4 מלכודות נפשיות שהורגות את הפרודוקטיביות
Miscellanea / / April 06, 2023
Timeboxing יעזור לעקוף אותם ולשמור על "חשיבה פרודוקטיבית".
לפרודוקטיביות יש אויבים רבים: אין סוף פגישות, עמיתים חודרניים, ריבוי משימות ועוד. אבל לרוב אנחנו מבולבלים ממלכודות נפשיות. דוקטורט, פרופסור באוניברסיטת טורונטו אנדרה קוקלה בשלו סֵפֶר כותב שאלו דפוסי חשיבה רגילים שמבזבזים את הזמן והאנרגיה שלנו מבלי לתת שום דבר בתמורה.
אנדרה דול
מחבר הספר "מלכודות נפשיות. דברים מטופשים שאנשים סבירים עושים כדי להרוס להם את החיים.
אלו הם שבילים רגילים וטעונים שבהם המחשבה שלנו נעה בכאב וללא הועיל, בוערת בצורה מדהימה נפחים של זמננו, שואבים אנרגיה ולא יוצרים שום ערך לא לעצמנו ולא לאף אחד היה.
ברגע שנלמד לזהות ולנטרל את ה"אויבים" הללו, נוכל להגדיל משמעותית את התפוקה שלנו. הנה כמה מלכודות נפוצות שיכולות לעמוד בדרכנו.
1. טעות תכנונית
זֶה מְגַמָה להמעיט בכמות הזמן שייקח להשלמת משימה. חלק מהטעות התכנונית נובעת מכך שגם אנחנו אוֹפּטִימִי אנחנו מסתכלים על הפרודוקטיביות שלנו ומעריכים יתר על המידה את החוזקות שלנו.
בגלל המלכודת הזו, אנחנו כל הזמן בפיגור בלוח הזמנים. אם בעבודה אתם צריכים להתמודד עם מועדים קפדניים, למשל, המועד האחרון לסיום פרויקט צוות תלוי בכם, טעות תכנונית עלולה לפגוע משמעותית במוניטין שלכם.
תוצאה נוספת שלו היא שאנחנו מנסים לעשות את הבלתי אפשרי ומצליחים להשלים כמות עצומה של משימות בזמן קצר. זה מוביל לחוסר איזון. כשאנחנו לוקחים על עצמנו יותר מדי עבודה זמן לאהובים ואין חיים אישיים.
ציפיות גבוהות וחוסר שליטה על מועדים הם דרך ישירה לשחיקה. כאשר אנו מפספסים משימה חשובה, עלינו להקריב שעות שהיינו צריכים לבזבז על בידור, טיפול עצמי ואפילו שינה. בהדרגה, זה מוביל לעייפות רגשית, נפשית ופיזית הנגרמת על ידי ממושך או חוזר לחץ.
איך להתגבר
אל תשתמש ברשימות מטלות ללא הגבלת זמן. רשימות כשלעצמן הן חסרות תועלת. אם אין להם מועדים ברורים, הם לא עוזרים בכלל לתעדף ולעקוב אחר לוח זמנים ריאלי.
Timeboxing יעזור לפתור את הבעיה. שיטה זו מורכבת מהקצאת פרק זמן מסוים לכל משימה בלוח הזמנים. זה מאפשר לך להתמודד ביעילות עם טעות התכנון, כי זה מאפשר לדמיין את זמן העבודה.
כדי להפוך את קבלת הפנים ליעילה עוד יותר, הכינו מראש. הגדר טיימר בכל פעם שאתה מבצע משימה, כמו פעילות גופנית או מיון ניירות עבודה. אז תבינו כמה זמן אתם נוהגים להשקיע בדברים כאלה, כלומר לוח זמנים יהיה פשוט יותר. תוכל להזין את השעה המדויקת בלוח השנה ולקבל מושג אמיתי על מה יהיה לך זמן לעשות ביום אחד.
אל תפחד לנהל את הזמן שלך בחופשיות. הקדישו לכל מקרה לא את כמות הזמן המינימלית, כמו בתרחיש האופטימי, אלא את הכמות המקסימלית, כמו בתרחיש הפסימי. אם תסיימו הכל מוקדם, תוכלו לנוח לפני המשימה הבאה.
2. רגעי מעבר
אלו הרגעים במהלך היום בהם אנו עוברים מפעילות אחת לאחרת. לדוגמה, כשאנחנו פותחים לשונית בדפדפן, אנחנו מתעצבנים שלוקח לדף הרבה זמן לטעון, ופותחים את הבא כדי למלא את הזמן. או כשאנחנו בודקים מדיה חברתית בזמן החזרה לעבודה מפגישה. הכל מתחיל ב-5 דקות לא מזיקות, ומסתיים באשמה אחרי חצי שעה של בזבוז זמן.
איך להתגבר
בפעם הבאה שמתחשק לך לבדוק מדיה חברתית להפיג את השעמום או סתם כדי להיות מוסחת, המתן 10 דקות. סביר להניח שכאשר הם יפוג, אתה כבר תשנה את דעתך.
תאר לעצמך שהדחף הספונטני לעשות משהו הוא גל, ואתה גולש. כלל 10 הדקות נותן לך זמן "לרכב על גל התשוקה". אתה לוקח הפסקה, שם לב לרגשות שלך ואז משתלט עליהם. זה עוזר להתנגד לרצונות פתאומיים ולהתמודד עם רגשות עד שהם שוככים.
כלל 10 הדקות עובד היטב להתמודדות עם מגוון הסחות דעת. למשל, עם הרצון לאכול משהו מזיק או לצפות בסדרה אחרת בשתיים בלילה.
3. השפעה פשוטה של דחיפות
זֶה מְגַמָה בחרו במשימות דחופות ומהירות, ולא במשימות חשובות וארוכות. במילים אחרות, אנו נותנים עדיפות למשימה קצרה שתיקח 5 דקות על פני פרויקט גדול שייקח שעות עבודה.
דוגמה מושלמת היא אימייל. לפי הסטטיסטיקה, עובד רגיל מקבל 121 הודעות ביום. גם אם תענה לכל אימייל תוך 2 דקות, זה ייקח 4 שעות. אבל את הזמן הזה אפשר לבזבז על דברים חשובים באמת.
איך להתגבר
Timeboxing יגן עליך מפני קריאה מפתה של משימות קטנות. שריינו תקופה בלוח הזמנים שלכם עבור עבודה מרוכזת ולהתריע לכל מי שזקוק, כמו משפחה או ממונים, שאינך זמין בשלב זה. זה יפטור ממך אשמה וחרדה בשל העובדה שאינך מגיב למכתבים או להודעות. כולם יידעו שאתה עוסק באופן בלתי נפרד בעסקים.
נסה לא לפנק את הרצונות שלך. בהתחלה, אתה עלול להתפתות לבדוק במהירות מדיה חברתית או לזרוק את הבגדים שלך למכונת הכביסה אם אתה עובד מהבית. הזכירו לעצמכם שעכשיו זה הזמן לעבודה מרוכזת, וכל השאר אסור בתכלית האיסור.
4. תחושת בושה
בני אדם אינם מכונות, ולכן התפוקה שלנו יורדת מעת לעת, גם אם אנחנו מתכננים את הזמן שלנו בצורה אחראית ומבזבזים את תשומת הלב שלנו רק בדברים חשובים. זהו תהליך טבעי.
לבייש את עצמך על זה שאתה לא עושה משהו זה חסר תועלת לחלוטין. כן, אולי ישנת יתר על המידה באימון הבוקר שלך היום או מְפוּזָר לעתים קרובות יותר מהרגיל. אל תאשים את עצמך. רגשות רעילים רק יגרמו לך להרגיש גרוע יותר, ולמרבה האירוניה, מוסחת אפילו יותר כדי להתמודד עם השליליות.
איך להתגבר
הראה לעצמך יותר חמלה. לכולם יש בעיות כדי להחזיק תשומת לב לאורך זמן ולא להיות מוסחת על ידי זוטות. חשוב לקחת אחריות על מעשיך ללא רגשות בושה רעילים.
חמלה עצמית עושה אותנו עמידים יותר מול ציפיות לא ממומשות, כי זה מפחית את הלחץ שמתלווה לרוב לכישלון. אם אתה מוצא את עצמך מתחיל להקשיב שוב למבקר הפנימי שלך, אל תאמין לזה ואל תתווכח עם זה. במקום זאת, הזכירו לעצמכם שמכשולים הם חלק מהדרך להצלחה.
דבר אל עצמך כמו שאתה מדבר עם חבר. זה יאפשר לך להסתכל על המצב מבחוץ ולראות אותו כפי שהוא באמת. תעודד את עצמך. לדוגמה, כך: "אתה ממש בתחילת הדרך". או ככה: "אתה כבר משתנה לטובה."
רגשות של בושה ואשמה הן סיבה נוספת לכך ש-timeboxing עדיף על רשימת מטלות. רשימות מנציחות סטריאוטיפים מזיקים לגבי עצמנו ומשמשות תזכורת מתמדת למה שלא עשינו היום, למרות שהבטחנו.
קרא גם🧐
- כיצד "לאפס" את הפרודוקטיביות באמצעות גיליון אלקטרוני אחד בלבד
- טיפ אחד לפרודוקטיביות שמחליף את כל השאר
- כיצד גורמים חיצוניים מפריעים לפרודוקטיביות וכיצד להתמודד איתם
על הטקסט עבד: המתרגמת ליזה זכרובה, העורכת טניה צ'ודק, המגיהה אלנה גריטסון