איך אתם קובעים כי מכתבך ארוך מדי?
טיפים הפרודוקטיביות / / December 19, 2019
© תמונה
אם תקבל מכתב עם כמה עמודים, היית קורא את זה? מכתבים ארוכים, כמו גם מאמר ארוך מאוד, קשה מאוד לקרוא ולהבין. יתר על כן, המחבר כל כך נסחף על ידי תהליך שבסופו של דבר להבין מה בדיוק הוא רוצה ממך, זה הופך להיות כמעט בלתי אפשרי.
למה לא לכתוב מכתבים ארוכים? התשובה הראשונה והברורה ביותר - כי אף אחד לא יקרא את זה!
שימוש נכון דואר אלקטרוני יכול להיות כלי יעיל בפיתוח העסק שלך. כתיבת מכתבים ארוכים לא אומר שאתה פרודוקטיבי יותר. כן, עשית הרבה עבודה, אבל עבודה זה לא אומר שום דבר. עכשיו כולם מנסים לצמצם את העיבוד של דואר נכנס ולעשות את העבודה באופן יעיל ככל האפשר בתוך פרק זמן קצר. לכן, המכתב הארוך שלך - זה לא רק בזבוז הזמן שלך, אבל גם בזבוז מופקר של אחרים.
המכתב שלך קצר יותר, כך ייטב לבצע את עבודתה. זה אמור להכיל שאלות ספציפיות בלבד, או תשובות. כתוב רק על היתרונות ותו לא. אם אתה עדיין שופע הרצון לכתוב מכתב ארוך, הוא עשוי להיות עדיף למנות לפגוש אדם זה ולדון בכל היבטים של הבעיות אתה לארוחת צהריים עסקיים?
איך אתה יודע כי מכתבך עבר הגבול שלה? הנה 10 סימנים שלפיהם ניתן לקבוע מה ששילמת יותר מדי תשומת לב.
1. אתה לא יודע כי מנסה לומר.
זה כאילו התקשרת למישהו הראשונה, והתבקש, "מה קרה?!" התשובה הטבעית: "ובכן... אני לא יודע. קראת לי?! "חזק מכתבך הוא, עד שהראש שלך אינו מציין שאלה או תשובה ברורה.2. לא נוח לך עם הנושא. זה יכול להיות לעומת זרם בלתי פוסק של תודעה בפגישות, כשאנשים לא הבעלים של נושא השיחה ובכך מנסה לחפות בורותו. או כאשר התלמיד מתחיל באריכות רבה לענות על השאלה של המורה, מנסה להרוויח לפחות שלוש. אותו דבר עם מכתב ארוך. אם אתה לא יכול לסכם את מה שאתה רוצה מהאדם בצד השני, אז אתה לא צריך ידע מספיק. במקרים רבים ניתן לראות חברות גדולות, בן אנשים לתת את המראה של עסוק בכתיבת אותיות מאוד חשובות וארוכות.
3. קצר החתימה הרגילה שלך. אם מכתבך מכיל את התשובה בעוד כמה מילים, החתימה שלך עם כל הפרטים (כותרת, חברה, כל רשימת אנשי הקשר, הציטוט האהוב, לוגו, סיסמה של החברה, וכו ') על הרצפה של הדף ייראה מגוחך. נסו להשאיר את המכתב כולו בסגנון מינימלי.
4. אתה כותב ספר. דוא"ל - לא ספרים. אם יש מידע נוסף, לצרף אותו המכתב בצורת קבצים נפרדים. אם האות יכול להיות ארוך מאוד, זה חשיבה שווה על איזה סוג של מידע כדי לזהות טוב יותר ושלח בקשה.
5. לך ספאם. במצבים כאלו מתרחשים לעתים קרובות תאגידים גדולים, שבהם עובדים מרגישים מין הצורך לשלוח לכל מכתבים ארוכים אחרים, המכילים דו"ח מפורט על העבודה שנעשתה עם קבוע עדכונים. כתוצאה מכך, כל אחד בתורו היום לתוך הודעת אימות מוצקה עם זרם של הודעות בסגנון של "שלחתי מכתב ללקוח.", "פגישה". "הדו"ח הוא מעל 30%." וכך הלאה.
6. מכתביך קוהרנטי. אין צורך לכתוב מכתב בן שני עמודים לשאול רק שאלה אחת.
7. אתה להתעלל אותיות peresylaniem. במקום להתמודד עם מכתב, אתה פשוט ללחוץ על "שלח". מכתב טוגה מומר חגורה אינסופית, וזה כמעט בלתי אפשרי להגיע לנקודה העיקרית.
8. זה לא צריך להיות בכתב. נא לא לשלוח את המכתב מה נדון טוב בפגישה או בטלפון. לפעמים דואר אלקטרוני הוא לא הכלי המתאים לתקשורת. אם זה לוקח יותר מכמה שורות, האדם הטוב ביותר לדון בנושא או לבצע שיחת טלפון.
9. זו צריכה להיות הודעה למספר מוטב יותר מאחד. לדוגמא, כתיבת מכתב לראש ומצמיד מקבלים כל עובדיו. נראה, ולכן הוא מנסה לקצר את זמן כתיבה ושליחת מכתב זה לכולם בנפרד ובכך עושה את העבודה ביעילות. אבל, יותר מכל, הוא אפילו לא לדמיין כי בקרוב למלא את מבול של תגובות במכתב בהקדם וצוותו ילחץ "כל תגובה". לפעמים שיטה זו לא ממש עובדת.
10. אתה לא לערוך את המכתבים שלך. לפני שאתה שולח מכתב, אתה צריך לקרוא אותו שוב ולערוך. בנוסף לשגיאות דקדוקיות ואיות, אתה צריך לערוך את משמעותו. אולי מה לקח פסקה שלם, אתה יכול לשים כמה שורות. ומשול טוב נוסף של אגודל: אתה צריך לחזור ולקרוא פעמים רבות מכתבך, כמה אנשים אתה הולך לשלוח אותו.
ולפני שאתה שולח את המכתב, קרא אותו ולוודא שזה קצר ומכיל רק שאלות ספציפיות. לסולק המסר שלך, כך גדלה הסבירות כי הנמען יבין מה נדרש ממנו, והוא יגיב לך כמו בקצרה ולעניין.