רק בתוך המסנג'ר. גם אנחנו התחלנו ככה, אבל מהר מאוד הבנו שטלגרם זה לא מספיק ותקשורת כזו מובילה לכאוס ולאי הבנה של מי עשה מה.

לכן, עדיף להשתמש במעקב אחר משימות ולהדמיין משימות לוח קנבן. הנה איך לעשות את זה:

• הוסף משימות ללוח הוירטואלי.
• חלק אותם למספר עמודות, למשל "לעשות", "בביצוע", "בבדיקה", "מוסכם".
• הקצה אדם אחראי לכל משימה וקבע דדליין.
• העבר את הקלפים בין העמודות תוך כדי השלמתם.

חשוב לרשום מטלות בפירוט ובשפה ברורה - כדי שהקולגה שלך ואתה עצמך תבין כשאתה חוזר אליה.

כדי לארגן לוח Kanban, אתה יכול להשתמש בכל שירות נוח. לדוגמה, אנחנו עובדים ב רעיון. השירות זמין ברוסיה, חינם לצוות קטן (עד 10 עובדים) וקל לשימוש.

בשירות הקמנו מערכת סינון כך שתוכל לעבור בקלות בין העובדים ולראות אילו משימות מתבצעות, אילו מוכנות ואילו תקועים.

כל הצוות חייב לשמור על הלוח. כל אחד אחראי למשימות שלו ומעדכן אותן כל הזמן. כן, זה לוקח זמן עבודה, אבל הכל בשליטה. בהתחלה, ייתכן שהעובדים לא מכירים את השימוש בכלי. תמשיך להזכיר להם שזה חשוב עד שהצוות מסתגל.

4. אל תהפוך צ'אטים למזבלה

לשמור על קשר עם צוות קטן, מספיק שליח רגיל. לדוגמה, אספנו את כל הצ'אטים בעבודה בתיקייה אחת בטלגרם.

ארגון תקשורת עבור חברה גדולה קשה יותר: מספר הצ'אטים יגדל, הם צריכים להיות מקובצים יותר. וכאן פתרונות ארגוניים כמו Hangouts, Pachki, VK Teams או Myteam שימושיים.

ודא שתקשורת היא רק על עסקים. ולדון בתוכניות עבור יוֹם שִׁישִׁי או תמונות של חתולים, אתה יכול ליצור צ'אט נפרד - שיטפונות כאלה טובים לבניית צוות.

5. להפיג אשליות

כשכולם עובדים במשרד, נראה שמצב הרוח של הצוות ברור. אבל זו אשליה. אפילו יותר אשליות נולדות מרחוק, כי בפורמט הזה יש מעט מגעים אישיים. אנחנו לא יודעים איך עובר היום של עובד, אילו קשיים יש לו, או כמה זמן לוקח משימה זו או אחרת.

לכן, המשימה של המנהיג היא לא רק לבקש דיווחים על העבודה שנעשתה, אלא לשקף יחד עם הצוות, להפיג נקודות עיוורון ולחפש נקודות צמיחה לעסק.

לשם כך, אנו מבצעים באופן קבוע:

• ישיבת צוות בסוף השבוע. אנחנו דנים מי עשה מה, מה קרה ואיזה בעיות יש.
• רטרוספקטיבה עם חלק מהצוות בסוף החודש. אנחנו מסתכלים על התוצאות ודנים במה אנחנו יכולים לשפר. אם יש לך סטטיסטיקה חודשית, זה יעזור.
• פגישות 1+1 לפי בקשה. החבר'ה יכולים להתקשר למנהלים שלהם בכל יום ולבקש עצה. אנו מאמינים שבמקום לנסות לפתור משהו שאין לך בו מספיק ניסיון, תמיד עדיף להתייעץ עם עמית. אל תשאירו את העובדים שלכם לנפשם - היו בקשר ותמכו בהם.

משך השיחה האידיאלי הוא: עד שעה. במהלך תקופה זו, לצוות לא יהיה זמן להתעייף וימשיך לעבוד בשלווה.

6. לשמור על בסיס ידע

אל תשמור את כל המידע בראש שלך: זה לוקח לך את הכוח והופך אותך לבלתי נחוץ במובן הרע של המילה. אלא אם כן אתה יודע איך משהו עובד, אתה לא יכול להעביר את המשימה ולצאת לחופשה.

רשום תבניות, הוראות, רשימות ביקורת, רשום אנשי קשר שימושיים והתנסות אמפירית. שמור הכל במקום אחד כדי שיהיה קל למצוא את הנתונים.

זה מפשט את התקשורת, מזרז את העבודה ומאפשר להימנע מטעויות חוזרות. העובדים לא יצטרכו כל הזמן למשוך אחד את השני כי הכל כבר מאורגן בתיקיות, למשל ב-Notion.