למה רשימות לא עובדות ואיך לתקן את זה
הפרודוקטיביות / / December 23, 2019
ניהול זמן מנוסה כרוך מקבל תוצאות מצוינות בזמן קצר יותר. הפופולרי בלוגר ויזם תומאס Oppong אומראיך לעשות תוכניות כדי להשיג לעכב את הפרודוקטיביות רק הן המטרות ולמה רשימות משימה פשוטה.
למה רשימות רגילות לא עוזרות
באופן פשוט מטלות-רשימה, אתה לא משקף כמה זמן זה ייקח ליישום משימה. ויותר מכל, להתחיל עם קטן ופשוט, כי לא דורשים יותר מחמש דקות.
לאט לאט אתה תגיע לזה שוב ושוב לוקח רק את דברים הפשוטים ביותר, אך חשוב מייגע נדחה כל זמן. כתוצאה מכך, פרויקטים גדולים הם לא זזו. ורוב הנקודות של התכנית לא מולא, כי אתה ממשיך להוסיף להם, מבלי שום מערכת בקרה.
הנה זה מופעל אפקט Zeigarnik, לפיה אנשים זוכרים פעולות שלא הושלמו או מופרעות יותר טובים להורג. אמצעי זה כי המחשבה על המשימה הגמורה מרשימת המקרים להיות ספינינג בראש שלך עד שאתה לא מבין. תוכל להמשיך תחושה של כפייה, שבגללו יהיה קשה להתרכז בעבודה. כתוצאה מכך, זה יכול להוביל ללחץ ונדודי שינה.
איך לתכנן ביעילות
תאר היום המושלם שלך
ג'ייסון וומאק, מבצעת-מאמן, דובר וסופר על הפרודוקטיביות, ממליץ הגישה שלה לארגון של התהליך על מנת להשיג את המטרה. הוא מציע יום מושלם כדי לכתוב תסריט כדי לנווט אליו. ההבנה כי האידיאל בשבילך, מוטיבציה לעבודה.
כדי ליצור תשובת תסריט על השאלות הבאות.
- איך אתה רוצה לבלות את היום?
- מה משימות צריך להסתיים היום בדיוק?
- באיזו שעה אתה פרודוקטיבי ביותר?
בהתבסס על התשובות, תוכל לחלק את זמן העבודה למקטעים, שכל אחד מהם יכילו משימות מסוימות מן מטלות הגיליון שלך.
שיטה זו תסייע לעבודה יעילה יותר עם רשימה של מקרים ומעדכנים להתמודד עם עניינים דחופים וחשובים עם.
הכל תוכנית בלוח השנה
כדי לעשות רשימות הם יעילות ביותר עבורך, לא לעשות תוכניות פשוטות ללא מועדים מועדים, וללמוד כיצד להשתמש בצורה נכונה לוח שנה.
אנא תאר בפירוט את זה מגיע יום או שבוע. לחגוג כל העסק שלך בלוח השנה ו שהייתך על לוח הזמנים שנוצר. זה יעזור לך להחליט עבורו פרויקט לבצע מלכתחילה והאם אתה יכול להוסיף משימות יותר.
במקום נקודות להגדיר סדרי עדיפויות הרגילות של התכנית עם התאריך והשעה מדויקת - במיוחד את המשימות החשובות ביותר. זה ייתן תחושה של דחיפות, ואתה צריך לסיים אותם עד לנקודה מסוימת.
אמוד כל משימה
אם אינך לנתח איך לבלות כל יום שלו, רוב הסיכויים שאתה מבלה את רוב זה מבוזבז.
אחד הכללים החשובים של פריון - לא כדי לאפשר למשימה לקחת יותר זמן ממה שהוא דורש.
עבור ניהול זמן יעיל זה לא מספיק רק לדעת מה שצריך לעשות. אתה צריך לשקול כמה זמן זה ייקח. עדיף לומר, "היום יש לי רק 40 דקות כדי לעשות את זה", ולא לדברי תכנית בסדר פשוט חשיבות ללא מסגרת זמן ספציפית.
להוסיף לרשימת משימות הערכה של כמה זמן זה ייקח בין כל פריט. נסו לתכנן את כל 8 דקות הליכה am כדי 5 בערב. לקבוע מראש, כאשר הם לוקחים הפסקות. הפוך את לוח הזמנים עבור מחאות הודעות, דואר אלקטרוני ורשתות חברתיות.
זה אולי נראה כי פעילות זו רק לוקח זמן. אבל למעשה, זה קובע את הבר, שבו אתה מנסה להתאים. ובסופו של הדבר אתה תראה כי הריכוז שלך משתפר.
עקוב אחר כמה זמן אתה מבלה על משימות, - זה יכול להיות בשבילך תגלית אמיתית. אז אתה מגדיר את סגנון העבודה שלו ויוכל לשפר אותו. אולם זה עוזר להבין באיזו שעה של היום אתה פחות או יותר אפקטיבי.
ג'יימס הרינגטון, הבעלים, ניהול תהליכים מומחהממד - הוא הצעד הראשון הנדרש כדי לפקח ובסופו של דבר לשפר את הביצועים. אם אתה לא יכול למדוד משהו - אתה לא יכול להבין את זה. אם אתה לא יכול להבין משהו - אתה לא יכול לשלוט בו. ואם אתה לא יכול לשלוט בו - אתה בהחלט לא יכול להרשות לעצמו לשפר אותו.
נתח את הזמן, ולאחר מכן תוכל להפיץ את זה כמו שצריך.
לספק את התאריך
פתח את לוח השנה שלך, או יישום לוח הזמנים ולהשלים את רשימת המשימות עקב. הקצאת רמת עדיפות לכל.
וכדי להבין מה יש צורך להקדיש יותר זמן, לענות את עצמך כמה שאלות:
- מה משימות ייקח פחות מ 20 דקות?
- איזה דברים צריכים יותר משעה?
- מה עדיף לעשות בבוקר כאשר רוב האנרגיה?
עכשיו, במקום "להשלים את פרויקט העיצוב" כתיבה "פרויקט עיצוב מלא למשך שעות." גם אם תסיים אותו, אתה לא צריך זמן, אז המהלך לפחות מהנקודה המתה, בלי לבזבז יום שלם.
אם אין לך את המטרה כדי להשלים את המשימה בתאריך מסוים, עדיין מתכנן להוציא על זה כמה זמן. ואז להמשיך הלאה לדברים חשובים אחרים. אז בהדרגה תוכל להתחשבן עם אתגרים גדולים.
משימות גדולות שבר לתוך קטן
במקרים מסוימים עשויים לקחת שעות או ימים אפילו. אם אתה צריך לעבוד על פרויקט גדול, לקחת כמה דקות לחשוב על זה. מה חלקים זה מורכב? מה המאמצים צריכים להיעשות וכמה זמן זה ייקח? תכתוב את זה.
לאחר מכן, לחלק את הפרויקט למספר משימות עם תאריכי יעד ברורים ולפתור אותם אחד אחד עד להשלמתו. ככל הרצון של פעולות קטנות יותר, כך הם ייראו ריאליים.
כאשר כמות בלתי חדירה של עבודה הופכת קצת משהו, המוח מתמקד במה שאתה צריך לעשות עכשיו - על משימה ספציפית יעד קטן. לכן עדיף לארגן ספרינטים עבור 40-60 דקות עם הפסקות קצרות.
עבודה על משימה אחת בכל פעם
תן לה את כל תשומת הלב שלו, ואז תוכל להיות יעיל ככל האפשר.
מארק מרפי של פורבס מסביר"כשאנשים יכולים למנוע הפסקות בפעולה, בהסתברות של 67% מהם נותר הרושם כי" היום היה יום מאוד פרודוקטיבי. ' "
לעבוד במשך שעה על משימה אחת מבלי להיות מוסח באמת הגיוני. אבל זה יכול להיות מסובך, במיוחד אם אתה כל הזמן מקבל הודעות או צריך לענות על שאלות של עמיתים.
דגש על העבודה, כגון מכונה פומודורו. זה כרוך ספרינטים עובד 25 דקות עם הפסקות של חמש דקות קצרות. אחרי כמה גישות כאלה יכולים לנוח.
שיטה זו אינה אוניברסלית: תוחלת וסגנון עבודה שונה. לכן לנסות טכניקות ניהול שונות בזמן מקל עם אחד שעובד בשבילך באופן אישי.
לדוגמא, אם אתה פרודוקטיבי יותר בבוקר, ולאחר מכן להעביר בכל משימות הפעם שדורשות זמן רב יותר. אז אתה הופך מאורגן יותר והם יוכלו להשיג יותר.
ראה גם🧐
- איך לא לשבש את התוכניות ואת המועדים נפגשים
- יש 4 דרכים להפוך יותר השבוע מאחרים הפעם חודש
- 4 דרכים לארגן רשימת מטלות לעבוד בצורה יעילה יותר