כיצד להפוך את האימיילים שלכם לקרוא

זכויות יוצרים Shutterstock

שמירה על קשר שוטף עם שותפים, קוראים, עמיתים או לקוחות עכשיו 80% ממקרים מצטמצמים התכתבות בדואר אלקטרוני. למרות העובדה כי אנחנו כל זמן לכתוב, לקרוא, לשתף תגובה על הודעות הדואר האלקטרוני, רק חלק קטן של אנשים חושבים על איך לעשות את ביצועי הכתיבה שלהם. הדיבורים ב"בואוak בדרך להפוך אותיות לפחות לקריאהולא סתם נשלח בדרכים לסל או לחץ על הכפתור «Fwd כדי ...»

הימנע הביטוי "יום טוב," אינסופי "אתה" באות גדולה, משפטים ארוכים עם המון פסיקים. אין צורך "מים", אשר ממשמש כדי "להפיל" במבוא של האותיות "המזכירות מקצועיות," ומנהלי מכירות. אתה מבזבז את הזמן שלך הקלדת תועלת אלה "גישושים" ומחמאות; ואז הוא מבלה את זמנו גם הנמען של המכתב.

הפוך חתימה במכתב כפי אינפורמטיבי. הפעל לנתונים באינטרנט הבסיסיים שלך עבור איש הקשר. מאוד שימושי כדי להוסיף את חתימת קישור לאתר אינטרנט אישי, כרטיס ביקור, או פרופיל LinkedIn / פייסבוק (רק מראש לרחף הפרופילים אלה, כדי ולעדכן את הנתונים שלהם ומקום קודם / נוכחי עבודה).

אל תמהרו מיד לשלוח מכתב. שמור כתוב טיוטות, לחזור אל המכתב חצי שעה - שוב ושוב לחסר כל מה שכתוב, לשקול שוב את הניסוח ואת האופן שבו אתם מתכוונים תכתובת לנמען. במיוחד את העצה הזו חלה אם למישהו יש לשלוח דחייה דואר אלקטרוני, ביקורת, קבוצה של עריכות והערות, את הטענה, וכו '

אל תכתוב "קילומטרי טקסט." פוקוס על המסר העיקרי וקריאה לפעולה (בדיוק מה שאתה רוצה מן המקבל שהוא / היא צריכה לעשות, לאחר שקיבל את המכתב שלך: התשובה השיחה, להכין רשימה, לאשר את התנאים, וכו ') כל הפרטים ועידון פרטים, שאלות והצעות אסורות להציג בפניהם את "הגוף" של המכתב, ועם העזרה של קבצים מצורפים (קובצי טקסט שימוש הטובים ביותר עם מינימום של תמונות .doc, .docx, PDF)

מיילים חשובים לנסות לשלוח תמיד בבוקר ולעשות להגיב על מכתבי אחר הצהריים. הסיבה היא פשוטה: אם יש משהו שאתה רוצה ללמוד / ולחדד / בקשה לבצע, ואז יש צורך כי הוא לשים על רשימה ומשימות לפני לעבור את היום לשלב "אחרי הצהריים". אם קבלת מכתב בבוקר, אתה צריך לאסוף את כל המידע כדי לגלות מה אתה חסר תשובה מלאה - ואחרי ארוחת הצהריים תוכל לספק מענה מלא מי כתב לך.

כפי שאתה יכול לראות, ההמלצות הן קטנות מאוד, אבל הן נהדרות ולעזור להציל את הזמן שלך ואת זמן האדם שאליו אתה כותב. אגב, מה יש לך "חי פריצה", לגבי עסק והודעות דואר אלקטרוני אישי?