"0 בחוץ" - מערכת ברורה לשמור אפס הדואר הנכנס

דואר אלקטרוני רבים עדיין אין כלי עבודה חלופיים וסבל יומיומי. מישהו שבעה מכתבים נכנסים, והוא עכשיו לפרק אותם במהירות. יש מישהו 46 חברים, אבל הם גם razgrebot ליום, משום שהיא בשימוש. עבור כל אדם יש סף מסוים של הודעות דואר אלקטרוני נכנסים ליום, שבה הוא יכול להתמודד ללא דיחוי את הטיפול למחרת, בהתאם, מבלי לגרום לחסימות האלקטרוניות תיבה. אתה יכול לקרוא את הסף של "טבעי".

אם האותיות יותר מאשר אדם יכול להתמודד, אתה צריך לשנות את הגישה שלך ניהול הדוא"ל. זה יגביר את סף לערך הנדרש במקרה המסוים. זה אמור להיות מסוגל לעבד 100 מכתבים ביום? אז אתה יכול 100, פשוט להשתמש בדואר לשיטה הנכונה. מה? מי יגיד.

האינדיקציה היחידה שאדם מתמודד עם דואר אלקטרוני נכללה בסופו של דבר אפס היום. העקרונות המרכזיים של טוב העיבוד נכנס - ההבנה כי עבור האות מול. ראשית, עליך ללמוד כיצד לסווג את המכתבים במדויק יודע מה לעשות עם כל סוג.

כל ההודעות הנכנסות ניתן לחלק לשבע קטגוריות:

1. אין צורך לענות, לא לקרוא בהכרח. הדרך בשני מכתבים אלה: בארכיון או למחוק. אם אתה מקבל עלון קבוע, אשר מעולם לא קרא, אז תעשו לעצמכם טובה - להשיג את מטרתך. פעולה אחת בתמורה להיפטר עשרות מכתבים כאלה בעתיד. אנחנו רוצים ללמוד איך להתמודד עם הזרם של מיילים ביום? עם פחות קל יותר להתמודד עם הזרם. אל תפחדו לפספס משהו חשוב. באמת מידע נחוץ מגיע אליך בדרך אחרת, צץ מולך עדיין לפחות פעם אחת.
   instagram viewer
2. כאשר קיימים קבצים מצורפים. זה יכול להיות הודעה על הצורך לשלם עבור משהו או מידע על העבודה הנוכחית או העתידית. עבור אותיות אלה כדאי ליצור תיקייה נפרדת, אבל בלי קנאות. האם תיקיות מדי? פשט. כדי למצוא משהו נכון אז, אני לא צריך אלפים תיקיות, ויכולת החיפוש להשתמש בתכונות דיוור.
3. תשובה אופציונלית. התשובה כנראה לא חובה, אבל לפעמים באדיבות שימושית. ואז להמשיך אך ורק על המצב.
4. עם הזמן להוביל לבדיקה. מעניין לקרוא, אבל לא בהכרח. נסה להתייחס לזה ואת הקטגוריה הקודמת כאותיות רבות ככל האפשר. זהו המפתח לעבודה יעילה עם דואר אלקטרוני.
5. יש להשיב היום. הכל פשוט: לקחת אחריות ועכשיו, אם משהו באמת דחוף, או בסוף יום העבודה.
6. יש להשיב, אבל לא היום. היופי של דואר אלקטרוני שהיא לא צ'אט או טלפון. אף אחד לא מצפה, וגם לא צריך לצפות לתגובה מהירה בדוא"ל, אם אתה לא מדבר על זה בכותרת ההודעה. אם המועד לתגובה נקרא ליום מסוים או שאתה יודע על עצמך ולדעת כמה זמן אתה צריך לתת תשובה, אז לשים את המכתבים האלה בתיקייה המתאימה. לדוגמה, "תשובה על יום שני", "תגובה על יום שלישי," וכן הלאה. עכשיו לעשות לעצמך-רשימת תיוג, שם הוא פריט "תהליך אלקטרוני בבוקר, נדחה להיום." למטרות אלה, שכן ישנם כלים מיוחדים עבור: RightInbox עבור Gmail, FollowUpThen.com ו FollowUp.cc.
7. מכתב בלתי נתפס. ישנן אותיות שקשה לייחס לאף אחת מהקטגוריות. אין לחתוך את עצמם השתקפויות להסדיר עם אותיות כאלה מתייחסים לאחת הקטגוריות הנ"ל.

בהתבסס על סיווג זה, אנו זקוקים № תיקיות עבור קטגוריות 2, 3, 4 ו 6.

כללי עיבוד יעיל של דואר אלקטרוני

• אפשר עבור 30 דקות בסוף היום כדי להביא את תיבת הדואר הנכנס לאפס. זה יעיל יותר מאשר לנסות מיד להשיב לכל דוא"ל. אנשים לא ריבוי משימות. פחות הסחות דעת ומיתוג - יעילות גבוהה יותר.
• מה לעשות עם מכתב דחוף? הגדר לעצמך את מרווח הזמן שבו לבדוק את התיבות יום. לדוגמא, פעם בשעה. סמנו תיבה על הזמינות של מכתבים דחופים וחשובים, אם לא זמין, לחזור לעבודה. זכור יתרון של דואר: אינו אמצעי לאינטראקציה מיידית. יתכן שהבעיה, אשר הוזכרה באחד המיילים שאינם דחופים, ללא השתתפותך תוכרע על ידי בסופו של היום, או בסופו של היום אתה תקבל מידע נוסף שיאפשר לפתור את הבעיה מהר יותר ביעילות.
• בכל עת, כאשר אתה לא לבדוק את הדואר האלקטרוני שלך, לשמור על מיילר סגורה. האם לבטל התראות. שחררו עצמכם מספר התבוננות הסחת דעת של הודעות דוא"ל נכנסות. עכשיו יש לך משימה נוספת, הפעם עבור הדואר עדיין לא הגיע. ברגעים של ספק באשר לנכונות של גישה זו, לזכור: אתה לא תחנת כוח גרעינית, אבל גם אם זה היה, אז התחממות יתר של הכור היית בכל מקרה יש לדווח בדוא"ל.
• השתמש מחויבותם בזמן כדי לסיים את יום העבודה כדי להאיץ עיבוד אלקטרוני. לכן מומלץ לפרק את מטה הדואר הנכנס לאפס בסוף היום. יש לך 30 דקות, ואתה רוצה לשים קץ במהירות לכל דבר. למעשה, מתברר מעין משחק, אבל אתה יכול ובכוונה הדוא"ל עיבוד geymifitsirovat.
• שמור אותם קצר ולעניין.
• הייה חיובי וידידותי.דוא"ל עשוי לבנות ולהרוס יחסים. במקום לפתור את בעיות העם באמת חשוב לפעמים מנסים לגלגל את היריב עדין ביותר נסתר בשם אידיוט, וכל הטקסט מבוסס על זה. אין שום דבר מוזר בכך, להביע החיובי שלהם שלח ביטוי נחמד קטן בגוף ההודעה. ידידותי יחזור אליך, והתכתובות תהיינה הרבה יותר משמעותיות ויעילות.
• מכתבים צריכים לגרוף בסדר ההפוך. והדרך היחידה. נראה שזה יותר הגיוני להתחיל עם מיילים ישנים, אבל זו המטרה שלנו - אפס הדואר הנכנס, כלומר לפני סוף היום אנחנו מקבלים אפילו את הראשון שקיבלת בדוא"ל. אם אתם עושים לעצמכם טובים להתחיל לעזוב את המכתב האחרון שהתקבל היום למחר, ההליך כולו מפסיק לעבוד. למה אתה ללמוד את העבודה המוכשרת עם דואר אלקטרוני, אם לא פעלת כלל היסוד? ממשיך לעבוד כמו קודם, ואת הסבל.
• פתח את המכתבים הנחוצים רק כדי לשמור בארכיון או למחוק את השאר. גם אנחנו מנויים לרעה לדברים מיותרים (מנוי Layfhaker, להיפך, מאוד נחוץ) וכתוצאה מכך לקבל מידע יותר ניתן לקרוא. כיצד להבחין האותיות הרצויות? יש אחת פשוט, אבל כלל יעיל מאוד: פתוחות רק לאלה אותיות המופנות לאדם מסוים בשבילך באופן אישי. שאר - באחד מהקטגוריות הנ"ל בתחילת הכתבה על המצב.
• יצירת תבניות. לעתים קרובות את התשובות המכתב די סטנדרטי, כלומר, אתה כותב את אותו הדבר. שמתי לב כי כתיבת המשפט הזה לעיתים קרובות? הפוך תבנית עבור קופי-פייסט מהיר או ליצור אותו בשירות הדואר.
• אם בדואר מטופל, ויש עדיין זמן, אז אתה צריך להשתמש בו בצורה רציונלית. לכו למספר בקטגוריה של אותיות 3, 4 ו 6 ודברים לסדר שם.

מדריך זה, אשר מבוססת, כפי שאמרת, הוא מהסוג הנכון, הוא תוספת מצוינת עצות כלליות יותר לעבודה עם דואר LinkedIn מנכ"ל ג'ף ויינר. האם לא לפספס 10 טיפים להתמודדות עם דואר ליאו Babauta. למעשה, יש הרבה דרכים נוספות לסחוט את הדואר אלקטרוני המרבית. נסו ליישם טכניקות לעצמם, לנתח את התוצאות ואל תשכחו להשאיר את ההערות טיפים משלכם כדי לשפר את האפקטיביות של דואר אלקטרוני.