מדוע ניהול זמן לא עובד וכיצד מחליפים אותו
Miscellanea / / July 08, 2022
נסו ליישם את הטכניקה של ניהול מיקוד ולנהל לא את הזמן, אלא את תשומת הלב שלכם.
אדם גרנט
דוקטורט, פסיכולוג ארגוני, מחבר ספרים.
לפני מספר שנים, בהפסקה בכיתה שלימדתי, פנה אלי מנהל תמה בשם מיכאל. הבוס שלו אמר שהוא צריך להיות יותר פרודוקטיבי, אז מייקל התחיל לנתח בקפידה על מה הוא מבזבז את זמנו. את הפגישות הפחות חשובות הוא כבר מחק מלוח הזמנים וכבר לא ראה משימות שהוא יכול להיפטר מהן. ולא הבין איך לבצע אותם בצורה יעילה יותר. "אתה אולי חושב שאני צוחק, אבל זה נכון. הדבר היחיד שהגעתי אליו הוא לשתות פחות מים כדי שאלך לשירותים בתדירות נמוכה יותר", הודה מייקל.
אנו חיים בחברה אובססיבית לתפוקה אישית. זוללת ספרים שמבטיחים ללמד אותנו איך להיות יעילים יותר ולחלום לגבי שבוע העבודה בן 4 שעות. אנחנו מתפארים כמה אנחנו עסוקים. ובכן, המפתח העיקרי לפרודוקטיביות, לפי כל הסובבים, הוא ניהול זמן. וזה אומר שאם נלמד איך לתכנן טוב יותר את לוח הזמנים שלנו, נוכל להשיג נירוונה פרודוקטיבית.
מדוע ניהול זמן אינו משפר את הפרודוקטיביות
ב-20 שנות לימודי פרודוקטיביות, למדתי שניהול זמן הוא לא התשובה לכל בעיה. להיפך, זה חלק מהבעיה.
במהלך הקריירה שלי, אני שומע לעתים קרובות את אותה שאלה: "איך לעשות יותר?" לפעמים אנשים שואלים את זה כי הם יודעים שאני פסיכולוג ארגוני ומומחה לפריון. אבל בעיקר בגלל שהם קוראים במגזין או בספר שלי כמה אני יכול לעשות.
אני לא ממש מרגיש יעיל. לעתים רחוקות אני משיג את המטרות היומיות שלי, אז קשה לי לענות על השאלה הזו.
לקחת הערה💡
- 7 סודות מומחי פרודוקטיביות משתמשים בהם כאשר הם לא מצליחים לעשות זאת
אבל לאחר שדיברתי עם מייקל, הבנתי שהתפוקה שלנו אינה תלויה באופן שבו אנו מנהלים את הזמן. מדי יום נותנים לנו מספר שעות מוגבל, וניהול זמן קפדני רק מזכיר לנו כמה מהן אנחנו מבזבזים. הרבה יותר טוב להשתמש באסטרטגיה אחרת - ניהול מיקוד, או ניהול קשב.
מהו ניהול מיקוד ולמה הוא טוב יותר מניהול זמן
ניהול מיקוד הוא האומנות לעשות דברים מהסיבות הנכונות, בזמן הנכון ובמקום הנכון. והמטרה העיקרית שלו היא לחלק משימות לפי עדיפות, לא משנה כמה זמן הן לוקחות.
התרגול הקלאסי של ניהול זמן מציע לקבוע לעצמך מועדים להשלמת משימות. ניסיתי את השיטה הזו בזמן כתיבת מאמר זה. היעד שלי היה 1,200 מילים, אז התיישבתי ליד השולחן שלי בשמונה בבוקר והקדשתי לעצמי שלוש שעות. לפי החישובים שלי, זה אפשר לי לכתוב שש מילים בדקה.
ביליתי את שש הדקות הראשונות בהיתי חסר דעת בסמן המהבהב בלי לכתוב מילה. ואז הסתקרנתי כמה מילים אני יכול להקליד בדקה, אז עשיתי מבחן מקוון. לא אהבתי את התוצאה אז מצאתי בדיקה נוספת. ואז עוד אחד.
בסופו של דבר ויתרתי ועברתי לניהול מיקוד. בְּמַהֲלָך מחקרא. מענק. תן וקח: מדוע עזרה לאחרים מובילה להצלחה שלנו על ספרו קח או תן? גיליתי שאנשים פרודוקטיביים לא תוהים אילו מטרות להתחיל לבצע. באופן טבעי הם נוטים לפרויקטים שהם לא רק משמעותיים מבחינה חברתית, אלא גם באמת מעניינים אותם.
אז במקום להתמקד באיזו מהירות אני רוצה לסיים את המאמר, שאלתי את עצמי למה אני כותב אותו בכלל. התשובות היו:
- אני עצמי יכול ללמוד משהו חדש על ידי חשיבה מחודשת על המחקר שלי.
- סוף סוף יהיה לי מה לומר לאנשים ששואלים על פרודוקטיביות.
- מאמר זה עשוי לעזור למישהו.
התחלתי לחשוב על אנשים ספציפיים שיקראו את השורות האלה. זה הזכיר לי את מייקל - ובום! - העבודה החלה.
לעתים קרובות מאוד, התפוקה שלנו סובלת לא בגלל חוסר יעילות, אלא בגלל חוסר מוטיבציה. פרודוקטיביות כשלעצמה אינה סגולה, היא רק אמצעי להשגת מטרה. יתר על כן, הפרודוקטיביות היא טובה רק כאשר המטרה הסופית ראויה.
אם המטרה העיקרית שלך היא הפרודוקטיביות עצמה, תצטרך לסמוך כל הזמן על כוח רצון ולדחוף את עצמך לתוצאה. אבל אם תתמקד במה שמעורר את העניין שלך והופך את הפרויקט לשימושי לאחרים, אתה תונע קדימה על ידי מוטיבציה טבעית.
חשבון😣
- איך לדעת אם אתה אובססיבי פרודוקטיבי ולמצוא איזון
כיצד להשתמש בניהול מיקוד לפרודוקטיביות
כאשר מיישמים טכניקות ניהול מיקוד בפועל, חשוב לשים לב לתנאים המדויקים בהם אתם מבצעים משימות. גדלתי במישיגן. וכשחזרתי לשם לסיים את התואר השני, שכנעתי את חברי מהחוף המערבי להצטרף אלי. "קר ואפור מדי," היא השיבה, כשהיא הגיעה למישיגן במהלך סופת שלג. ובחר בסטנפורד בקליפורניה. והחורף הבא במישיגן היה הכי קר ואפור שאני זוכר. אבל מעולם לא הייתי כל כך פרודוקטיבי - במזג אוויר כזה, לא היה מה לעשות חוץ מעבודה!
סדרת מחקרים הראהי. י. לי, פ. ג'ינו, ב. ר. סטאטס. מייצרי גשם: מדוע מזג אוויר גרוע פירושו פרודוקטיביות טובה / Journal of Applied Psychologyשמזג אוויר גרוע הוא טוב לפרודוקטיביות, כי יש לנו הרבה פחות סיכוי להיות מוסחת ממחשבות ללכת לאנשהו. החוקרים גילו שעובדי הבנק ביפן השלימו עסקאות הרבה יותר מהר בימי גשם, וכן המשתתפים בניסוי בארצות הברית בזמן מזג אוויר גרוע היו יעילים יותר בתיקון שגיאות כתיב ב מַסָה. לכן בחרתי ביום שאחרי סופת השלגים לכתוב את הכתבה הזו – הבלגן הנמס בחוץ נראה לגמרי לא אטרקטיבי לטיול.
אבל החלק האהוב עלי בניהול מיקוד הוא לא היכן, אלא מתי. לרוב, הפרודוקטיביות שלנו סובלת כאשר אנו מתמודדים עם משימות שאנחנו באמת לא רוצים, אבל אנחנו צריכים לעשות. שנים הייתי בטוח שצריך לקחת אותם מיד אחרי הפרויקטים הכי מעניינים, בעלייה של אנרגיה ומוטיבציה.
אבל אז אני ועמיתי עשינו מחקר במכולת קוריאנית. ו להביןי. שין, א. M. מענק. משועמם מעניין: כיצד מוטיבציה פנימית במשימה אחת יכולה להפחית ביצועים במשימות אחרות / יומן האקדמיה לניהולשכשהעובדים קיבלו משימות מעניינות מאוד, הם הראו את עצמם הרבה יותר גרועים במשימות משעממות ושגרתיות. אולי זה נובע מכך אפקט תשומת לב שיוריס. לירוי. למה כל כך קשה לעשות את העבודה שלי? האתגר של שאריות קשב במעבר בין משימות עבודה / התנהגות ארגונית ותהליכי החלטה אנושיים. התודעה שלנו כל הזמן חוזרת למשימה מעניינת, וזה מסיח את דעתנו ממשימה לא מעניינת.
עם זאת, בניסוי בו הראינו לאמריקאים סרטונים מעניינים ולאחר מכן נתנו להם משימה להזין נתונים, מצאנו מנגנון נוסף – אפקט הניגודיות. אחרי סרטונים מצחיקים, משימה שגרתית כמו הזנת נתונים נראית אפילו יותר בלתי נסבלת. זה כמו לאכול ירקות אחרי הקינוח. לכן, על מנת לשמור על תשומת לב במהלך משימות משעממות, עדיף לבצע אותן אחרי קצת יותר מעניינות. ובכן, השאר את המעניינים ביותר לסוף כפרס. וזה לא עניין של זמן - זה עניין של בחירה ברגע הנכון.
כיצד להשתמש בניהול מיקוד ליצירתיות
אני חושב שהמטרה העיקרית שלך היא לא רק להיות פרודוקטיבי יותר. אולי גם אתה רוצה להיות יותר יצירתי.
פרודוקטיביות ויצירתיות דורשות אסטרטגיות שונות לניהול מיקוד. הפרודוקטיביות מונעת על ידי "מסננים" מיוחדים של תשומת לב המאפשרים לנו לסגור במודע מחשבות מסיחות דעת. ובשביל יצירתיות, להיפך, אתה צריך להיפטר מ"מסננים" כאלה.
איך להפיק את המיטב מכל אסטרטגיה? בְּ סֵפֶר "Timehacking" מאת דניאל פינק כותב על איך מקצבים צירקדיים עוזרים לנו לבחור את הזמנים שבהם אנחנו הכי פרודוקטיביים. עדיף למקדימים לעסוק בעבודה אנליטית מוקדם ככל האפשר בזמן שהם בשיא המיינדפולנס. עליהם להשאיר משימות שגרתיות לאמצע היום, ולדחות משימות יצירתיות לשעות הערב, כאשר משכימי קום נוטים לחשוב בצורה לא ליניארית יותר. לינשופים יש לוח זמנים שונה: עדיף להם לעשות עבודה יצירתית בבוקר, ולחסוך עבודה אנליטית עד הערב.
זה לא ניהול זמן, כי אנחנו יכולים להשקיע את אותה כמות זמן במשימות גם לאחר שנסדר מחדש את לוח הזמנים שלנו. זהו ניהול מיקוד ולכן אנו מציינים את הסדר שבו קל לנו יותר לבצע משימות, ומחלקים אותן בהתאם.
למידע נוסף⏰
- מי להיות רווחי יותר - ינשוף או עפרוני
עוד דבר חשוב לעשות הוא לשקול מחדש את הגישה לתכנון העבודה. אני אוהב את הרעיון של פול גרהם הצעותפ. גרהם. לוח זמנים של יוצר, לוח זמנים של מנהל מחלקים את השבוע ל"ימי מנהל" ו"ימי יוצר". ב"ימי מנהל" אתה קובע פגישות ושיחות, וב"ימי יוצר" אתה מפנה זמן עבודה יצירתית, בידיעה שדעתך לא תוסח על ידי הסחות דעת שבדרך כלל יפריעו לך לעבודה תהליך. למרבה הצער, לא לכולם יש את הלוקסוס הזה – לחלק כך את ימות השבוע. אז, אתה צריך לגזור רגעים קטנים ליצירתיות במהלך כל יום.
על פי חוקי ניהול הזמן, עלינו לבודד את עצמנו מכל הסחות הדעת. לא רק מאלה כשאנשים אחרים מפריעים לנו, אלא גם מאלה כשאנחנו מפריעים לעצמנו. ניהול מיקוד מציע גישה שונה - בחירה מודעת של רגעים להסיח את הדעת.
פעם, כשעוד הייתי בתיכון, ביליתי שבת שלמה מול הטלוויזיה. בסופו של יום נגעלתי מעצמי, אבל לא יכולתי לכבות את זה. ואז המצאתי כלל: אני מדליק את הטלוויזיה רק כשאני יודע בדיוק מה אני רוצה לראות. אני מחיל את אותו כלל על רשתות חברתיות: אם אני עובד, אני הולך לשם רק כדי לשתף תוכן. ואני גוללת בפיד רק בהפסקות - למשל כשאני מחכה לטיסה או נח אחרי אימון.
רוב הסופרים שאני מכיר מחכים ל"ימי יוצר" כדי להתחיל לכתוב. הם בטוחים שייקח להם לפחות 4-6 שעות לשקוע לגמרי בבעיה מורכבת או ברעיון גדול. בעצם יש הוכחה שב. בויס. מה יותר פרודוקטיבי, כתיבה בדפוסי בולמוס של מחלה יצירתית או במתינות? / תקשורת בכתבשסופרים שעובדים "בולמוס" מתקדמים פחות מסופרים שעובדים בפגישות קצרות.
כל אחד מאיתנו יכול לעשות כמה צעדים לעבר מטרה בזמן קצר להפתיע. כשבוגרים לימדר. בויס. פרופסורים ככותבים: מדריך לעזרה עצמית לכתיבה פרודוקטיבית לכתוב במרווחים של 15 דקות, הם השלימו את עבודת הגמר שלהם הרבה יותר מהר.
אם אתה רוצה להיות פרודוקטיבי יותר, אל תנתח איך אתה מבלה את הזמן שלך. עדיף לצפות במה שסופג את תשומת הלב שלך. עכשיו הסתכלתי בשעון שלי בפעם הראשונה מאז שנזכרתי בסיפור על מייקל. השעה 10:36 בבוקר וכבר כתבתי 500 מילים יותר מהיעד שלי. אשאיר את זה בידכם להחליט האם 156 הדקות הללו נחשבות כשימוש חכם בתשומת הלב שלי והאם כמה דקות של קריאת מאמר זה נחשבות כשימוש חכם שלכם.
כל זה מביא אותי למחשבה נוספת. אני די בטוח שלאנשים יעילים מאוד יש הרגל שמיני. הם לא מבזבזים את זמנם בלימודים שבע מיומנויות אנשים יעילים ביותר.
קרא גם🧐
- איך לשפר את הריכוז
- יום אחד, דבר אחד. הדרך הקלה ביותר להצליח
- כיצד להגדיל את הפרודוקטיביות שלך תלוי אם אתה מופנם או מוחצן
המבצעים הטובים ביותר של השבוע: הנחות מחנויות AliExpress, LitRes, Christina ושאר