כיצד ליצור מערכת ניהול משימות המושלמת

מוקדש לכל מי נלהבים על חיים, יש לו תכנית שאפתנית, ואת אינטרסים נרחבים של מספר רב של משימות יומיות.

בשלב מסוים בנושא ניהול משימות ריתק אותי עם ראשו. התחלתי לאסוף טכניקות וטיפים. כל לקחתי משהו שעובד אך ורק למעני. ניסיתי להוציא לפועל את כל העודף נחתך. התוצאה היתה מערכת שאני רוצה עכשיו בהווה לעיונך. אבל זכור - המערכת האידיאלית רק, זה יכול להיות רק אחד כי הוא נוח לך.

• זה אמור להיות קל.
• זה לא אמור לקחת הרבה זמן לעבוד עם זה.
• אל תתערבו, וטוב יותר לסייע בתכנון, הוא ביום ו השנה. חייבות להיות מאוחדות תכנון משימות ניהול שוטף.
• אמור לעזור תזכורות, תמיד יהיה בהישג ידך ו מאפשר לך לרשום הערות.
• זה אמור לכסות את כל תחומי החיים שלי.
• זה אמור לעזור "מבט סביב" כל האתגרים הנוכחיים והעתידיים. במבנה זה עלי להגדיר את עצמי.
• בשל מערכת, אני חייב לדעת בדיוק מה ומתי שאני עושה, המערכת צריכה להיות מספיק גמיש.

מערכת ניהול המשימות כוללת 3 מרכיבים עיקריים: קבוצות משימה מבנה (תיקיות, עץ התיקיות, בהקשר), כללים לניהול משימות וכלים שכל זה עוזר.

אני יכול לומר בבטחה - ניסיתי הכל בנושא התוכנית. ב- Windows בדיוק כל דבר, החל משימות לידר Essential PIM, אל לא ידוע, כגון כרונוס. ב- Mac כל שיש את היכולת לסנכרן בין מכשירים. השאריות היבשות - 1 התכנית. זה נקרא

Organized שלי החיים. עמיתי מפתחים umnichki. יש תכנית במשך זמן רב, ולכל גרסה חדשה משמחת יותר. בשבילי יתרון עצום תוכנה זו היא היכולת להגדיר את המערכת כך שתתאים לצרכים שלך לחלוטין. במקרה זה, שום דבר מסובך על זה. במילים אחרות, פלטפורמה זו מאפשרת לך ליצור בעיות של המבנה לציית לכל הכללים של ניהול. ובכן, כמובן מסתנכרנות עם כל המכשירים שלכם בפלטפורמות. חבל רק שום גירסה עבור Mac (iOS הוא). מבוא מפורט יותר Organized שלי החיים אני משאיר אתכם. מאת עצמי רק להמליץ.

כמו כן, אני משתמש Evernote לאחסון הערות חומרים בתפזורת. מנהל Mind לתכנון. לוח שנה - יליד Mac. Microsoft Project - עבור תכנון וניהול של פרויקטים גדולים, בעיקר לעבודה.

בשנת טכניקות רבות, כגון תוצאות GTD וזריזים, הצעה למשימות פיצול בתיקיות על פי תחומי חיים. אהבתי את הרעיון, אבל לעצמי נקבע כי לא יהיה לי יותר מ -5 תיקיות ברמה העליונה בכל תיקייה הזמן הערות + + תיבת הדואר הנכנס. לפני, הייתי רק 2 תיקייה - עבודה פרטית.

המבנה ברמה העליונה הנוכחי שלי:

• תיבת דואר נכנס.
• עבודה
• פיתוח
• בית
• איש הברזל
• אתר

לדעתי, כניסתה הגאונית ביותר של GTD הפכה תיקייה ומשול דואר נכנס - לא להשאיר את המשימה בחשבון. התחלתי לעקוב אחר כלל זה בהחלט. משימות, אפילו קטנות, רעיונות, הערות, רק מחשבה שעשויה להועיל - נרשם הכל. בתחילה, כל מקבל בתיבת הדואר הנכנס. בסוף היום אני יכול לעשות את החסימה ומפיץ את כל התיקיות.

Folder "עבודה", "פיתוח" ו "בית" נמצאים במבנה של זמן. כמו כן, לכל היותר 2, שמור לאלו תחומים או פרויקטים תופסים את רוב הזמן או להיות בעל ערך גבוה כרגע. נכון להיום, זו היא התיקייה הקשורים לקראת איש הברזל ואת תיקיית הפרויקט של האתר שלי. דואר נכנס אני לא מאמין בראש חמש.

למעשה, יש תיקייה אחרת. זה נקרא «דברים רגילים». תיקייה זו מכילה את כל המשימות הרגילות. ישנם כל הדברים שצריכים להיעשות יומי, שבועי וחודשי. במקרים אלו כוללים: ניתוח של תיקיות דואר נכנס, נוף תיקיית יום אחד, הגדרה של מטרות לתקופה ו וכו ' בזמנו, ארגון משימות רגילות בתיקייה נפרדת עזר לי להתרגל החדש סדר. זהו כלי טוב כדי לארגן את עצמו ואת לפתח הרגלי עבודה עם המערכת. רק אל תשכחו לשים תזכורות למשימות. כאופציה - כדי להפוך בעיה מסוג זה בלוח השנה.

כל הפרויקטים ומשימות אחרות ממוקמים בתיקיית הבסיס.

זה פשוט וברור בלי הסבר.

במבנה של העניין העיקרי - פשטות. לא צריך להיות מספר רב של תיקיות ותיקיות משנה. לא יותר מ 3 רמות. אחרת, המערכת הופכת מסורבלת שלא לצורך, ולכן מפסיקה לבצע הפונקציה העיקרית שלו - כדי לעזור בעבודה. בנוסף, מבנה מגושם מאוד קל לעבוד עם מכשירים ניידים.

קשרים הם דבר מאוד נוח. בעיקרו של דבר, את ההקשר מצביע באינדיקציה או מצב בו המשימה מבוצעת. משימה יכולה להיות בהקשרים מרובים. כמו גם את מבנה התיקיות, חשוב כאן הוא הפשטות. הימנע הקשרים מקננים. השתמש בהקשרים אלה משמשים באמת לעתים קרובות יש מספר רב של משימות.

1. כל משימות מוזנות למערכת בעת ההתרחשות. ראשו לא לשמור. הזנת משימות רק לתיקיית הדואר הנכנס.
2. הניסוח של הבעיה, בשלב הכניסה, חייב להיות חד משמעי. אם שם זה לא מספיק, אתה צריך להסביר - מה שהתכוונתי. זה הכרחי, כי, כך שאתה לא זוכר מה אני צריך לעשות את הבעיה, למשל, "איגור, הדו"ח".
3. תיקיית הדואר נכנסת מנותחת פעם ביום. אני עושה בשעת לילה מאוחרת.
4. לאתגר הועבר מתיקיית הדואר נכנס, זה צריך להיות:

הקפד:

• כותרת ברורה
• קבע את הזמן להוביל המשוער.
• שעת ההתחלה של הפעילות - כאשר המשימה מופיעה לעשות ברשימה שלי.

במידת הצורך:

• הערות והסברים.
• תת פעילויות לבצע את ההליך.
• מועד אחרון.
• הקשר.
• אם הבעיה היא המטרה - לייעד כמטרה.
• תאריך ושעה של המינוי.
• תלות במשימות אחרות.

1. אני לא משתמש מטריצה ​​אייזנהאואר "חשוב -. בדחיפות" אם המשימה היא כתובה אני מתכוון חשוב. אם זה לא מקרה חירום - אני או מייד להמשיך היישום ומקצה זמן מסוים.
2. ככלל, אני לא מוגבל בזמן הבעיה. אני מצביע כמה זמן זה ייקח, רק כדי לאמוד את זמן התכנון. אבל לא נוקשה. אם הזמן מוגדר בבירור, זה רק אם אני רוצה להזכיר לעצמך של הקשיחות של בעיית גבולות או מושך משימות הקשורות במשאבים אחרים - למשל, בפגישה היא לפרק זמן מוגבל.
3. בעיות עם משך מסוים ואת הזמן להציב את לוח השנה.
4. תקנה 3. אחד הכללים החשובים ביותר Agile טכניקות תוצאות. 3 מטרות עיקריות נבחרו בכל חודש. עבור כל שבוע אותו דבר 3 שערים. מטרות שבועיות צריכות להוביל ליישום המטרות החודשיות. כל יום יש 3 מטרות עיקריות. מטרות אלה עולים בקנה אחד עם מטרות שבועיות להוביל יישומם. כל משימות אחרות באותו יום - הן משניות.
5. שוב. כל יום 3 מטרות עיקריות.
6. ראשית לבצע משימות קטנות. דבר זה מנוגד בתכלית לעקרונות של ניהול פרויקט, אבל זה עובד בצורה מושלמת בשבילי. במקרה זה, הראש הוא בחינם מקטן משימה כאשר העיקריים.
7. משימות עבור היום נקבעו על ידי בערב, למחרת.
8. משימות מוגדרות במשך שבוע ביום ראשון.
9. אתגרים עבור החודש נקבעים על ידי המספר השני.
10. סקירה וניתוח של ביצועים אינם מבוצעים פעם בשבוע בימי שישי.
11. תיקיית יום אחד לראות בימי ראשון.
12. אתגרים בהקשר של "שליטה" נצפים בכל יום.
13. אם ההודעה שהתקבלה דורשת תגובה או פעולה ממני, אבל מאוחר יותר הייתי מתפקידו בעית MLO.
14. אם המכתב ששלח לי המצריכה תגובת הנמען, שמתי עותק של כתובת MLO. לפיכך, המכתב גם מקבל לתוך המערכת ומקבל בהקשר "בקרה".
15. בבוקרו של הסקירה הקרובה של היום.

זה כנראה כל. מערכת פשוטה. כללים פשוטים. מה אתם לארגן את המשימות שלך?

הצג: Shutterstock