איך לנקות את העניינים והכל כדי בקצב Keep: מערכת GTD מדריך מלא

מה מערכת GTD טובה?

פרודוקטיביות שירותי הבעיה היא שכולם כי ממצבת את עצמה כמקום שבו אתה יכול לפתור את כל הבעיות, לאחסן מידע, כדי לתקשר. רוב השירותים שאתה מציע סדרי עדיפויות ולפעול בהתאם להם.

אבל כמה יכול להתרכז בביצוע משימות חשובות ואינו שמים לב בזמן על הדברים הקטנים: משימה דחופה, הרצון של עמיתים, חברים או מכרים. כאשר את המשימה הופכת הרבה, קשה להבין. לכן, בפועל יש צורך להשתמש בכמה שירותים עבור ניהול התיק. כאשר מקבל הרבה מקרים, אנחנו מתחילים להתבלבל בשירותים אלה, ורשימות ובסופו של דבר להפסיק להשתמש בהם.

שיטות של Getting Things Done (GTD) מספקות תכנית אוניברסלית במקום לבנות מערכת אחת, שבה אתה יכול לפתור כל בעיה. תוכלו להירגע ולא לדאוג, כפי תהיה בטוח לא לשכוח שום דבר. ברגע הנכון, המערכת תציע מה לעשות ומה להתמקד.

אז למה כל כך הרבה עבודה יצרנית?

אנשים מתחילים לעבוד יצרני מתי פרויקטים ומשימות הופכים הרבה. הם מתקשים לשמור הכול בראש שלי, לתת סדרי עדיפויות לבד. אז או לא לעשות כלום, או לעשות את מה שהכי קל ודברים לעשות להתמהמה. יש בעיה נוספת: כאשר המשימות הדחופות כדי להיפתר אתמול.

בנוסף, האדם מתחיל להתעייף מהר, נעשה עצבני. הוא רץ כל זמן כמו סנאי לשגרת גלגל, ואת באמת חשובים, פרויקטים מוניטריים אסטראטגי להישאר בשולים.

עם המצב הזה יטפל מערכת Getting Things Done, דיוויד אלן המתואר ספר, שיצא בשנת 2001 והפך לרב מכר בינלאומי.

ספר לי על מושגי היסוד של GTD, שצריך לדעת

שגרת - אלה הם הדברים, מחשבות ודאגות מפריעה, להסיח אנרגיה ופסולת. בעוד שגרתית לא מועבר לבעיה, אי אפשר לשלוט. חשיבה של אותה הבעיה כמה פעמים - זה שימוש לא יעיל של אנרגיה יצירתית, אשר מייצרת תסכול ומתח.

מטרת GTD - כדי לשחרר את ראשו מן השגרה ולהסיר את הלחץ הפנימי.

זיכרון אנושי תפעולי - אזור במוח שבו יש זיכרון לטווח קצר. זה המקום שבו אנחנו בדרך כלל להוסיף את העסק הגמור הנוכחי, ניתן הבטחות אנשים אחרות ומחשבות אחרות להדאיג אותנו. למרבה הצער, יש להגביל את הכמות שיגרתית, אתה יכול להשאיר את המוח לתפקד כראוי. אם הזיכרון שלך מלא, אתה מוסח על ידי דברים קטנים ולשכוח את מטרותיהם, מה שמוביל ללחץ.

כלים עבור איסוף נתונים - כי, שבו המידע נכנס ואיפה אתה לתקן את מה שצריך לעשות. לדוגמה:

• מארגנים;
• מחברות;
• דואר אלקטרוני;
• לוח שנה;
• מקליט.

סל "דואר נכנס" - מאגר יחיד עבור שגרה כי תבטלו את העניינים והמשימות. אחד הכללים החשובים ביותר עם סל של "דואר נכנס" - הוא הניקוי הקבוע שלה.

פעולות פשוטות - פעולות צעד אחד כי הצורך לבצע פחות משתי דקות. בפועל זה יותר נוח לקחת את הדברים האלה תוך חמש דקות.

פרויקט - משימה שעבורה ביצוע דורש יותר מאשר צעד אחד. אתה צריך לעזוב תזכורת על הפרויקט לתאר את הצעדים הראשונים ליישומה. בסופו של הדבר פניות הפרויקט לכדי פעולה פשוטה שניתן לבצע בחמש הדקות הבאות ולקבל את התוצאה הסופית.

הפרויקט אמור להיות קישור לכרטיס או קובץ, אשר מתאר את הפרטים: אחראי, מועדים, בקטגוריה (למשל, "שיווק", "חלק משפטי", "פיתוח"), תזכור את הקלפים הקטנים משימות. למבנה כזה הוא נוח להתארגן Trello.

רשימת הקשר - רשימה של דברים נוחים לביצוע בתנאים מסוימים. לדוגמא, רשימת הקיצור "הקניות" היא רשימה של פריטים ומוצרים שאתה צריך לקנות בחנות. ב "שיחות" יכול להיות רשימה של השיחות שאתה צריך לעשות כאשר אתה חופשי.

רשימות בהקשר פרט נוחות אנשים שאיתם אתה עובד ולתקשר. כאשר נפגש עם אדם מסוים, אתה יכול לפתוח את הרשימה במהירות להכריע בשאלות ההכרחיות.

כיצד ניתן להשתמש בלוח השנה?

לוח שנה יש צורך להיכנס:

• הפעולות לבצען בזמן מסוים (פגישות, פגישות עסקיות, סמינרים);
• פעולות שיש לבצע ביום מסוים (כדי להשלים את הפרויקט עד תאריך מסוים, כדי לקחת חלק בכנס);
• מידע על תאריכים ספציפיים (ימי נישואין, ימי הולדת, חגים).

אני משתמש «יומן Google", אשר אני מביא את כל הדברים האלה. שירות זה בגלל שימושי:

• הוא זמין כמו טלפון ומחשב;
• על מסך אחד, אתה יכול להציג לוחות שנה מרובים;
• יש תזכורות על הטלפון החכם שלך.

אם יש לך משהו הביא ללוח השנה שלך, או שאתה עוקב אחריהם, או תעביר למועד אחר., אין צורך להעמיס על לוח השנה כדי לעשות רשימה כי הוא מועבר באופן קבוע כל יום. עבור רשימות כאלה, יש כמה פתרונות.

אם אתה באופן קבוע צריך זמן מסוים כדי להתקשר ללקוחות, ספקים או קבלנים, עדיף להשתמש מערכת CRM.

מה רשימות צריכים להתחיל?

רשימות של פעולות עדיפות

צור דוח עבור השבוע, ללמוד באתר התחרות, לנקות את התיקייה "הדואר נכנס" בתיבת הדואר, ליצור מבחינת התייחסות עבור מעצבים - כל הפעולות הללו לקחת יותר משתי דקות, אבל הם לא יכולים להיות כל אחד להאציל. במקרים כאלו יירשמו ברשימת פעולות עדיפות ולבצע לאורך כל היום.

כללים להתמודדות עם רשימות כאלה:

• רשימות לא צריכות להיות הרבה, רק שתיים או שלוש. לדוגמה, "אישי", "עבודה", "משפחה". אם יש לך רשימת משימות עבור היום, לשים תזכורת בלוח השנה שלך.
• בשנת המשימות ברשימה זו יכולה להיעשות בקלות לתייג את ההקשר: "על הכביש", "מול המחשב", "לקרוא", "לקנות", "הבטחות". המשימות יכולות להיות תווית אחת או יותר. לדוגמא, הבעיה של "להוציא את הכלב לטיול" יתייחס הפרויקט "פרטים" ותווית "הבטחות".
• לפני ההוספה לרשימת משימות, לחשוב אם אתה צריך לעשות את זה בכלל. אם התשובה היא "כן", להחליט אם אתה באופן אישי לבצע את העסק הזה. אחרי הכל, אתה יכול לשלוח כפוף הודעה קולית ו להאציל לו. למשימות מוקצים לך, יסמן "אדוק". זה יהיה עסק כמו מהרשימה "העבודה" ו- "האישי".
• רשימות עיון בקביעות. יש לבצע זאת כאשר היה רגע דל. זוז למעלה דברים שצריכים להיעשות ראשון.
• נקה את הרשימות לפחות פעם בחודש.

רשימה "יום אחד"

ברשימה זו הם דברים שאינם דורשים פעולה. זה יכול להיות:

• ספרים, תקליטים, הכשרת וידאו, שרוצים לקנות;
• מועיל מיומנויותמי שרוצה ללמוד;
• מקומות שאני רוצה לבקר;
• דברים שאני רוצה לקנות.

ברשימה זו כדאי לבחון מדי, לוקח רשומות ולהפוך אותם מטרות, שעליה תבוצע העבודה.

כיצד לאחסן מידע התייחסות, וזה שימושי בעתיד?

מידע זה אינו מחייב פעולה. הקריטריונים העיקריים עבור האחסון של נתונים אלה:

• כדי לחפש אותו בקלות כותרות, תגיות ותיאור קצר.
• קלות צבת המידע במאגר.
• מידע מבנה אחסון אינטואיטיבי. כאשר נתונים חדשים, עליך לבחור במהירות קטגוריה וקטגוריית משנה, איפה לשים אותם.
• אחסון נגיש מכל מכשיר.

האם יש GTD טקסי חובה?

כן, כמה.

איסוף כל המידע לסל "דואר נכנס"

כלים לאיסוף מידע רב. אבל כל זה צריך לנהור למקום שבו אתה ותמשיך לעבוד.

רוקן את סל המיחזור "דואר נכנס"

פעם או פעמים בשבוע תצטרך לשנות את הרשימה "Inbox" ולמיין שנצבר על ידי תיקיות או תוויות. ריטואל זה צריך להפוך להרגל, אשר נוצר מן האלגוריתם אינטואיטיבי של פעולות החזרה השיטתית שלהם.

אתה צריך להיות צעד פשוט צעד תוכנית של איך אתה מבלה ניקוי שבועי במערכת ענייניכם. קבל לוחות שנה, אשר יציינו את הימים שבהם לדעת אותו. להקצות לעצמך פרס אם, למשל, לפחות 20, אתה תהיה בתוך 30 ימים כדי לנקות את התיקייה "הדואר נכנס" וימים לסלקו השנה.

הגרסאות של רשימה של פעולות עדיפות ברשימת "יום אחד", התעדוף

התיקון של הרשימות חשוב לתעדף מציאותי לחשב את הכוחות. זה הכרחי כדי לא להעמיס על עצמך יעדים גבוהים להחריד ואינו סובל לממש היעיל שלה.

הרס של סלים נוספים

לעתים קרובות, במהלך תקשורת עם עמיתים ושותפים, תיבות דואר חדשות, מסמכים, רשימות.

המשימה שלך - ככל האפשר כדי להפוך את כל נתונים נהרו אל התיקייה "הדואר נכנס".

זה יכול להיות תיבת דואר, ומתכנן אלקטרוני. כדי להפוך ושירותי מידע הפניה להתאים IFTTT ו Zapier. סלסלות לאיסוף מידע צריכות להיות קטנות.

איך לעבוד עם סל של "דואר נכנס" וצבר מיין במקרה שלה?

ראשית, להסיר את הבעיה, העסקה, או מידע מהתיקייה "דואר נכנס" ולענות על השאלה: "מה זה? האם אני באמת צריך לעשות משהו? "

אם אתה לא צריך שום דבר אחר, יש לך שתי אפשרויות. אם זה שטויות, כי הוא כבר לא מועיל לך העגל שלו. אם זה מידע שימושי, לשים אותו בארכיון. זה צריך להיות בנוי קטגוריות ותגיות לעשות את זה קל למצוא את הדרוש.

אם המידע הדרוש לך משהו לעשות, יש שלוש אפשרויות:

1. הפעלה נדרש. אם הפעולה היא חשובה לא צריך לקחת יותר מ 2-5 דקות.

2. ציר מישהו. אם הפעולה לוקחת יותר משתי דקות, לחשוב אם אפשר מישהו אחראי.

כאשר delegiruesh מישהו צריך להיות רשום:

• התוצאה הסופית;
• תכנית עבודה (נתיב אל המטרה);
• המועד האחרון להשלמת משימות;
• תאריך תוצאה מלא להיות מוכנים לזה (ביניים או סופי).

3. לדחות לעתיד. במקרה זה, הזן:

• רצוי תוצאה;
• זמן קצר לאחר הפעולה שאתה רוצה לבצע. זכור: זה בלתי אפשרי לבצע את הפרויקט בכללותו, ניתן לנקוט בצעדים פשוטים בטון רק כי יקרב אותך אל התוצאה הסופית;
• המועד האחרון. אם אין תאריך מדויק, לאחסן את הפעולה ברשימה "יום אחד".

אתה יכול לשלוח הודעות לעצמך לקבל אותם ביום שנקבע. לקבלת מתאים זה כמו יומן Google «," תזכורת למועד הרצוי, ולאחר בקשה פוסט בּוּמֵרַנְגאשר ישלח אליך הודעת דואר אלקטרוני בזמן מסוים.

איך לתכנן את העבודה שלך?

כל עבודה ניתן לחלק לשלושה שלבים:

1. ביצוע מתוכנן מראש. זה יכול להיות כמו דברים חשובים אסטראטגי שאתה קרוב יותר אל המטרה, ואת השגרה שפשוט צריך לעשות.
2. ללכת לעבודה כמו המראה שלה לא צפוי. זהו כאשר במהלך היום מגיעים משימות מעמיתים, מפקחים, מכתבים מלקוחות.
3. תכנון עבודה בעתיד: ניסוח ועדכון של רשימות של סדרי עדיפויות. פריט זה לא אמור לקחת לך יותר מדי זמן, כך שאתה לא לעסוק בתכנון לתכנון.

תכנון הפנים בפועל ויעדים (ספר הנצחה) מתואר בספר על ידי דוד אלן.

עבור ספר הנצחה צריכים 43 תיקיות: 31, שכותרתו עם מספרים מ -1 עד 31, 12 חודשים יותר עם השם. תיקיות יומיות לשים בחלק הקדמי, החל מהמועד של מחר. עבור תיקייה עם המספר 31 היא התיקייה לחודש הבא, ואחריו את התיקייה עם שאר החודשים.

תוכן התיקייה ליום המחרת מדי יום מועבר לסל, אז התיקייה לשים האחרון של התיקיות היומיות (כפי שהוא מועבר החודש הבא). כשמשחררים את התיקיה 31 לחודש הנוכחי, זה יהיה תיקייה עם השם של החודש, ואחריו את התיקיה עם ימי החודש החדש. באופן דומה, תיקייה עם החודש הנוכחי מועברת בשנה שלאחר מכן, כאשר הוא עבר.

שנמצא בתיקייה ספציפית יש צורך לאחסן מסמכים הדורשים פעולות מסוימות (טופס שיש למלא, מכתב שיישלח).
עבור המערכת לעבודה, היא צריכה להתעדכן מדי יום. אם שכחת לעדכן את המיקום של היום ומחר, אתה לא יכול לסמוך על המערכת. הם יהיו חסרי פרטים חשובים, אשר יש צורך להבין בדרכים אחרות.

אם אתה הולך משם במשך כמה ימים, לפני היציאה, אתה צריך לבדוק את התיקייה עבור הימים שבם אתה תיעדר.

---

כיצד לארגן את זה בפועל לאור מערכות תכנון מודרניות:

1. במקום ספר הנצחה להשתמש מארגן עם רשימות של מקרים מדי יום ולשים אותם במשימות שלו לאותו היום. מפגשים והליכים צמודים הזמן הדרוש כדי לכתוב מלכתחילה, ותזכורות סט למערכת עליהם מראש.
2. יצירת קובץ עם רשימה של מקרים בחודש. זוהי רשימה של מה שאתה רוצה להספיק בזמן הזה. שתוסיף זה המקרה עבור כל החודש. הגירסות של משימות אמורות להתרחש פעם בשבוע. במהלך תכנון, הדברים החשובים ביותר כדי פיזור במשך שבועות כדי להבין את סדר העדיפויות שלהם. שלהם תוכל לבצע מלכתחילה, אחרת כל הזמן ילך בעניינים קטנים דחופים.
3. יצירת קובץ עם התוכניות לשנה. זה צריך להיבדק פעם בחודש. מקרים של קובץ זה מועברים התוכניות לחודש.
4. תוכניות לשנה, המבוססת על מטרות לטווח ארוך במשך 3-5 שנים. במקרים אלה עדיף לרשום גם בסוף השנה או בזמן חופשה, כאשר ראש נטען מטלות יומיומיות.

נקודות אלה ארבע, דיוויד אלן קורא למערכת תכנון הטבעית. מערכת זו מאפשרת לכם לנוע לעבר מטרות חשובות בשבילך ולא לבזבז זמן על שגרה.

האם יש תכנית אוניברסלית שבאמצעותו אתה יכול לתכנן כל פרויקט?

כן, כמובן. דיוויד אלן מכנה אותו מודל של תכנון טבעי. זה מורכב מכמה שלבים.

שלב 1. המטרה ותמונת התוצאות המושלמת

בררתי מטרה או התוצאה הסופית המושלמת, לדמיין שהגעת זה.

תאר אותו עם כל הקריטריונים להצלחה (כסף, אנשים, הכרה). ככל שאתה כותב את התוצאה הסופית, כך מתחזקת גם המוטיבציה, במיוחד בזמנים שבהם אתה צריך לבצע פעולות מסוימות, כל עוד זה לא.

שלב 2. עקרונות

תאר את העקרונות כי תוכל להישאר עם השגת מטרות. לדוגמה: "אני אתן יד חופשית לאנשים אם הם... (כדי להישאר במסגרת התקציב, כדי להגשים את פרויקט לתקופה מסוימת)." שאל את עצמך: "אילו פעולות יכול לעכב את הפעילויות שלי? כיצד ניתן למנוע אותם? "

העקרונות יש בהירות והם מדריך אמין בתהליך ניהול.

שלב 3. סיעור מוחות

סיעור מוחות, שבמהלכה להקליט כל מיני רעיונות שמגיעים אל המוח.

עקרונות מרכזיים של סיעור מוחות:

• אל תשפטו;
• אין מחלוקת;
• לא מעריך;
• לא מבקרים;
• תחשוב על הכמות, ולא איכות;
• לעבור את הניתוח והארגון של התוכנית השנייה.

שלב 4. תכנית הפרויקט כרשימה

ארגן תוצאות סיעור מוחות ברשימת המקרים. התחל תכנון מהסוף וללכת דרך צעדים אחורה. אז אתה יכול לעשות תוכנית בקלות לקבוע את הצעד הראשון לקראת המטרה. דוגמא מתכנן מהסוף:

כאשר צוות עובד על משימה וצריך לארגן את התכנית כולה במקום אחד, נוח לשימוש תרשים גנט. העמודה הראשונה בה - אלה הן שלבים בדרך אל המטרה, בעמודה השנייה - האחראית. אמשיך עמודות עם תקופה של זמן. התא יהיה המעמד של שלב מסוים, כגון "מתוכנן", "בתהליך", "Done", "בהמתנה".

---

מערכת GTD ותכנון טבעי יכול להיראות קשות. אבל כאשר אתה מגדיר את זה בשביל עצמם, ולהתחיל להשתמש באופן קבוע, אתם תרגישו שהכל הרבה יותר קל ממה שזה נראה במבט ראשון.