איך לא להיות עבד אל דואר אלקטרוני: 7 טיפים מראש LinkedIn
לעבוד וללמוד הפרודוקטיביות / / December 23, 2019
מספר עצום של אנשים מדי יום מתמודד עם אותה הבעיה: דואר אלקטרוני, שנועד לייעל את תהליכי הארגון ועבודה תהליכי תקשורת, לעתים קרובות הופך פקח רע, גורמים לך לעקוב החברים בריכוז, אם אתה עובד על מסוע קלטת. עולה לך קצת מוסח כמו צבירת זמן מידע במהירות להפוך מסודר Dump של תיבת דואר נקי מגרפה שהנה קשה יותר ככל שאתה לא לחזור בדואר.
היום אנחנו מציעים לכם כמה טיפים פשוטים כדי לנהל את התהליך של אינטראקציה עם דואר אלקטרוני ג'ף ויינר, מנכ"ל LinkedIn. לאדם הזה יש על החובה לשמור על קשר עם מאות אנשים מדי יום, ויש לו כמה טריקים המאפשרים לו לא לטבוע מפולת זו מידע.
תיבת הדואר שלי היא בעצם הפכה צומת מרכזי העבודה שלי - דרך הדואר, אני מתקשר דרך קבעתי עם יותר מ 4300 עובד לעבוד 26 ערים ברחבי העולם. אני לא יכול לומר כי תמיד הייתי אוהד של דואר אלקטרוני, או שלא הייתי במצב שבו עבודתי עם הדואר נראה כמו עבודה סיזיפית.
בכל מקרה, עם השנים פיתחתי כמה המלצות מעשיות שאפשרה לי לעבור את הקונספט של "בקרי דואר אותי," את הרעיון של "אני שולט בדואר."
1. האם אתה רוצה לקבל דואר פחות - לשלוח פחות הדוא"ל
ייעוץ כזה נראה פשוט עד כדי גיחוך, במיוחד בהקשר של בעיה כזו נפוצה, אבל בשביל עצמי, אני חושב שזה כלל הזהב לניהול דואר אלקטרוני מוצלח.
מסקנה זו באה אליי תוך כדי עבודה בחברה הקודמת, שבו שני עובדים לקשר הדוק ביותר איתי, עזב את החברה. הם יעילים מאוד בתקשורת עם אנשים, הרבה עבודה, כפי שהתברר, לשלוח הרבה מכתבים. כל עוד הם עבדו בחברה, הנפח של דואר שמגיע דרך דואר אלקטרוני, נראה לגמרי נורמלי, אבל אחרי שהם עזבו, מצאתי כי תעבורת הדואר שלי ירד בכ 20-30%.
כל הפעילות הזו בפוסט לא הייתה רק האותיות שלהם: היו תשובות שלי אליהם, ובכל זאת היו מכתבים ותגובות מכל מקבלי מחוברת ההתכתבות. לעתים קרובות הודעות אלה אינן דרשו השתתפות החובה שלי בדיון.
מהרגע אני מגדיר את עצמי במצב ברור - לא לכתוב שום צורך לכאורה. תוצאה: אימייל פחות והסדר יותר במגירה מבלי לפגוע בפעילות העבודה. מאז, אני מנסה לא לסטות מכלל זה.
2. מארק כמו מיילים שלא נקראו ממתינים
סימן כאותיות שלא נקראו מיסודה שינה את הדרך בה אני עובד עם דואר. אני הולכת במהירות מספיק לדואר נכנס, מיד מגיבים הכי דחוף, ולהסיר מיותרים. מכתבים אלה, שאליהם אני צריך לחזור מאוחר יותר אם יש זמן, אני וסימון כלא נקרא. מבטל זה פחד כי מכתב חשוב לקרוא, ואת לא נענה, יישכח ייקבר בתוך בטנו של תיבת הדואר. גישה זו מאפשרת מעין ToDo-רשימה, שאליו עוד אחזור מאוחר יותר.
בכל פעם שאני מנסה לסיים עם המספר המינימאלי של הודעות ממתינות, ורצוי שהם לא צריכים להיות בכלל. אם היום הזה אין לי זמן לחזור אליהם, ואז הם יתחילו עם הבוקר עובד הבא.
3. לקבוע לוח זמנים ברור עם הדואר
במהלך השנים האחרונות, החיים שלי הולכים על ימי עבודה על פי לוח זמני chotkomu די. העלייה 5: 00-5: 30 בבוקר, שעה על הדוא"ל, קריאת חדשות, ארוחת בוקר, לשחק עם הילדים, הדרכה, משרדים, לחזור הביתה, put הילדים לישון, ארוחת ערב עם אשתו, לנוח (בדרך כלל צפייה בטלוויזיה לתיבת הדואר הנכנס ניקיון עובר בזמן הפרסומות ומשעממת רגעים).
נמצא כי שדבק בלוח זמנים זה, ואני בקלות לנהל את הדואר, לעומת זאת, זה שווה לפחות צו שינוי קטן, כפי מתחיל הכאוס בתיבת הדואר שלך.
במקרה זה, אתה לא תרגיש את הלחץ הגובר של בידיעת התיבה שלך פתאום להישאר בלי תשומת לב. שמירת הזמנים תעזור לשמור על הכל תחת שליטה. זה עזר בנג'מין פרנקלין, ויעזור לך.
4. עצמו הבין
זוכרים את המשחק של טלפון שבור? אז זה היה די מצחיק, אבל עכשיו הכל נחשב במושג עבודה ועסקים, וזה לא מעלה משחקים.
מילים חשובות מאוד, ועל מנת למנוע אי בהירות או אי ההבנות של הצורך שלהם כדי להיבחר בקפידה. ככל פשוט וברור כדי להבין את הטקסט שלך, כך פוחת הסיכוי של מכתב שני עם הבקשה להסביר את הראשונה.
5. תחשוב על הנמענים
לעתים קרובות נראה כי בשדה "כדי" ו "Cc" נתפס על ידי רבים כאחד ואותו. למעשה, הם יכולים לשמש באופן ייחודי כדי להבהיר מכל אחד מהנמענים אתה מצפה לתשובה, ומי שלח עותק של המכתב לצורך שמירה על אותה בלולאה.
למעשה, לא לבחור את הנמענים, אשר נדרשים לענות - זו הדרך המהירה ביותר לעשות פאניקה ובלבול בשיחה. 6 מקבלים במקום 1 ו 5 עותקים של הנמען - 5 תוספת זו תשובות אפשריות, שכל אחת מהן עשויה להתפתח שיחה נפרדת כולו.
6. קבלת משלוח
אם שציינת כמקבל, ואת המכתב באמת מופנה אליך, לא להתעצל כדי ליידע את השולח שקיבלת מכתב. לא צריך הרבה מילים, תוכלו פשוט "מקובל" או "קיבל". זה יהיה סימן שהמידע שקבל ווליום והנכון ואת השוגר אינו נדרש לשלוח לך משהו אחר על אותו הנושא.
אם אינך אשרת קבלה, השולח נשאר לא מודע לחלוטין של המכתב. אולי זה הלך לאיבוד במעמקי תיבת הדואר שלך? אם זהו מידע חשוב, ספק וההתרגשות תיאלצנה מהשולח לכתוב לך מכתב נוסף עם אני מבקש ממך לאשר את קבלת המכתב הראשון, או לשאול מישהו אחר על נוכחות בעבודה מקום. אנשים נוספים המעורבים, שנשלח אותיות נוספות קבלו.
7. שמור הרגשות שלך מתוך בדואר
דוא"ל יכול להיות כלי שימושי אם אתה משתמש בו בצורה נכונה. היא יכולה להפוך לכוח הרסני אם נעשה שימוש שגוי. הדוגמה הנפוצה ביותר - את השימוש בדוא"ל לדיון בסוגיות שנויות במחלוקת והרגישה של סכסוך.
אני לעולם לא מפסיק להפתיע כיצד אנשים משתמשים במילות התכתבות וביטויים שלעולם לא תוכל לומר בנוכחות לאותו הקהל.
אם אתה פתאום מוצא את עצמך בתוך התכתבות דומה, לעשות דבר אחד פשוט - להפסיק. כדי לפתור את האפשרות לערער או קונפליקט, לוקח את הטלפון ולהתקשר הנמען, באופן אישי פגש אותו. כזה בעניינים עדינים וצריך לטפל בהם לא בתכתובת הטקסט. הטקסט לא מעביר את הרכיב הרגשי, אינטונציה ודברים חשובים אחרים שיכולים להיות מכריע עבור פתרון קונסטרוקטיבי של הבעיה.
(דרך ג'ף ויינר)