איך שלא לקוחות משם להפחיד ושותפים: הרגלים רעים בעת כתיבת מיילים
לעבוד וללמוד / / December 25, 2019
בעבודה, אנשים רבים מותקפים מילולי על ידי מספר עצום של-הודעת הדואר האלקטרונית, אשר בהכרח צריכה להיות ענו. כמובן, קשה מאוד להתמודד עם הנפח של מטלות ולעשות את זה בצורה נכונה. עם זאת, ישנן שגיאות חמורות, אשר באמת יש להימנע.
למד את הכללים הבסיסיים של מיילים בכתב כללי התנהגות לא צריך להפוך את המכתבים שלך הפכו מופת ספרותית. זה חסר תועלת לחלוטין. אבל אם אתה יכול להיפטר מהרגלים המציינים חוסר המקצועיות, העסק שלך ילך הרבה יותר בהצלחה.
מה שוגה קשה בעת הכתיבה-הודעת הדואר האלקטרונית הם הנפוצים ביותר?
1. נרשם שימוש לרעה "דחוף"
אם אתה מתנהג כמו ילד במשל, שבכה "זאב! זאבים! "ולשים את כל האותיות ברצף המסומן" דחוף", בקרוב מאוד להפסיק לנמענים לקחת אותך ברצינות. כאשר אתה באמת צריך תגובה מיידית, אף אחד לא ישים לב סימן זה.
2. רשמיות מופרזת
בחירה של נימוסי תקשורת תלויה באיכות של היחסים בינך לבין אדם אחר. רשמיות מופרזת מראה חוסר מקצועיות.
היזהר שלא סימני קריאה השימוש, סמיילי, בחירת צבע של טקסט, גופנים מפואר, סלנג באינטרנט וקיצורים. הם פשוט לא יעזרו לך ליצור את התמונה של עובד מנוסה.
כמו כן, שימו לב לעובדה כי חלק מהאנשים לא מבינים את ראשי תיבות. במיוחד בזהירות לבחור את הטון של תקשורת עם זרים וחברי דורות אחרים.
זכור: מכתב עסק זה צריך להיות קל לקריאה. כדי לעשות זאת, להשתמש בגופן Arial, Calibri או Times New Roman, להגדיר את הגודל ל 10 או 12 יחידות. באשר לצבע, עדיף להישאר השחור.
3. טון קר מדי תקשורת
במקביל, הנמען לא צריך להרגיש שהוא מתקשר עם הרובוט. חלק המכתבים להיראות כמו אנשים אמיתיים כאילו למעשה זה הודעת משיבון.
אם מכתבך נתפסת האישיות שלך, לעזור הרצון וההתלהבות שלך לעצב את נמען דעה חיובית אתה כבן שיח עסק. העיקר - אל תגזים.
4. ניצול לרעה של פונקציה של "השב לכולם"
הודעות דואר אלקטרוני לא נועדו להפוך אותם chatik נעים. אם אתה מגיב להודעה, אשר מועברת לקבוצה של אנשים לפני שאתה לחוץ "לשלוח את כל", לוודא כי התשובה שלך היא באמת מעניינת והכרחית לכל אחד בקבוצה.
5. העבר את הפוסט ללא אישור השולח
זהו לפחות מעצבן. וזה יכול משמעותי לערער את אמינותו.
לא משנה מה אתה שולח. אולי כדאי לשלוח הודעה ללקוח הבוס שלך, אשר מתייחס ללקוח. או שאתה לא יכול לעמוד בפיתוי להפוך בשרשרת של מקבלי המכתב המכיל מספר פרטים אישיים, ועמיתו. בכל מקרה, אתה לא צריך לעשות ללא רשותו של השולח.
6. שליחת עותקים מוסתרים מכתבים
כשאתה שולח למישהו עותק נסתר של מכתב שיח מחשבה: "? ומי עוד שלח עותק" זה גורם חוסר אמון אנשים מעוררים את התחושה שאתה משהו המסתור אתה.
אם אתה רוצה לשלוח מכתב למישהו שלא צריך להיות נוכחים בשרשרת של כשות, פשוט להעתיק ולהדביק את הטקסט שלך לתוך הודעה חדשה נפרדת.
7. ניסוח נכון של הנושא
אם השדה "נושא" תזין משהו כמו "זה אני", "שלום" או "לידיעתכם," זה לא נותן למקבל מושג על תוכנו של המכתב. כתוצאה מכך, סביר להניח שהמסר שלך יהיה אפילו לקרוא.
אם אתם מנהלים תכתובת עסקית, נושא המכתב שלך צריך להיות קצר, מרווח ומדויק. אם הנמען מיד להבין מה אתה כותב את זה, סביר להניח שהוא יקרא את ההודעה ולהגיב אליו מהר.
8. ניצול לרעה של הודעות אישיות
בדיחות, סיפורים מרגשים וציטוטים מוטיבציה לפעמים באים מאוד מחוץ למקום. אבל בכמויות גדולות, הם הצמיג במהירות של הנמען. האם לא להפציץ את תיבות הדואר הנכנס הודעה משמעות לקולגה, גם אם אתה עושה את זה עם הכוונות הטובות ביותר. במוקדם או במאוחר, הנמענים פשוט ימחקו הודעות כאלה מבלי לקרוא אותם.
9. קייתי
אל תתפתה להביע במכתב הכעס הצדיק לכיוון היעד, גם אם הוא ראוי לתגובה כזאת. גם אם אתם מחכים החבילה שלך במשך כמה חודשים. פשוט אל תעשה את זה. אנשים תמיד ייזכרו גסי רוח, וזה רע תמונת העסק שלך.
במקום זאת, לכתוב הודעה כי אתה הולך לשלוח לך הנמען כועס, ולהשאיר אותה במשך כמה ימים בתיקיית "טיוטות". ואז לערוך אותו ולהסיר כל שפה פוגעת. אז תוכל להפגין את מקצועיותם.
10. היכרות
אם אתה יודע טוב מאוד נמען של ההודעה, ולפעמים אתה יכול להרשות לעצמך כמה מחמאות חביבות. אבל אם זה שותפים או לקוחות לעסק שלך, לחסוך הטון המאופק בנימוס של תקשורת. השלמת אותיות כגון "נתראה בקרוב!" במקרה זה יהיה הולם.
11. שימוש כתובת דואר אלקטרוני אבסורדית
מצויץ, וולגריות או בגלוי כתובות מגוחכות תמשוכנה תשומת לב שלילית לנמענים. אם אתה פשוט לא יכול לחלק עם התיבה שלו [email protected], אז rewound עבור חשבון נפרד התכתבות עסקית.
12. מספר רב של שגיאות הקלדה
שלח הודעות מהטלפון אינו פוטר אותך חובתך לבדוק את הדואר האלקטרוני שלך על טעויות. אם אתה עושה יותר בהקלדה אחת במכתב, אתה לא מראה את עצמך מהצד הטוב. אם אתם צריכים לשלוח הודעה בדרכים, חשוב שתקראו אותה בעיון לפני השליחה.
13. שליחת הודעות מוקדם בבוקר
לפעמים כשאתה לקום מוקדם ולהרגיש די פרודוקטיבי, מתפתים אתה להתמודד במהירות עם תכתובת עסקית. עם זאת, הרוב המכריע של מקבלים הפנה את תשומת לב בזמן שליחת המכתב. אם אתם שולחים הודעה לשלוש לפנות בוקר, אז במקרה הטוב אתה תשקול וורקוהוליק, ובמקרה הרע - לא בריא בדיוק.
אם השראת הממצאים הלילה בשבילך, רק לחסוך כמכתב טיוטה ולשלוח אותו בשעות העבודה.
14. הכנת מכתבים ארוכים מדי
רוב האנשים פשוט להציג את הודעות שאינן מקבלות אחיזה בטקסט. זכור זאת בעת כתיבת מכתב. בלוקים גדולים של טקסט להקשות לקרוא, כך מחלקים את ההודעה לפסקאות קטנה.
רשימות השתמש. הם יעשו את הודעתך אפילו יותר קריאה. בנוסף, אתה יכול לבחור את החלק החשוב ביותר של ההודעה בכתב נטוי או מודגש.
הימנע משגיאות מתוארות, ואז אתה יכול ליצור רושם טוב על עצמו, שבהחלט יתרום לקריירה שלך.