איך לעצור את הזרימה של משימות נכנסות להשליט סדר בעניין

לפני כמה ימים, עם מכר, הרצאה בנושא עומסי עבודה וניהול. הוא שאל את השאלה - "כל יום קיבלתי משימות יותר ממה שאני יכול להשיג. מספר הממתינים משימות של כל עליות עליות עליות כאוס. איך לעצור את זה? "השאלה היא רלוונטית רבים. רבים מכירים את תחושת חוסר האונים שחווה אנשים תחת המתקפה של משימות נכנסות והגוברת, רשימת מטלות. הנה 5 שלבים לצאת הכאוס.

המועצה №1 - פשוט להפסיק ...

1. או ליתר דיוק... עצור את הזרם הנכנס. על מנת להבין את המנגנון עובד, יש צורך להתחיל להפסיק. אתה לא תוכל לתקן את הבעיה, כל עוד הם ממשיכים לבוא לך טורנט. אז לעצור את הזרימה. אל תקבלו משימות חדשות לקחת הפסקה. תחנה זו לא רק מאפשרת לך לפרק את הרשימה הנוכחית בקלות אלא גם להתמקד רק זה. באופן כללי, חדר ישיבות 1 - לאסוף את כל המשימות ברשימה אחת, ואל תיקח את הדברים החדשים עדיין לא לשים ברשימה. הערה - הרשימה לעשות היא "נכונה" כאשר אתה יודע כל מה שאתה צריך לעשות זה מרגיש קצת מלא מרוצה מעצמן. הנקודה האחרונה היא הכי חשובה. זאת לא בדיחה. עליך להשיב את תחושת הסיפוק.

ולהבינו - העולם לא יתמוטט והחברה לא תתמוטט אם אתה נסוגות במשך כמה ימים.

2. עלויות זמן שערים

. הדבר הבא שיש לעשות הוא להעריך כמה זמן זה ייקח עבור כל משימה. דיוק גבוה של ההערכה אין צורך. להצביע "לפי העין". העיקר שאתה יכול להבין - כמה זמן צריך להוציא כדי להשלים את כל המשימות ברשימה. זה עלול לקרות כי על פי הערכות ראשוניות, את הרשימה כולה, תצטרך 2 חודשים של זמן עבודה נטו. אם משימות אלה אינן מתחלקות בזמן, כך שאתה באמת יכול למלא אותם, אז הרשימה היא אבסורדית דורש אופטימיזציה.

3. רשימת מטב. לא עניין פשוט. מסיבה אחת - כדי לייעל את זה צריך הערכה רצינית וחמורה של המקרים שלהם.

• תן לאחרים כל מה שהם יכולים לעשות בלעדיך. ישנם ספקות? האם אתה חושב שאתה יכול לעשות את זה טוב יותר? ובכל זאת לתת ולשים תזכורת על שליטה.
• קבוצת המשימות שלך. קח את הזמן כדי לעבד בדואר אלקטרוני ושיחות טלפון. לעשות דברים דומים ברציפות. זה חוסך זמן.
• לשים את כל זה ניתן לעשות לאחר מכן. ניתן להעביר דברים אפילו הקשורים ללקוחות. כל שעליך לעשות הוא לארגן את זה. קשר הקצאה עם לקוחות בצורה שווה יותר. תאריכי שינוי שם זה יכול להיעשות. חדר עצמך חינם כדי תמרון.
• הסר את כל אשר איבדה את הרלוונטיות שלה. ברוטלי להרוג משימות, את נאותות אשר ספקו.

4. בצע משימות כדי. למיין את רשימת המטלות מהנמוך לגבוה. אמצעי זה כי בהתחלה ללכת העסק בזמן הקצר ביותר. הפוך את כל הדברים שדורשים פחות מ -30 - 40 דקות. האם אותם ברציפות עד תום. לשכוח את כל השאר. כאשר הבעיה בטווח הקצר, תצוגת רשימה okinte. הרי הוא הפך יותר אמיתי והוא יכול לעבוד עם זה. אולי אתה אפילו יכול לחדש את זרימת משימות. בכל מקרה, לתכנן את כל המשימות שנותרו כך אתה כמעט 100% הסתברות מהם הצליחו לבצע כמתוכנן. ואפילו ליצור לעצמך מילואים של זמן עד 15-20% מהזמן הנדרש כדי לפתור את הבעיה. מי יותר טוב גמור מאשר המהדורה המחודשת.

5. לומר "לא" תכנון קשיח. בכל מקרה לא בהחלט להגביל את הזמן ואת המועד האחרון את המשימה. עכשיו תכנון נוקשה הוא האויב שלך. תכנון קפדן הלכה למעשה במצב של שליטה יציבה יחסית. עכשיו הכל הוא מאוד לא יציב. אז תנו לעצמכם את הזמן ואת שיעור חירויות. אין לנהוג המוח שלך לתוך המסגרת. אחרת, אתה חוזר למקום שבו התחלת. אתה צריך להרגיע, נמדד כדי לבצע את המשימה מהרשימה בבוא העת. שוב - לפי סדר. אל תחזיקו את המשימה עד שתשלים את הקודם. משימה אחת בכל פעם.

והכי חשוב - להבין ולקבל את העובדה שאתה לא יכול להרשות לעצמו להפסיק ולקבל סדר בפרשיות שלי.

חמש השלבים שלעיל הוכיחו יעילות בפועל. הם יעילים כדי "שריפות לכבות" ואת "לגרוף פסולת", אבל מצריך עבודה כדי להיות בנוי כך במצבים כאלה לא להתעורר. האם אתה חושב שאתה צריך לעשות כדי לא להוביל לקיצוניות?