חוויה אישית: איך הפכתי למנהלת חנויות בגיל 25 ואילו טעויות עשיתי

בזמן שלמדתי באוניברסיטה, בפקולטה לכלכלה עולמית, לא עבדתי. לאחר סיום הלימודים הוא קיבל עבודה כמנהל בחברת ייעוץ. אחרי שעבדתי שנתיים הבנתי שאין הזדמנויות להתפתחות מקצועית ולצמיחה בקריירה, אז החלטתי להפסיק.

אבי באותה תקופה היה מנכ"ל ארגון העוסק בסיטונאות. החברה תכננה לפתוח רשת חנויות מכולת קמעונאיות כדי להגדיל את ערוצי ההפצה שלה. צוות הליבה כבר הוקם, והחיפוש אחר מנהלי השקעים התנהל.

החלטתי להציע את מועמדותי לתפקיד ראש אחת החנויות, שאמורה להיפתח במרכז יקטרינבורג. שטח - 300 מ"ר, צוות של שמונה אנשים. הגיוס טופל על ידי המנכ"ל. פניתי אליו, סיפרתי לו על כוונותיי ועל נכונותי להתאמץ ככל שיידרש. המנכ"ל הבהיר כי תפקיד זה הוא המפתח לחנות ואני צריך להיות מוכן לכך שאם לא אתמודד, אצטרך להחליף אותי. הסכמתי. לאחר שיחה זו נפגשנו עם אבי, דנו שוב באחריותיי ובתנאי העבודה שלי.

אז, לאחר שיש לי ידע תיאורטי בלבד בניהול חנות מכולת קמעונאית, הפכתי למנהל. באותה תקופה הייתי בן 25.

במהלך עבודה זו צברתי ניסיון שימושי וכמובן שעשיתי טעויות רבות. אציין את העיקריות ואספר לך על קשיי המפתח שעמדו בפני בעת הרכישה כישורי מנהיגות. אני מקווה שזה עוזר למי שנמצא בתחילת דרכו.

1. ביצוע עבודה למען העובדים

המטרה העיקרית שלי הייתה להבין את כל התהליכים בחנות. החלטתי להתחיל בלימוד אחת מתפקידי המפתח - הקופאית. שכרנו עובד אחד לתפקיד זה, ובזמן שחיפשנו שנייה עמדתי מאחורי הקופה. זו הייתה גם דרך טובה ללמוד על קונים והעדפותיהם.

הכל יצא כמתוכנן. למדתי לעבוד בביטחון בקופה, במקביל לדפוק את הסחורה ולנהל דיאלוג עם הלקוחות - כבר הכרתי מבקרים קבועים למראה. גיליתי איזה סחורה הם קונים לעיתים קרובות ומה יהיה ביקוש אם היינו מוכרים אותם. השתנה מיקום מצלמות בקומת המסחר, כך שניתן יהיה לראות ברשומה אילו שטרות מקבל הקופא: היה מקרה בו קונה נתן בטעות שטר עם ערך נקוב נמוך מהצפוי.

באותו אופן הוא החליף את הסוחר במשך זמן מה. הבנתי את עקרונות יצירת ההזמנות, בחנתי בפירוט את הפלטפורמות שעליהן נרשמה הסחורה.

כעבור חצי שנה הצוות התגבש במלואו, מה שאומר שהייתי צריך לקבל יותר זמן למשימות אסטרטגיות - למשל לעבודה עם ניתוחים.

אבל זה לא קרה: לא היה כוח או רצון להתמודד עם האינדיקטורים המרכזיים של החנות, חזרתי הביתה כמו לימון סחוט.

העניין היה שגם מתי קולקטיבי כבר הוקמה, המשכתי לעשות את העבודה עבור עובדי הקו. החלפתי אותם בקופה, הנחתי את הסחורה, גיבשתי הזמנות.

כמובן שבמכולת זוג ידיים נוסף אף פעם לא כואב. יתר על כן, ניתן לשפר ללא הרף את העבודה בכל אתר - לשם כך תמיד חתרתי. ובסוף תפסתי את עצמי חושב שאני מבצע משימות עבור העובדים שלי בדיוק בגלל שחשבתי: "אף אחד לא יכול לעשות טוב ממני." והוא טעה. כשהפסקתי לקחת על עצמי את תפקידם של הכפופים, החנות לא הפסיקה לעבוד. נהפוך הוא, תהליכים רבים התייעלו, משום שכעת כל אחד מאיתנו היה עסוק בעסק שלו.

משימת המנהל היא לארגן את עבודת העובדים, ולא לבצע משימות במקומם. אתה יכול לקחת על עצמך הכל לבד בהתחלה, כדי להבין היטב כיצד פועל הארגון, אך העיקר להבין שזה זמני. אחרת, תוכל להגיע במהירות שְׁחִיקָה.

ברגע שהבנתי את זה, התחלתי, כיאה למנהל, להקצות משימות לעובדים ולפקח על איכות היישום שלהם.

2. היעדר קריטריונים להערכת מועמדים בעת העסקה

בהתחלה הייתי בטוחה בעצמי וסמכתי על אינטואיציה: חשבתי שאני מבינה את הפסיכולוגיה של האנשים ובשלב הראיון אוכל להבין בדיוק מי מהמועמדים מתאים לתפקיד ומי לא. שזו, כמובן, הייתה טעות.

פעם אחת רֵאָיוֹן בחורה עם ניסיון רב, דיבור שנשא היטב והבנת משימות מצוינת הגיעה למשרה פנויה של הקופאית. כשדיברה על עבודתה הקודמת, היא שמה לב כדרך אגב שהיא עזבה כי המעסיק הגיב בשלילה לעובדה שהיא חלתה. ואז לקחתי את הצד של הילדה: איך זה אפשרי, כי חופשת מחלה היא זו שקיימת. כתוצאה מכך היא עבדה איתנו חצי שנה בלבד. נפרדנו מהעובדת מאותה סיבה שהיא קראה בראיון: מעת לעת היא לא יצאה למשמרת אחרי סוף השבוע, תוך ציון בריאות לקויה. כקופאית, משמעת כזו אינה מקובלת.

גם בשנה הראשונה לפעילותי אחד מרגעי המפתח בעת העסקת עובדים מבחינתי היה ניסיון עם אוכל. עם הזמן הפסקתי לשים לב לזה כל כך מקרוב. אפילו שכרנו עובד שמעולם לא עבד בעבר בתחום הקמעונאות. במהלך הראיון, בשלב הדגמת החנות, היא בחנה הכל בעניין אמיתי, שאלה שאלות ספציפיות הקשורות לתהליך הקניות. והבחירה במועמד זה הייתה אחת הנכונות ביותר שעשיתי בתפקידי. העובד טיפס על סולם הקריירה והפך לאחד מאותם עמיתים אשר יחד איתי קיבלו החלטות מרכזיות בחיי החנות.

בהדרגה, על סמך הניסיון, פיתחתי רשימה ספציפית של קריטריונים להערכת מועמדים. המדדים משתנים בהתאם לתפקיד, אך בעיקר שמתי לב לדברים הבאים:

• עמידה בזמנים (האם באת לראיון בזמן);
• מסודר (כל העובדים נמצאים בקשר עם הלקוחות, כך שהמראה משקף את המוניטין של החנות);
• מוטיבציה (סיבות להתעניינות במשרה פנויה זו: למשל, אם מדובר בקופאי, אז הוא אוהב לתקשר איתו קונים, ואם המנהל, אז הוא מעדיף לבנות בבירור לא רק את עבודתו, אלא גם עבודה כפופים);
• תכונות אישיות (יכולת לבטא מחשבות, מיומנויות תקשורת);
• סיבות לעזיבת המשרה הקודמת (בין אם המועמד נפרד מהמעסיק לשעבר בשלום ובין אם היו סכסוכים);
• ניסיון בתפקיד או הרצון להשיג אותו (אם בכל שאר הנקודות המועמד היה מתאים וראינו רצון לעבוד איתנו, אז הם נתנו הזדמנות);
• עמידה בדרישות שירות האבטחה (נבדק לאחר הראיון).

זה הוביל לגיוס טוב יותר, ומחזור העובדים נעלם כמעט. בשלוש השנים האחרונות, רק מנהל אחד התחלף - כי העובד עזב בחופשת לידה.

3. אי לקיחת אחריות

בתחילה היו לנו עובדת ניקיון. היא הגיעה פעמיים ביום לפי השעון, מכיוון שלא היה טעם להיות כל הזמן בחנות. עם זאת, במקרים בהם נקרעה שקית חלב או שהקונה שבר פחית חמוצים, הקופאיות נאלצו לבצע את הניקיון. זה לא היה חלק מאחריותם הישירה, אך יחד עם זאת הם היו אחראים להזמנת קומת המסחר. ובתקופת הסתיו-חורף, למשל, נדרש ניקיון לעיתים קרובות יותר.

היה לי ברור שאחריות חומרי ניקוי יש להעביר לקופאים. יום העבודה שלהם היה מאורגן בצורה כזו שאפשר להוסיף בקלות לניקוי השטח ללוח הזמנים. עם זאת, ספקתי: חשבתי שאם יבוצעו שינויים כאלה, התהליכים שנקבעו ישתבשו וזה ישפיע על יעילות החנות.

החלטתי להתייעץ עם הצוות - וזו הייתה טעות.

הצוות היה בעד השארת תפקיד נפרד של המנקה. מנהלים הדגישו כי במהלך הקבלה לעבודה, תפקיד הקופה אינו מרמז על חובת הניקיון. לכן קיים סיכון שהעובדים לא יסכימו עם תנאים כאלה ואנחנו נאבד כוח אדם יקר ערך. היה גם חשש שקופאים לא יוכלו לעמוד במשימות העיקריות שלהם. הקופאיות עצמן לא רצו לקחת על עצמן אחריות נוספת.

הייתי בטוח שיש צורך בשינויים האלה ולא יכולתי להבין מדוע העובדים לא רואים זאת. התשובה הייתה די פשוטה: הם לא צריכים. לא היה לי מספיק ניסיון להבין: זה תחום האחריות שלי. לאחר שהחלטתי להתייעץ עם הצוות, רציתי לחלוק את האחריות שלי עם העובדים, וזה, אתה מבין, לא כדאי במיוחד.

בסוף ערכתי פגישה חדשה והסברתי שההחלטה כבר התקבלה. נפרדנו מהמנקה. בהתחלה, הקופאיות לא שמחו מאוד על החובות החדשות שלהם, אבל, כמובן, הם שָׂכָראז הם המשיכו לעבוד. לאחר מספר שבועות הסכימו כל העובדים כי אפשרות זו הינה הרבה יותר הגיונית. עכשיו הקופאיות היו מוכנות יותר לנקות אחרי צנצנת ריבה שבורה, כי זה היה חלק מתפקידם ושולם.

4. התעלמות מעצות הכפופים

שלוש שנים לאחר תחילת העבודה, הציע הסוחר והמנהל להמיר חלק מהמחסן לאזור מכירות ולהשתמש בו כמחלקת מזון בריא. זה היה אפשרי, אבל זה נראה לי לא מעשי. האינדיקטורים הכספיים היו נעימים, העבודה עם המוצר הייתה מסודרת לחלוטין. לא היה ברור לי מדוע שינוי כזה דורש הזרמת כסף. ויתרתי על הרעיון.

כשנה לאחר מכן החלטנו לרענן את פנים החנות ולהכין קטנה תיקונים. שכרנו ארגון העוסק בתכנון אזורי מכירה. ואחת ההצעות הראשונות הייתה הרחבת האולם המרכזי על חשבון חלק מהמחסן.

לאחר שיפוץ, בזכות השטח המוגדל, הצלחנו להוסיף מחלקה חדשה - "מוצרים שימושיים", שנתנה לנו זרם של לקוחות חדשים והגדילה את נאמנות הקיימים. בחודש הראשון לאחר השינויים חרגנו ב 25% מיעד ההכנסות. הבנתי שלעכב את השינויים האלה במשך שנה שלמה זו החלטה שגויה - כדאי להקשיב לעובדים.

משום מה, האמנתי שרעיונות כה גדולים כמו ארגון מחלקה שלמה צריכים להגיע מההנהגה. לא.

יש ללמוד היטב כל רעיון שמטרתו לשפר ביצועים.

אני מניח שאתה יכול לעשות כאן את הטעות ההפוכה אם תעקוב אחר כל הטיפים ותיישם את הכל רעיונותמושמעים על ידי העובדים שלך. לדוגמא, אם החנות פתוחה משעה 8:00, והקופאיות אומרות לכם כי אין כמעט לקוחות בבוקר, והם מציעים לפתוח את החנות כעבור שעה, זה רעיון רע. חידוש כזה ייתן לעובדים יותר זמן לישון, אך לא יועיל לנקודת המכירה. אחרי הכל, קונים מוקדמים, גם אם הם מעטים, יודעים שהם יכולים להיכנס לחנות שלך לפני העבודה. ואם הם קיבלו שירות טוב, הם יבואו אליך גם ביום וגם בערב. לכן, בעזרת רכישה בבוקר נוכל להגדיל את מספר הלקוחות הנאמנים.

אולי אין נוסחה אוניברסאלית להבחנה בין עצות טובות לרעות. עליכם להקשיב לכל הרעיונות, אך לנתח אותם בקפידה במונחים לאיזו מטרה הם שואפים. ויישמו רק את אלה שמטרתם לפתח את העסק שלכם.

---

כיהנתי בתפקיד הבמאי במשך שש שנים. לפני חצי שנה הבנתי שעשיתי כל מה שיכולתי למען החנות, היה רצון להמשיך ולנסות את עצמך בתחום חדש. החנות ממשיכה לעבוד עם צוות קבוע של עובדים - ומגיעים אליה גם לקוחות קבועים שאת נאמנותם הרווחנו לאורך השנים.