איך לעזור לעובד חדש להסתגל אם העבודה מרוחקת

עם פרוץ מגיפת הקורונה, שוק העבודה השתנה באופן דרמטי. הראיונות עברו למתכונת המקוונת, חברות העבירו עובדים למקום מרוחק, וכדי להגיש מועמדות לעבודה כבר אין צורך להגיע למשרד.

במציאות לא מוכרת, שיטות ותיקות לכניסה לעובדים הפסיקו לפעול: כעת יתכן שהמצטרפים החדשים לא יופיעו במשרד במשך שבועות או אפילו יתגוררו בעיר אחרת.

כיצד ההטמעה באינטרנט שונה מהרגיל

במבט ראשון, נראה שעבודה מרחוק היא אופציה מצוינת למתחילים. הוא לא צריך לתקשר עם עמיתים פטפטנים, לבזבז זמן כדי להרשים את "השומר הישן" או לשמור על תדמית כלשהי. למעשה, כל התקשורת תהיה עסקית ותדירות פחות.

וזהו בדיוק הקושי העיקרי בכניסה אונליין. העובד החדש מוצא את עצמו מנותק מהחיים המשרדיים הרגילים שלו. הוא לא מבשל בקלחת משותפת של ערכים תאגידיים: הוא לא מדבר עם עמיתים בהפסקות, לא מתקשר עם אנשים ממחלקות אחרות שלא לצורך ומתגעגע למשותף פעילות. וסביר להניח שלאדם כזה לא תהיה התקשרות למשרד נעים במקום יפה. אז הרבה יותר קשה להניע עובד חדש ולהשאיר אותו/ה לאורך זמן.

בנוסף, במשרד ובמקום מרוחק כלי ההסתגלות שונים באופן משמעותי.

וחברות משתמשות בתוכניות שאינן עובדות ואינן מתמודדות עם הסתגלותם של מצטרפים חדשים למקום מרוחק, או בדרך כלל שוכחות מכניסה למטוס כשזה מגיע למרוחק. עובדים. האחרונים נשארים לבד בבית ולא מוצעים להם שום עזרה או הדרכה. ואז אנשים עוזבים את החברה במהירות מבלי לזהות אף אחד.

מהן המשימות העיקריות של הסתגלות מקוונת

ישנם שני דברים שיש לקחת בחשבון בעת ​​ביצוע הפעלה מרחוק.

1. חשוב לגרום לעובד להרגיש חלק מהצוות, גם אם הוא לא במשרד. לשם כך, יש צורך לשמור כל הזמן על קשר עם האדם ולעזור מייד בבעיות מתעוררות. ובתנאים חדשים לכולם יש אותם.
2. יש צורך שהעובד יבין בבירור מה מצופה ממנו ועל מה הוא עצמו יכול לסמוך. עדיף לספק את המידע המלא ביותר על תנאי העבודה, משימות והזדמנויות בימים הראשונים.

מצד אחד, זה יעזור לעולה החדש להימנע מליקויים בתקשורת ולהרגיש טוב יותר בצוות מבלי להרגיש יותר מדי לחץ בגלל הקשיים. מצד שני, זה יאפשר לאדם להבין בבירור את אחריותו. האתגר השני חשוב לא פחות מהראשון: סקרים מראים שחוסר התאמה בין ציפיות למציאות היא סיבה נפוצה לעזיבה. אז זה היה היא ששמהמחקר אומת מחפשי עבודה 2018 / Jobvite 43% מהעובדים המרואיינים מבין אלו שעזבו בשלושת חודשי העבודה הראשונים.

מי צריך להיות מעורב בתהליך ההסתגלות

עדיף להגדיר את האנשים האלה מראש, כדי שכולם יבינו בבירור את המשימות והתפקידים שלו. במקרה זה, הסבירות שיישארו סוג של כתמים עיוורים. כדאי למשוך לכניסה למטוס:

• מנהל משאבי אנוש. הנטל הארגוני ייפול עליו. הוא יצטרך לערוך תוכנית הסתגלות, להדריך את המנהיג והמנטור ולהציג את העולה החדש לחברה.
• מנהל ישיר. הוא זה שקובע משימות, שולט בעבודה, נותן משוב ופותר בעיות מפתח.
• מנטור. זה יכול להיות כמו אחד מהם עמיתיםוהמנהיג. המנטור עוזר בפעילויות היומיומיות, מציג את הפרטים של העבודה והחברה, משתף פריצות לחיים ותומך בחדש.
• חברי צוות. ככלל, מדובר בעובדי המחלקה בה הגיע האדם לעבודה. המשימה שלהם היא לא רק להשתתף במפגשים משותפים, אלא גם לבטח ולתמוך במגיע החדש.

איך לארגן את יום העבודה הראשון שלך למתחילים

המשימה העיקרית היא היכרות עם החברה והעובדים, וכן הגדרת משימות עבודה לעתיד הקרוב.

היכרות עם ערכי החברה

בחלק מהחברות נשלחים מיד למצטרפים חדשים שלל מסמכים בדואר ומציעים להם להכיר אותם. כתוצאה מכך, אדם יכול לקרוא תיאורי עבודה ותיאורי מוצרים כל היום, צפו מצגות על המשימה והערכים של החברה בלבד.

זה לא הרעיון הכי טוב: חשוב שהעובד יכיר קודם כל את התרבות הארגונית באמצעות דוגמאות אמיתיות ורק לאחר מכן יאחד את המידע בעזרת מסמכים וחומרים נוספים.

החברה והערכים שלה עדיף לדון באופן אישי. הדרכת Welkam או פגישה עם המנהיג מתאימה לכך.

הפורמט הראשון מתאים כאשר מספר אנשים חדשים הגיעו לחברה בבת אחת. במקרה זה, נוח לארגן כנס מקוון שבו מנהל משאבי אנוש או ראש מחלקת משאבי אנוש ידברו על החברה. חשוב להסתמך על דוגמאות ספציפיות. לכן, אם הערך של הארגון הוא אנשים, כדאי לתאר איך הם מטופלים (למשל, ניתנת הכשרה פסיכולוגית).

פגישה ראשונה עם המנהיג

אם לא מתוכננת הדרכת בריאות, על המנהל לספר לחדש על התרבות הארגונית בפגישה הראשונה. זה גם צריך לדון:

• המשימות והאחריות של העובד, ככל שיותר ספציפיות יותר טוב;
• היבטים טכניים של עבודה, למשל, איך משימות מוגדרות ונשלפות, האם יש מערכת דיווח, באילו שירותים משתמשים;
• תקנות לתכנון ו פגישות;
• מוזרויות של אינטראקציה עם הראש בנושאי עבודה (היכן ומתי עדיף לכתוב);
• לתכנן את היום הראשון.

במהלך שיחה, חשוב להבחין במספר ניואנסים חשובים שמתחילים דואגים להם בדרך כלל:

• כמה זמן לוקח לחכות לתשובה למשימות לפני שמזכירים על עצמך;
• כמה ברור יום העבודה מוסדר ובאילו שעות וימים אתה לא יכול להיות בקשר (מרחוק, אנשים לעתים קרובות עובדים יותר מדי, אז חשוב לדעת באיזו שעה הם יכולים להיות רגועים);
• כיצד נוצר לוח הזמנים חופשותמתי אפשרית החופשה הראשונה ולכמה ימים היא ניתנת;
• אילו כללים ננקטים בחברה בנוגע לחופשת מחלה וחופשה;
• באילו ימים ובאילו חלקים משולם השכר.

פגישה עם עמיתים

זה יכול להיות מאורגן על ידי מנהל משאבי אנוש או מנהל ישיר. יש צורך להזמין עובדים נוספים במחלקה אליה הגיע העולה החדש, כולל מנטור, אם תפקידו לא נלקח על ידי הבוס עצמו.

את הפגישה עצמה מומלץ לעשות באמצע היום, כמו בזום. בתור התחלה, בקשו מהחדשים להציג את עצמם. אם הוא ביישן, המנהל יכול לתאר בעצמו את העובד החדש ורק אז לתת לו את רשות הדיבור.

אז תן להם לספר על עצמם עמיתים. רק בקש מהם לדבר מראש לא רק על ניסיון בעבודה, השכלה, תחביבים, אלא גם על תחום האחריות שלהם ונקודות מגע אפשריות עם העולה החדש. הודות לכך הוא יידע למי ולמה הוא יכול לפנות.

פגישה עם המנהל בסוף היום

יש צורך לברר כיצד עבר יומו הראשון של העובד, אילו שאלות היו לו ואילו קשיים עלו.

כדי להימנע מתשובות חד-הברתיות, אתה יכול לשאול שאלות נוספות שיעזרו לך לנתח טוב יותר את הרגשות והמחשבות של המתחיל:

• מה הכי אהבת? אילו דברים גרמו לרגשות נעימים, ואילו - חרדה?
• עד כמה ברורים ונוחים כלי העבודה? באילו קשיים נתקלת במהלך השימוש בהם?
• כיצד הבין האדם את המשימות והאחריות שלו? האם הוא יכול לתאר אותם בפירוט?
• כיצד מתכנן העובד לארגן את עבודתו בימים הקרובים? איפה להתחיל? מה הוא מצפה להשיג?

איך לארגן את שבוע העבודה הראשון שלך למתחילים

בשלב זה חשוב לספק למתחיל רוגע וודאות. לכן, עליכם לערוך לוח זמנים ברור עם כל העניינים והפרויקטים בהם ישתתף העובד. ככל הנראה, אלו יהיו פגישות מקוונות שונות בהשתתפות מנהיג, מנטור או צוות.

בנוסף, עליך להקדיש זמן ל:

1. ניתוח תהליכים עסקיים. יש צורך לספר שוב על כל הנקודות הארגוניות, התקנות והתקנים החשובים לעובד. ככל שהאחרון יבין טוב יותר את מכניקת העבודה, כך הוא יוכל להסתגל מהר יותר.
2. תאר את מערכת המוטיבציה. זה הכרחי שזה יהיה מובן לחלוטין למתחילים. עליו לדעת כיצד מחושב השכר, אילו בונוסים הוא יכול לקבל, מה KPI חייב להיעשות.
3. התריעו על בעיות אפשריות. יש צווארי בקבוק בכל עבודה שיכולים להוביל למבוי סתום. לכן, חשוב לדון בבעיות הנפוצות ביותר ולספר לכם כיצד לפעול במצבים אלו. עדיף להזהיר את המתחיל על כל הקשיים האפשריים.

המנהל בוחן באופן שוטף את כל השאלות הללו ביום הראשון לעבודה של המתחיל. עם זאת, אי אפשר להטמיע כמות כל כך גדולה של מידע בכל פעם. תצטרכו לחזור על כך מספר פעמים כדי שהעובד לא יפספס דבר. בנוסף, מתחיל יכול להיות מעורב במספר פרויקטים בו זמנית. וחשוב לנתח את הפרטים של כל אחד מהם.

איך לארגן את החודש הראשון לעבודה של מתחילים

בתקופה זו צריך לבנות תהליך עבודה ולכן חשוב שהמנהיג או המנטור יפקח כל הזמן על העולה החדש ויהיה בקשר. זה יאפשר לך לשלוט ו להנחות עובד ולא לעזוב לבד עם בעיות.

הדרך הנוחה ביותר היא ליצור אינטראקציה באמצעות מערכות מקוונות להגדרת בעיות. בעזרתם תוכלו לעקוב אחר תהליך העבודה ושעות הפעילות של העובד (למשל מתי הוא יוצר משימות או עקרונית נמצא במערכת). זה ימנע שעות נוספות או להיפך, רשלנות מיותרת. וגם - להבין אילו משימות גורמות יותר לבעיות למתחילים.

יש להקדיש תשומת לב מיוחדת למשוב. זה צריך להיות בונה, ברור ועקבי. בחודש הראשון, עדיף לתקשר עם מתחיל לפחות כמה פעמים ביום באמצעות שיחות וידאו או מסרים מיידיים. במהלך שיחות כאלה, אתה צריך להבהיר משימות, למיין טעויות, לעזור להתמודד עם קשיים ולהרגיע אם משהו השתבש.

זה לא אומר שיש צורך לעקוב אחר הפעולה של כל מתחיל. העיקר להגדיר עבורו משימה בצורה ברורה, לתת את כל התשומות הנדרשות, לקבוע קריטריונים להערכה ולקבוע כיצד ומתי העובד יקבל משוב על העבודה שנעשתה.

כיצד להעריך את תוצאות ההסתגלות

למרות שתקופת הניסיון נמשכת לרוב שלושה חודשים, עד לסיום הראשון על העובד להסתגל באופן מלא לעבודה החדשה. זמן ארוך מדי תהליך ההטמעה אינו משתלם עֵסֶק אחרי הכל, תוצאות אמיתיות חשובות.

לכן, בעקבות תוצאות חודש העבודה הראשון, כדאי לערוך פגישה מקוונת עבור העולה החדש עם ראש או מנהל משאבי אנוש. במהלך השיחה כדאי לערוך סקר קטן.

• עד כמה התפקיד עונה על הציפיות האישיות? אילו רגעים אתם אוהבים ואיזה מביכים אתכם?
• כיצד בנויה התקשורת עם עמיתים? באיזו מהירות ובאיזו יעילות אתה מצליח לפתור איתם בעיות עבודה? מה הבעיות?
• לאיזה כיוון מתכנן האדם לנוע במסגרת העבודה? מהן המטרות והיעדים האישיים שלך?
• האם המטרות המרכזיות של החברה ברורות? האם הם מתייחסים למשימות עבודה?
• אילו רגשות העבודה בחברה מעוררת? כמה חרד או כיף היה החודש הראשון?
• היו לך קשיים טכניים בעבודה עם שירותים בתוך החברה?

התשובות לשאלות אלו יעזרו להעריך עד כמה המגיע החדש בטוח ורגוע, האם יש לו מצב רוח לעבודה בחברה ואילו בעיות יש לפתור.

במהלך הפגישה, חשוב גם לתת משוב מפורט: לדון עם העולה החדש על נקודות החוזק והחולשה שלו, ולהקפיד לשבח. כאשר דנים במיומנויות הדורשות פיתוח, יש להציע המלצות ספציפיות. אם המנהל רואה בעובד החדש מאוד מבטיח, אזי ניתן להציע לזה האחרון הכשרה נוספת כבר בשלב זה.

אם השיחה תהיה פרודוקטיבית, אזי היא תתברר כמגבירה את נאמנות העובד ואת הביטחון שלו שהוא יוכל בנוחות ו ביעילות לעבוד בחברה הזו.