כיצד להשתמש חיי מערכת GTD ביעילות

חומר זה - משך הכתבה "איך לנקות את העניינים והכל כדי בקצב Keep: מערכת GTD מדריך מלא». ראשית, כדאי להכיר אותו, כפי שהוא הסביר בפירוט רב מהמושגים.

מאמר זה - צעד אחר צעד מדריך על איך ליישם GTD בחיים. כאשר כותבים, אני משתמש ההנחיות הבאות:

• רבגוניות. המתוארים כאן הם רעיונות אוניברסליים, ולהשתמש בהם כדי לבנות אחד בעצמך מערכת GTD, אשר יעבוד עם בדיוק אותם שירותים שאליהן הורגל.
• פשטות. המערכת צריכה להיות קלה באופן אינטואיטיבי לשימוש. ביום הכניסה והעיבוד של מידע חייב להשקיע מינימום של זמן ואנרגיה, כמו גם בתכנון הפעולות הבאים. רק אז המערכת תעבוד בטווח הארוך, גם לאחר הפסקות ארוכות, למשל, אם תלך בחופשה למשך חודש, אז, כאשר אתה חוזר, תוכל לשחזר את גישתה וניהול עניינים.
• אמינות. הדבר החשוב ביותר - הוא רוצה להיות בטוח במערכת שלה, דהיינו כי שוכח דבר מתוכנן, כך אתה רואה את התזכורת בזמן הנכון.
• בבית ריכוז חשוב. המערכת צריכה לעזור לך להתמקד איך אתה עושה כרגע, ובמקרים אלו, אשר הנם חשובים יותר בטווח הארוך.
• תענוג. מערכת ויעדי ניהול תיק צריכה להביא לך הנאה. לדוגמא, כאשר שוכב על הספה אחרי יום עבודה קשה עם הטלפון ביד, למחוק מרשימת המשימות שהושלמו, ולקבל ממנו תענוג אמיתי. במיוחד כאשר הוא שניתנו פרודוקטיביות צמיחה יותר של לוח הזמנים שלך.
  instagram viewer

5 שלבים עיקריים מערכת GTD

שלב 1. מידע איסוף

כדי לאסוף באופן מוחלט את כל דברים, אפילו הקטן ביותר, אז המוח שלנו יהיה ברור ואנו פועלים כפי פרודוקטיבי ככל האפשר.

לכן זה לא העבודה הנחשבת רשימותמכיוון שרוב האנשים קרובים ללכוד רק את הדברים החשובים ביותר, ואת מאות בעיות כי הם לא כל כך חשובים, לא לוקחים בחשבון. אבל זה בעיה כזאת קטנה, ולהזכיר לעצמך באופן קבוע, להשתמש חלק ניכר מן המשאבים המוח וליצור חוויות נוספות להוביל עייפות ומתח.

אחד העקרונות החשובים של מערכת GTD - זה נפרק לגמרי מהראש של כל משימות ולשים אותם לתוך מערכת אמינה שתעזור בזמן הנכון כדי לחשוב על דברים רציניים.

ובכל זאת צריך לקחת בחשבון כי הסלים כדי לאסוף את הנתונים הנכנסים צריך להיות הסכום המינימלי. בשנת אידיאל - אחד. ואז זה יהיה קל יותר להתמודד.

שלב 2. עיבוד מידע

בשלב זה, אנו מעבדים את המידע כי הוא בסל "דואר נכנס" שלנו.
קיימות שלוש אפשרויות עבור איך אנחנו יכולים לעשות בשלב זה:

• סמן משימה כמשימה "פעולה", מצביעה על הצעד הבא של יישומו ואת המועד. אתה לא יכול לציין המועד האחרוןאם אין הבנה מדויקת של מתי לבצע את המשימה.
• הזז את המידע "המדריך" אם זה לא צריך שום דבר, אבל זה יכול להיות שימושי בעתיד.
• מחק את המידע, הקובע כי היא "זבל": כי הוא קשור הוא לא צריך כלום והיא לא שימושית בעתיד.

שלב 3. ארגון הפעולה

כל הפעולות מתקיימות דרך המשפך הבא.

מסנן 1 - "גזיר"

שאל את עצמך, האם אני באמת צריך לבצע פעולה זו? במקרה של ספק, למחוק.

מסנן 2 - "משלחת"

שאל את עצמך אם אתה צריך לעשות, אז זה באמת יש לבצע באופן אישי אני? אם לא, אחריות נציג ונקודת התוצאה הסופית, שלבי ביניים של שליטה (נקודות מפתח) ואת המועד.

אם הפעולה צריכה לבצע את זה אתה מעביר את המסנן הבא.

מסנן 3 - "פעולה"

שאל את עצמכם, פעולה זו תיקח יותר 2-5 דקות? אם לא, אני עושה עכשיו ולשחרר את הראש. אם כך, נפתח ב.

פעולות במערכת עשויות להיות מהסוגים הבאים.

"השלבים הבאים" - משימות פשוטות, אשר מורכבת של פעולה אחת (שיחה, כתיבה, Go, וכן הלאה). לדוגמא, הפעולה "השינוי על צמיגי חורף גלגלים" תכלול את הצעדים הפשוטים הבאים: קורא ולעשות זמן סדנה, קבע זמן ביומן שלך לכונן בזמן הנכון תיקון אוטומטי.

פעולות כאלה הן נוחות לאסוף את הרשימות של מקום ונסיבות (רשימות הקשר). זה יכול להיות רשימה של "החנות", שבו אתם נכנסים כל מה שאתה צריך לקנות כשאתה בחנות, או רשימה של "הכיסא", שבו תוסיף פגישות ומשימות שניתן לבצע בערב אחרי העבודה החביבה עליו כיסא. או רשימה של "השף-שאלות" איפה אתה כותב את כל השאלות שיש לך כדי הראשאז כדי לפתור את כולם בבת אחת.

כל הפעולות האלה, אני בדרך כלל לתקן או "לוח שנה Google"(מפגשים ואירועים) או Todoist - שירות ענן, איפה זה נוח לשיטת המשימה.

"פרויקטים" - משימות לביצוע שדורשים יותר מאשר צעד אחד. לפרויקט עבר מהשלב המת, יש צורך לתאר את הצעדים הראשונים ליישם אותו לעזוב תזכורת על כך מערכת אמינה. כתוצאה מכך, פניות הפרויקט לתוך שרשרת של צעדים פשוטים, שכל אחד מהם יכול להיעשות בתוך חמש הדקות הבאות ולהשיג תוצאה טובה.

מקום פרויקטים לי על הכרטיסים Trello. הכרטיס הינו מיכל אידיאלי עבור פרויקטים, שבו אתה יכול למקם:

• תיאור ומטרת הפרויקט;
• קישורים למסמכים אחרים על הפרויקט;
• שמות האחראים;
• המועד האחרון;
• לבדוק רשימות עם השלבים הבאים;
• תגובות על הטיוטה;
• את הקבצים הדרושים, וכן הלאה.

"פעולה נדחית". אם אנחנו לא יכולים לתכנן את הצעדים הבאים ללא אירועים נוספים או מידע (למשל, מתן עד שהטלפון ישלח מרכזי שירות מוכרים, שבו אתה יכול רווחי להחליף צמיגים), פעולה כזו אנו נירשם ברשימה "נדחה". לחלופין, אתה יכול לשים תזכורת לכך שאתה צריך משהו כדי שליטה.

יכולים להיות מובנים במקרי רשימות כאלה בהקשר רשימה. לדוגמה, להכין רשימה של משימות כי מופקדים לעוזרו.

רשימה "יום אחד" הוא מכיל יצירות שאינן דורשות צעדים פעילים עכשיו, אבל אנחנו רוצים לבצע בעתיד.

זה יכול להיות:

• ספרים, וקורסי הכשרה וידאו שרוצים לקנות;
• מיומנויות שימושיות שרוצה ללמוד;
• מקומות שאני רוצה לבקר;
• דברים שאני רוצה לקנות.

אתה צריך לבחון מדי פעם את הרשימה הזאת, הלקיחה רשומה ולהפוך אותם מטרות להשיג שבו אתה תעבוד.

שלב 4. ביקורת רגילה

עבור המערכת לעבודה, אתה חייב לבדוק את המשימות העיקריות בקביעות ופרויקטים כדי להסיר אותם, כי הם כבר לא רלוונטיים, ואת הסוג החדש לפי עדיפות ונשלח את העבודה.

כדי סקירה שכזה בוצע על בסיס קבוע, העצות הבאות:

• השאירו למשך 30-60 דקות בלוח הזמנים הסקירה (בתחילה פעם בשבוע יספיקו).
• לעשות רשימה או לתכנן כזה הסקירה, אשר פירט את הרצף, כי מאחורי מה הולך. תכנית זו לא צריכה להיות קשה מדי, ואת הסקירה לא אמורה לקחת לך יותר מדי זמן, אחרת אתה פשוט לא עושה את זה באופן קבוע.

להלן - דוגמא checklist שלי עם סקירה שבועית. עשיתי את זה בתבנית במעגל-עריסות עם רצף הפעולה, אשר מראה שירותים / מסמכים, אשר אני מסתכל. אתה יכול למקם אותו ברשימה הרגילה או לצייר מידו של מעגל שבו אתה מרגיש בנוח.

הדפסת ארבעה שק-רשימה כזו במשך חודש. במהלך הסקירה השבועית של טייק אחד מהם בזרועות ונשאו נמחק מהרשימה. תרגיל פשוט זה יניע אותך להמשיך בדיקות מעין אלו.

שלב 5. פעולות

כאשר התוכנית שגובשה במשך שבוע, עוד שרידים לפעול. אל תתנו אחד למתחילים טעויות עיקריות לעבודה על מערכת GTD כאשר מדי פעם הוא בילה על הארגון של משימות במקום יישום בפועל.

הנה כמה טיפים שיעזרו לכם להפיק את הפעולה יותר יעיל.

1. תוכניות ליום מבוסס על תוכנית השבוע. מחלק את היום לגושים, בחירת 2-3 יחיד לביצוע דברים חשובים כמה בלוקים הוקצו משימות אחרות. יחידות משך - על 60-120 דקות בממוצע. הבלוק מוכנס בין הזמן הפנוי עבור מקרי חירום.
2. עבודה על המערכת פומודורובשביל זה אתה יכול להגדיר את הטיימר. מהותו היא פשוטה: כל 25-30 דקות של פעולה, לקחת הפסקה במשך חמש דקות, ואחרי היחידה העסקית השלישית - הפסקה ארוכה (15-30 דקות). סה"כ ישנם שלושה בלוקים של 30 דקות עם הפסקות של חמש דקות, ואחריו הפסקה ארוכה 15-30 דקות. במהלך היום תוכלו לבלות 2-4 מחזורים כאלה, תלוי באיזו תדירות אתה להסיח.
3. במהלך העניינים החשובים יחידות משתדלות להימנע מכך מוסח על ידי אנשים אחרים וצלילים אחרים (אתה יכול לכלול אוזניות מיוחדות מוסיקה עבור ריכוז).
4. קבע מתי רמות האנרגיה שלך למקסימום (למשל, מ -7 ל 9 בבוקר), ו בשלב זה לבצע את הדברים החשובים ביותר לקרב אותך מטרות אישיות.
5. לא מתכנן יותר מדי דברים חשובים לעשות היום: זה מספיק 1-3. חשוב כי בסוף היום, להסתכל על הדברים מחוקים בתכנית שלך, אתה שמח עשית תכנית מציאותית למחר.