אם הדוא"ל שלך עמוס, אולי הבעיה היא לא טכנולוגיה
טיפים הפרודוקטיביות / / December 19, 2019
ישנם מספר עצום של מאמרים בנושא שיפור של מערכות דואר אלקטרוניות שונות. אבל בכל מקרה, לא משנה מה אנחנו עושים, מעת לעת, אנחנו מתחילים לחשוב כי אלקטרוני ג שלנו כי הוא לא בסדר, שמשהו בו אינו מספיק כדי להיות פרודוקטיבי - ואנחנו שוב להתעמק בהגדרות. עם זאת, יהושע ליימן (יהושע ליימן), מפתח האינטרנט, שאומר שלא דואר אלקטרוני לא עובד כמו שצריך, ואת עצמנו.
יהושע מציע ליישם בעבודתם עם אימייל בכל שלושת הכללים. הם יעזרו לכם לשמור עד כפליים, ועבודה עם דואר אלקטרוני לא יגרום רגשות שליליים.
האם לבטל התראות
כאשר העבודה מופיעה בהודעה זמן שיש לך הודעה חדשה, קשה לשמור מעוד לקוח הדוא"ל. למה להגדיר לקוח הדוא"ל שולחן עבודה כדי לבדוק אימייל בכל 5 דקות? מצבים שבהם אתה צריך מיד מגיבים למכתב, הם נדירים מאוד, ובדרך כלל אנשים טרום קריאה לומר כי המכתב נשלח. כל הודעות אחרות אינן דורשות מענה מיידי יכול לחכות זמן מה. ככלל, אם יש משהו דחוף, שיחת אנשים נורמלית, אבל לא לכתוב מכתב ומחכה לתשובה.
כנ"ל לגבי וכרטיסיות פתוחות כל זמן עם הדואר. אני מתערב שאתה פשוט שוב כדי לבדוק אם אין סיבה לכל 10 דקות. ואם אתה צריך עבודה מונוטונית או בהכנת הדו"ח הבא, המרווח מצטמצם 3-5 דקות (טוב, לא לשטוף את נברשת קריסטל).
הפוך הסכם בעל פה עם עמיתים
לא משנה איך אתה לארגן את העבודה של מערכת הדואר האלקטרוני שלו, החשוב ביותר חבורה זו עדיין נותר הגורם האנושי. הודעות דוא"ל רובדי בקביעות בין כתובות. אבל להגיב לאנשים מסרים אלה, וכל אחד יש הגדרה משלו של דחיפות. מישהו רואה את תקופת הזמן המתאימה תשובה על המכתב ב 1-2 שעות. ומי הוא הוא מ- 8 עד 24 שעות. כלומר שלך מכתב תשובה, לא משום שמערכת הדואר נשברה, אבל בגלל שמישהו מאמין שזה תוקף לענות אותו למחרת.
ואם במסרים אישיים, הכל הרבה יותר קל, אתה צריך לדון עם עמיתיו הרגעים האלה. אם אתה יודע כי זמן קולגה מקובל להגיב על המכתב - 2 שעות, ואת התגובה הצורכת בעוד שעה, עדיף לא לבזבז זמן ועצבי שיחה. לחלופין, בהתחשב כל התכונות הללו, מיילים send עם שאלות שאינן דורשות תשובה דחופה מראש.
לעומת פרודוקטיביות האצה
דוד לוי (דוד לוי), פרופסור באוניברסיטת וושינגטון, מאמין כי בחברה שלנו מבולבלים לעיתים קרובות עם האצה של פרודוקטיביות. הכל נעשה במהירות, אך לא תמיד טוב יותר. במקום לשבת ולחשוב היטב, ולאחר מכן לשלוח קצר אך מכתב אינפורמטיבי, אנחנו זורקים כל הודעות קצרות אחרות להסיח את דעתנו כל זמן וזה אינו נושא די ימין מידע.
מתברר כי הסכום שאתה מוציא יותר זמן בקריאת האותיות הקצרות אך משמעות מאחד יסודית.
שיפור מתמיד של מערכות דואר אלקטרוני - זה נהדר, אבל אל תשכח כי הדוא"ל הסימון לא מגיבים למכתב של המערכת, ואנשים. אז אתה צריך ללמוד להשתמש בטכנולוגיה בצורה כזאת כדי לתקשר באופן יעיל יותר עם אנשים אחרים ולעבוד בצורה פרודוקטיבית יותר.