איך להשקיע פחות זמן על הדוא"ל
הפרודוקטיביות / / December 23, 2019
דואר אלקטרוני בודק דומה מאוד התמכרות. ישנן כמה סיבות.
- בדיוק כמו בזמן הסקס, הימורים או המקבלים תרופות בעת בדיקת דוא"ל במוח לשחרר את העונג דופמין הורמון.
- אנחנו מסתכלים כל הזמן בתיבת הדואר הנכנס שלך, כי אנחנו רוצים לעקוב אחר ההתפתחויות וחוששים חסר משהו.
- אנו לנתח דוא"ל לנוח ולא לעסוק במקרים קשים יותר.
אבל הפעם זה אפשרי לבצע הרבה יותר טוב. קווין קרוז, מחבר הספר "15 סודות ניהול זמן: איך אנשים מצליחים לנהל הכל", מציע חמישה טיפים שיעזרו להפחית לוקח לדוא"ל זמן במחצית.
1. הפוך ניתוח הדוא"ל בלוח השנה
אל תבדקו דואר אלקטרוני, ותהליכים אותו. הודעות ניתוח התייחס באותה צורה כמו כל עבודה אחרת. תכנן את זה, מלא את היומן שלך, ולאחר מכן להמשיך עם הביצוע. קרוז מומלץ לפרק את הדואר שלוש פעמים ביום: בבוקר, בצהריים ובערב.
קווין קרוזחשוב לא הסכום שהושקע במלאכה עם הזמן שלאחר. יש מישהו להודעות לנתח ילך שלוש שעות ביום, ומישהו 30 דקות. העיקר - כדי להתקרב במקרה זה בכוונה, כמו במבצע כרגיל.
2. אל תשלח עותק של כל אותיות
האותיות פחות שתשלחו, יותר תקבלנה פחות בתמורה. אז תנסה לא לשים כל כך הרבה אנשים העתק המכתב. כולל לא וסמן את "השב לכולם".
חלקם הצליחו לצמק את הזרימה דואר אלקטרוני 50% כשהם שהתרגלו לחשוב פעמיים לפני שאתה שולח הודעה חדשה.
3. הודעות מסננות
התאם את המסננים כדי להכין תוכנית מתאר סוגים שונים של הודעות בתיקיות שונות. אז אתה יכול להקדיש את זמנם לעבודה רק על ההודעות באמת חשובות ולא תבוזבז על השאר.
4. עצור להשתמש בתיבת הדואר שלך בתור רשימת מטלות
אנשים רבים לשלוח את עצמם הודעות עם דברים שונים עבור מאוחר, מפנים בתיבת דואר עוד כדי לעשות רשימה. אבל זה כואב הפרודוקטיביות בלבד.
קרוז מציעה גישה. פתיחת מכתב חדש, שאל את עצמך קודם אם אתה יכול להסיר אותו. אם לא, לשקול האם זה יכול להיות אצילה למישהו. אם הדבר אינו אפשרי, לחשוב אם אתה יכול להתמודד עם זה תוך פחות מחמש דקות. אם כן, נהדר. אם לא, לשים את המכתב מאוחר. אבל לא להשאיר אותו בתיבת הדואר הנכנס שלך, וגרור את התיקייה ללוח השנה שלך, ובחר תאריך ושעה ספציפיים כאשר אתה יכול לעשות את זה.
5. הודיע על כוונתו אחרת
שוחח על כך עם עמיתים, כך יהיה קל יותר להיצמד לתוכנית. תגיד לבוס שלך כדי לשפר את ביצועיה לך שבת ההתראה של דואר חדש ויהיה לפרק את המייל רק בזמנים מסוימים.
כמו כן הוסכם על איך ניתן ליצור איתך קשר במקרה של עניינים דחופים.
מנסה לצמצם את הזמן שנדרש כדי עבודה עם דואר אלקטרוני, תצטרך לשנות את ההרגלים שלהם, וזה תמיד מתברר לא בבת אחת. היה סבלני ולהיות מוכן להכיר בכך מבלה כל כך הרבה זמן על דואר אלקטרוני, אין צורך.