כיצד לפשט משימות כך שתוכל להפסיק לדחות ולהספיק יותר
Miscellanea / / December 22, 2021
גישה זו תעזור לך להתמודד אפילו עם המשימות הכי לא נעימות.
ככל שאתה צריך לעשות יותר, כך יהיה קשה יותר להתחיל. וככל שמתקשה להתחיל, כך נחסוך יותר. הפתרון לבעיה הוא לפשט את כל מה שאתה יכול. כך לפחות חושב כך גרג מקיאון, סופר ומאמן עסקי שעבד בגוגל ובפייסבוק.
בספר ללא מאמץ. הפוך את זה לקל יותר." מקיון מסביר איך להצליח ולא לשרוף. באישור הוצאת הספרים "MYTH" מפרסמת Lifehacker את הפרק השמיני, המספר על דרכים לפשט משימות.
בפברואר 1998, בסיאטל, יצאה פרי הרטמן מתוך שיחה עם פרי הרטמן ב-17 באפריל 2020. מבניין הלבנים בן חמש הקומות ששיכן את מחסן אמזון כדי לפגוש את ג'ף בזוס ושל קפן, העובד הראשון בחברה ומנהל הפיתוח הדיגיטלי. לאחר שחלף על פני כמה בתים, הוא הלך לפאב קטן בשוק פייק פלייס המפורסם כדי לדון איתם על הכל במהלך ארוחת הערב.
בזוס ערכתי את הפגישה כי חשבתי הרבה על הזמנה בחנות המקוונת שלי שצומחת במהירות, וזה לא היה פשוט אז. כדי לבצע הזמנה, הקונה היה צריך לעבור הליך ארוך ורב-שלבי, שהיה אז טבעי להזמנות מקוונות.
העמוד שבו צריך לכתוב את השם - לחץ עם העכבר. העמוד שבו צריך לכתוב את השורה הראשונה של הכתובת - לחץ. עיר, מיקוד, סוג
כרטיס אשראי, מספר כרטיס ותאריך תפוגה. כדי לכתוב את הכתובת לחיוב, נאלצתי למלא עוד כמה טפסים בדפים שונים - לחץ, לחץ, לחץ! כתובת למשלוח - לחץ שוב. בזמנו, לא הייתה תכונת השלמה אוטומטית, כך שיידרשו כמה דקות להשלמת רכישה.בארוחת הערב, אמר בזוס ריצ'רד ל. ברנדט, קליק אחד: ג'ף בזוס והעלייה של Amazon.com (ניו יורק: פורטפוליו / פינגווין, 2011). : "אנחנו צריכים להפוך את מערכת ההזמנות לפחות מסורבלת. כך שהקונה יוכל להזמין את המוצר ללא כל מאמץ. כל מה שאתה צריך לעשות הוא ללחוץ עליו - וסיימת."
כשמזכירים את אותו יום, אומר הרטמן שתנאי ההתייחסות היו ברורים: "המטרה היא פישוט". בזוס הבין, "ככל שאתה נוקט יותר צעדים לקופה, כך יש להם [קונים] יותר זמן לשנות את דעתם. אם תסדרו הכל כך שהמשתמש יוכל לבצע רכישה בקליק אחד, סביר יותר שהוא יבצע אותה".
באותה תקופה, הרעיון של קניות מקוונות היה עדיין חדש ואנשים רבים פחדו לקנות באינטרנט. ההליך הארוך של הזנת נתונים ולחיצה על העכבר היה לא נוח ומייגע הרבה יותר מזה שאליו כולם היו רגילים: לגשת לקופה ולמסור את הכרטיס לקופאית. הצורך להדפיס את הכתובת, הכרטיס ומספר החשבון בכל פעם היה הקושי והבעיה. נדרשה פריצת דרך גדולה כדי להחליף את הכל בלחיצה אחת.
כיום, החלטת הרכישה בקליק אחד נראית לנו ברורה מאליה. אבל אז הרטמן, משכיל ומלא תשוקה מְתַכנֵת, השקיע חודשיים-שלושה בייעול ופישוט כל שלב בהזמנה, ואפילו לא עלה בדעתו שאפשר לבצע רכישה בקליק אחד. "אף אחד לא עשה את זה," הוא הסביר. - ג'ף הציע, "בוא נעשה את זה." ועשינו".
אמזון הנפיקהמייק ארסנו, "כמה שווה פטנט 1 של אמזון - קליק? זה שווה מיליארדים, "Rejoiner, ניגש ב-15 באוקטובר 2020. פטנט הזמנה בקליק אחד שנתן לה יתרון עצום על פני המתחרים כבר כמעט 20 שנה. לא ניתן להדגיש יתר על המידה את החידוש היחיד הזה: הוא תרם תרומה עצומה לפיתוח המסחר המקוון.
הצעדים הקלים ביותר הם אלו שלא.
נדהמתי שהרטמן מפשט כל שלב בתהליך התשלום במשך חודשים מבלי לחשוב על להסיר שלבים ולפשט התהליך עצמו. הסיבה לכך היא שיש הבדל עצום בין שתי הגישות.
עד כמה שהשלב פשוט, קל יותר לא לעשות שום צעד.
כשהבן שלי היה בן 12, הוא שם לו למטרה להצטרף לצופים לפני שמלאו לו 14. אין ספק שהמטרה הייתה מאוד שאפתנית, אבל לקחנו אותה ביחד והתחלנו לחגוג את ההתקדמות. רגע לפני יום הולדתו הארבע-עשרה, הוא יצא לפרויקט הגמר, שבו צוות של 40 איש אדם נאלץ לבנות מחדש גדר של 180 רגל - הקודמת נשרפה לפני שנה במהלך שריפות ב קליפורניה. כל מה שהבן היה צריך לעשות זה לכתוב דוח פרויקט. זו הייתה נראית משימה קלה, אבל אחרי שנתיים של עבודה רצופה, זה היה החלק הזה של הפרויקט שכל כך התעייפו ממנו שזה נעשה קל יותר. לִדחוֹת.
התחלנו לעבוד על הפרויקט מראש, וכשההתלהבות נעלמה כבר היינו בחצי הדרך למטרה. אבל נראה היה שהחלק השני של הפרויקט הפחיד אותנו יותר מהראשון. לא יכולנו להפסיק לחשוב איך לשפר עוד יותר את הדוח: הקדמה מלאה בפרטים חיים ומדויקים, עשרות תמונות, עיצוב מקצועי. גם העובדה שראינו את הפרויקטים הקליטים של צופים אחרים שנקבו בהם שעות רבות הוסיפה שמן למדורה. (או ליתר דיוק, שהוריהם נקבצו במשך שעות רבות), והרף מבחינת כמות המאמץ עלה יותר ויותר מֵעַל.
אז הפרויקט נתקע. ברגע שחשבנו לחזור לעבודה, זה הפך מיד לבלתי נסבל. ימים נמשכו ונמשכו מבלי להתקדם. שבועיים לאחר מכן, במקרה, התחלתי ללמוד את תהליכי הפשטות במבנים מורכבים. ואז התחוור לי: סיבכנו את הפרויקט יתר על המידה. על ידי הוספת כל כך הרבה שלבים לזה, אפילו מבחינה נפשית, אנחנו בעצמנו הקשנו על עצמנו אפילו את הצעד הבא.
אז, בצעד אחורה, שאלנו את עצמנו מה הצעדים המינימליים שצריך לנקוט כדי להשלים את העבודה. לא היינו צריכים לעשות כריכת עץ מיוחדת לדוח. אתה לא צריך לכלול את כל התמונות לחלוטין. לא היינו צריכים לכתוב תיאורים באורך קילומטר לכל תמונה או להמציא כריכה יוצאת דופן. ההקדמה לדוח אינה משימה לכל החיים.
בקיצור, ריכזנו רשימה כללית של שלבים חשובים באמת: הדפס 20 משפטים או ציטוטים. הדפס אותם. לחתוך. מדביקים על נייר. הדפס קצת כריכה. הכנס שלושה מפרידים. כתוב והדפיס חיבור בן שלושה עמודים המספק תשובות ברורות רק לשאלות שנשאלו. קח את הדו"ח למשרד ומסור אותו. מוּכָן!
פרויקט חשוב עבור הבן שלי עבר משלב ה"הקפאה" לגמר תוך מספר ימים, כי זיהינו והשלמנו את מספר השלבים המינימלי. הבן שלי הפך לצופית שבוע לפני שהיה בן ארבע עשרה.
כמובן שגישה זו לא עובדת רק עם פרויקטים של צופית. פשוט שאלו את עצמכם שאלה חד-משמעית שתעזור לכם להימנע מכאבי ראש מייסרים ותגרום לכם להתקדם במשימות חשובות אך לכאורה קשות להפליא או מבלבלות.
כדי להיות ברור, ציון מספר הצעדים המינימלי אין פירושו "להכות" או לעשות משהו שלא תתגאה בו. רק צעדים מיותרים הם מיותרים. על ידי ביטולם, תתעל אנרגיה לקראת השלמת הפרויקט. בכל תחום, סיום התיק יהיה טוב פי כמה מהוספת שלבים מיותרים שאינם מוסיפים ערך כלשהו לפרויקט. וההשלמה היא פשוט משהו להתגאות בו.
כדי להצליח בכל דבר, עליך להשלים אותו.
לא תמיד יש צורך במאמץ נוסף
האחת שלי בית ספר החבר הכי טוב שלי בילה פחות זמן בלימודים ממני, והציונים שלו היו טובים יותר. מה הסוד? כשהמורה ביקשה ממנו לעשות משהו, הוא עשה בדיוק מה שהתבקש ממנו, ותו לא. הלכתי רחוק יותר: קראתי יותר מששאלתי; מחפש מידע נוסף מהנדרש.
כל כך השתדלתי למלא יותר מדי את התוכנית שלא נשארה אנרגיה לתוכנית עצמה. זה דבר אחד לעשות מאמצים נוספים בנושאים חשובים ביותר (למשל, לאחר ניתוח כירורגי, לעשות הליך נוסף כדי לא להכניס זיהום לפצע). וזה לגמרי אחר להוסיף נגיעות מלאכותיות מיותרות.
הסקתי לעצמי כלל: האם תתבקש לעשות x, זו לא סיבה מספיק טובה לעשות y. לדוגמה, אם התבקשתם לכתוב מצגת, אז זו לא סיבה מספיק טובה ליצור שקופיות עם סרטונים, גרפיקה מהנה וטונות של מידע. באיזו תדירות היית צריך לצפות מצגות עם יותר מדי שקופיות או יותר מדי מילים בכל שקף? או שאולי יש בזה יותר מדי בכלל? האם אתה באמת רוצה שמישהו יהיה בנעליים שלך?
גישה חכמה יותר מוכיחה לואי החמישי. גרסטנר, ג'וניור, מי אומר שפילים לא יכולים לרקוד (ניו יורק: Harper Business, 2003), 43. קטן אך המפתח לשינוי הקיצוני של יבמ במהלך. לו גרסטנר, שזה עתה נכנס לתפקיד המנכ"ל, הזמין את המנהל העליון ניק דונופריו לדבר באסיפה הכללית. גרסטנר מזכיר: "בזמנו, הפורמט הסטנדרטי לכל פגישה חשובה ב-IBM היה מצגת באמצעות מקרני היי-טק וגרפיקה. ניק בדיוק עבר לשקופית השנייה כשניגשתי וכיביתי את המקרן, מנסה לעשות זאת בנימוס ככל האפשר במצב הזה. לאחר הפסקה מביכה ארוכה, אמרתי, 'בואי נדבר רק על העסק שלך'.
רוב המצגות אמורות להיות רק "לדבר על עסקים". בקיצור, בפעם הבאה שתצטרכו לכתוב דוח, להכין מצגת או להמציא גימיק שיווקי, להרחיק את הפיתוי להכניס תוספות מיותרות. הם מסיטים את דעתם לא רק אותך, אלא גם את המאזינים. כעת, בעת הכנת מצגת, אני מכין שש שקופיות עם פחות מעשר מילים.
הצורך במאמץ נוסף מעבר לנדרש להשלמת המשימה העיקרית הוא נדיר ביותר. עדיף להפעיל רק תוכנית חובה מאשר לא לעשות כלום.
להתחיל מאפס
כאשר צוות העיצוב הבכיר של אפל נפגש עם סטיב ג'ובסלהציג את העיצוב של מה שהפך ל-iDVD (כלי עזר מיושן זה אפשר משתמשים צורבים מוזיקה, סרטים ותמונות דיגיטליות ממחשב לדיסק), הם חיכו שהבוס לְהִתְפַּעֵל. זה היה עיצוב נפלא ידידותי למשתמש, ולמרות שלתוכנית היו כמה פונקציות ותכונות, המעצבים התגאו בעצמם כיצד הצליחו לפשט את הגרסה המקורית של המוצר, שהמדריך עבורו לקח אלף דפים.
עם זאת, מהר מאוד הצוות גילהFarhad Manjoo, "Invincible Apple: 10 Lessons from the Coolest Company Anywhere," Fast Company, 1 ביולי, 2010.שלג'ובס היה משהו אחר בראש. הוא ניגש אל הלוח, צייר מלבן ואמר, "הנה תוכנית חדשה. יש לה חלון אחד. אתה גורר את הסרטון לחלון הזה, לוחץ על כפתור "הקלט" - וזהו. הנה מה שאנחנו הולכים לעשות."
מייק אוונגליסט, אחד ממעצבי המוצר, היה בהלם עד היסוד. לדבריו, "עדיין יש לי את השקופיות שהכנתי לפגישה ההיא - הם מסובכים להפליא." רק מאוחר יותר, במבט לאחור, הוא ראה בבירור ש"כל שאר הפונקציות רק הפריעו". לדברי אוונגליסט, מה שהכי זעזע אותו היה שהוא והצוות שלו לא הבינו התהליך עצמו. הם התחילו עם מוצר מורכב להפליא וניסו לפשט אותו, וג'ובס הלך מהצד ההפוך. הוא התחיל מאפס והבין כמה צעדים מינימום נדרשים כדי להשיג את התוצאה.
אנו כל כך רגילים למורכבות של כל התהליכים בחיינו, עד כי לעתים רחוקות אנו מנסים לפקפק בנחיצותה.
לדוגמה, פתחתי פודקאסט בזמן כתיבת הספר הזה. בתחילה, ההוראה שהתכוונתי לשלוח לכל אורח כללה 15 שלבים.
- הירשם באתר Zencastr.com והזן את האישורים שלך.
- שם משתמש: XYZ.
- סיסמא: ABC.
- עקוב אחר הקישור באימייל מ-Zencastr שיגיע למייל שלך זמן קצר לאחר ההרשמה.
- אם אתה משתמש ב-Chrome, לאיכות וידאו טובה יותר, אפשר ל-Zencastr לשלוח לך התראות.
- סימנייה של Zencastr (לחץ על סמל הכוכב בצד ימין של שורת התפריטים של Chrome) כדי להגן על שלב 3.
- אשר את בדיקת המיקרופון על ידי לחיצה על מעבר.
- אם זה לא עובד, לחץ על הסמל במרכז בתחתית סרגל הקול עם שמך כדי לגלות מה הבעיה, לחץ על הקישור ופתור בעיות.
- אנא אשר שאתה יכול לשמוע אותי ונוכל לתקשר דרך Zencastr.
- עקוב אחר הקישור ב- תקריבנשלח אליך במייל; זה צריך להיות גם באות הראשונה.
- ברגע שאני נותן לך להיכנס לחדר בזום, כבה מיד את המיקרופון.
- הפוך את הסרטון לזום.
- ברגע שאאפשר את ההקלטה של Zoom ו-Zencastr, אשר שאתה רואה את סמל ההקלטה בשתי התוכניות ותגיד שלום לכולם.
- והנה אנחנו מתחילים!
- בסוף הפגישה, אנא צא מ-Zencastr לפני סגירת החלון.
בעצמי נמאס לקרוא את המדריך הזה. מה נגיד על האורחים, שיצטרכו לעשות את כל זה נקודה אחר נקודה!
והתחלתי מאפס. שאלתי את עצמי, "מהו המספר המינימלי של צעדים שאדם צריך לנקוט כדי ליצור איתי קשר דרך Zencastr?" לאחר שניסחתי את התשובה, קיצרתי את ההוראות.
- עקוב אחר הקישור שנשלח אליך בדוא"ל מ-Zencastr לאחר ההרשמה.
- אני אדאג להקלטה בעצמי, ואתה רק צריך להצטרף לצ'אט.
הנה זה! רק שני צעדים פשוטים. אם דברים בחייך כוללים יותר מדי שלבים, נסה להתחיל מאפס. ואם אתה יכול לסלול את הדרך לאותה תוצאה, פשוט בצע פחות צעדים.
למקסם את הצעדים שאתה לא נוקט
בפברואר 2001, 17 אנשים חופשיים נפגשו בסנובירד, אתר סקי ביוטה, גבוה בהרי וואסך. הם התכוונו להירגע, לדבר, לאכול, לעשות סקי ולדון בתוכנה. תוצאת השיחות שלהם מגולמת כעתג'ים הייסמית', "היסטוריה: המניפסט הזריז", Alliance Agile, 2001. במסמך ידוע בשם "מניפסט פיתוח זריז תוֹכנָה". בו גיבשו מערכת כללים לפיתוח תוכנה טובה יותר כדי להקל על המשתמש לעבוד על ידי הסרת מכשולים והפרעות.
אחד מ-12 העקרונות של המניפסט קובעעקרונות יסוד של מניפסט זריז: "הפשטות - האמנות של מזעור עבודה מיותרת - היא חיונית." המשמעות היא שמטרת הפיתוח היא ליצור מוצר שהמשתמש צריך, ואם זה ניתן להשיג באמצעות קוד פחות ארוך ופחות פונקציות נוספות, אז זה בדיוק מה שאתה צריך להיכנס.
בעוד שעיקרון זה חל על פיתוח תוכנה, אנו יכולים להתאים אותו ליום-יום שלנו החיים, למשל: "הפשטות - אומנות המקסום של הצעדים שלא ננקטים - היא הכרחית ביותר." במילים אחרות, לא משנה כמה משמעותית המטרה שלנו עשויה להיות, אנחנו צריכים למקד את המאמצים שלנו רק במהותיים. כל צעד קטן עולה לנו הזדמנות מבוזבזת, וביטולו נותן לנו יותר זמן, אנרגיה ו קוגניטיבי משאבים המופנים למשימות החשובות באמת.
אולי תופתעו כמה מטרות קשות לכאורה אפשר להשיג וכמה משימות קשות אפשר לפתור בכמה שלבים בלבד. כמו שכותב אנדי בנואה, הטאצ'דאון של אנדי בנואה 2006: כל מה שאתה צריך לדעת על ה-NFL השנה (ניו יורק: Ballantine Books, 14 ביולי, 2006). בעל טור הספורט אנדי בנואה, רוב הגאונים "הצליחו לא בגלל שפתרו חידות קשות, אלא בגלל שהלכו בדרך של פשטות לא מוכרת".
ללא מאמץ הוא מדריך נהדר למי שמחפש להספיק יותר בפחות זמן. אבל הספר יעזור גם למי שמאס בריצות אינסופיות ומעניינים מייגעים.
קנה ספרקרא גם☝️💡
- כיצד להספיק יותר, להגדיר משימות בצורה נכונה ולנהל את זמן העובדים
- איך לקבץ משימות בצורה נכונה כדי לעמוד בקצב של הכל
- קנבן אישי: איך ללמוד לעשות עבודה בזמן
5 סיבות לכלול את כרית החיבוק של הביוסה ברשימת המתנות לעצמך וליקיריכם